ジェイ・アイ・エム

ここでは、社員全員が文書情報管理士の資格を取得しているジェイ・アイ・エムについて紹介しています。

スピード対応に定評あり！ジェイ・アイ・エムの魅力

引用元：ジェイ･アイ･エム公式HP(https://scan-jim.com/)

設立から50周年を迎える文書スキャニングサービス会社・ジェイ・アイ・エム。業界大手と言われており、電子化における新たな可能性を常に追求している会社です。

毎月最大100万枚の書類を電子化している実績があり、これまでに培ったノウハウを活かして書類の特性に合わせたスキャニング方法を行なっているため、膨大な資料をスピーディーに処理することが可能です。社員全員が文書情報管理士という点も強みのひとつで、多くの企業から好評を得ています。

ジェイ・アイ・エム以外にも下記ページでは、おすすめの文書/書類電子化業者を紹介し、各社のサービス内容の違いを比較しています。
また、「製造業・医療機関・金融業」で文書電子化をお考えの企業担当者様向けに、それぞれの業界別におすすめの業者も紹介しています。
電子化作業の外部委託を検討している方はぜひご参考ください。

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ジェイ・アイ・エムの特徴と費用

ジェイ・アイ・エムの3つのおすすめポイント

大量スキャニングが可能

ジェイ・アイ・エムは膨大な資料をスピーディーに電子化できるのが特徴で、毎月最大100万枚の処理が可能です。オフィスで保管している1万枚以上の書類を電子化すると、キャビネット2段分のスペースを確保できる計算になります。大量の書類をスピーディーにスキャンできるのは、長年にわたる経験とノウハウが根付いているうえ、書類の特性に適したスキャニングを行なうからです。

また、「高速処理スキャナ」や「図面スキャナ」など、多様なスキャニングを有しています。担当スタッフが書類の特性に合ったスキャニングを提案してくれるので、スキャニングに関する知識がなくても安心。また、データ処理、データ入力、システム開発、マイクロフィルム電子化などのサービスを行なっています。

社員全員が「文書情報管理士」有資格者

電子化業務に携わる社員全員が「文書情報管理士」の資格を取得。仕様書どおりに作業してくれるため高い信頼性を誇ります。専門知識とこれまでに培ったノウハウを駆使して、顧客のニーズにきめ細かく対応することが可能です。

また、電子データの原本性を確保しつつ、法的証拠能力を強化する電子署名・タイムスタンプ付与サービスにも対応。データ漏えいを防ぐために電子署名とタイムスタンプで、作成・編集履歴が確認できます。データはJIS規格等に定められた標準的技術で作成・保管しているので安心です。

金融庁のガイドラインに則ったセキュリティ体制

ジェイ・アイ・エムは金融庁のガイドラインに則ったセキュリティ体制で作業を実施しています。社内には監視カメラを設置しており、入退室はIC/IDカードで管理。また、社員の教育にも積極的で、定期的に個人情報保護の重要性を認識させています。専用便があるのも大きな魅力で、資料の引き取りや納品はジェイ・アイ・エムの社員が行なっています。

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ジェイ・アイ・エムが選ばれる理由

課題に対して的確なソリューション提案

ジェイ・アイ・エムでは、ただ文書を電子化するサービスを提供するだけではなく、社内の課題や問題点を掘り下げることによって、文書管理にとって本当に必要なものを提案しています。文書の電子化を行おうとする背景には、それぞれの企業で目的があり、その目的をヒアリングすることによって、文書管理の課題点を見つけ、改善していこうとするのがジェイ・アイ・エムです。

文書電子化の目的を知ることによって、将来的な文書管理の容易さを実現するだけでなく、企業にとって適切な電子化サービスを提案することも可能となります。無駄を省いた電子化によって、スキャニングにかかる費用を抑えられる可能性もあるでしょう。

独自の文書管理システムを開発

ジェイ・アイ・エムでは、文書や機密書類の保管や作成に関する課題に対して、的確な提案や支援業務を行っています。

的確なソリューション提案を行うため、独自の文書管理システムを開発した点に注目。独自の文書管理システムは、i-Search Webと呼ばれるシステムで電子化したデータを登録・保管・検索・作成できます。

• データ登録
• 検索
• 閲覧
• 出力
• アクセスログ管理（アクセスした履歴確認ほか）
• アクセス権限設定

また、i-Search Webはウェブ上で操作できるためライセンス不要です。かつ、低価格で利用できるのも魅力的。アクセス権限を持っている端末であれば、異なる部署でも情報共有できるため、共有管理も簡単です。

セキュリティについては、保存したファイルの暗号化をはじめ、ユーザIDとパスワードの設定が必要になっていることや不正行為の管理など様々な点に配慮されています。

図面や書類の詳細表示はPDF形式ですので、複雑なシステムや機能を使うことなく閲覧可能です。

出張スキャニングサービスで機密文書も任せられる

文書電子化にあたっては、セキュリティレベルの高い機密文書を電子化したいという場合もあるでしょう。ただし、社外に持ち出せないほどの書類であった場合、業者に預けて電子化してもらう訳にはいきません。ジェイ・アイ・エムではそのようなケースにも、出張スキャニングサービスで対応することが可能です。

出張スキャニングサービスは、社内に機材を持ち込んで、その場で文書電子化を行います。もちろん、品質はジェイ・アイ・エム社内で行ったときと変わらず、大量の文書をスキャニングすることもできます。セキュリティレベルの高い機密文書の電子化以外でも、業務で頻繁に使用する資料を電子化したい場合にも役立つでしょう。

様々な付帯業務もワンストップで対応

ジェイ・アイ・エムは文書電子化を行うだけではありません。事務やデータ関連業務をメインとしたBPOサービスとして、業務のプロセスを丸ごとジェイ・アイ・エムに委託して運営してもらうこともできるのです。委託できる業務は、書類の受付や点検、データの入力、不備に対する対応、通知の発送に加え、コールセンターの対応まで可能という幅広さを誇ります。

各プロセスを様々な業者に依頼すると、各業者とのやり取りが煩雑になります。また、自社内だけで遂行しようとすると、キャパをオーバーしてしまうこともあるでしょう。そんなときに、ジェイ・アイ・エムのBPOサービスを利用すれば、一社のみへのシンプルな委託によって、高品質な成果を得ることができます。また、複数の業者に依頼することと比較して、コストの削減にも繋がります。

高い水準の品質管理体制

電子化を行える業者はたくさん存在しますが、ジェイ・アイ・エムでは、特に品質管理体制が充実していると評判です。大量の書類を電子化する際に、人的な要因でミスが起こってしまう可能性は十分に考えられます。そのため、電子化サービスでは特に品質管理が大切になりますが、ジェイ・アイ・エムでは自社で開発した工程管理システムを導入することで、作業工程から進捗状況までを徹底して管理することに成功したのです。

ジェイ・アイ・エム独自の品質管理システムでは、箱単位の作業漏れを防止するだけでなく、文書1枚たりとも漏れがないように管理されています。また、前の工程が終了していなければ次に進めないようになっているため、工程が抜けてしまうミスをも抑制します。

幅広い取引先

ジェイ・アイ・エムは非常に長い歴史を誇る企業で、昭和40年に創業してから、なんと半世紀もの間様々な企業の業務を請け負ってきました。その歴史の中で育まれてきた信頼は大きく、取引先も多数あり、その分実績も重ねています。

取引先の業種も非常に幅広く、銀行などの金融機関や官公庁の他に、流通業や製造業など、様々な業種の企業でのスキャニングサービスを行ってきました。幅広い取引先を持っているからこそ、取り扱うデータやサービスの種類も多く、どのような場面にも柔軟に対応できる適応力によって選ばれています。

ジェイ・アイ・エムの導入事例

都市銀行A様

導入の理由

都市銀行Aではこれまで、約200万件超の膨大な申込書を支店にて保管していました。統合する前の銀行での多種にわたる商品構成が残存しており、しかも申込書の保管方法が不統一なまま運用していたそうです。また、商品別の事務手続きが多種多様であり、変更や解約時の申込書現物検索が非常に非効率であることも課題と感じていたとのこと。

このような状況下ではもはや手作業による総量管理に限界があり、また個人情報漏えいのリスクもあると考えたため、本システムの導入に至りました。

導入内容

各支店で管理している既存の申込書（紙原本）については、集中して電子化しました。作業は、ジェイ･アイ･エムの専用機材と専門スタッフチームが出張して対応。また、新規分についても全て電子化し、既存分と併せてe-文書法対応の文書管理システムに移行しています。

残った原紙は支店内にて直接取り扱う必要がなくなったため、外部倉庫に保管するようにしました。

カード会社A社様

導入の理由

カード会社Aでは、本社と関連会社の資料を格納している書庫センターがあり、資料数は膨大になっていました。さらに、各資料の種類や作成年月が異なるだけでなく、機密事項も含まれているため整理や処分も難しい状況だったのです。

大量の紙文書を処分しないまま新たな文書を保管し続けていましたが、2009年に保管スペースが無くなり、早急に対応が必要となりました。そこでジェイ・アイ・エムへ、大量の紙文書の電子化を含めた依頼を行ったようです。

導入内容

ジェイ・アイ・エムが行った作業は、現地調査による文書量や種類の分析、そして保管すべき書類と処分可能な書類を仕分ける方法など、コンサルティング業務です。

そのため、実作業はカード会社Aが協力しています。

まず処分予定の書類を単に廃棄するのではなく、環境を考慮して再利用可能な溶解処理を実施しました（溶解処理を行うことで、段ボールなどへ再利用可能です）。

保管の必要がある紙文書については、すべてスキャニング・電子化。紙文書の電子化と廃棄処理を行ったことにより保管コストが減り、空いたスペースを活用することも検討しています。

証券会社A社様

導入の理由

証券会社Aの場合は、顧客の口座開設書類や本人確認書類を紙書類として、膨大な量を保管していました。しかし、口座開設書類は約400万枚、本人確認書類は約600万枚と大量で、目的の書類を探すために時間がかかります。

さらに口座開設数の増加にともなって業務内容と書類も増え、管理が難しい状況にもなりつつあり、作業ミスによる個人情報漏洩リスクへの対策も必要になりました。

他にも、災害が発生した場合に原本をまとめて失うリスクがあったため、電子化による文書管理へ方針を変更しています。

導入内容

証券会社Aの場合は、同社の現場へジェイ・アイ・エムのスタッフを出張させ、出張タイプのスキャニング作業を行います。出張スキャニングサービスのメリットは、その場で各種情報を確認・連絡でき時間短縮可能な点です。

情報の正確性については、顧客の個人情報で電子化した情報と照らし合わせながら、属性情報（生年月日など）を作成。

既存の顧客情報を活用したため、新たにデータ入力を行う必要はありません。なおかつ出張サービスで移動時間や確認時間の短縮が可能になり、作業期間1年間で完了しました。

保険会社A社様

導入の理由

保険会社Aは、事務センター（子会社へ委託）の事業見直しを検討していて、とくに保全書類と申込書類などの書類関係の改善が急務でした。

具体的には保全書類と申込書類を、適宜マイクロ撮影（カメラで縮小撮影）しています。そして、1日あたり60,000枚もの整理に、フルタイムで50～100名を動員するなど効率とコストに問題がありました。

しかし、保全書類と申込書類の電子化をどのような方法で行えば効率よく進められるのか、自社で改善するのが難しい状況だったため、ジェイ・アイ・エムに依頼したとのこと。

導入内容

保険会社Aの場合は、まず現状の事務手続きを把握するために、ジェイ・アイ・エムがヒアリングを実施しています。スキャニング作業の内容や作業フロー、ヒアリング前に提示していた質問への回答をもらい、何が課題か明確にしなければなりません。

現場作業を視察しながら作業員にもヒアリングを行ったうえで提案書を作成し、保険会社Aへ提出。実際に依頼する内容を検討してもらい、見積もりの作成も行いました。

改善プロジェクトの費用と内容が決定したら、さっそくジェイ・アイ・エムによる作業がスタート。内容は、改善業務の支援や教育のお手伝い、スキャニング作業や溶解処理などです。また、最適なドキュメント管理ツールのご紹介や販売、構築のお手伝いまで対応しました。

ジェイ・アイ・エム以外にも下記ページでは、おすすめの文書/書類電子化業者を紹介し、各社のサービス内容の違いを比較しています。
また、「製造業・医療機関・金融業」で文書電子化をお考えの企業担当者様向けに、それぞれの業界別におすすめの業者も紹介しています。
電子化作業の外部委託を検討している方はぜひご参考ください。

【比較表アリ】
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