信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
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原本も倉庫にて保管にて保管対応
アクセア
  • セキュリティ管理対応済の作業ルームでスキャニング
  • 大判サイズの電子化も可能
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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※文書情報管理士、Pマーク、ISO27001、e-文書法準拠、出張対応の5つの項目への対応数が多い3社を選定(2021年4月時点)

文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

文書電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較。品質は文書情報管理士がいるかどうか、セキュリティはPマークとISO27001を取得しているかどうか、サービスは出張対応、e-文書法準拠かどうかを○-で比較してみました(調査日時:2021年4月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書法準拠
ジェイ・アイ・エム
(価格/A4・1枚あたり5円~)

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社員全員
宏和
(価格/不明)

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うるるBPO
(価格/A4・1枚あたり4円~)

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営業のみ
大塚商会
(価格/A4・1枚あたり5円~)

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数名
アクセア
(価格/A4・1枚あたり7円~)

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数名
シスプロデータプロ
(価格/A4・1枚あたり4.7円~)

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川又感光社
(価格/A3サイズ以下80円)

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ジェイ・アイ・エム

価格/A4・1枚あたり5円~

品質 文書情報管理士
社員全員
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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宏和

価格/不明

品質 文書情報管理士
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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うるるBPO

価格/A4・1枚あたり4円~

品質 文書情報管理士
営業のみ
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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大塚商会

価格/A4・1枚あたり5円~

品質 文書情報管理士
数名
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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アクセア

価格/A4・1枚あたり7円~

品質 文書情報管理士
数名
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書法準拠

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シスプロデータプロ

価格/A4・1枚あたり4.7円~

品質 文書情報管理士
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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川又感光社

価格/ A3以下1枚あたり80円

品質 文書情報管理士
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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文書電子化サービス業者の特徴を総まとめ

上記で比較した文書電子化業者の特徴やスキャン価格などをまとめています。

ジェイ・アイ・エム

ジェイ・アイ・エム公式HP
引用元:ジェイ・アイ・エム公式HP
(https://www.jim.co.jp/)

膨大な資料のスピーディーな処理が得意
毎月スキャン最大100万枚と業界屈指

価格:A4・1枚あたり5円~

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スキャン品質
  • 創業50年で培ったノウハウで、スキャニング実績は毎月最大100万枚に上る
  • 文書をお預かりしてから成果物の納品までの工程管理をしっかり行なっている
  • ジェイ・アイ・エムの社員は全員、文書情報管理士の資格保有者で、企業のコンサルティングが可能
  • 図面スキャナやブックスキャナなどがあり、機器類が充実
セキュリティ面
  • PマークとISO27001の両方を取得している
  • 社員のIC・IDカードで各所の入退室を把握でき、警備会社と連携して監視用カメラで入退出管理をしている
  • 資料の受け取りや製品の納品は社員が対応する専用便で行なっている
  • 社員に対しての意識教育を徹底している
サービス内容
  • 出張によるスキャニングにも難なく対応
  • e-文書法の対応ができるうえに、外部セミナーで講師をしている専門家も在籍
  • 自社で開発した文書管理システム「i-Search Web(アイサーチウェブ)」を提供している
文書電子化の価格

価格はA4・1枚あたりライトコース10円・スタンダードコースで15円・契約書電子化コースで40円です。また、図面の電子化の場合はA2サイズ150円~となっています。

文書電子化のサービスを利用するためには基本料(30,000円)が必要です。

100枚の文書電子化を行う場合は

  • ライトコース10円×100枚+30,000円=31,000円
  • スタンダードコース15円×100枚+30,000円=31,500円
  • 契約書電子化コース40円×100枚+30,000円=34,000円
  • 図面の電子化(A2サイズ・モノクロの場合)150円×100枚+30,000円=45,000円

また、すべてのコースで紙の状態(劣化・紙質・ファイリング状態など)による追加料金や資料の受け渡しのための別途費用が発生します。書類の状態により、価格は変化するようです。

また、文書の電子データ化だけでなく、図面の電子化も受け付けているのが魅力のひとつ。さまざまな種類の書類をまとめて電子化できるでしょう。

うるるBPO

うるるBPO公式HP
引用元:うるるBPO公式HP
(https://www.uluru-bpo.jp/)

平成26年の創立ながら実績は豊富
ノウハウを駆使しBPO導入をサポート

価格:A4・1枚あたり4円~

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スキャン品質
  • 営業担当者は文書情報管理士の資格を持っている
  • 業務用スキャナと大型スキャナを保有している
セキュリティ面
  • PマークとISO27001の両方を取得している
サービス内容
  • 文書を電子化することで保全性や検索性の向上など、業務効率化に関する提案をしている
  • 機密性が高い文書の電子化を希望する際は、特別に出張サービスを行なっている
  • e-文書法に対応していて、文書情報管理士から安全な電子化プランを提案してもらえる
文書電子化の価格

価格はA4・1枚あたりADF(自動読取装置使用)対応で4円~・フラットベッド(手置き)15円~です。

受注承り最低価格(単価×枚数)は70,000円(税別)からとなります。100枚の文書電子化を行う場合は

  • ADF(自動読取装置使用)対応4円×100枚=400円*最低価格70,000円適用
  • フラットベッド(手置き)15円×100枚=1,500円*最低価格70,000円適用

ADFを使用する場合は別途、裁断費用100円/冊が必要となります。A4サイズ以外の対応、解像度、カラー対応により価格が変動します。また、お預かりする原本の状態によってはADFが使用不可と判断する可能性があるので注意が必要です。依頼数によって最大20%割引が適用となります。

アクセア

アクセア公式HP
引用元:アクセア公式HP
(http://www.accea.co.jp/)

文書の電子化に加えコピー・出力など
幅広いサービスを展開

価格:A4・1枚あたり7円~

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スキャン品質
  • ブックタイプならA3サイズまでだが、図面サイズも対応できることから、スキャナ機器の充実さがうかがえる
セキュリティ面
  • PマークとISO27001の両方を取得している
  • 各店舗ともICカードを持つ社員の入退出ログが記録でき、作業風景も24時間体制で録画されている
サービス内容
  • 社外に持ち出せない書類の電子化は、出張サービスで対応可能
文書電子化の価格
  • 価格A4・1枚片面あたり9円~(税別)です。別途基本料金1,000円が発生します。1枚からの依頼が可能ですが、発注数が1,000枚以上・10,000枚以上のまとめ発注で少し価格が安くなります。解像度やカラー、原稿サイズによっても価格は変わるため直接店舗への確認をおすすめします。
  • スキャンデータの保存形式はPDF・JPG・TIFから選ぶことができ、どれを選んでも価格に影響はありません。また、原紙・原本の状態によって必要となる手置きスキャニングやファイル名作成、ホッチキス外しやホッチキス留め、付箋外し・戻しなど付加サービスはすべて別途費用が必要です。
  • 納品については別途送料・梱包費用がかかるので、公式ホームページや直接の問い合わせで事前に確認しておきましょう。

株式会社日本パープル

日本パープル公式HP
引用元:日本パープル公式HP
(https://www.mamoru-kun.com/
company/)

機密抹消処理が得意!
官公から法人まで顧客信頼度が高い企業

価格:A4・1枚あたり記載なし

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スキャン品質
  • スキャニングの解像度やカラー、OCRなど、顧客の要望に応える機材をそろえている
セキュリティ面
  • 「プライバシーマーク」と「ISMS ISO27001」を取得
  • 施錠ができる専用ツールを使用して搬送。現金輸送車と同レベルの完全密封車で運搬する
  • 保管を希望の場合は、ハザードマップで震度5強以下予想の立地にある最新セキュリティシステム下で管理できる
サービス内容
  • DVD-R・CD-R・ハードディスクなど希望の電子媒体で納品
  • 回収から文書電子化、サーバーによる一括文書管理サービスの利用、保管、廃棄(機密抹消処理)までワンストップでオペレーションできる
文書電子化の価格
  • 公式HP上に価格に関する記載はありませんでしたが、専用の見積もりフォームがあります。公式HPにある見積もりフォームに「サイズ・数量」「書類の状態」「作業仕様」「PDFファイル名」「データ納品方法」の5項目を入力するだけで見積もりを取得できます。電話やメールでのサポート対応もあるのが特徴。スキャニングしたデータは「文書管理システムへのアップロード」「CD-R・DVD-R」「ハードディスク」など希望の形態で納品することが可能ですのでご確認ください。
  • 文書のスキャニングだけでなく、お客様の要望に応じて原本の「返却」「抹消廃棄」を行います。抹消廃棄を行う際はスキャニング後すぐに行うこともできますし、万全のセキュリティ保管庫で一定期間保管し保管契約期間が切れた時点でお客様の承認を得て抹消処理するという保管サービスもあります。

宏和

宏和公式HP
引用元:宏和公式HP
(http://scanning.jp/)

創業53年を迎えた老舗
企業ごとに最適なスキャンプランを提供

価格:公式サイトに記載なし

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スキャン品質
  • A4サイズの会議資料なら、1社との契約にあたり1ヶ月で2万枚の対応した実績あり
  • A0サイズや図面をスキャニングできる設備あり
セキュリティ面
  • Pマークを取得している
  • スキャニングやデータ入力などは、入退室を管理しているセキュリティルーム内で作業している
  • 書類やデータの受け渡しは自社の社員による専用便で行なっている
サービス内容
  • 400社以上(参照元:宏和 https://scanning.jp/ 2021年6月時点)の企業の電子化に対応したノウハウを活かし、最適な電子化の提案をしてくれる
  • 企業に出向いてスキャニングする出張サービスを実施している
  • 電子化した書類を、企業が保有している文書管理システムに登録するサポートを行なっている
文書電子化の価格
  • 公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。

ヤマトシステム開発

ヤマトシステム開発公式HP
引用元:ヤマトシステム開発公式HP
(https://www.nekonet.co.jp/
service/it/image_trace/image_trace)

時代の一歩先ゆくサービスを追求

価格:A4・1枚あたり記載なし

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スキャン品質
  • A3サイズ以下の文書に対応できる
セキュリティ面
  • プライバシーマークを取得している
  • セキュリティカードによる入退室の管理、監視カメラによる徹底管理がされている
サービス内容
  • 少量文書のスキャンニングにも応じている
  • フォルダ仕分け やOCR処理もオプションで行っている
  • 原本の保管や廃棄もワンストップで請け負っている
  • オプションで、ヤマトシステムが開発したインターネットデータセンター(IDC)で電子化データを管理することも可能
  • 東京・名古屋・大阪以外にも全国各地に営業所がある
文書電子化の価格
  • 公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。

※2020年3月23日現在、ヤマトシステム開発では文書の電子化サービスを休止しているようです。

パナソニック文章電子化・管理ソリューション

パナソニック文章電子化・管理ソリューション公式HP
引用元:パナソニック文章電子化・管理ソリューション公式HP
(https://www.panasonic.com/jp/business/its/document.html)

クライアントの課題を把握し、
最適なソリューションを提案する

価格:A4・1枚あたり要問い合わせ

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スキャン品質
  • 紙の文書をシステムに登録する際には、パナソニックの高精度OCRエンジンで文字認識(OCR処理)したデータを、画像データとテキストデータに分別した上でシステムに登録する
セキュリティ面
  • 電子化したファイルへのアクセス制限により、セキュアな管理が可能に
  • 重要な文書についてはセキュリティを強化する
サービス内容
  • クライアントの抱える課題やニーズなどに応じて、最適なソリューションを提案
  • 「Global Doc」と「Cross Lead」の2種類の製品を用意。どのように文書電子化・管理をすると良いのか適切なアドバイスを行う
  • 「何から始めたらわからないからアドバイスが欲しい」といった内容から、「文書の電子化から文書管理のシステム構築までお任せしたい」といった相談にも対応する
文書電子化の価格

公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。

川又感光社

川又感光社公式HP
引用元:川又感光社公式HP
(http://www.k-kawamata.co.jp/business
/print/scan-service/)

大判製本図面のスキャンならお任せ!

価格:A3以下・1枚あたり80円

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スキャン品質
  • さまざまな書類やサイズに対応したスキャナ機器がそろっている
  • 大型・大判製本に特化したスキャナーを導入した美しい仕上がり
セキュリティ面
  • 関東複写センター協同組合によるプライバシーポジションの認定を取得
サービス内容
  • 50年以上の経験と実績があり、最適な電子化プランを提案できる
  • 大量文章がある場合は、スキャナを持ち込む出張サービスあり
  • 顧客のニーズに応えて、 JPEG・カラーTIFF・モノクロTIFF・PDF・BMPなどの保存形式を自由に作成可能
文書電子化の価格
  • 公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。

大塚商会

大塚商会公式HP
引用元:大塚商会公式HP
(https://www.otsuka-shokai.co.jp/)

安心・安全・スピーディーがモットー
メディア露出も多い有名企業

価格:A4・1枚あたり5円~

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スキャン品質
  • さまざまな書類やサイズに対応していることから、スキャナ機器の充実さがうかがえる
セキュリティ面
  • Pマークを取得している
サービス内容
  • 多数の企業と取り引きした実績があり、これまで培ったノウハウをもとに最適な電子化プランを提案できる
  • スキャナを持ち込んで対応する出張サービスあり
  • e-文書法に対応しているだけでなく、導入コンサルティングも実施している
  • 簡単に検索ができる文書管理ソフト「ViaDoc(バイアドック)」の導入を提案している
文書電子化の価格
  • 価格/A4・1枚あたり5円~です。
    電子化サービスを利用するためには合計金額40,000円(税別)以上から依頼できます。100枚の文書電子化を、機械に読み取らせ、モノクロでのスキャンを行う場合、シミュレーションでは、合計金額40,000円に満たないため、大塚商会に直接お問い合わせすることをおすすめします。
  • また、原本・原紙の状態やサイズ、ファイル名の設定など条件により価格変動があるため注意が必要です。詳細は公式ホームページの見積もりシミュレーションがあります。自社の文書電子化の際直接のお問い合わせでご確認ください。

東武デリバリー株式会社

東武デリバリー公式HP
引用元:東武デリバリー公式HP
(http://www.tobu-tdc.co.jp/
service/scan.html)

ワンストップで依頼できる
セキュリティ意識の高い電子化業者

価格:A4・1枚あたり記載なし

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スキャン品質
  • 大判図面に対応したスキャナーを保有。一般書類サイズからA1サイズまでカラースキャニングも可能
  • 製本した状態でスキャンニングができるので、オリジナルの品質を損なわない
セキュリティ面
  • 「プライバシーマーク」と「ISO/IEC27001」の両方を取得している倉庫で文書管理をしている
  • GPSと車載カメラを搭載した専用特装車両で、書類・文書類を安全に搬送してくれる
  • オリジナル書類の保管を依頼する場合、空調機自動制御システムと耐震・耐火建築を有する保管庫を利用
  • 保管庫はICカードシステムや高性能監視カメラ装置による24時間監視システムで管理されている
サービス内容
  • 顧客のニーズに応じた検索キーコードの入力、媒体の納品を実施
  • 書類の運搬・スキャニングして電子化・オリジナル文書の保管・廃棄までワンストップで対応できる
文書電子化の価格
  • 公式ホームページに記載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。

文書を電子化するメリットとは?

保管スペースを削減できる(スペースセービング)

事務所の倉庫などに紙媒体で保管している文書は、紙の束やファイルを物理的に保管するスペースが必要になります。そのため、オフィスの空間を有効活用したいと考えている人にとっては、保管スペースの確保に頭を悩ませてしまう原因にもなります。

しかし、文書をPDFなどのデータへ変換することで、膨大な量の文書データであってもコンピューターやクラウドへ保管できるようになり、スペースを有効利用することが可能です。

また、紙へ印刷するためのインク代やペーパー代といったコストを削減できる他、保管庫として別の物件や倉庫などを借りている場合は家賃等の管理コストが削減できる点もメリットのひとつです。

すぐに文書を探せる(検索の効率化)

文書をPDFファイルとしてデータ化する際、目次や、しおり、OCRを付加しておけば、パソコンやWEBブラウザ、PDFリーダーなどによって即座に必要な文書や項目を検索できます。

目的の文書をスムーズに検索し、発見・活用できるようになれば、定期的に文書の保管方法や管理状況をチェックする必要がありません。日常的な業務効率も大幅に改善できるようになります。

また、日付が古い文書でも関係なく即時参照できるようになるため、今後も新しい文書がどんどんと増えていくことを考えれば非常に大きなメリットといえるでしょう。

引継ぎや社員間での情報の共有ができる(情報の継承・共有化)

紙媒体の文書を他人や別部署と共有しなければいけない場合には、必要な文書を印刷して、手渡しや郵送、あるいはFAXを送る作業が必要になります。

しかし文書をデータ化することで、メールや、ファイルで共有したり、またはクラウドへ保管したりして、特定の権限を持った者だけがアクセスしやすくなるため、自由度が高まります。加えて、文書の内容をコピー&ペーストですぐに複製できる他、電子証明と併用すれば承認や決済の手間を省略できることも重要です。

なお、文書データをパスワード保護すればセキュリティ面の利便性も向上します。

バックアップを取ることができる

文書の電子化は、はじめこそ、スキャニングしてデータ化する必要がありますが、一度でもデータ化された文書は、それ以降のバックアップや複製が簡単になります。そのため、リスク管理として複数のバックアップを作成し、保管場所を変えておくことで、災害時やトラブル時に備えた情報の保護を行うことが可能です。

また、保存する場所をオンラインストレージなどに指定すれば、インターネットへ接続できる環境があればリアルタイムでデータを確認できるため、外回り営業や出張時などにわざわざ文書を持って運ぶ必要もありません。文書の電子化を行うことで、資料を探しやすく、バックアップも取ることができるのです。

セキュリティが強化される

電子化した文書は、限られた人しか閲覧できないようにすることが可能です。パスワード設定やアクセス制限を設けて、セキュリティを強化することができます。

電子化した文書に比べて、紙媒体は持ち運びできるので、紛失や盗難が発生する恐れも。それに対して電子化した文書はデータなので、持ち運びによってなくなる心配をする必要がありません。

機密文書の場合は、コピーや印刷、メールへの添付などの持ち出し操作に制限をかけて、内部からの情報漏洩を防ぐこともできます。

管理・保管コストが大幅ダウン

紙の文書を管理するのにかかるコストは、大きく「備品代」「人件費」「保管料」の3つに分けられます。

文書を電子化することで、これらのコストの大幅な削減が期待できます。

リモートワークとの相性

昨今、多くの企業がリモートワークを導入していますが、稟議や決済において紙の書類を用いる場合、印鑑をもらうだけのために出社を余儀なくされるといった問題があります。

電子署名を導入することでこういった非効率な業務を解消できることから、文書の電子化はリモートワークとの相性が特によいといえます。

文書電子化業者を探す際に見るべきポイント

企業にとって大切に扱うべき書類を電子化してもらうなら、信頼できるサービス業者を選びたいですよね。評判の良い業者のなかから、依頼する前に押さえておきたいポイントをまとめました。

ポイント1 スキャニングの品質

依頼から納品まで、万が一にもミスが起こると困ります。大事なのは、書類を預けてから成果物の納品までの工程を管理するシステムがあるかどうか。それが整っていれば、品質の心配はいりません。

文書に関する電子保存の方法を理解していることを表す資格があります。それが文書情報管理士です。この資格を持った社員は技術力が高く、品質を保証してくれると見て問題ありません。

社員がどれだけ優秀でも、実際に文書を電子化するのは機器類です。図面スキャナやブックスキャナなど、さまざまな電子化に対応できるだけの機器を取りそろえているところを選びましょう。

大量に文書の電子化をしなければならない時、スピーディーな対応をしてくれる業者が良いですよね。とはいえ、いくら速くても質が伴っていなければ意味がありません。ひとつの指標となるのが、スキャン実績。それが高いほど信頼性が高い会社と言え、クオリティーも保証してくれるでしょう。

ポイント2 セキュリティ面

適切に個人情報を取り扱えるところだけに付与されるプライバシーマーク(Pマーク)。そして、情報の機密性や安全性が確保されていることを示すISO27001を取得しているかどうかは良い基準になります。

大切な文書を預けるので、トラブルを防ぐために社員の入退室管理ができていると安心です。また、警備会社と連携して監視カメラを設置しているかどうかも、あわせて確認しておきましょう。

文書のお預かりや製品の受け渡しを輸送で行なう際、一般の運送業者とは別で会社独自の専用便があると不安なく預けられます。

社員1人ひとりに対して、文書の取り扱い方をきちんと教育しているかどうかもセキュリティ面で見ると非常に重要です。公式サイトに明記されているかチェックしておいてください。

ポイント3 サービス内容

「業務改善を図りたい」「キャビネットスペースをなくしたい」など、文書の電子化を依頼する理由は企業によってさまざまです。企業が抱えている悩みに対して的確な対応策を提案してくれる電子化サービス業者もあります。電子化だけでなく業務全体の見直しをしたいなら、提案力(コンサルティング力)に目を向けるのもおすすめです。

時には社外に持ち出せない資料の電子化をお願いすることもあるでしょう。そんな時には出張対応してくれる業者もあるので、ぜひチェックしてみてください。

原本保存が義務づけられている帳票といった書類を「電子化して保存して良い」と容認された法律が、e-文書法です。ただ、容認されているなかにも守るべきルールがいくつかあるため、公式サイトにe-文書法に対応できると記載されている業者にお願いしましょう。

せっかく電子化するのなら、文書を管理できるシステムについても案内してくれると助かりますよね。業者によっては自社開発のシステムを提供しているところや、すでに保有している文書管理システムへの登録を代行してくれるところもあります。

ポイント4 電子化の価格

文書電子化サービスを依頼する時の注意点

文書電子化に関する法律を知る

文書の電子化に関する法律としては、そもそも1998年に施行された「電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)」があります。加えて、2005年4月に通称「e-文書法(電子文書法)」が施行され、電子帳簿保存法が一部改正されるとともに、それまで認められていた範囲の他にも様々な文書の電子保管が可能になりました。

なお「e-文書法」は、実際には2つの法律を合わせたものと考えられています。

そのため、文書電子化に関する法律として、まずは「e-文書法/電子文書法」と「電子帳簿保存法」の2種類があると理解しておきましょう。

また、どのような文書でも必ず電子化できるというわけでなく、管轄する法律によって電子化できる文書やそうでない文書があることも重要です。特に、電子帳簿保存法の対象となる国税関係書類の電子保管については、あらかじめ税務署長などの承認を受けていなければなりません。

原本を管理する必要がある

業務上の利便性を考えれば文書の電子化が有効である一方、万一の訴訟リスクに備えて、証拠となる原本を紙媒体で残しておいた方が良い場合もあります。

そのため文書電子化においては、原本を破棄すべき場合や保管しておくべき場合など、原本の取扱いについても適正に考えることが必要です。

文書電子化サービスを依頼する時の流れ

1.申込み(問い合わせ)

まずは文書電子化サービス業者へ問い合わせて、対応可能な文書やサービスを確認した上で、見積りを依頼します。問合せや申込みについては、電話やメール、業者の公式ホームページの入力フォームなどを利用して行うことが可能です。業者の中には企業訪問を行って、より詳細な確認を提案してくれることもあるでしょう。

2.概算見積もり(ヒアリング)

具体的な依頼内容やスケジュール、電子化したい文書の内容・種類・量などが決まっているものであれば、どの程度の費用がかかるのか見積書の作成を依頼します。

この時、業者や文書の種類によっては現物確認を求められる場合もあるので、スムーズな見積作成のために原本を開示できるよう用意しておくことも大切です。

3.デモンストレーション

見積で提示された費用を確認して、コスト面でのメリットを検討すると同時に、実際のデータの仕上がりやデータ形式について確認しておくことも必要です。また、文書電子化は情報管理が極めて重要なサービスでもあるため、業者の作業環境や情報管理体制などについても、具体的に信頼性を確認しておくことが望ましいでしょう。

その他、文書管理システムも同時に依頼する場合は、自社環境を想定したデモンストレーションを依頼することもポイントです。

4.契約・納品

総合的に内容を検討して、品質と安全性やコストメリットについて納得できれば契約を行い、納品を待ちます。なお、原本に対する取扱いに関しては、契約前にしっかりと確認しておくことをおすすめします。

文書電子化できる資料とは?

文書の電子化を行える書類や資料は、その業種や業態によってさまざまなものが考えられます。

契約書

機密保持契約書や業務委託契約書、リース契約書、売買契約書などです。契約書のデジタルもできます。

カタログ・パンフレット

製品カタログや企業パンフレット、さらにはチラシや広告といったものまで、幅広くデータ化して、保管したり活用したりすることができます。

マニュアル・図面

作業マニュアルや設計図といった資料も文書電子化の対象です。

手書き帳票

手書きの申込用紙や報告書、注文書などの手書き資料を電子化することもできます。ただし、文章の判別が困難な場合、参考資料の提出が必要なこともあるでしょう。

鋼材検査証明書(ミルシート)

鋼材検査証明書や切断証明書といった各種証明書の他、納品書なども文書電子化が可能です。

裁判所類

訴訟関連書類や調査資料、クライアントから提出された紙ベースの資料などもデジタル化できます。

通関書類

輸出に必要な各種書類やインボイス、また輸入に関連した書類なども文書電子化サービスで対応してもらえます。

総務経理

総務や経理では、業務契約書、賃貸借契約書、領収書、請求書、納品書など、数多くの書類を取り扱います。

書類の中には、法律で保存期間が定められているものがあり、総務の書類は2~5年、経理の場合には7年保管しなければいけません。

紙で保管する場合では場所を取りますし、書類ごとの分類に手間と時間がかります。しかし、電子化をすることにより、保管するスペースも不要になり、どの書類もパソコンさえあれば、その場で確認できるようになります。

人事労務

雇用契約書、履歴書、タイムシート、年末調整書類など、個人情報を取り扱う機会が多いのが、人事労務です。

このような個人情報の取り扱いで、注意しなければならないのは、個人情報の漏えいですが、書類を電子化することで、そのリスクを軽減できます。

顧客情報

申込書や契約書、診断書、アンケートなども情報漏えいに注意しなければなりません。

特に契約書や診断書は機密情報であるため、これらが漏えいしたら大変なことになりますが、すべての書類を電子化することで、そのリスクを軽減できます。

製造開発

製造開発部門では、設計図や建築図面などの情報を取り扱いますが、これらを紙で保存すると場所を取るだけでなく、劣化の問題が否めません。

文書化を行うことで、保管場所や劣化の問題を解決できるのです。

文書電子化を委託した後の流れ

1.文章の回収・運搬

文書電子化を行う対象の書類や資料について、委託業者へ送付しなければなりません。なお、業者によっては製本された書類やステープラなどで綴じられた原稿に対する扱いが異なるため、事前に確認しておきましょう。また、資料が大量にある場合は、配達指定業者を案内してくれることもあります。

2.文書の電子化

事前に依頼している仕様や契約に従って、提出した文書の電子化が行われます。また、電子化された文書についてはCDやDVDといった媒体へ保存してもらうことも可能です。なお、どうしても持ち出し困難な重要種類の場合、業者によっては訪問して現地スキャニングを行ってくれることもあります。ただし、現地スキャニングは対応できる範囲に限界があるため、詳細の確認が不可欠です。

3.原本の保管

電子化作業が完了した後も、万が一のリスクを想定して、原本を保管しておくことが望ましいでしょう。どの原本を保管し、また廃棄するかは、必ず事前に検討しておくことが欠かせません。なお、文書によっては、原本でなければ訴訟などで証拠採用されないケースもあるので、法的な面からも原本の取り扱いについて考えることが大切です。

4.原本の破棄・返却

原本の破棄が必要になった場合、文書電子化を依頼した業者へ破棄を依頼することもできます。文書の破棄については、シュレッダーのように細断するだけでなく専用の機械で溶かすといった場合もあります。一方、保管すべき原本については、情報管理を厳正に行った上で速やかに返却してもらいましょう。

スキャニングするだけ?
電子化に付随した業者のサービスに注目!

紙媒体を電子化する業者では、スキャニングして納品するだけでなく、電子化に付随するサービスやオプションを実施している場合もあります。こちらでは、どんなサービスがあるのかいくつかご紹介します。

依頼したい紙文書や図面の回収

多くの業者では、顧客の重要文書や図面を取り扱うのを前提に、外部委託はせずに自社の専用車で書類の回収と運搬を実施しています。なかには現金輸送車並みのセキュリティで盗難防止や秘密保持を図っている業者も。依頼する時には、ぜひチェックしてください。

スキャンニング後の紙文書(原本)の保管・廃棄

「電子化後の紙原本の処理はどうしよう」と悩む顧客のために、業者側が保管場所の確保や安全な廃棄を実施してくれるサービスorオプションのことです。保管の場合、信頼できる外部委託と自社で持つ保管庫での保存になります。

顧客から廃棄依頼がある場合は、電子化を行った業者の立ち合いのもと、機密書類が流出しないよう廃棄されるのを見届けて「廃棄証明」を発行するケースが多いようです。

スキャニング作業を対象とした文書の選別(抜き出し)

紙文書にスキャニング対象外の文書が含まれていても、担当者と協議をして、スキャニング対象のものだけを選び出して作業を行うことができます。

専門オペレーターによるデータ入力

預かる書類のデータ入力(エントリー)を、専門オペレーターが実施している業者もあります。画像データや各種台帳の作成、契約書などその他テキストデータの入力を行い、正確でクリーンなデータを生成するサービスです。

文書管理システムや文書管理ソリューションのサービス

文書管理システムは、電子化した書類を格納・管理するコンピュータ上のシステムのことです。デジタル化した書類を、会社の使い勝手の良いようにシステム化して社内ユーザーが検索・閲覧できるよう設定できます。

文書管理ソリューションの場合は、文書管理システムの運用まで代行してくれるアウトソーシングサービスです。文書電子化を行う業者の中には、文書管理のシステムを作成してくれたり、業者の持つサーバーシステムでソリューションサービスを実施したりしている会社も存在します。

文書電子化の導入事例

金融業の事例

都市銀行で文書電子化を取り入れた事例では、文書の電子化前、個人情報漏洩のリスクや約200万件もの大量な申込書を各支店で保管するなどの課題を抱えていました。また変更や解約時の申込書を探す業務が非効率と言った問題もあり、余計な労働時間を割く必要も。そこで文書電子化を図ることで、紙原本を廃棄することができ、業務の効率化アップに繋がっています。

ほかにも大手保険会社では作業人件費が40%削減できるなど、さまざまなコストダウンにつながった事例も数多くあるようです。

参照元:ジェイ・アイ・エム公式HP(https://www.jim.co.jp/solution/case/e_bunsyo.html)

流通業の事例

流通業の中にも文書の電子化を行った事例は多くあります。たとえばトレーニング機器の運搬を行っている会社では、文書電子化を図ることで運搬スケジュールの効率化だけでなくメンテナンス業務に至るまでトータルサポートを実現。短時間で計画通りに作業が進められる、搬入後のスケジュールも予定通り行えるなどの多くのメリットをもたらしてくれます。

流通業ならではの大量の顧客情報や運搬情報などを管理する必要があるため、業務を電子化することは業務を行う上で必要不可欠です。

参照元:東武デリバリー公式HP(http://www.tobu-tdc.co.jp/service/casestudies03.html)

税理・会計事務所の事例

税理・会計事務所では、顧客の重要な情報を管理しなければなりません。そのためセキュリティー面もしっかり管理できる業者に依頼することが大切でしょう。

たとえば全国的な業務展開している税務を担う会社では、資料を保管するスペースの確保が困難になり、2012年頃より電子化に取り組みました。しかし自社だけで電子化を行うには業務負担が多くなってしまい、外注委託を考えるように。4社に見積もりを依頼し、その中で熱意を感じた1社に決めました。スペースの確保が不必要になっただけでなく、資料の一元化も実現。さらにPDF化を行うことで過年度の資料整理が簡略化、資料を探す時間も大幅な短縮ができるように。外注委託することで、自社で行うよりも大きなメリットを得られるでしょう。

機密文書の事例

ケース1:納税の受付や管理がスムーズに

機密文書は管理するうえで専門的なノウハウが必要になり、さらに確実な管理は必須です。もし漏えいすれば信用を失うだけでなく、損害が発生することも。そのため機密文書の電子化はPマークを取得していることをはじめ、実績のある業者への依頼が必要です。

とある市では、ふるさと納税を利用する人が急増したことによって数多くの課題が発生していました。しかし電子文書化することで、ワンストップ特例申請の受付や、通知の発送などに対し迅速かつ確実な対応が実現。さらに中核業務となる「返礼品への振り返りやブラッシュアップ」、「地域産業の振興と観光スポットの宣伝ツールとしてさらなるアイデア出し」などの業務に力を注ぐことができました。

参照元:ジェイ・アイ・エム公式HP (https://www.jim.co.jp/solution/case/case_201809_01.html)

ケース2:情報漏洩のリスク対策のために導入

機密文書を電子化することで、紙媒体よりも簡単に管理できるようになります。そして、機密文書で忘れてはいけないのが、セキュリティについてです。

たとえば、ある市役所では、情報セキュリティを強化して、個人情報を厳重に管理する環境づくりに取り組んでいます。ネットワークを業務系とインターネット系へ分離することで、情報流出のリスクを軽減。ほかにも、担当者だけが印刷物を受け取れる仕組みや認証システムとICカードによる二要素認証システムを導入しています。

参照元:大塚商会 (https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/city-muroran.html)

メーカー・工場の事例

メーカー・工場は、顧客数や商品数が多いほど管理に多くの時間を割かなければいけません。電子化を導入して効率化を図ることで、管理時間の大幅な削減につながります。さらに、業者のサービスを併用すれば、業務の効率化も期待できます。

とある海外メーカーの正規代理店を務めている会社では、販売台数が増加するにつれて、お客様の情報登録が追い付かなくなってきました。その状態を改善するために、オペレーターによるデータ入力サービスを利用。毎月届くハガキの情報を顧客データに直接入力してもらう流れにすることによって、入力業務に時間を割く必要がなくなりました。

参照元:うるるBPO (https://www.uluru-bpo.jp/voice/company08)

名刺の事例

名刺の枚数が増えてくるに従って大変になってくるのが管理です。名刺をスキャニングして電子化することで、いざというときにすぐに必要な名刺を探せるのに加えて、社内での情報共有もできます。

事例では、コンサルティングサービスを行う会社が数千件の名刺をデータ化するものがありました。数千件の名刺となると社内での入力は不可能ということで、名刺の電子化を業者に依頼。2週間ほどの納期で名刺の電子化に成功しました。

参照元:うるるBPO (https://www.uluru-bpo.jp/voice/company21)

図面の事例

図面の管理は電子化することで、業務の効率がアップします。紙媒体と比べると、保管で場所を使う必要がなく、スムーズに探している図面を見つけ出すことができます。データなので、管理部署とやり取りして取り寄せるような手間なく図面を確認できる点もメリットと言えるでしょう。

建築のコンサルティングを手掛ける企業の事例では、図面の電子化として3Dレーザースキャナーを導入。データが画像のような状態で記録されていて、測量の効率化や現場調査の見落とし防止、社内の情報共有につながっています。

参照元:大塚商会 (https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/ej-hds-dx.html)

通信業の事例

放送事業やインターネット事業など、通信業は多岐に渡りますが、それぞれに共通して必要なのが、社内での情報共有です。

それぞれの情報を紙で共有すると、紙にかかるコストや、セキュリティ面においても不安が残ります。すべての情報をスキャンして電子化しておけば、情報を不安なく保管・共有できるのです。

化粧品メーカーの事例

化粧品といえば紙のリーフレットやパンフレット…というのはひと昔前の話で、インターネットが普及している現在では、化粧品メーカーごとのHPで商品宣伝をする方法が主流です。

つまり、商品情報を電子化して、営業・販売活動を行うということですね。 また、販売部門と製造活溌部門も電子化でつながることができますので、各部署同士の情報伝達もスムーズに行えるでしょう。

オフィス移転の事例

オフィスの移転時に社内を整理すると、古い書類や行方不明になっていた書類が見つかることがあります。

これらが起こるいちばんの原因は、書類を紙で保管していたという点にありますが、初めから書類を電子化しておけば、このようなトラブルを回避できます。

紙の書類が減ることで、移転先のオフィススペースの有効活用にも役立つでしょう。

サテライトオフィスの事例

サテライトオフィスで電子文書化を行うメリットとして、すべての情報をもれなく本社と共有できるのがメリットのひとつ。電子化した文章は、リアルタイムで共有できるので、紙の書類になった時のわずらわしさからも解放されることでしょう。

また、サテライトオフィスにはスペースに限りがあることも。もし、紙の書類が大量にある場合、限られたスペースを紙の書類が占有してしまうことも、悩みのひとつになります。文書電子化を行えば、心配もなくなりますので、まさに一石二鳥の対策だといえるでしょう。

文書電子化サービス業者

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