家庭の文書/書類を電子化する方法

家庭で溜まった文書/書類を電子化する

放って知らないうちに増え続ける家庭での紙。電子化の前に、基本は用途が終わった紙から捨てる習慣をつけることです。

ただ、本や書類など、紙媒体の文書を電子化／データ化することによって、元々保存していた場所やスペースを削減できるメリットや、 多くの人が同時に同じ文書を見るといった使い方もできるようになったりと、便利な使い方も可能になります。

書類を電子化することのメリットや方法について解説していきます。

メリット

電子化には以下のメリットがあります。

コストを削減

電子化することで、保存していた場所やスペースを削減できます。また、紙の書類では把握しづらかった可視化することができるため、例えば外からもモバイルなどからアクセスが可能になります。

検索性の向上

紙媒体のままでは、必要な文書や書類がどこにどう保管されているのか全てを把握することは難しく、目的の文書や書類を探すのにも苦労します。

書類を電子化して共有可能な状態にしておくことで、検索するだけで目的の文書を取り出すことが可能になります。

紛失しない劣化しない

書類がデータに変わるため、物理的に持ち出す必要がなくなります。持ち出しの際、ファイリングする際のヒューマンエラーによる紛失などを防止できます。

また、電子データのため、当然劣化することもありません。何十年と長期保存するような重要ファイルでも、いつまでも同じ状態で保管しておけます。

デメリット

デメリットも無いわけではありません。両面を知った上で検討しましょう。

見づらさ

とは言え、書類をパソコン画面で見るのと、紙で見るのでは、やはり紙の方が見やすいという場合も少なくありません。

導入コスト

電子化するには、初期導入にあたってやはりコストが必要となります。また、複数人で使う場合は、電子化に伴い、運用ルールなどを取り決める必要があります。

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電子化の方法

既存の紙媒体の文書などを電子化する方法としては、専用スキャナーを使って自分で電子化する方法や、または業者に依頼するといった選択肢になります。

自分で電子化する

文書の電子化を自分でする場合、最も一般的な手段として、スキャナーや複合機などで書類をスキャニングし、PDFなどの電子メディアとして保存する方法があります。

最近では、家庭用でもスキャナー機能が充実しており、手軽に高画質な文書電子化が可能になってきています。オフィス用の複合機を使えばより高速に電子化することが可能ですが、膨大な時間と手間がかかりますので、業者に依頼する方が一般的です。

業者に依頼する

文書の電子化サービスを行っている業者へ依頼する場合は、通常は、書類を全て渡し代行でスキャンをし、データ化してもらう流れとなります。

依頼する際には、専門知識は勿論のこと、セキュリティ対策はどうか、e-文書法に対応しているか等を確認して、適切な会社を見つけましょう。

業者依頼前に確認するポイント

業者へ依頼する場合は、以下の点を事前にチェックしておきましょう。

• 価格が変わるので同じ仕様かどうかを確認
• 冊子状態のものをバラすのかそのままか
• クリップや付箋をどうするか

自社対応よりメリットが大きい！
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