自治体・公共機関における文書電子化事例と得られるメリット

自治体・公共機関では、日々作成・受領される膨大な量の公文書、申請書類、内部資料の管理が大きな課題となっています。これらの多くは長期間の保存が義務付けられており、その管理・運用が紙媒体中心で行われている場合、職員の業務に多大な負担をかけています。

特に、過去の行政文書の参照や情報公開請求への対応において、紙の台帳や目視による検索は多くの時間を要します。書庫スペースは増え続ける文書で圧迫され、必要な書類を探し出すだけで多大な労力がかかります。また、窓口業務においても、市民が記入した紙の申請書を職員がシステムへ手入力する作業は、入力ミスや確認作業の二度手間を生み、市民サービスの質の低下や職員の残業の要因となっているケースが少なくありません。異動の多い職場環境において、特定の職員しか文書の保管場所や処理方法を把握していない「業務の属人化」も、行政サービスの継続性を脅かすリスクとなっています。

奈良県橿原市

約20年前から利用されてきたファイルサーバには、基幹系・情報系あわせて約10TB、1500万ファイルという膨大な行政文書が蓄積していました。しかし、統一された保管ルールがなく、機構改革による部門統廃合も重なり、管理が煩雑化。Windows標準のファイル名検索しかできず、目的の文書を探し出すのに20分以上かかることも日常茶飯事となっており、業務の生産性を著しく低下させていました。

電子化で得られたメリット

全文検索が可能なエンタープライズサーチを導入し、膨大なファイルサーバ全体を横断的に検索できるようにしました。これにより、文書検索にかかる時間は1件あたり平均5分短縮され、人件費に換算すると年間数百万円規模の業務削減効果が生まれました。特に、予算決算審査に必要な過去の資料を即座に見つけ出せるようになり、従来1〜2週間かかっていた説明資料の作成期間が3〜4日程度へと大幅に短縮されました。

参照元：住友電工情報システム株式会社 公式HP（https://www.sei-info.co.jp/quicksolution/cases/kashiharacity/）

大阪府吹田市

庁内では日々増え続ける書類の管理と保管場所の確保が大きな課題となっていました。事務室や書庫の狭あい化が進む中、コロナ禍への対応としてテレワークを導入するにあたり、従来の紙ベースの運用と押印による決裁プロセスが業務継続の大きな妨げとなっていました。紙の文書が庁舎外に持ち出せないため、テレワークで実施できる業務が極端に限られてしまう状況でした。

電子化で得られたメリット

文書管理・電子決裁システムを導入し、ペーパーレス化を推進。稼働当初から文書の電子化率は目標の70%を超え、電子決裁率は99%を達成しました。これにより、テレワークでも行える業務範囲が大幅に拡大。ペーパーレス化と業務効率化のメリットが職員に広く認識されたことで、当初は対象外だった文書についても電子化を希望する声が上がるなど、庁内全体のDX推進への機運が高まりました。

参照元：富士通 公式HP（https://www.fujitsu.com/jp/solutions/industry/public-sector/local-government/case-studies/suita/）