公開日: |更新日:

文書/書類電子化サービス業者を比較

文書/書類の電子化とは

契約書やカタログ、マニュアル、帳票などを電子化(データ化)することを指します。

PCやクラウドサービスを利用して業務を進める会社が増えた昨今では、文書や書類を速やかに共有し合うことが「業務効率化」につながります。また、重要な文書や書類を紛失するリスクを防ぎ、社外から持ち出せないように対策もしやすくなるでしょう。

文書/書類の電子化の進め方

文書/書類の電子化を進める際は、取捨選択して優先順位をつけてスキャンしていくことや、解像度・形式についてルールを設けて保管場所を決めておくことが重要です。

電子化した後はファイル名を変更して整理し、検索しやすくしておくのも忘れてはいけないポイント。印刷された文字を読み取ってデータに変換する「OCR処理」も進めるのがおすすめです。

一方で、電子化の作業は外部の業者に委託することができます。

文書/書類電子化を委託すべき理由

書類をスキャニングするだけなら自社の複合機で対応できると考える人もいるかもしれませんが、何冊にもまたがる文書をすべて手作業で電子化するのは大変です。一般的に使われている90cm幅のキャビネット2段分に保管されている文書は、1万枚以上あることも。電子化すればそうした膨大な量の書類のスキャンはもちろん、ファイリングなども容易になります。素早く正確に、業務効率化へつながるデータ化を進めたいのなら、専門家に委託した方がスムーズに行えるでしょう。

電子化を委託

2024年4月22日時点にGoogleで「書類電子化サービス」と検索して公式HPが表示された30社の内、ISO/IEC27001認証・ISO9001認証の取得が明記されており、Pマークを取得している外部委託の企業8社をピックアップ。
スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

公式サイトを見る

大塚商会

公式サイトを見る

DNP

公式サイトを見る

日本レコードマネジメント

公式サイトを見る

日立ICTビジネスサービス

公式サイトを見る

SRI

公式サイトを見る

日本通信紙

公式サイトを見る

富士フイルム

公式サイトを見る

【選定条件】
2024年4月22日時点にGoogleで「書類電子化サービス」と検索して公式HPが表示された上位20社の内、品質やセキュリティに関わる『ISO9001』『Pマーク』『ISO27001』を取得している外部委託の企業8社をピックアップ。

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

ジェイ・アイ・エムに電話する

大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

大塚商会に電話する

DNP

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

日本レコードマネジメント

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

日本レコードマネジメントに電話する

日立ICTビジネスサービス

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

公式サイトを見る

SRI

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

SRIに電話する

日本通信紙

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

富士フイルム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

販売店の公式サイトを見る

【選定条件】
2024年4月22日時点にGoogleで「書類電子化サービス」と検索して公式HPが表示された上位20社の内、品質やセキュリティに関わる『ISO9001』『Pマーク』『ISO27001』を取得している外部委託の企業8社をピックアップ。

文書/書類電子化サービス業者の特徴を総まとめ

上記で比較した文書電子化業者の特徴やスキャン価格などを一部紹介します。

ジェイ・アイ・エム

ジェイ・アイ・エム公式HP
引用元:ジェイ・アイ・エム公式HP
(https://scan-jim.com/)

膨大な資料のスピーディーな処理が得意
毎月スキャン最大100万枚と業界屈指

価格:A4・1枚あたり5円(税別)~※価格は、2024年4月22日時点の情報です。

公式サイトを見る

ジェイ・アイ・エムに電話する

スキャン品質
  • 創業50年で培ったノウハウで、スキャニング実績は毎月最大100万枚に上る
  • 文書をお預かりしてから成果物の納品までの工程管理をしっかり行なっている
  • ジェイ・アイ・エムの社員は全員、文書情報管理士の資格保有者で、企業のコンサルティングが可能
  • 図面スキャナやブックスキャナなどがあり、機器類が充実
セキュリティ面
  • PマークとISO27001の両方を取得している
  • 社員のIC・IDカードで各所の入退室を把握でき、警備会社と連携して監視用カメラで入退出管理をしている
  • 資料の受け取りや製品の納品は社員が対応する専用便で行なっている
  • 社員に対しての意識教育を徹底している
サービス内容
  • 出張によるスキャニングにも難なく対応
  • e-文書法の対応ができるうえに、外部セミナーで講師をしている専門家も在籍
  • 自社で開発した文書管理システム「i-Search Web(アイサーチウェブ)」を提供している
文書電子化の価格

価格はお客様のご要望に合わせて様々なプランをご用意しており、A4・1枚あたり5円(税別)~で対応可能です。図面の電子化のプランもご用意しており、A2サイズ150円~となっています。

文書電子化のサービスを利用するためには基本料(30,000円)が必要です。

100枚の文書電子化を行う場合は

  • ライトコース10円×100枚+30,000円=31,000円(税別)
  • スタンダードコース15円×100枚+30,000円=31,500円(税別)
  • 契約書電子化コース55円×100枚+30,000円=35,500円(税別)
  • 図面の電子化(A2サイズ・モノクロの場合)150円×100枚+30,000円=45,000円(税別)

また、すべてのコースで紙の状態(劣化・紙質・ファイリング状態など)による追加料金や資料の受け渡しのための別途費用が発生します。書類の状態により、価格は変化するようです。

また、文書の電子データ化だけでなく、図面の電子化も受け付けているのが魅力のひとつ。さまざまな種類の書類をまとめて電子化できるでしょう。

大塚商会

大塚商会公式HP
引用元:大塚商会公式HP
(https://www.otsuka-shokai.co.jp/)

安心・安全・スピーディーがモットー
メディア露出も多い有名企業

価格:A4・1枚あたり記載なし

公式サイトを見る

大塚商会に電話する

スキャン品質
  • さまざまな書類やサイズに対応していることから、スキャナ機器の充実さがうかがえる
セキュリティ面
  • Pマークを取得している
サービス内容
  • 多数の企業と取り引きした実績があり、これまで培ったノウハウをもとに適切な電子化プランを提案できる
  • スキャナを持ち込んで対応する出張サービスあり
  • e-文書法に対応しているだけでなく、導入コンサルティングも実施している
  • 簡単に検索ができる文書管理ソフト「ViaDoc(バイアドック)」の導入を提案している
文書電子化の価格
  • 公式HPに価格に関する記述がありませんでした。

DNP

DNP公式HP
引用元:DNP公式HP
(https://www.dnp.co.jp/)

国内最高レベルの
高セキュリティ専門倉庫で文書を保管

価格:A4・1枚あたり記載なし

公式サイトを見る

スキャン品質
  • 文書を高解像度でスキャンし、細部にわたるテキストや画像も鮮明にデジタル化
  • スキャンした文書は自動的に画像補正が行われ、読みやすいPDFファイルなどの形式で保存される
セキュリティ面
  • 国内最高レベルのセキュリティを誇る専門倉庫での重要文書を預かるサービスも提供
  • e-文書法に対応したセキュリティ措置(電子署名、タイムスタンプ等)を適用し、法的要件を満たした安全なデータ管理を実施
サービス内容
  • スキャンから電子データ化、メタデータ付与、システム連携、原票保管までの一連のサービスを提供している
  • 基本の電子化からメタデータ作成、文書管理システムへの対応まで、顧客のニーズに応じた柔軟なサービス提供
文書電子化の価格

公式HPに価格に関する記述がありませんでした

日本レコードマネジメント

日本レコードマネジメント公式HP
引用元:日本レコードマネジメント公式HP
(https://www.nrm.co.jp/lp/ds-ocr/)

大きな図面や小さなレシートにも対応

価格:A4・1枚あたり記載なし

公式サイトを見る

日本レコードマネジメントに電話する

スキャン品質
  • A0サイズの大きな図面から小さなレシートまで、さまざまなサイズと形状の文書を精密に電子化
  • 文書のテキストデータ化を行い、ファイル名や内容に基づく効率的な検索が可能になるよう最適化
セキュリティ面
  • 文書の機密性に応じて、オフィス内設置の電子化センターまたは専門施設での処理を選択可能
  • スキャニング後の原本はセキュアな保管庫で安全に保管または、不要な場合は溶解処理により安全に廃棄
サービス内容
  • オンサイトまたはオフサイトでの文書電子化サービスを提供し、緊急のニーズにも迅速に対応。
  • ICT関連からストレージ、分析統計システムに至るまで、広範な情報資産を一元的に管理。
文書電子化の価格
  • 公式HPに価格に関する記述がありませんでした

日立ICTビジネスサービス

日立ICTビジネスサービス公式HP
引用元:日立ICTビジネスサービス公式HP
(https://www.hitachi-bs.co.jp/index.html)

データ劣化対策など
アフターサービスも充実

価格:A4・1枚あたり記載なし

公式サイトを見る

スキャン品質
  • スキャン後のデータは漏れやミスがないかを目視で確認し、常に一貫した品質を維持
  • カラーおよびA0サイズの長尺原稿を含む多様な文書形式に対応し、高品質の電子データへの変換を保証
セキュリティ面
  • e-文書法などの法規制に準拠し、タイムスタンプや電子署名を用いて文書の真正性を保証
  • すべてのスキャニング作業はセキュリティルーム内で行われ、外部に持ち出すことなく処理を完結させる
サービス内容
  • 電子化データの長期保存を支援し、データ劣化対策としてバックアップやデータコンバートを行う
  • データ量や顧客のニーズに応じてCD-ROM、DVD、またはサーバーへの格納を選択可能
文書電子化の価格
  • 公式HPに価格に関する記述がありませんでした

SRI

SRI公式HP
引用元:SRI公式HP
(https://www.sri-net.co.jp/buntan_home)

文書化だけでなく
文書管理のコンサルティングも対応!

価格:A4・1枚あたり記載なし

公式サイトを見る

SRIに電話する

スキャン品質
  • 契約書や重要文書をカラーまたはモノクロでの品質重視のスキャンを行い、文書の原本性を保ちつつ、最適な読み取りやすさを実現
  • スキャニング後のデータは、ページの過不足、順番、画像の傾きやゆがみなど細部にわたるチェックを行い、高精度なデータ提供を保証
セキュリティ面
  • 契約書原本などの重要文書は、電子化後も倉庫内でセキュアに保管し、必要に応じて機密抹消処理を実施
  • すべての電子化作業は、情報管理センター内の専用スペースで行われ、外部からのリスクを排除
サービス内容
  • 文書管理のコンサルティングから電子化、保管、機密抹消まで一貫したサービスを提供。顧客の文書ライフサイクル全体をサポート
  • 閲覧頻度や文書の利用方法に基づいて、電子化する文書の範囲を選定し、コストを抑えた最適な提案を行ってくれる
文書電子化の価格

公式HPに価格に関する記述がありませんでした

日本通信紙

日本通信紙公式HP
引用元:日本通信紙公式HP
(https://www.e-ntk.co.jp/bpo/)

電子媒体以外にも
オンデマンド印刷・製本での納品も可能

価格:公式サイトに記載なし

公式サイトを見る

スキャン品質
  • 会報誌、マニュアル、図面など様々な種類の帳票に対応し、状態が悪い書類も高解像度でクリアにスキャン
  • スキャン後のデータをPDF, JPEG, TIFFなど複数のフォーマットで提供し、お客様の利用シーンに合わせた柔軟な対応を実現
セキュリティ面
  • 帳票の引取時はセキュリティ便を使用し、物理的に管理されたエリアでのみ作業を行う
  • 特定の作業従事者のみが入れるセキュリティ管理エリアでのみ電子化作業を行い、非公開性を保持
サービス内容
  • 引取から納品までの全工程をサポートし、帳票の電子化後は廃棄処理も対応
  • 電子媒体だけでなく、オンデマンド印刷・製本も行い、お客様のニーズに合わせた多様な納品形態を提供
文書電子化の価格
  • 公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。

富士フイルム

富士フイルムサービス紹介ページ公式HP
引用元:伊藤忠テクノソリューションズ公式HP
(https://www.ctc-g.co.jp/solutions/fromdoc/)

AIを活用してデジタル化を迅速に!

価格:A4・1枚あたり記載なし

販売店の公式サイトを見る

スキャン品質
  • ロボティクスとAIを活用して、数十万から数億枚の紙文書を短期間で高品質に電子
  • 文書のタイトルや必要な属性データをAIが自動検出し、文書のクラウド保存時にタグ付けを行い、後の検索と利用を容易に
セキュリティ面
  • スキャンデータは安全なプロトコルを通じてクラウドストレージへ転送され、第三者によるアクセスを防止
  • 保存された文書データは、セキュリティが強化されたクラウド環境で管理され、データの機密性を保持
サービス内容
  • 文書管理のコンサルティングから、電子化、APIを通じたシステム連携までを包括的に提供
  • 大量の紙文書管理からデジタル変換、運用までのプロセスを改善し、顧客のデジタルトランスフォーメーション(DX)を促進
文書電子化の価格
  • 公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。

文書/書類電子化できる資料とは?

電子化(データ化)を行なえる書類や資料には、次のようなものがあげられます。

契約書 電子化可能な契約書は、売買契約書やリース契約書、秘密保持契約書、取引基本契約書、業務委託契約書など。契約書には法律で保存が義務付けられているものもあるため、電子化することで保管場所が不要になるメリットがあります。また、契約自体を電子化することもでき、素早く契約を交わす必要のある秘密保持契約書などは電子化向きの書類です。
カタログ・パンフレット カタログ・パンフレットは、電子化することで郵送費や印刷費の削減を実現できます。特に情報量の多い大学案内のパンフレットや商品カタログなどは、持ち運びや保管場所の確保が大変なため、電子化に最適です。そのほかにも、新商品の追加や価格変更などがあった際に改訂しやすいというメリットもあります。
マニュアル・図面 新人研修で使うマニュアルや建築業界で作成する図面なども、電子化できます。たとえばマニュアルを電子化した場合、検索機能を使えば必要な情報をすぐに探すことが可能。また、膨大な量になりやすい図面は紙だと管理するのが大変ですが、電子化することで管理が楽になり、必要な図面をすぐに取り出すことができるようになります。
手書き帳票 手書きの申込書や報告書、注文書などの帳票も電子化の対象です。電子化によって保管場所に使っていたスぺースを別のことに有効活用できるほか、ファイリング作業の手間を省くことが可能に。また、帳票の閲覧にアクセス権限を設定することで、セキュリティ向上の効果を期待できます。
裁判書類 クライアントからの資料をはじめ、調査資料や訴訟関連書類、判決書類、裁判記録などが電子化の対象になります。電子化した大量の原本書類はセキュリティ水準の高い外部倉庫に保管しておけば、事務所内のスペースを圧迫しません。また、電子化しておくことで膨大な資料の管理や検索がスムーズになります。
通関書類 通関業者や輸出入代行業者が取り扱う通関書類や申告控え、許可証、インボイス、B/L、Packing Listなどの各種書類も電子化可能です。電子化によって膨大な書類の中から目的の書類を見つけ出しやすくなり、業務の効率化を実現できます。
総務経理 総務や経理業務で取り扱う事業報告や監査報告、領収書、請求書などの多くは、法律で保存期間が定められています。紙で保管するとなると場所を取ってしまい、書類の分類やファイリングにも手間と時間がかかってしまうのが難点。電子化すれば保管スペースを確保する必要がなくなり、パソコンからいつでも確認できるようになります。
人事労務 人事労務で取り扱う雇用契約書や履歴書、タイムシート、年末調整書類などは従業員の個人情報が記載されているため、情報を漏えいしないように取り扱いには注意が必要です。電子化によって膨大な量の書類を管理しやすくなるほか、閲覧制限をかけることで情報漏えいのリスクを軽減できます。
顧客情報 申込書や契約書、診断書、アンケートなど顧客情報が記載された書類も電子化可能です。特に契約書や診断書は機密情報となるため、情報漏えいすると企業の信用損失につながるほか、訴訟問題にまで発展しかねません。そのため、電子化で閲覧制限をかけることで、セキュリティの向上を図れます。
製造開発 製造開発を行なう部署や部門では、設計図や建築図面などの書類を取り扱います。膨大な量の設計図や図面を紙で保存するとなると場所を取ってしまい、さらに紙が劣化・変色して読み取れなくなってしまうことも。電子化しておけば、保管場所や劣化・変色の問題で悩む必要がなくなります。
鋼材検査証明書(ミルシート) 鋼材を取り扱っている工場や製作所で保管されている鋼材検査証明書(ミルシート)や切断証明書、納品書なども電子化が可能です。膨大な数になる鋼材検査証明書を電子化することで、検索や閲覧、共有を楽に行えるようになり、文書管理の効率化を実現。さらに保管スペースの削減も叶えられます。

文書/書類電子化できない資料とは?

特定商取引法によって書面化が求められている書類

特定商取引法によって書面化が求められている書類は、電子化できません。具体的には、契約締結時に交付すべき書面(契約書・重要事項説明書)やクーリングオフ書面などがあります。

公正証書が要求される書類

公正証書が要求される書類は電子化できません。公正証書は、公証人の前で書面作成される必要があるからです。任意後見契約書も該当します。

2022年から宅建業法と借地借家契約書は電子化が可能

宅建業法や借地借家法によって書面化が求められている書類は今まで電子化できませんでしたが、2022年5月をもって電子化が可能となりました。

電子化が可能になった書類リスト

いずれ電子化される可能性がある

電子化できない理由は主に「法律上で書面での作成が求められているもの」「電子化が適切でないもの」の2つです。しかし電子化という時代の流れに合わせて、電子化を認める法律の制定や書面での作成を求める法律の改定が行われています。

現在書面での作成が必要な書類は、今すぐに電子化されるのは難しいものの、今後ほかの書類のように電子化される可能性もあります。対象の書類を扱っている方は、こまめに情報収集しておくようにしましょう。

文書を電子化(データ化)するメリットとは?

保管スペースを削減できる(スペースセービング)

事務所の倉庫などに紙媒体で保管している文書は、紙の束やファイルを物理的に保管するスペースが必要になります。

しかし、文書をPDFなどのデータへ変換することで、膨大な量の文書データであってもコンピューターやクラウドへ保管できるようになり、スペースを有効利用することが可能です。

また、紙へ印刷するためのインク代やペーパー代といったコストを削減できる他、保管庫として別の物件や倉庫などを借りている場合は家賃等の管理コストが削減できる点もメリットのひとつです。

すぐに文書を探せる(検索の効率化)

文書をPDFファイルとしてデータ化する際、目次やしおり、OCRを付加しておけば、パソコンやWEBブラウザ、PDFリーダーなどによって即座に必要な文書や項目を検索できます。

目的の文書をスムーズに検索し、発見・活用できるようになれば、定期的に文書の保管方法や管理状況をチェックする必要がありません。

また、日付が古い文書でも関係なく即時参照できるようになるため、今後も新しい文書がどんどんと増えていくことを考えれば非常に大きなメリットといえるでしょう。

引継ぎや社員間での情報の共有ができる(情報の継承・共有化)

紙媒体の文書を他人や別部署と共有しなければいけない場合には、必要な文書を印刷して、手渡しや郵送、あるいはFAXを送る作業が必要になります。

しかし文書をデータ化することで、メールやファイルで共有したり、またはクラウドへ保管したりして、特定の権限を持った者だけがアクセスしやすくなるため、自由度が高まります。加えて、文書の内容をコピー&ペーストですぐに複製できる他、電子証明と併用すれば承認や決済の手間を省略できることも重要です。

バックアップを取ることができる

文書の電子化は、はじめこそ、スキャニングしてデータ化する必要がありますが、一度でもデータ化された文書は、それ以降のバックアップや複製が簡単になります。そのため、リスク管理として複数のバックアップを作成し、保管場所を変えておくことで、災害時やトラブル時に備えた情報の保護を行うことが可能です。

また、保存する場所をオンラインストレージなどに指定すれば、インターネットへ接続できる環境があればリアルタイムでデータを確認できるため、外回り営業や出張時などにわざわざ文書を持って運ぶ必要もありません。

セキュリティが強化できる

電子化した文書は、限られた人しか閲覧できないようにすることが可能です。パスワード設定やアクセス制限を設けて、セキュリティを強化することができます。

機密文書の場合は、コピーや印刷、メールへの添付などの持ち出し操作に制限をかけて、内部からの情報漏洩を防ぐこともできます。

管理・保管コストが大幅ダウン

紙の文書を管理するのにかかるコストは、大きく「備品代」「人件費」「保管料」の3つに分けられます。

文書を電子化することで、これらのコストの大幅な削減が期待できます。

リモートワークとの相性が◎

昨今、多くの企業がリモートワークを導入していますが、稟議や決済において紙の書類を用いる場合、印鑑をもらうだけのために出社を余儀なくされるといった問題があります。

電子署名を導入することでこういった非効率な業務を解消できることから、文書の電子化はリモートワークとの相性が特によいといえます。

必要な文書を電子化することで、在宅しながら書類確認を行えるようになります。たとえばテレワークの導入に併せて文書電子化も進めた企業では、電子化によってリモートワークでも出社時と同様の業務ができるように。

その結果、女性社員が働きやすい環境が整い「時短勤務からフルタイム勤務に無理なく切り替えられた」「育児中や介護中でも勤務を続けられるようになった」という成功事例が多数あります。

BCP対策の文書/書類電子化で得られるメリット

地震大国である日本において、災害が発生した際もスムーズに事業を進められる方法を確立するのは非常に重要です。そこでキーワードとなるのが「BCP対策」。いざという時でも円滑に事業の継続や復旧作業ができるよう、具体的な対策の考え方をマスターしておきましょう。

また、BCP対策のために文書の電子化を行えば、さまざまなメリットを得られます。作業の効率化やコストの削減を狙いたい企業は、ぜひ内容をチェックしてみてください。

RPAやAI-OCRとの連携

文書や書類の電子化は単に紙媒体でなくなるだけではなく、情報共有ならびに検索性の向上などさまざまなメリットを得られます。また、RPAやAI-OCRなどのシステムを組み合わせることで、飛躍的な業務オペレーションの改善が見込めるでしょう。

RPAとAI-OCRはどちらも特徴があり、導入によるメリット・デメリットも異なります。とはいえ、どちらも連携して損はないので、それぞれの魅力をしっかりと確認したうえで導入するかどうかを検討してみると良いでしょう。

電子化のデメリット

文書や書類の電子化にはコスト削減やセキュリティリスクの低減、経年劣化の防止など複数のメリットがあります。利便性の向上というだけで導入する価値はあるのですが、デジタル化にも視認性の低下やメモを直接書き込めないなど、いくつかのデメリットが存在するのです。

ただし、メリットしかないシステムやサービスは存在しません。電子化も同じなので、ペーパーレス化実現のために電子化のメリットともにデメリットや実現のポイントを押さえておきましょう。

文書/書類電子化業者を探す際に見るべきポイント

企業にとって大切に扱うべき書類を電子化してもらうなら、信頼できるサービス業者を選びたいですよね。評判の良い業者のなかから、依頼する前に押さえておきたいポイントをまとめました。

(1)スキャニングの品質

品質 依頼から納品まで、万が一にもミスが起こると困ります。大事なのは、書類を預けてから成果物の納品までの工程を管理するシステムがあるかどうか。それが整っていれば、品質の心配はいりません。
技術力 文書に関する電子保存の方法を理解していることを表す資格があります。それが文書情報管理士です。この資格を持った社員は技術力が高く、品質を保証してくれると見て問題ありません。
設備 社員がどれだけ優秀でも、実際に文書を電子化するのは機器類です。図面スキャナやブックスキャナなど、さまざまな電子化に対応できるだけの機器を取りそろえているところを選びましょう。
実績 大量に文書の電子化をしなければならない時、スピーディーな対応をしてくれる業者が良いですよね。とはいえ、いくら速くても質が伴っていなければ意味がありません。ひとつの指標となるのが、スキャン実績。それが高いほど信頼性が高い会社と言え、クオリティーも保証してくれるでしょう。

(2)セキュリティ面

資格の取得 適切に個人情報を取り扱えるところだけに付与されるプライバシーマーク(Pマーク)。そして、情報の機密性や安全性が確保されていることを示すISO27001を取得しているかどうかは良い基準になります。
施設管理 大切な文書を預けるので、トラブルを防ぐために社員の入退室管理ができていると安心です。また、警備会社と連携して監視カメラを設置しているかどうかも、あわせて確認しておきましょう。
輸送体制 文書のお預かりや製品の受け渡しを輸送で行なう際、一般の運送業者とは別で会社独自の専用便があると不安なく預けられます。
社員教育の徹底 社員1人ひとりに対して、文書の取り扱い方をきちんと教育しているかどうかもセキュリティ面で見ると非常に重要です。公式サイトに明記されているかチェックしておいてください。

(3)サービス内容

提案力 「業務改善を図りたい」「キャビネットスペースをなくしたい」など、文書の電子化を依頼する理由は企業によってさまざまです。企業が抱えている悩みに対して的確な対応策を提案してくれる電子化サービス業者もあります。電子化だけでなく業務全体の見直しをしたいなら、提案力(コンサルティング力)に目を向けるのもおすすめです。
出張スキャニングに対応 時には社外に持ち出せない資料の電子化をお願いすることもあるでしょう。そんな時には出張対応してくれる業者もあるので、ぜひチェックしてみてください。
e-文書法に対応 原本保存が義務づけられている帳票といった書類を「電子化して保存して良い」と容認された法律が、e-文書法です。ただ、容認されているなかにも守るべきルールがいくつかあるため、公式サイトにe-文書法に対応できると記載されている業者にお願いしましょう。
文書管理システムの提供 せっかく電子化するのなら、文書を管理できるシステムについても案内してくれると助かりますよね。業者によっては自社開発のシステムを提供しているところや、すでに保有している文書管理システムへの登録を代行してくれるところもあります。

(4)電子化の価格

価格相場 文章電子化業者の価格相場はA4サイズで白黒対応300dpiなら6円/枚前後です。サイズや解像度以外でも、原本の保管状態(劣化やファイリングなど)や紙質(質感・厚みなど)によって価格が変動しますので、見積もり段階での確認が必要です。
単価以外の料金 単価以外にも基本料金の上乗せや依頼が可能な最低価格帯など業者によって、さまざまな提示方法があります。単価だけではなくその他条件部分をしっかりと確認する必要があります。

※文章のスキャニングだけなら安価な業者が多いですが、ただ単にデータ化するだけなのか、カテゴリ分類や他の情報と連動して検索できるようにできるのかなど、どこまでが見積もり価格に含まれているのかを確認しましょう。内容によってはその後の業務の流れに大きくかかわってくる部分となります。

文書/書類電子化サービスを依頼する時の流れ

(1)申込み・問い合わせ

まずは文書電子化サービス業者へ問い合わせて、対応可能な文書やサービスを確認した上で、見積りを依頼します。問合せや申込みについては、電話やメール、業者の公式ホームページの入力フォームなどを利用して行うことが可能です。業者の中には企業訪問を行って、より詳細な確認を提案してくれることもあるでしょう。

(2)概算見積もり・ヒアリング

具体的な依頼内容やスケジュール、電子化したい文書の内容・種類・量などが決まっているものであれば、どの程度の費用がかかるのか見積書の作成を依頼します。

この時、業者や文書の種類によっては現物確認を求められる場合もあるので、スムーズな見積作成のために原本を開示できるよう用意しておくことも大切です。

(3)デモンストレーション

見積で提示された費用を確認して、コスト面でのメリットを検討すると同時に、実際のデータの仕上がりやデータ形式について確認しておくことも必要です。また、文書電子化は情報管理が極めて重要なサービスでもあるため、業者の作業環境や情報管理体制などについても、具体的に信頼性を確認しておくことが望ましいでしょう。

その他、文書管理システムも同時に依頼する場合は、自社環境を想定したデモンストレーションを依頼することもポイントです。

(4)契約・納品

総合的に内容を検討して、品質と安全性やコストメリットについて納得できれば契約を行い、納品を待ちます。なお、原本に対する取扱いに関しては、契約前にしっかりと確認しておくことをおすすめします。

文書/書類電子化を依頼した後の流れ

(1)文書の回収・運搬

文書電子化を行う対象の書類や資料について、委託業者へ送付しなければなりません。なお、業者によっては製本された書類やステープラなどで綴じられた原稿に対する扱いが異なるため、事前に確認しておきましょう。また、資料が大量にある場合は、配達指定業者を案内してくれることもあります。

(2)文書/書類のデータ化

事前に依頼している仕様や契約に従って、提出した文書のデータ化が行われます。また、データ化された文書についてはCDやDVDといった媒体へ保存してもらうことも可能です。なお、どうしても持ち出し困難な重要種類の場合、業者によっては訪問して現地スキャニングを行ってくれることもあります。ただし、現地スキャニングは対応できる範囲に限界があるため、詳細の確認が不可欠です。

(3)原本の保管

電子化作業が完了した後も、万が一のリスクを想定して、原本を保管しておくことが望ましいでしょう。どの原本を保管し、また廃棄するかは、必ず事前に検討しておくことが欠かせません。なお、文書によっては、原本でなければ訴訟などで証拠採用されないケースもあるので、法的な面からも原本の取り扱いについて考えることが大切です。

(4)原本の破棄・返却

原本の破棄が必要になった場合、文書電子化を依頼した業者へ破棄を依頼することもできます。文書の破棄については、シュレッダーのように細断するだけでなく専用の機械で溶かすといった場合もあります。一方、保管すべき原本については、情報管理を厳正に行った上で速やかに返却してもらいましょう。

文書/書類電子化の導入事例

金融業の事例

都市銀行で文書電子化を取り入れた事例では、文書の電子化前、個人情報漏洩のリスクや約200万件もの大量な申込書を各支店で保管するなどの課題を抱えていました。また変更や解約時の申込書を探す業務が非効率と言った問題もあり、余計な労働時間を割く必要も。そこで文書電子化を図ることで、紙原本を廃棄することができ、業務の効率化アップに繋がっています。

ほかにも大手保険会社では作業人件費が40%削減できるなど、さまざまなコストダウンにつながった事例も数多くあるようです。

参照元:ジェイ・アイ・エム公式HP(https://www.jim.co.jp/solution/case/e_bunsyo.html)

流通業の事例

流通業の中にも文書の電子化を行った事例は多くあります。たとえばトレーニング機器の運搬を行っている会社では、文書電子化を図ることで運搬スケジュールの効率化だけでなくメンテナンス業務に至るまでトータルサポートを実現。短時間で計画通りに作業が進められる、搬入後のスケジュールも予定通り行えるなどの多くのメリットをもたらしてくれます。

流通業ならではの大量の顧客情報や運搬情報などを管理する必要があるため、業務を電子化することは必要不可欠です。

参照元:東武デリバリー公式HP(http://www.tobu-tdc.co.jp/service/casestudies03.html)

税理・会計事務所の事例

税理・会計事務所では、顧客の重要な情報を管理しなければなりません。そのためセキュリティー面もしっかり管理できる業者に依頼することが大切でしょう。

たとえば全国的な業務展開している税務を担う会社では、資料を保管するスペースの確保が困難になり、2012年頃より電子化に取り組みました。しかし自社だけで電子化を行うには業務負担が多くなってしまい、外注委託を考えるように。4社に見積もりを依頼し、その中で熱意を感じた1社に決めました。スペースの確保が不必要になっただけでなく、資料の一元化も実現。さらにPDF化を行うことで過年度の資料整理が簡略化、資料を探す時間も大幅な短縮ができるように。外注委託することで、自社で行うよりも大きなメリットを得られるでしょう。

機密文書の事例

(1)納税の受付や管理がスムーズに

機密文書は管理するうえで専門的なノウハウが必要になり、さらに確実な管理は必須です。もし漏えいすれば信用を失うだけでなく、損害が発生することも。そのため機密文書の電子化はPマークを取得していることをはじめ、実績のある業者への依頼が必要です。

とある市では、ふるさと納税を利用する人が急増したことによって数多くの課題が発生していました。しかし電子文書化することで、ワンストップ特例申請の受付や、通知の発送などに対し迅速かつ確実な対応が実現。さらに中核業務となる「返礼品への振り返りやブラッシュアップ」「地域産業の振興と観光スポットの宣伝ツールとしてさらなるアイデア出し」などの業務に力を注ぐことができました。

参照元:ジェイ・アイ・エム公式HP(https://www.jim.co.jp/solution/case/case_201809_01.html)

(2)情報漏洩のリスク対策のために導入

機密文書を電子化することで、紙媒体よりも簡単に管理できるようになります。そして、機密文書で忘れてはいけないのが、セキュリティについてです。

たとえば、ある市役所では、情報セキュリティを強化して、個人情報を厳重に管理する環境づくりに取り組んでいます。ネットワークを業務系とインターネット系へ分離することで、情報流出のリスクを軽減。ほかにも、担当者だけが印刷物を受け取れる仕組みや認証システムとICカードによる二要素認証システムを導入しています。

参照元:大塚商会 (https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/city-muroran.html)

メーカー・工場の事例

メーカー・工場は、顧客数や商品数が多いほど管理に多くの時間を割かなければいけません。電子化して効率化を図ることで、管理時間の大幅な削減につながります。さらに、業者のサービスを併用すれば、業務の効率化も期待できます。

とある海外メーカーの正規代理店を務めている会社では、販売台数が増加するにつれて、お客様の情報登録が追い付かなくなってきました。その状態を改善するために、オペレーターによるデータ入力サービスを利用。毎月届くハガキの情報を顧客データに直接入力してもらう流れにすることによって、入力業務に時間を割く必要がなくなりました。

参照元:うるるBPO (https://www.uluru-bpo.jp/voice/company08)

名刺の事例

名刺の枚数が増えてくるに従って大変になってくるのが管理です。名刺をスキャニングして電子化することで、いざというときにすぐに必要な名刺を探せるのに加えて、社内での情報共有もできます。

事例では、コンサルティングサービスを行う会社が数千件の名刺をデータ化するものがありました。数千件の名刺となると社内での入力は不可能ということで、名刺の電子化を業者に依頼。2週間ほどの納期で名刺の電子化に成功しました。

参照元:うるるBPO (https://www.uluru-bpo.jp/voice/company21)

図面の事例

図面の管理は電子化することで、業務の効率がアップします。紙媒体と比べると、保管で場所を使う必要がなく、スムーズに探している図面を見つけ出すことができます。データなので、管理部署とやり取りして取り寄せるような手間なく図面を確認できる点もメリットと言えるでしょう。

建築のコンサルティングを手掛ける企業の事例では、図面の電子化として3Dレーザースキャナーを導入。データが画像のような状態で記録されていて、測量の効率化や現場調査の見落とし防止、社内の情報共有につながっています。

参照元:大塚商会(https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/ej-hds-dx.html)

通信業の事例

放送事業やインターネット事業など、通信業は多岐に渡りますが、それぞれに共通して必要なのが、社内での情報共有です。

それぞれの情報を紙で共有すると、紙にかかるコストや、セキュリティ面においても不安が残ります。すべての情報をスキャンして電子化しておけば、情報を不安なく保管・共有できるのです。

化粧品メーカーの事例

化粧品といえば紙のリーフレットやパンフレット…というのはひと昔前の話で、インターネットが普及している現在では、化粧品メーカーごとのHPで商品宣伝をする方法が主流。つまり、商品情報を電子化して、営業・販売活動をしているのです。

また、販売部門と製造開発部門もデータを共有し合えるため、各部署同士の情報伝達もスムーズに行えるでしょう。

オフィス移転の事例

オフィスの移転時に社内を整理すると、古い書類や行方不明になっていた書類が見つかることがあります。

これらが起こるいちばんの原因は、書類を紙で保管していたという点にありますが、初めから書類を電子化しておけば、このようなトラブルを回避できます。

紙の書類が減ることで、移転先のオフィススペースの有効活用にも役立つでしょう。

サテライトオフィスの事例

サテライトオフィスで電子文書化を行うメリットとして、すべての情報をもれなく本社と共有できるのがメリットのひとつ。電子化した文章は、リアルタイムで共有できるので、紙の書類になった時のわずらわしさからも解放されることでしょう。

また、サテライトオフィスにはスペースに限りがあることも。もし、紙の書類が大量にある場合、限られたスペースを紙の書類が占有してしまうことも、悩みのひとつになります。文書電子化を行えば、心配もなくなりますので、まさに一石二鳥の対策だといえるでしょう。

文書/書類電子化サービスを依頼する時の注意点

文書/書類電子化に関する法律を知る

文書の電子化に関する法律としては、そもそも1998年に施行された「電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)」があります。加えて、2005年4月に通称「e-文書法(電子文書法)」が施行され、電子帳簿保存法が一部改正されるとともに、それまで認められていた範囲の他にも様々な文書の電子保管が可能になりました。

なお「e-文書法」は、実際には2つの法律を合わせたものと考えられています。

そのため、文書電子化に関する法律として、まずは「e-文書法/電子文書法」と「電子帳簿保存法」の2種類があると理解しておきましょう。

また、どのような文書でも必ず電子化できるというわけでなく、管轄する法律によって電子化できる文書やそうでない文書があることも重要です。特に、電子帳簿保存法の対象となる国税関係書類の電子保管については、あらかじめ税務署長などの承認を受けていなければなりません。

参照元:厚生労働省:https://www.mhlw.go.jp/topics/2005/03/tp0328-1a.html

e-文書法の要件

e-文書法では、文書の電子化にあたり以下の要件を満たす必要があります。

見読性

e-文書法では、電子データ化しても紙媒体と同じような見読性が求められます。見読性とは、パソコン画面で明瞭にデータを見られる、また、プリントアウトした際にも明瞭にデータを見られることで、可視性とも表現されます。

見読性を確保するため、スキャナなどの解像度設定を適切に行うことが大切です。

完全性

e-文書法では、作成した文書を電子化したとき、作成した文書と電子化文書が完全に同じであることを証明する義務が定められています。

文書の保存義務期間中に、改ざんや消去などを受けていないことを証明するために、誰がスキャンを実行したかを示すための「電子署名」や、いつ処理を行なったかを示す「タイムスタンプ」の技術が役立ちます。

また、データの滅失や毀損が発生しないように保存する仕組みも求められます。紙の文書をスキャンする場合、原本受領から電子データにするまでの過程やスキャン品質について、記録を残す必要があります。

令和4年1月1日より施行される「電子帳簿保存法の改正」

電子帳簿保存法(電帳法)改正の背景や目的

そもそも国税関係帳簿や関連書類は紙ベースでの保存が原則とされており、日常的な業務における業務負担や紙の書類の保管コストの軽減を目的として、一定条件を満たした場合に限り、例外的に電子帳簿保存法による電子データ保存が認められていました。

その後、法改正が重ねられて保存要件が緩和されるなど電子データ保存が行いやすくなり、現在ではスキャナ保存や電子データ保存が一般的になっています。

一方、現状でも紙ベースでの保存にこだわっている企業も少なくなく、今回の改正では将来的に一層の企業のDX化などを促進させていこうとする狙いがあります。

電子帳簿保存法(電帳法)の改正内容

2022年1月以降の改正内容は大きく以下の3つのポイントに分けられることが重要です。

要件緩和は、国税関係帳簿や関連書類の電子データ保存・スキャナ保存の導入に関してより簡便化されるということが主旨です。例えば従来は導入の3ヶ月前に税務署長などへの申請が必要でしたが、改正後はそれらの手続きが不要となります。また、電子帳簿の保存要件についても内容が緩和されました。

一方、義務化と罰則強化については、例えば電子データで受け取った書類(電子取引書類)は、紙ベースでなく電子データで管理しなければならないという原則が適用されます。違反した企業に対する罰則も強化されるため注意してください。

電子帳簿保存法(電帳法)の要件

電子帳簿保存法では、文書を電子化する際に「真実性」と「可視性」の2つの要件を満たすべきとされています。

真実性

電子帳簿保存法で保存する文書は、税務や財務状況を証明する書類です。そのため、電子データの削除や訂正をしたことが分かるよう、操作履歴を確認できなくてはなりません。

また、国税関係書類と帳簿の相互の関連性を確認するために、互いの関連性の確保が求められます。相互関連性を裏付けるには、システム概要書やシステム仕様書、操作説明書を備えていることが必要です。

可視性

e-文書法と同様、パソコンなどの画面上でも電子データが明瞭な状態で見られるようにしなくてはなりません。プリントアウトする際も同じで、明瞭に見られることが求められます。

また、これらは速やかに出力できるように保存することが求められており、日付や金額、勘定科目など、状況に応じてデータを速やかに検索できるようにする必要があります。

e-文書法と電子帳簿保存法の違い

e-文書法は、企業などがこれまで紙で保管していた医療や保険関係、証券や建築に関係する文書など、商法や税法などで保管が必要な文書を、電子的に保存することを許可するための法律です。

それに対し、電子帳簿保存法は、所得税法や法人税法によって管理される帳簿や契約書、請求書、領収書など、税務関連の書類が対象です。

また、e-文書法と電子帳簿保存法の大きな違いは、税務署の承認の有無にあります。電子帳簿保存法を適用するには税務署の事前の承認が必要ですが、e-文書法では電子化にあたり、事前の承認は必要ありません。

デジタル改革関連法

デジタル強靱化社会の実現を目指すためにつくられた6つの関連法です。社会全体のデジタル化が加速する一方で、現行の法体系がデジタルトランスフォーメーションの「足かせ」になってしまうケースがいくつも発生したため、急ピッチで整備が進められました。

特に2019年の新型コロナウイルス感染症の流行時には、給付金の配布に遅れが生じて社会的な問題となりました。さらにマイナンバーシステムを用いた申請手続きのトラブルも相次いだことから、社会全体の早急なデジタル整備が迫られたのです。

最近では個人情報や機密情報を狙うサイバー攻撃も増加しており、データの悪用や乱用を防ぐための仕組みづくりも重視されています。

これらの要因を背景に、デジタル改革関連法は2021年5月12日に参議院本会議で可決されました。同年9月より、一部の内容を除いて施行されています。

デジタル改革関連法は「デジタル社会形成基本法」「デジタル社会形成整備法」「デジタル庁設置法」「公的給付の支給等の迅速かつ確実な実施のための預貯金口座の登録等に関する法律」「預貯金者の意思に基づく個人番号の利用による預貯金口座の管理等に関する法律」「地方公共団体情報システムの標準化に関する法律」の6つの法案で構成されています。

そのうちの「デジタル社会形成整備法(デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律)」では、押印や書面に関する法改正が盛り込まれています。

押印義務の廃止

デジタル改革関連法ではさまざまな行政手続きにおいて押印の義務を廃止し、書面化義務の緩和が行われました。例えば、戸籍の届出関連書類では押印義務が廃止されています。

他にも公認会計士法では財務書類、抵当証券法では抵当権の申請書、建築士法では設計図書・構造設計図書・設備設計図書、宅地建物取引業法では重要事項説明書。不動産業界や公認会計士・社会保険労務士などの一部業務において、押印義務が廃止されました。

これにより、押印を前提とした書面契約から電子署名を用いる電子契約への切り替えが可能となります。今後もさまざまなビジネスにおいて押印が必要な場面がなくなり、電子署名へと移行すると考えられます。

書面化義務の緩和

押印義務の廃止に伴い緩和されたのが、書面化義務です。内閣府関係・金融庁関係・総務省関係・法務省関係・農林水産省関係・経済産業省関係・国土交通省関係の32法律で書面化義務の見直しが行われました。

例えば不動産取引では、重要事項説明書などこれまで押印が必要だった書類の押印が廃止されたことで、書面化の必要がなくなりました。これにより押印を前提としていた書面契約は、電磁的な方法で契約できるようになります。実際、2022年5月には改正宅地建物取引業法が施行され、電子契約が全面解禁となりました。

デジタル関連法案の施行により、今後も多様な業種において電子契約サービスの導入が加速するでしょう。

原本を管理する必要がある

業務上の利便性を考えれば文書の電子化が有効である一方、万一の訴訟リスクに備えて、証拠となる原本を紙媒体で残しておいた方が良い場合もあります。

そのため文書電子化においては、原本を破棄すべき場合や保管しておくべき場合など、原本の取扱いについても適正に考えることが必要です。

スキャンの解像度を確認する

書類を電子化したとしても、スキャンの解像度が低くて書類に書かれている内容が判別できないようでは意味がありません。そのため、書類を電子化するうえでスキャンの解像度はかなり重要なポイントです。ただし、スキャンの解像度が高ければ良いというものでもなく、高く設定し過ぎると次はデータ量の問題が発生します。

電子化した書類を適切に管理するためにも、文字が読める程度の解像度に調整することが大切です。また、文字や画像を判別しやすいように、スキャンする際は原本に折れ線や浮きがないかを確認することも心がけましょう。

デバイスを確認する

電子書類のデータ形式によっては閲覧できないデバイスもあるため、どのデバイスで閲覧するのかを事前に確認しておくことも重要です。スマートフォンをはじめ、タブレットやノートパソコンなど多くのデバイスが浸透しているからこそ、どのデバイスでも閲覧できるように汎用性の高いデータ形式で保存しておくのが良いでしょう。

汎用性の高いデータ形式としては、「PDF」「TIF」「JPG」などがあげられます。PDFは文字情報、TIFやJPGは画像情報のようにデータ形式によって得意とする情報が異なるため、書類の特徴に合わせてデータ形式を使い分ける必要があります。

検索性を意識する

検索性は書類を電子化する最大の強みになるので、必要な書類をすぐに閲覧できるように検索性を向上させる工夫も必要です。検索しやすいシステムを構築するには、表記揺れに注意しましょう。表記揺れとは1つの意味を2つ以上の言葉で表現することで、「パソコン」と「PC」などが表記揺れの例としてあげられます。

書類を電子化する担当者によって表記の仕方がバラバラだと情報を検索する際の妨げになるので、タイトルの統一や表記のルールなどをあらかじめ決めておきましょう。

電子化する書類データの優先順位を決める

すべての書類を電子化するとなると膨大な費用や時間がかかってしまうため、電子化する書類データの優先順位を決めておく必要があります。優先順位が決まっていれば電子化する作業を効率化でき、より使い勝手の良いデータベースを叶えられるでしょう。

電子化した書類データの保管方法を決める

電子化した書類データを適切に管理するには、保管方法を決めておくことも重要です。ファイルの形式やファイル名、解像度、サイズなどにルールを決めておけば、検索性の向上にもつながります。ルールを決める際は、e-書類法や電子帳簿保存法などの規定を参考にすると良いでしょう。

ファイルの保管場所

ファイルの保管場所としては、社内のファイルサーバに保存してバックアップを用意する、クラウドストレージを利用して保存する、などの方法があげられます。

サイズ

ほとんどの書類のサイズはA4のため、電子化する際も原本に合わせてA4サイズに統一して保存するのがおすすめです。

ファイル形式

書類を保存する場合は、データ量の少ないPDFでの保存がおすすめです。そのほかにもJPGなどの画像ファイルとして保存する方法も考えられるため、どのファイル形式で保存するのかを事前に決めておきましょう。

格納するフォルダの構成

データを格納するフォルダの構成を事前にしっかり決めておくと、必要なデータをスムーズに見つけやすくなります。

データベース化

電子化する際に契約先や契約日などの書類の属性データも合わせて入力しておくと、電子書類のデータベース化を叶えられます。

スキャンを代行するだけ?
電子化に付随した業者のサービスに注目!

紙媒体を電子化する業者では、スキャニングして納品するだけでなく、電子化に付随するサービスやオプションを実施している場合もあります。こちらでは、どんなサービスがあるのかいくつかご紹介します。

依頼したい紙文書や図面の回収

多くの業者では、顧客の重要文書や図面を取り扱うのを前提に、外部委託はせずに自社の専用車で書類の回収と運搬を実施しています。なかには現金輸送車並みのセキュリティで盗難防止や秘密保持を図っている業者も。依頼する時には、ぜひチェックしてください。

スキャンニング後の紙文書(原本)の保管・廃棄

「電子化後の紙原本の処理はどうしよう」と悩む顧客のために、業者側が保管場所の確保や安全な廃棄を実施してくれるサービスorオプションのことです。保管の場合、信頼できる外部委託と自社で持つ保管庫での保存になります。

顧客から廃棄依頼がある場合は、電子化を行った業者の立ち合いのもと、機密書類が流出しないよう廃棄されるのを見届けて「廃棄証明」を発行するケースが多いようです。

スキャニング作業を対象とした文書の選別(抜き出し)

紙文書にスキャニング対象外の文書が含まれていても、担当者と協議をして、スキャニング対象のものだけを選び出して作業を行うことができます。

専門オペレーターによるデータ入力

預かる書類のデータ入力(エントリー)を、専門オペレーターが実施している業者もあります。画像データや各種台帳の作成、契約書などその他テキストデータの入力を行い、正確でクリーンなデータを生成するサービスです。

文書管理システムや文書管理ソリューションのサービス

文書管理システムは、電子化した書類を格納・管理するコンピュータ上のシステムのことです。デジタル化した書類を、会社の使い勝手の良いようにシステム化して社内ユーザーが検索・閲覧できるよう設定できます。

文書管理ソリューションの場合は、文書管理システムの運用まで代行してくれるアウトソーシングサービスです。文書電子化を行う業者の中には、文書管理のシステムを作成してくれたり、業者の持つサーバーシステムでソリューションサービスを実施したりしている会社も存在します。

出張スキャニングサービス

電子化でより使い勝手が良いのは、スキャニング業者が自社まで出張スキャニングを行ってくれるサービス。たとえば機密性の高い書類や日々の業務で使用している書類などは、文書化したくても社外へ持ち出せない可能性があります。その場合は自社でスキャニングを行うケースもありますが、スキャニングの精度や手間や人件費を考慮すると効率が悪いことがほとんど。

出張スキャニングサービスではスキャニングに必要な設備を持参してくれるため、書類を社外へ持ち出すことなく高品質なスキャニングを実現できます。スキャニング作業中に文書の内容確認も行えるため、日々の業務で使用する書類も文書化できるでしょう。

OCR(光学文字認識)

光学的文字認識のことをOCRと言います。紙や画像ファイルなどの文字を読み取ってコンピュータで利用できるデジタルデータに変換する技術のこと。通常、スキャナーやカメラで読み取った紙面は画像データとしての保存が可能です。しかしOCR専用ソフトは画像から文字を認識・解析できます。デジタルデータとして保存できるため、書類整理や文書入力などに活用可能です。

手動のデータ入力を自動化できるため、業務効率化の助けになります。手入力による入力ミスの回避にも繋がるでしょう。文書検索では、膨大な書類の中から必要な情報を簡単に探せます。コピペや編集も容易に行えるため、管理にかかる手間を大幅に削減できるのが魅力です。

AI-OCR

OCRにAI技術を加えたものがAI-OCRです。AI技術を用いて文書を読み取り、デジタルで利用できるテキストデータに変換します。OCRにAIを組み合わせるメリットは、文字認識率が向上すること。帳票の読み取りや詳細条件の設計なしで項目を抽出できます。

手書き文字も読み取り可能で、申請書や請求書、伝票、アンケートなどのデータ化に活用されています。他システムと連携させることによって、さらに業務効率が上がるでしょう。

自社内で書類を電子化(データ化)できる?

電子データ保存を導入するに当たって、自社内で各種書類の電子化を実行することは可能なのでしょうか。実の所、作業の時間や手間、コストがかかるものの文書電子化を内製化する方法はいくつかあります。

紙の書類をPDFに電子化する方法

紙の書類の場合

請求書や発注書・納品書などの紙の書類は、スキャンすることでPDF化が可能です。スキャナーまたはスキャン可能な複合機によって手順に細かな違いはありますが、基本的なPDF化の手順は以下の通りになります。

コピー機や複合機でPDF化した場合、データをそのままFAXで送ることも可能です。オンラインでのやり取りが主流となった今でもFAXでのやり取りを希望する企業は多いため、FAXを扱う機会が多いという場合はコピー機や複合機でのPDF化をおすすめします。

ExcelやWordなどのデータがある場合

ExcelやWord、PowerPointなどで作成した文書データがある場合も、PDF形式で出力できます。手順も簡単で、文書データを開いたらメニューの「ファイル」から「エクスポート」を選択して、「PDF/XPSの作成」をクリックするだけです。

一般的には100MB以下の書類であれば、PDF化できます。ただし、ExcelやWordなどのデータで作成したPDFファイルは、データ容量が大きくなりがちなので注意しましょう。メールに添付する際に容量超過になることもあれば、閲覧時にパソコン本体に負荷がかかる可能性もあります。

そのため、ExcelやWordなどで作成したデータをPDF化する場合は、PDF圧縮で容量を小さくするなどの工夫が必要です。

ページ数が膨大なファイルや使用しているフォント・グラフィックの種類によっては、PDF化できない場合もあります。そのほか、パスワードが設定されているデータや編集制限のあるデータもPDF化できない場合があるので注意しましょう。

スマホを使ってPDF化する場合

スマホのカメラ機能を使って紙の書類を撮影し、そのデータをPDF化することができます。iPhoneの場合は、メールやメモ機能を使って電子化することも可能です。

【iPhoneのメール機能でPDF化する方法】

メール本文を入力する部分をタップすると四隅に枠のある書類マークが出てくるため、まずはそれをタップしましょう。カメラアプリが立ち上がるので、紙の書類をファインダーに合わせれば自動的にスキャンされます。完了・保存するとPDF化したファイルがメールに添付されるため、自分のパソコンや取引先にそのまま送信することが可能です。

【iPhoneのメモ機能でPDF化する方法】

iPhoneのメモ機能を開いて新規メモを追加し、キーボード上にあるカメラマークから「書類をスキャン」を選択します。カメラアプリが立ち上がるので紙書類を撮影し、保存すればPDF化は完了です。保存したファイルをトリミングすることもできます。

上記はiPhoneでのPDF化の方法ですが、Androidを使って紙の書類をPDF化したい場合は、以下の手順になります。

【Androidで紙の書類をPDF化する方法】

オンラインツールを使用する場合

フリーのオンラインツールのなかには、PDF化に対応しているものもあります。ただ、文字化けしてしまうものもあるので、PDF変換のクオリティを精査したうえで利用するようにしましょう。

まとめ:書類(文書)の電子化は委託と内製どちらがおすすめ?

電子化する書類の枚数や種類が少なければ、自社内の日常業務の一環として文書の電子化を内製化することも可能です。しかし書類の枚数が膨大であったり速やかに作業を完了したかったりする場合、専門業者へ依頼することが効率的でしょう。

電子化書類とは?

電子化書類とは、ソフトウェアで作成・保存した文書のこと。WordやExcel、CAD、会計ソフト、DTPソフトなどのソフトウェアを用いて電子データとして作成されます。

これまで日本では、国税関係の書類は紙の資料で保存していました。しかし2005年にe-文書法が施行され、国税関係書類でもデータ保存可能に。ただし、改ざん防止などの理由によりEDIやVANなどを利用しなければなりません。

電子書類と電子化文書の違いとは

電子化文書とは電子化された文書のことですが、紙の文書をスキャナーで読み取り、PDF化することで作成します。

電子書類はソフトウェアで作成されているため文字コードを保有していますが、電子化文書は文字コードを保有していません。電子化文書は画像データであり、文字を選択してコピーするなどの作業は行えません。

また、電子書類は保管する際にタイムスタンプの付与または適正事務処理規定の整備が必要。一方電子化文書はそのどちらも行わなければならず、さらに税務署による事前承認も必要です。

電子化とデジタル化の違い

電子化と似た言葉に「デジタル化」がありますが、この2つの違いをご存じでしょうか?一見同じ意味を持つ言葉のように思えるものの、実は明確な違いを持った言葉なのです。

具体的に、電子化とは紙媒体の文書や書籍をPDFファイルなどへ変換し、パソコンをはじめとした端末で使えるようにすることです。一方、デジタル化は単純に紙媒体のデータを端末で閲覧可能な状態へ変換することを指します。よって、企業で扱うデータは、デジタル化ではなく電子化するのが重要です。

自社でPDF化した場合の課題

単にPDF化しただけでは検索性が悪い

紙文書をPDF化した場合、データ保存できることで保管スペースの削減やファイル共有しやすいなどのメリットがあります。しかし、単にPDF化しただけでは検索性に欠けてしまします。

PDFではファイル内の単語検索が可能ですが、複数のファイルを横断するような検索は行えません。つまり、どのPDFファイルに目的の内容を記述した情報があるのかわからないということです。すぐに目的にファイルを見つけたい場合、非効率といえるでしょう。

ダウンロードされた後の閲覧者の情報がわからない

たとえば製品カタログをPDF化した場合、ダウンロードされた数を把握することは可能です。しかしPDF化したカタログのページの閲覧時間はわかりません。つまりどの製品がユーザーの注目を集めているのか分析することができないのです。

メール添付が禁止されている場合がある

PDFがメールに添付できないようになっているケースがあります。セキュリティ上の理由からファイルを添付することが禁止されている場合があり、せっかくPDF化してもメールで添付できない可能性があります。

業者に電子化を依頼すると検索性の高いPDFにできる

たとえば大量書類のスキャニングを得意としている株式会社ジェイ・アイ・エムでは、「スキャニングサービス-テキスト付PDF作成サービス」を提供。画像データに表示される文章でもコピーや検索、編集を可能にしています。

具体的には、画像データの文字部分を文字情報として透明テキストへ変換。画像データ上に重ね合わせることで一体化します。画像データ上の文字をテキストとして認識できるため、検索性を大幅にアップできるのがメリットです。

そもそも文書管理とは?

文書管理とは、文書の作成から保存、活用、廃棄までのライフサイクルを管理することを意味しています。たとえば紙文書の場合、文書を作成したのち分類し、ファイリング。保管期間を過ぎたら廃棄する流れになっています。

一方電子文書では、作成した電子データをネットワーク上のフォルダに保管して管理します。紙文書と比較して管理しやすいうえ、文書紛失などのリスクを抑えられます。適切な文書管理を行うためには、文書を電子化することをおすすめします。

ナレムコの統計とは

米国記録学会(通称:ナレムコ)が実施した文書の経過年数と利用頻度を調査した統計によると、事務員が見る文書の99%が作成・収集されてから1年以内の書類だと言われています。つまりほとんどの書類には閲覧される期限があり、1年を超えた文書はほぼ見ません。

リスクヘッジとして文書を保存しようと考える人が多くいますが、古い書類が必要になるケースはめったに起こりません。使わなくなった書類はどんどん処分することが、無駄な時間をなくすことに繋がります。

リテンションスケジュールとは

文書情報をどのくらいの期間にわたって活用したり保持したりするのか、そしてその保存方法・廃棄タイミングについてはどうするのか、といった取り扱いを示す情報のことを、リテンションスケジュールといいます。一例として、毎年度発生する文書に「年度事業計画書」というものがありますが、これは永久保管の扱いになっているため、執務室に2年間まで保管後、倉庫保存に切り替えることになっています。

つまり、リテンションスケジュールとは、短く表現すると「何の文書をいつまでどうするか」を示したものであるといえます。また、「何の文書」の部分が示す分類方法について、しっかりと理解をしておくことが必要です。

リテンションスケジュールを意識した分類

手順1 業務の洗い出し

組織における業務とそのプロセスに着目しつつ、リテンションスケジュールを念頭において分類を行うようにしましょう。そのためにも、まずはそれぞれの部署が担当している業務を洗い出すことからスタートする必要があります。

手順2 洗い出した業務の関係性を整理する

人事部を例にとって見ていきます。洗い出した業務をプロセス順に並べると、たとえば次のようになります。
【1】採用計画
【2】採用
【3】教育
【4】福利厚生
【5】労務
【6】評価

手順3 各業務の代表的文書例を挙げる

上述の各業務において代表的な文書例を明記していきます。そうすることによって、分析を深めたり判断の参考にしたりすることができるようになります。 たとえば、「教育」の業務の代表的文書としては、次のようなものが挙げられます。

ツミアゲ方式とワリツケ方式

文書の分類方法には、大きく分けて「ツミアゲ方式」と「ワリツケ方式」の2種類があります。

現場にて、似たような文書を集めた上でまとまりをつくっていく分類方法のことを、ツミアゲ方式といいます。そのため、現場で日々おこなわれている業務に即した形での分類が可能です。一方、ワリツケ方式では、業務内容やプロセスをもとに定めておいた分類に、現場が文書を収めていく方法です。上から押し付けられるような形になってしまう場合があるため、現場で所有している文書とは適合しにくいこともあります。

両方の方式を組み合わせる

上述のように説明すると、ワリツケ方式を採用するのをためらってしまいそうです。けれども、実際にはふたつの方式を組み合わせることで、各方式が持つ利点を活かしやすくなります。たとえば、大分類・中分類までをワリツケ方式で定めておき、そこから先の小分類については現場でツミアゲ方式を採用する、といった方法がおすすめです。

電子化した書類のQ&A

Q.電子書類に捺印(押印)するには?

書類の内容に「同意しました」という意思表示のために捺印(押印)が必要なケースがあります。ただ、電子書類の場合は印鑑を使って捺印ができないため、「どうしたら良いの?」と悩む人もいるかもしれません。

電子書類に捺印(押印)するには、電子印鑑を使用するのが一般的です。電子印鑑はWordやExcelの他、電子印鑑サービスを使用して作れます。取引先とのやりとりが簡単になるうえ、コストの削減や収入印紙の必要がないなどのメリットがあるのも魅力でしょう。

電子化した書類の廃棄方法

文書・書類の廃棄方法には主に以下の3つが挙げられます。

シュレッダー

最も一般的な廃棄方法であるシュレッダー。書類を細かく刻んで情報の漏洩を防ぎます。シュレッダー機器は比較的安価で導入でき、適宜必要な分だけ書類を廃棄できるのが大きなメリットです。使い方も難しくなく、誰でも気軽に利用できます。

その反面、大量の廃棄書類がある場合は時間や人的リソースが割かれてしまうこと、ホチキスやクリップを都度外す作業が必要なことなど、状況によっては手間が多い点がデメリット。大量の文書をシュレッダーしてくれる専門業者もいますが、利用には費用がかかります。また書類を細かくしただけなので、繋ぎ合わせれば再現可能ではあり、完全な文書の消滅にはならない点も注意が必要でしょう。

焼却処理

焼却処理は書類を燃やして処分する方法です。クリアファイルや磁気テープ、CDなど紙以外もまとめて処分できるのが利点。燃やされた書類は完全に灰になるため復元不可能で、セキュリティも高めです。

デメリットとしては、社内で行うことは難しく、基本的には業者への依頼が必要になる点。工場への配送中は情報漏洩のリスクが発生します。また焼却の際には二酸化炭素・ダイオキシンが排出されるため、自然環境に影響のある処分方法です。

溶解処理

書類を溶かして処理する方法です。パルパーという特殊な機械を使用し、酸化剤やアルカリなどの薬剤で書類を液状にします。溶けた書類は復元不可能なので情報漏洩のリスクが低め。繊維を取り出すことで再生紙を製紙でき、環境にもやさしい廃棄方法と言えます。

焼却処理同様、自社内での処理が難しく専門業者への依頼が必要。配送中はセキュリティリスクが発生します。またクリップやホチキスは溶解不可なこともあり、業者依頼前に仕分けが必要になる可能性があります。

書類を廃棄する際の注意点

セキュリティ

書類の廃棄で第一に気をつけたい点はセキュリティ面でしょう。会社で扱っている書類には、外部に漏れてはいけない重要な情報が載っていることが多くあります。情報漏洩は取引先や従業員、社会からの信頼を喪失する重大な事故。廃棄する際は情報が見えるように廃棄しないよう、留意する必要があります。廃棄方法によっては復元可能であり、外部業者に委託する際は廃棄前の文書がそのまま配送されるため、除法漏洩のリスクは0ではありません。

復元不可能な方法を選ぶ、認証資格を持っている業者を選ぶ、といったセキュリティ対策をしましょう。業者を探す際は、「文書情報管理士の在籍」や「プライバシーマーク・ISO認証環境といったセキュリティ体制」、これまでの対応経験などが目安になります。

コスト

廃棄方法によって大きく異なるのがコストです。シュレッダーであれば2~3万円の機器購入費だけで済みますが、外部業者に委託する場合は数十万円以上かかる場合も。それも業者や距離、廃棄方法によってそれぞれです。廃棄にどれだけ予算を割けるかを考え、廃棄方法を検討しましょう。同じ方法でも業者によって設定料金が異なるため、何社か相見積もりをとるのがおすすめです。

安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者8選

SO/IEC27001認証・ISO9001認証の取得が明記されており、Pマークを取得している外部委託の企業8社ををおすすめとしてピックアップしました。
8社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容を紹介します。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

公式サイトを見る

大塚商会

公式サイトを見る

DNP

公式サイトを見る

日本レコードマネジメント

公式サイトを見る

日立ICTビジネスサービス

公式サイトを見る

SRI

公式サイトを見る

日本通信紙

公式サイトを見る

富士フイルム

公式サイトを見る

【選定条件】
2024年4月22日時点にGoogleで「書類電子化サービス」と検索して公式HPが表示された上位20社の内、品質やセキュリティに関わる『ISO9001』『Pマーク』『ISO27001』を取得している外部委託の企業8社をピックアップ。

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

ジェイ・アイ・エムに電話する

大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

大塚商会に電話する

DNP

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

日本レコードマネジメント

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

日本レコードマネジメントに電話する

日立ICTビジネスサービス

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

公式サイトを見る

SRI

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

SRIに電話する

日本通信紙

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

富士フイルム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

販売店の公式サイトを見る

【選定条件】
2024年4月22日時点にGoogleで「書類電子化サービス」と検索して公式HPが表示された上位20社の内、品質やセキュリティに関わる『ISO9001』『Pマーク』『ISO27001』を取得している外部委託の企業8社をピックアップ。

文書電子化サービス業者

文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

↑