文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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通信業の事例

通信業における文書電子化の事例について調査したので、ぜひご覧ください。

稟議書の意思決定が早くなり相乗効果も得られた

D社(業種:通信業 本社:不明 企業規模:大手)

稟議書の意思決定の迅速化を図るため、社内で稟議書の電子化を推進してきました。しかし、添付資料には紙を多く使用しており、どうしても電子化できない部分が…。そういった課題を解決するために、社内全体で電子化システムを導入。部署単位でイメージスキャナを設置し、電子化したファイルは共有フォルダに保存しました。

得られたメリット

参照元:経済産業省ウェブサイト/[導入編]電子化の導入事例(経済産業省)(http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/dounyu3.html#p09)

文書/書類電子化5業者の
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書類を整理整頓することでコスト削減に成功した

A社(業種:電気通信事業 本社:不明 企業規模:中堅)

オフィス全体の書類をすべて室内保管していましたが保管スペースが手狭に。さらに書類が慢性的に散在している状態でした。そんな中オフィスを移転することになり、大量にある書類をどうするかが課題に。電子化することにより、引っ越し準備の手間も省け、移転先のスペースを確保できるメリットがあったため導入を決めました。

得られたメリット

プリンターの稼働率を減らすことでランニングコストを節約できた

B社(業種:通信 本社:東京 企業規模:大手)

事業の急成長に伴い従業員が増加しました。社員が毎月のように増えていく中で、オフィス内の設備も増設。必要になったときに設置したため、サイズもメーカーも違うプリンターがオフィス内に十数台ある事態になってしまいました。レイアウトを考慮しなかったため、特定のプリンターにだけ出力が集中し、待ち時間や紙詰まりなどのトラブルが増加。通信業らしくすべてを電子化することで業務効率を図るため、文書の電子化を決めました。

得られたメリット

店舗間の意思疎通が円滑になり業務効率が向上した

N社(業種:通信業 本社:岡山 企業規模:中堅)

複数ある店舗の情報共有が課題でした。地域密着型の事業を推進するため多店舗展開を実施。現場単位の対応は向上したものの、店舗間の報連相が疎かになってしまいました。各店舗で得た情報やノウハウを他店舗に共有し、業務効率を上げるために必要文書の電子化を導入。全社で業務改革を実行しました。

得られたメリット

通信業で威力を発揮する文書/書類電子化委託

通信業は動きの早いドッグイヤーといわれる時代のなかで、熾烈な競争が求められています。企業活動に迅速さが求められる一方で、顧客情報が流出した場合の企業のダメージは非常に大きなものがあります。

また、企業活動をスピードアップするためには各部門の連携も不可欠であり、このために企業活動全体に対する検索性の高いシステム導入は欠かせません。

これらの対応策の一つとなるのが文書の電子化といえるでしょう。とはいうものの、その扱いには法律やセキュリティ管理の専門知識も必要になり、自前で行うよりもセキュリティ資格を保有している業者に依頼する方が安全性も高くなります。

当サイトでは、セキュリティ資格を保有しており、文書電子化に対応する業者をピックアップしていますので、ぜひ参考にしてください。

安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
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原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
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コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
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【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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※調査日時:2021年11月

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