文書電子化サービス業者を比較
文書電子化でおすすめの業者を5つピックアップし、品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較。品質は文書情報管理士がいるかどうか、セキュリティはPマークとISO27001を取得しているかどうか、サービスは出張対応、e-文書法準拠かどうかを○-で比較してみました。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。
会社名 | 品質 | セキュリティ | サービス | ||
---|---|---|---|---|---|
文書情報管理士 | Pマーク | ISO27001 | 出張対応 | e-文書法準拠 | |
ジェイ・アイ・エム (価格/A4・1枚あたり5円~) |
○ 社員全員 |
○ | ○ | ○ | ○ |
宏和 (価格/不明) |
- | ○ | - | ○ | - |
うるるBPO (価格/A4・1枚あたり4円~) |
○ 営業のみ |
○ | ○ | ○ | - |
大塚商会 (価格/A4・1枚あたり5円~) |
○ 数名 |
○ | - | ○ | ○ |
アクセア (価格/A4・1枚あたり7円~) |
○ 数名 |
○ | ○ | ○ | - |
シスプロデータプロ (価格/A4・1枚あたり4.7円~) |
- | ○ | - | - | - |
川又感光社 (価格/A3サイズ以下80円) |
- | - | - | ○ | - |
ジェイ・アイ・エム
価格/A4・1枚あたり5円~
品質 | 文書情報管理士 | ○ 社員全員 |
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セキュリティ | Pマーク | ○ |
ISO27001 | ○ | |
サービス | 出張対応 | ○ |
e-文書法準拠 | ○ |
宏和
価格/不明
品質 | 文書情報管理士 | - |
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セキュリティ | Pマーク | ○ |
ISO27001 | - | |
サービス | 出張対応 | ○ |
e-文書法準拠 | - |
うるるBPO
価格/A4・1枚あたり4円~
品質 | 文書情報管理士 | ○ 営業のみ |
---|---|---|
セキュリティ | Pマーク | ○ |
ISO27001 | ○ | |
サービス | 出張対応 | ○ |
e-文書法準拠 | - |
大塚商会
価格/A4・1枚あたり5円~
品質 | 文書情報管理士 | ○ 数名 |
---|---|---|
セキュリティ | Pマーク | ○ |
ISO27001 | - | |
サービス | 出張対応 | ○ |
e-文書法準拠 | ○ |
アクセア
価格/A4・1枚あたり7円~
品質 | 文書情報管理士 | ○ 数名 |
---|---|---|
セキュリティ | Pマーク | ○ |
ISO27001 | ○ | |
サービス | 出張サービス | ○ |
e-文書法準拠 | - |
シスプロデータプロ
価格/A4・1枚あたり4.7円~
品質 | 文書情報管理士 | - |
---|---|---|
セキュリティ | Pマーク | ○ |
ISO27001 | - | |
サービス | 出張対応 | - |
e-文書法準拠 | - |
川又感光社
価格/ A3以下1枚あたり80円
品質 | 文書情報管理士 | - |
---|---|---|
セキュリティ | Pマーク | - |
ISO27001 | - | |
サービス | 出張対応 | ○ |
e-文書法準拠 | - |
文書電子化サービス業者の特徴を総まとめ
上記で比較した文書電子化5業者の特徴やスキャン価格などをまとめています。
ジェイ・アイ・エム
引用元:ジェイ・アイ・エム公式HP
(https://www.jim.co.jp/)
スキャン品質 |
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セキュリティ面 |
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サービス内容 |
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文書電子化の価格 |
価格はA4・1枚あたりライトコース10円・スタンダードコースで15円・契約書電子化コースで40円です。また、図面の電子化の場合はA2サイズ150円~となっています。 文書電子化のサービスを利用するためには基本料(30,000円)が必要です。 100枚の文書電子化を行う場合は
また、すべてのコースで紙の状態(劣化・紙質・ファイリング状態など)による追加料金や資料の受け渡しのための別途費用が発生します。書類の状態により、価格は変化するようです。 また、文書の電子データ化だけでなく、図面の電子化も受け付けているのが魅力のひとつ。さまざまな種類の書類をまとめて電子化できるでしょう。 |
宏和
スキャン品質 |
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セキュリティ面 |
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サービス内容 |
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文書電子化の価格 |
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うるるBPO
引用元:うるるBPO公式HP
(https://www.uluru-bpo.jp/)
スキャン品質 |
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セキュリティ面 |
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サービス内容 |
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文書電子化の価格 |
価格はA4・1枚あたりADF(自動読取装置使用)対応で4円~・フラットベッド(手置き)15円~です。 受注承り最低価格(単価×枚数)は70,000円(税別)からとなります。100枚の文書電子化を行う場合は
ADFを使用する場合は別途、裁断費用100円/冊が必要となります。A4サイズ以外の対応、解像度、カラー対応により価格が変動します。また、お預かりする原本の状態によってはADFが使用不可と判断する可能性があるので注意が必要です。依頼数によって最大20%割引が適用となります。 |
大塚商会
引用元:大塚商会公式HP
(https://www.otsuka-shokai.co.jp/)
スキャン品質 |
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セキュリティ面 |
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サービス内容 |
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文書電子化の価格 |
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アクセア
スキャン品質 |
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セキュリティ面 |
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サービス内容 |
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文書電子化の価格 |
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シスプロデータプロ
引用元:シスプロデータプロ公式HP
(https://www.datapro-syspro.com/)
スキャン品質 |
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セキュリティ面 |
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サービス内容 |
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文書電子化の価格 |
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川又感光社
引用元:川又感光社公式HP
(http://www.k-kawamata.co.jp/business
/print/scan-service/)
スキャン品質 |
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セキュリティ面 |
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サービス内容 |
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文書電子化の価格 |
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東武デリバリー株式会社
引用元:東武デリバリー公式HP
(http://www.tobu-tdc.co.jp/
service/scan.html)
スキャン品質 |
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セキュリティ面 |
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サービス内容 |
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文書電子化の価格 |
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株式会社日本パープル
引用元:日本パープル公式HP
(https://www.mamoru-kun.com/
company/)
スキャン品質 |
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セキュリティ面 |
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サービス内容 |
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文書電子化の価格 |
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ヤマトシステム開発
引用元:ヤマトシステム開発公式HP
(https://www.nekonet.co.jp/
service/it/image_trace/image_trace)
スキャン品質 |
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セキュリティ面 |
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サービス内容 |
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文書電子化の価格 |
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※2020年3月23日現在、ヤマトシステム開発では文書の電子化サービスを休止しているようです。
文書を電子化するメリットとは?
保管スペースを削減できる(スペースセービング)
事務所の倉庫などに紙媒体で保管している文書は、紙の束やファイルを物理的に保管するスペースが必要になります。そのため、オフィスの空間を有効活用したいと考えている人にとっては、保管スペースの確保に頭を悩ませてしまう原因にもなります。
しかし、文書をPDFなどのデータへ変換することで、膨大な量の文書データであってもコンピューターやクラウドへ保管できるようになり、スペースを有効利用することが可能です。
また、紙へ印刷するためのインク代やペーパー代といったコストを削減できる他、保管庫として別の物件や倉庫などを借りている場合は家賃等の管理コストが削減できる点もメリットのひとつです。
すぐに文書を探せる(検索の効率化)
文書をPDFファイルとしてデータ化する際、目次や、しおり、OCRを付加しておけば、パソコンやWEBブラウザ、PDFリーダーなどによって即座に必要な文書や項目を検索できます。
目的の文書をスムーズに検索し、発見・活用できるようになれば、定期的に文書の保管方法や管理状況をチェックする必要がありません。日常的な業務効率も大幅に改善できるようになります。
また、日付が古い文書でも関係なく即時参照できるようになるため、今後も新しい文書がどんどんと増えていくことを考えれば非常に大きなメリットといえるでしょう。
引継ぎや社員間での情報の共有ができる(情報の継承・共有化)
紙媒体の文書を他人や別部署と共有しなければいけない場合には、必要な文書を印刷して、手渡しや郵送、あるいはFAXを送る作業が必要になります。
しかし文書をデータ化することで、メールや、ファイルで共有したり、またはクラウドへ保管したりして、特定の権限を持った者だけがアクセスしやすくなるため、自由度が高まります。加えて、文書の内容をコピー&ペーストですぐに複製できる他、電子証明と併用すれば承認や決済の手間を省略できることも重要です。
なお、文書データをパスワード保護すればセキュリティ面の利便性も向上します。
バックアップを取ることができる
文書の電子化は、はじめこそ、スキャニングしてデータ化する必要がありますが、一度でもデータ化された文書は、それ以降のバックアップや複製が簡単になります。そのため、リスク管理として複数のバックアップを作成し、保管場所を変えておくことで、災害時やトラブル時に備えた情報の保護を行うことが可能です。
また、保存する場所をオンラインストレージなどに指定すれば、インターネットへ接続できる環境があればリアルタイムでデータを確認できるため、外回り営業や出張時などにわざわざ文書を持って運ぶ必要もありません。文書の電子化を行うことで、資料を探しやすく、バックアップも取ることができるのです。
文書電子化業者を探す際に見るべきポイント
企業にとって大切に扱うべき書類を電子化してもらうなら、信頼できるサービス業者を選びたいですよね。評判の良い業者のなかから、依頼する前に押さえておきたいポイントをまとめました。
ポイント1 スキャニングの品質
- 品質
依頼から納品まで、万が一にもミスが起こると困ります。大事なのは、書類を預けてから成果物の納品までの工程を管理するシステムがあるかどうか。それが整っていれば、品質の心配はいりません。
- 技術力
文書に関する電子保存の方法を理解していることを表す資格があります。それが文書情報管理士です。この資格を持った社員は技術力が高く、品質を保証してくれると見て問題ありません。
- 設備
社員がどれだけ優秀でも、実際に文書を電子化するのは機器類です。図面スキャナやブックスキャナなど、さまざまな電子化に対応できるだけの機器を取りそろえているところを選びましょう。
- 実績
大量に文書の電子化をしなければならない時、スピーディーな対応をしてくれる業者が良いですよね。とはいえ、いくら速くても質が伴っていなければ意味がありません。ひとつの指標となるのが、スキャン実績。それが高いほど信頼性が高い会社と言え、クオリティーも保証してくれるでしょう。
ポイント2 セキュリティ面
- 資格の取得
適切に個人情報を取り扱えるところだけに付与されるプライバシーマーク(Pマーク)。そして、情報の機密性や安全性が確保されていることを示すISO27001を取得しているかどうかは良い基準になります。
- 施設管理
大切な文書を預けるので、トラブルを防ぐために社員の入退室管理ができていると安心です。また、警備会社と連携して監視カメラを設置しているかどうかも、あわせて確認しておきましょう。
- 輸送体制
文書のお預かりや製品の受け渡しを輸送で行なう際、一般の運送業者とは別で会社独自の専用便があると不安なく預けられます。
- 社員教育の徹底
社員1人ひとりに対して、文書の取り扱い方をきちんと教育しているかどうかもセキュリティ面で見ると非常に重要です。公式サイトに明記されているかチェックしておいてください。
ポイント3 サービス内容
- 提案力
「業務改善を図りたい」「キャビネットスペースをなくしたい」など、文書の電子化を依頼する理由は企業によってさまざまです。企業が抱えている悩みに対して的確な対応策を提案してくれる電子化サービス業者もあります。電子化だけでなく業務全体の見直しをしたいなら、提案力(コンサルティング力)に目を向けるのもおすすめです。
- 出張スキャニングに対応
時には社外に持ち出せない資料の電子化をお願いすることもあるでしょう。そんな時には出張対応してくれる業者もあるので、ぜひチェックしてみてください。
- e-文書法に対応
原本保存が義務づけられている帳票といった書類を「電子化して保存して良い」と容認された法律が、e-文書法です。ただ、容認されているなかにも守るべきルールがいくつかあるため、公式サイトにe-文書法に対応できると記載されている業者にお願いしましょう。
- 文書管理システムの提供
せっかく電子化するのなら、文書を管理できるシステムについても案内してくれると助かりますよね。業者によっては自社開発のシステムを提供しているところや、すでに保有している文書管理システムへの登録を代行してくれるところもあります。
ポイント4 電子化の価格
- 価格相場
- 単価以外の料金
- 見積もり時の確認事項
- 安心して任せられる業者選び
文章電子化業者の価格相場はA4サイズで白黒対応300dpiなら6円/枚前後です。サイズや解像度以外でも、原本の保管状態(劣化やファイリングなど)や紙質(質感・厚みなど)によって価格が変動しますので見積もり段階での確認が必要ですね。
単価以外にも基本料金の上乗せや依頼が可能な最低価格帯など業者によって、さまざまな提示方法があります。単価だけではなくその他条件部分をしっかりと確認する必要があります。
文章のスキャニングだけなら安価な業者が多いですが、ただ単にデータ化するだけなのか、カテゴリ分類や他の情報と連動して検索できるようにできるのかなど、どこまでが見積もり価格に含まれているのかを確認しましょう。内容によってはその後の業務の流れに大きくかかわってくる部分となります。
相場前後の価格帯で今後のデータ活用に必要なオプションが付いてくる業者を選びましょう。そして何より大切な会社のデータを信頼して渡すことができ、責任をもって預かってくれる業者を選ぶことが大切です。単価だけではない業者選びを行いましょう。
文書電子化サービスを依頼する時の注意点
文書電子化に関する法律を知る
文書の電子化に関する法律としては、そもそも1998年に施行された「電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)」があります。加えて、2005年4月に通称「e-文書法(電子文書法)」が施行され、電子帳簿保存法が一部改正されるとともに、それまで認められていた範囲の他にも様々な文書の電子保管が可能になりました。
なお「e-文書法」は、実際には2つの法律を合わせたものと考えられています。
- 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
- 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律
そのため、文書電子化に関する法律として、まずは「e-文書法/電子文書法」と「電子帳簿保存法」の2種類があると理解しておきましょう。
また、どのような文書でも必ず電子化できるというわけでなく、管轄する法律によって電子化できる文書やそうでない文書があることも重要です。特に、電子帳簿保存法の対象となる国税関係書類の電子保管については、あらかじめ税務署長などの承認を受けていなければなりません。
原本を管理する必要がある
業務上の利便性を考えれば文書の電子化が有効である一方、万一の訴訟リスクに備えて、証拠となる原本を紙媒体で残しておいた方が良い場合もあります。
そのため文書電子化においては、原本を破棄すべき場合や保管しておくべき場合など、原本の取扱いについても適正に考えることが必要です。
文書電子化サービスを依頼する時の流れ
1.申込み(問い合わせ)
まずは文書電子化サービス業者へ問い合わせて、対応可能な文書やサービスを確認した上で、見積りを依頼します。問合せや申込みについては、電話やメール、業者の公式ホームページの入力フォームなどを利用して行うことが可能です。業者の中には企業訪問を行って、より詳細な確認を提案してくれることもあるでしょう。
2.概算見積もり(ヒアリング)
具体的な依頼内容やスケジュール、電子化したい文書の内容・種類・量などが決まっているものであれば、どの程度の費用がかかるのか見積書の作成を依頼します。
この時、業者や文書の種類によっては現物確認を求められる場合もあるので、スムーズな見積作成のために原本を開示できるよう用意しておくことも大切です。
3.デモンストレーション
見積で提示された費用を確認して、コスト面でのメリットを検討すると同時に、実際のデータの仕上がりやデータ形式について確認しておくことも必要です。また、文書電子化は情報管理が極めて重要なサービスでもあるため、業者の作業環境や情報管理体制などについても、具体的に信頼性を確認しておくことが望ましいでしょう。
その他、文書管理システムも同時に依頼する場合は、自社環境を想定したデモンストレーションを依頼することもポイントです。
4.契約・納品
総合的に内容を検討して、品質と安全性やコストメリットについて納得できれば契約を行い、納品を待ちます。なお、原本に対する取扱いに関しては、契約前にしっかりと確認しておくことをおすすめします。
文書電子化できる資料とは?
文書の電子化を行える書類や資料は、その業種や業態によってさまざまなものが考えられます。
契約書
機密保持契約書や業務委託契約書、リース契約書、売買契約書などです。契約書のデジタルもできます。
カタログ・パンフレット
製品カタログや企業パンフレット、さらにはチラシや広告といったものまで、幅広くデータ化して、保管したり活用したりすることができます。
マニュアル・図面
作業マニュアルや設計図といった資料も文書電子化の対象です。
手書き帳票
手書きの申込用紙や報告書、注文書などの手書き資料を電子化することもできます。ただし、文章の判別が困難な場合、参考資料の提出が必要なこともあるでしょう。
鋼材検査証明書(ミルシート)
鋼材検査証明書や切断証明書といった各種証明書の他、納品書なども文書電子化が可能です。
裁判所類
訴訟関連書類や調査資料、クライアントから提出された紙ベースの資料などもデジタル化できます。
通関書類
輸出に必要な各種書類やインボイス、また輸入に関連した書類なども文書電子化サービスで対応してもらえます。
文書電子化を委託した後の流れ
1.文章の回収・運搬
文書電子化を行う対象の書類や資料について、委託業者へ送付しなければなりません。なお、業者によっては製本された書類やステープラなどで綴じられた原稿に対する扱いが異なるため、事前に確認しておきましょう。また、資料が大量にある場合は、配達指定業者を案内してくれることもあります。
2.文書の電子化
事前に依頼している仕様や契約に従って、提出した文書の電子化が行われます。また、電子化された文書についてはCDやDVDといった媒体へ保存してもらうことも可能です。なお、どうしても持ち出し困難な重要種類の場合、業者によっては訪問して現地スキャニングを行ってくれることもあります。ただし、現地スキャニングは対応できる範囲に限界があるため、詳細の確認が不可欠です。
3.原本の保管
電子化作業が完了した後も、万が一のリスクを想定して、原本を保管しておくことが望ましいでしょう。どの原本を保管し、また廃棄するかは、必ず事前に検討しておくことが欠かせません。なお、文書によっては、原本でなければ訴訟などで証拠採用されないケースもあるので、法的な面からも原本の取り扱いについて考えることが大切です。
4.原本の破棄・返却
原本の破棄が必要になった場合、文書電子化を依頼した業者へ破棄を依頼することもできます。文書の破棄については、シュレッダーのように細断するだけでなく専用の機械で溶かすといった場合もあります。一方、保管すべき原本については、情報管理を厳正に行った上で速やかに返却してもらいましょう。
スキャニングするだけ?
電子化に付随した業者のサービスに注目!
紙媒体を電子化する業者では、スキャニングして納品するだけでなく、電子化に付随するサービスやオプションを実施している場合もあります。こちらでは、どんなサービスがあるのかいくつかご紹介します。
依頼したい紙文書や図面の回収
多くの業者では、顧客の重要文書や図面を取り扱うのを前提に、外部委託はせずに自社の専用車で書類の回収と運搬を実施しています。なかには現金輸送車並みのセキュリティで盗難防止や秘密保持を図っている業者も。依頼する時には、ぜひチェックしてください。
スキャンニング後の紙文書(原本)の保管・廃棄
「電子化後の紙原本の処理はどうしよう」と悩む顧客のために、業者側が保管場所の確保や安全な廃棄を実施してくれるサービスorオプションのことです。保管の場合、信頼できる外部委託と自社で持つ保管庫での保存になります。
顧客から廃棄依頼がある場合は、電子化を行った業者の立ち合いのもと、機密書類が流出しないよう廃棄されるのを見届けて「廃棄証明」を発行するケースが多いようです。
スキャニング作業を対象とした文書の選別(抜き出し)
紙文書にスキャニング対象外の文書が含まれていても、担当者と協議をして、スキャニング対象のものだけを選び出して作業を行うことができます。
専門オペレーターによるデータ入力
預かる書類のデータ入力(エントリー)を、専門オペレーターが実施している業者もあります。画像データや各種台帳の作成、契約書などその他テキストデータの入力を行い、正確でクリーンなデータを生成するサービスです。
文書管理システムや文書管理ソリューションのサービス
文書管理システムは、電子化した書類を格納・管理するコンピュータ上のシステムのことです。デジタル化した書類を、会社の使い勝手の良いようにシステム化して社内ユーザーが検索・閲覧できるよう設定できます。
文書管理ソリューションの場合は、文書管理システムの運用まで代行してくれるアウトソーシングサービスです。文書電子化を行う業者の中には、文書管理のシステムを作成してくれたり、業者の持つサーバーシステムでソリューションサービスを実施したりしている会社も存在します。