文書/書類電子化のおすすめ業者10社比較とメリット・注意点

• 外部への支払費用が不要（実費が安い）
• 機密書類を社外に出さずに済む
• 必要な書類から少しずつ進められる

• 面倒な作業をすべて丸投げできる
• 短期間で大量の書類を一気に片付けられる
• スキャン品質が高く、検索用のファイル名付けも依頼可能

• ホチキス外しやファイル名変更などの手作業が膨大で担当者が疲弊する
• 通常業務が圧迫される
• スキャン漏れや斜め読み込みなどのミスが起きやすい

• 数十万〜のまとまった外注費用がかかる
• 業者の選定や見積もり比較の手間がかかる

• 創業50年で培ったノウハウで、スキャニング実績は毎月最大100万枚に上る
• 文書をお預かりしてから成果物の納品までの工程管理をしっかり行なっている
• ジェイ・アイ・エムの社員は全員、文書情報管理士の資格保有者で、企業のコンサルティングが可能
• 図面スキャナやブックスキャナなどがあり、機器類が充実

• PマークとISO27001の両方を取得している
• 社員のIC・IDカードで各所の入退室を把握でき、警備会社と連携して監視用カメラで入退出管理をしている
• 資料の受け取りや製品の納品は社員が対応する専用便で行なっている
• 社員に対しての意識教育を徹底している

• 出張によるスキャニングにも難なく対応
• e-文書法の対応ができるうえに、外部セミナーで講師をしている専門家も在籍
• 自社で開発した文書管理システム「i-Search Web（アイサーチウェブ）」を提供している

価格はお客様のご要望に合わせて様々なプランをご用意しており、A4・1枚あたり5円(税別)~で対応可能です。図面の電子化のプランもご用意しており、A2サイズ150円～となっています。

文書電子化のサービスを利用するためには基本料(33,000円)が必要です。

100枚の文書電子化を行う場合は

• ライトコース10円×100枚+30,000円＝31,000円(税別)
• スタンダードコース15円×100枚+30,000円＝31,500円(税別)
• 契約書電子化コース55円×100枚+30,000円＝35,500円(税別)
• 図面の電子化（A2サイズ・モノクロの場合）150円×100枚+30,000円＝45,000円(税別)

また、すべてのコースで紙の状態（劣化・紙質・ファイリング状態など）による追加料金や資料の受け渡しのための別途費用が発生します。書類の状態により、価格は変化するようです。

また、文書の電子データ化だけでなく、図面の電子化も受け付けているのが魅力のひとつ。さまざまな種類の書類をまとめて電子化できるでしょう。

• 営業担当者は文書情報管理士の資格を持っている
• 業務用スキャナと大型スキャナを保有している

• PマークとISO27001の両方を取得している

• 文書を電子化することで保全性や検索性の向上など、業務効率化に関する提案をしている
• 機密性が高い文書の電子化を希望する際は、特別に出張サービスを行なっている
• e-文書法に対応していて、文書情報管理士から安全な電子化プランを提案してもらえる

価格はA4・1枚あたりADF（自動読取装置使用）対応で4円～・フラットベッド（手置き）15円～です。

受注承り最低価格（単価×枚数）は77,000円からとなります。100枚の文書電子化を行う場合は

• ADF（自動読取装置使用）対応4円×100枚＝400円＊最低価格77,000円適用
• フラットベッド（手置き）15円×100枚＝1,500円＊最低価格77,000円適用

ADFを使用する場合は別途、裁断費用100円/冊が必要となります。A4サイズ以外の対応、解像度、カラー対応により価格が変動します。また、お預かりする原本の状態によってはADFが使用不可と判断する可能性があるので注意が必要です。依頼数によって最大20％割引が適用となります。

※価格は、2021年11月の情報です。
公式サイトに税の記述はありませんでした。

• ブックタイプならA3サイズまでだが、図面サイズも対応できることから、スキャナ機器の充実さがうかがえる

• PマークとISO27001の両方を取得している
• 各店舗ともICカードを持つ社員の入退出ログが記録でき、作業風景も24時間体制で録画されている

• 社外に持ち出せない書類の電子化は、出張サービスで対応可能
  ※2022年7月時点では、出張サービスについて公式サイトにて確認ができませんでした。詳しくは直接お問い合わせください。

• 価格A4・1枚片面あたり9.9円～です。別途基本料金1,100円が発生します。1枚からの依頼が可能ですが、発注数が1,000枚以上・10,000枚以上のまとめ発注で少し価格が安くなります。解像度やカラー、原稿サイズによっても価格は変わるため直接店舗への確認をおすすめします。
• スキャンデータの保存形式はPDF・JPG・TIFから選ぶことができ、どれを選んでも価格に影響はありません。また、原紙・原本の状態によって必要となる手置きスキャニングやファイル名作成、ホッチキス外しやホッチキス留め、付箋外し・戻しなど付加サービスはすべて別途費用が必要です。
• 納品については別途送料・梱包費用がかかるので、公式ホームページや直接の問い合わせで事前に確認しておきましょう。

※価格は、2021年10月の情報です。

• スキャニングの解像度やカラー、OCRなど、顧客の要望に応える機材をそろえている

• 「プライバシーマーク」と「ISMS ISO27001」を取得
• 施錠ができる専用ツールを使用して搬送。現金輸送車と同レベルの完全密封車で運搬する
• 保管を希望の場合は、ハザードマップで震度5強以下予測の立地にあるセキュリティシステム下で管理できる

• DVD-R・CD-R・ハードディスクなど希望の電子媒体で納品
• 回収から文書電子化、サーバーによる一括文書管理サービスの利用、保管、廃棄（機密抹消処理）までワンストップでオペレーションできる

• 公式HP上に価格に関する記載はありませんでしたが、専用の見積もりフォームがあります。公式HPにある見積もりフォームに「サイズ・数量」「書類の状態」「作業仕様」「PDFファイル名」「データ納品方法」の5項目を入力するだけで見積もりを取得できます。電話やメールでのサポート対応もあるのが特徴。スキャニングしたデータは「文書管理システムへのアップロード」「CD-R・DVD-R」「ハードディスク」など希望の形態で納品することが可能ですのでご確認ください。
• 文書のスキャニングだけでなく、お客様の要望に応じて原本の「返却」「抹消廃棄」を行います。抹消廃棄を行う際はスキャニング後すぐに行うこともできますし、セキュリティ保管庫で一定期間保管し保管契約期間が切れた時点でお客様の承認を得て抹消処理するという保管サービスもあります。

• ベリファイ入力の採用により、検査をしながらの入力が可能。高精度を実現
• 徹底した社員教育のもと合格者のみがデータ入力業務を実施

• 個人情報の取扱いに関する覚書や機密情報契約書を締結
• センターへの記録媒体の持ち込み禁止と入退室管理を徹底
• プライバシーマーク取得

• スキャンデータの解像度は200dpi・300dpi・400dpiから選択可能
• 基本サイズや大判サイズの紙文書1枚からデータ化・電子化
• しおり作成やフォルダ作成、ホチキスはずし、ホチキス止めなどのオプションサービスも提供
• 大量の大判図面（製図）もPDF・JPEGデータ化できる
• 名刺情報を指定されたフォーマット通りに入力する名刺データ化サービスも
• 短納期対応（最短で2営業日での納品）も可能
• グローバル（オフショア）BPOサービスを提供による販管コスト削減も可能

【スキャン価格】※3万円以上依頼する場合の料金

• ADF(自動読取装置)
  A3・A4　200dpi：モノクロ4.7円／1枚、グレースケール・カラー10.9円／1枚
  ※解像度は300dpi、400dpiもあります。
• フラッドヘッド(手置き)
  A3・A4　200dpi：モノクロ22円／1枚、グレースケール・カラー31円／1枚
  ※解像度は300dpi、400dpiもあります。

【紙文書のデータ化・電子化】

• B5～A3サイズ
  基本料金：1,500円
  モノクロ：1～100枚の単価12円、101～1,000枚単価10円、1,001～5,000枚単価8円、5,001～10,000枚単価7円、10,001枚～単価5円
  ※モノクロ以外にもグレースケールやフルカラーもあります。
• 大判サイズ（A2～A0、B3～B1）
  基本料金：1,000円
  モノクロ：200dpi130円～、300dpi180円～、400dpi230円～
  ※モノクロ以外にグレースケールやフルカラーもあります。

• A4サイズの会議資料なら、1社との契約にあたり1ヶ月で2万枚の対応した実績あり
• A0サイズや図面をスキャニングできる設備あり

• Pマークを取得している
• スキャニングやデータ入力などは、入退室を管理しているセキュリティルーム内で作業している
• 書類やデータの受け渡しは自社の社員による専用便で行なっている

• 400社以上（参照元：宏和　https://scanning.jp/　2021年6月時点）の企業の電子化に対応したノウハウを活かし、適切な電子化の提案をしてくれる
• 企業に出向いてスキャニングする出張サービスを実施している
• 電子化した書類を、企業が保有している文書管理システムに登録するサポートを行なっている

• 公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。

• A3サイズ以下の文書に対応できる

• プライバシーマークを取得している
• セキュリティカードによる入退室の管理、監視カメラによる徹底管理がされている

• 少量文書のスキャンニングにも応じている
• フォルダ仕分け やOCR処理もオプションで行っている
• 原本の保管や廃棄もワンストップで請け負っている
• オプションで、ヤマトシステムが開発したインターネットデータセンター（IDC）で電子化データを管理することも可能
• 東京・名古屋・大阪以外にも全国各地に営業所がある

• 公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。

• 紙の文書をシステムに登録する際には、パナソニックの高精度OCRエンジンで文字認識（OCR処理）したデータを、画像データとテキストデータに分別した上でシステムに登録する

• 電子化したファイルへのアクセス制限により、セキュアな管理が可能に
• 重要な文書についてはセキュリティを強化する

• クライアントの抱える課題やニーズなどに応じて、適切なソリューションを提案
• 「Global Doc」と「Cross Lead」の2種類の製品を用意。どのように文書電子化・管理をすると良いのか適切なアドバイスを行う
• 「何から始めたらわからないからアドバイスが欲しい」といった内容から、「文書の電子化から文書管理のシステム構築までお任せしたい」といった相談にも対応する

公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。

• さまざまな書類やサイズに対応したスキャナ機器がそろっている
• 大型・大判製本に特化したスキャナーを導入した美しい仕上がり

• 関東複写センター協同組合によるプライバシーポジションの認定を取得

• 50年以上の経験と実績があり、適切な電子化プランを提案できる
• 大量文章がある場合は、スキャナを持ち込む出張サービスあり
• 顧客のニーズに応えて、 JPEG・カラーTIFF・モノクロTIFF・PDF・BMPなどの保存形式を自由に作成可能

• 公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。

• さまざまな書類やサイズに対応していることから、スキャナ機器の充実さがうかがえる

• Pマークを取得している

• 多数の企業と取り引きした実績があり、これまで培ったノウハウをもとに適切な電子化プランを提案できる
• スキャナを持ち込んで対応する出張サービスあり
• e-文書法に対応しているだけでなく、導入コンサルティングも実施している
• 簡単に検索ができる文書管理ソフト「ViaDoc（バイアドック）」の導入を提案している

• 価格/A4・1枚あたり5円~※です。
  電子化サービスを利用するためには合計金額44,000円以上から依頼できます。100枚の文書電子化を、機械に読み取らせ、モノクロでのスキャンを行う場合、シミュレーションでは、合計金額44,000円に満たないため、大塚商会に直接お問い合わせすることをおすすめします。
• また、原本・原紙の状態やサイズ、ファイル名の設定など条件により価格変動があるため注意が必要です。詳細は公式ホームページの見積もりシミュレーションがあります。自社の文書電子化の際直接のお問い合わせでご確認ください。

※価格は、2021年11月の情報です。
公式サイトに税の記述はありませんでした。

• 大判図面に対応したスキャナーを保有。一般書類サイズからA1サイズまでカラースキャニングも可能
• 製本した状態でスキャンニングができるので、オリジナルの品質を損なわない

• 「プライバシーマーク」と「ISO/IEC27001」の両方を取得している倉庫で文書管理をしている
• GPSと車載カメラを搭載した専用特装車両で、書類・文書類を安全に搬送してくれる
• オリジナル書類の保管を依頼する場合、空調機自動制御システムと耐震・耐火建築を有する保管庫を利用
• 保管庫はICカードシステムや高性能監視カメラ装置による24時間監視システムで管理されている

• 顧客のニーズに応じた検索キーコードの入力、媒体の納品を実施
• 書類の運搬・スキャニングして電子化・オリジナル文書の保管・廃棄までワンストップで対応できる

• 公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。