文書/書類電子化サービスの選び方ポイント

「文書の電子化に興味はあるけど、どんな基準で業者を選べばいいかわからない」という方のために、文書電子化サービス業者の選び方を解説していきます。

電子化はコストやスピードだけでなくクオリティが大事

文書の電子化サービスを行っている業者は様々ですが、「安さ」「早さ」「場所の近さ」などで選ぶことはお勧めできません。どこの業者に依頼しても、文書を電子化するという目的は果たせますが、経費を使って電子化するのですから、なるべくならしっかりとした業者に依頼した方がよいのではないでしょうか。

スキャニングサービスを頻繁に利用している方はそれほど多くなく、業者の選び方が分からないという声もよく聞かれます。また、周囲にアドバイスをしてくれる人が存在する、という例も少ないようです。そのため、自身で業者を選定するときには、これらの3つのポイントを重視してください。

• スキャニングの品質は確かか
• 機密保守が徹底されているか
• サービス内容と価格は適正か

スキャニングのスピードがいくら早くても、品質がおざなりになっているようでは、文書電子化を依頼した意味がありません。とはいえ、依頼してみなければスキャニングの品質を図ることはできない、と思われるでしょう。そこで、スキャニングサービスを利用する際には、その業者の資格を確認してみることがポイントです。

その資格とは、「文書情報管理士」というもので、この資格を持っているということは、文書を電子保存するための方法を熟知しているということ。依頼しようとしている業者に、文書情報管理士の資格を保持している人が在籍していれば、満足できる品質の文書電子化を行ってくれるでしょう。

そして、一時的とは言え、文書という企業の情報を預けるのですから、機密保守が徹底していることもポイントです。機密保持体制の充実度は、個人情報保護が適切に行われている証である「Pマーク」を取得しているか、監視カメラやIC/IDカードで社内のセキュリティ体制を強化しているか、などの点から確認できます。

最後に、文書電子化サービスの内容と、そのための価格が適正であるという点も確認しておきたいところです。1枚当たりのスキャニング料金が安い業者では、高額のオプション料金が発生する可能性もあります。

料金を知るためには、見積もりを依頼するのが一番の方法ですが、その際には、業者のサービス内容の違いを明確にしなければなりません。サービス内容は業者によって違いがあり、金額だけで比較してしまうと、有利な業者を見逃してしまう可能性もあります。

あくまでも、「サービス内容に対しての価格」が重要なので、その釣り合いが取れていて、充実したサービスを提供してくれる業者を選ぶことが大切です。

スキャニングの品質は確かか

業者選びの中でも重要な点がスキャニングの品質です。せっかく業務の効率化を図って電子化を導入しても、品質が悪いと希望どおりの仕上がりが得られずトラブルに発展する危険性があります。どんなに値段が安くスピードが速い業者に依頼しても、納品後にやり直しが必要になっては意味がありません。品質をチェックするための注目ポイントを詳しく紹介しているので、参考にしてみてください。

スキャニングサービスにおける品質の重要性をチェックする

機密保守が徹底されているか

スキャニングを依頼する文書は、あなたの会社にとっての大切な情報資源。なかには個人情報といった慎重に取り扱う必要のある情報も含まれているはずです。情報を粗末に扱われ漏えいすることがあっては大問題。作業におけるセキュリティ体制が整っているかどうかも、必ず確認しておきたいポイントでしょう。セキュリティの高さを判断する基準を紹介しているので確認してみてください。

スキャニングサービスにおけるセキュリティの重要性をチェックする

サービス内容と価格は適正か

業者に依頼する際に気になる点と言えば、電子化にかかる費用ではないでしょうか。しかし、価格だけで業者を判断するのはとても危険。一見安く見える業者でも、「実際に依頼したらあれこれオプション料金を上乗せされた…」というケースが少なくありません。相場の価格を把握するとともに、価格に見合ったサービスが受けられるか判断することが大切でしょう。

スキャニングサービスにおける適正価格についてチェックする

その他のチェックポイント

e-文書法への対応

企業の情報の中には、紙文書で保存する必要があるものもあります。「e-文書法」とは、2005年4月に施工が開始された法律で、この法に基づいた方法で文書電子化を行えば、紙文書による保存が必要であった情報を、電子文書として保存できるようになります。e-文書法に対応した文書電子化を行っている業者であれば、電子化できる文書の幅が広がるため大変便利です。

対応サイズのバリエーション

電子文書化したいと考える文書を見てみると、様々なサイズの紙が混じっているというケースは少なくありません。A4、A3などの一般的なサイズであれば問題ありませんが、業者によっては対応サイズが限られている場合があるため注意が必要です。対応サイズのバリエーションはどのようになっているかを確認しておかなければ、電子化したい文書に対応していなかった、ということにもなりかねません。

トラブル時のフォロー

大量の文書電子化を依頼した際に、工程管理がしっかりしていない業者では、依頼された文書の箱ごと作業を見落としてしまうというケースも発生します。それは、依頼された文書と作業の紐づけができていないことから起こるため、業者を選択する際には、確実な工程管理を行っている業者を選択したいもの。また、工程管理をしていると、預けた文書が急に必要になった場合にも対応がスムーズです。

3つのポイントを押さえているおすすめ3業者

大切な書類を電子化してもらうなら、信頼のおける業者にお任せするのが最重要。上記でも説明したように料金プランだけでなく、Pマークの取得や電子化後の管理システムの案内などセキュリティ面やサービス面にも注目して選びましょう。業者選びの時に確認しておきたい「スキャニングの品質」「セキュリティ」「サービス」の3ポイントを踏まえて独自におすすめ業者を選出したので、依頼先を迷っている方は参考にしてみてください。ここでは、「文書情報管理士」「Pマーク」「出張対応」に対応している3社を比較しました（調査日時：2021年4月）。

スキャニング以外にかかる費用

文書電子化サービスの料金は、スキャニングにかかるもの以外に「オプション料金」や「基本料金」が発生する場合もあります。オプション料金は、スキャニング以外の作業を行う場合に発生する料金で、依頼する際に利用するものを選べます。基本料金は依頼する際のベースとなる料金なので、必要な場合は必ず加算されるものです。

オプションサービスの種類や金額は業者によって異なりますが、主に次のような項目が用意されています。

• しおり作成
• フォルダ作成
• ファイル名編集
• 原本廃棄
• 裁断
• ホッチキス外し・留め
• 出張スキャニング

電子化した後の文書に対するサービスや、預かった原本に対するサービスオプションなど様々ですが、これらの金額をすべて含めていくと、スキャニングにかかる費用はどんどん膨れ上がっていきます。とは言え、どれも大変便利なオプションサービスで、中にはホッチキス外しなど必ず必要となる作業も含まれています。

オプションを加えた実例

スキャニングにかかる費用に加え、基本料金とオプションサービスを利用した場合、どのくらいの費用が必要になるのでしょうか。こちらでは、オプションをいくつか加えた際の利用金額合計を算出してみます。

【条件】

• A4カラー：100万枚
• 基本料金：3万円
• 解像度：200dpi
• フォルダ作成：500フォルダ
• ファイル名編集：50万ファイル
• ホッチキス外し、ホッチキス留め：50万個

ホッチキスで留めた文書が入っているとすれば、このようなオプションをつけることは珍しくないと思います。文書をフォルダにまとめて、それぞれファイル名の編集を依頼した場合、オプション料金、基本料金を含めた合計金額は次のようになります。

オプション・基本料金をすべて加算した合計金額

• スキャニング費用（8円/枚）：100万枚 × 8円 ＝ 800万円
• フォルダ作成（10円）：500フォルダ × 10円＝ 5,000円
• ファイル名編集（15円）：50万ファイル × 15円 ＝ 750万円
• ホッチキス外し（5円）：50万個 × 5円 ＝ 250万円
• ホッチキス留め（5円）：50万個 × 5円 ＝ 250万円

基本料金：30,000円

スキャニング費用合計：8,000,000円

オプション料金合計：12,505,000円

合計：20,535,000円

オプション料金の方が高額になるケースも

いくつかのオプションをつけて、100万枚の文書を電子化したケースの合計金額をご紹介しましたが、この場合、スキャニング費用を上回るオプション料金が発生する、ということが分かります。

ホッチキスやクリップで留めた文書がなく、ファイル名も特に必要ない、フォルダも作らなくてよい、ということなら、基本のスキャニング料金だけで文書電子化をすることもできますが、そのような状況はまず考えにくいでしょう。大量にある文書をフォルダに入れずに管理するのは非現実的ですし、ファイル名を編集しなければ、検索性が全くありません。

そのため、何もオプションをつけずに文書電子化を行ったとしても、それは業務で使えるようなものにはならず、ただ「文書をデータに変換した」だけにすぎません。

ただし、業者によってはこれらのオプションが、スキャニングの中に含まれている場合もあります。つまり、スキャニング料金が少々高めだと感じられても、その価値以上の高品質なサービスを提供している場合もあるのです。1枚当たりの金額に惑わされず、必要なオプションを加えたときの合計金額がどのようになるか、という点を重視して業者選びをしてください。