個人情報保護法と文書電子化の関係とは？担当者が押さえるべき注意点

個人情報保護法は人の氏名など「個人情報」の取り扱いについて定めた法律であり、従業員の履歴書や顧客名簿、雇用契約書といった書類の文書電子化を進める際にも個人情報保護法に関する理解と遵守が求められます。

個人情報保護法とは？電子化担当者が知るべき基本

個人情報保護法は「個人情報」についての取り扱いを定めた法律です。また個人情報にはさらに「個人データ」といった定義があることもポイントです。

個人情報

個人情報は、生存する「個人」に関する情報であり、氏名や生年月日、住所といった「特定の個人を識別できる情報」が該当します。

個人データ

個人データとは、特定の個人情報を検索するために用いる「個人情報データベース等」を構成する個人情報です。

つまり履歴書などをスキャニングして検索可能にした個人データは、個人情報保護法にもとづいた安全管理義務の対象になります。

参照元：個人情報保護委員会（https://www.ppc.go.jp/all_faq_index/faq3-q2-1/）

電子化した個人データに求められる「安全管理措置」

個人情報の保護に関するガイドライン（通則編）として、個人情報の取り扱いなどをまとめたルールや指針が2016年11月に施行されており、さらに同ガイドラインは2026年7月に一部改正されました。

そのため2026年7月以降は改正後のガイドラインに従って、個人情報や個人データの取り扱いや安全管理を徹底していくことが必要です。

ガイドライン（通則編）が定める安全管理のポイントとしては、主に以下の観点から考えることができます。

• 組織的・人的措置：個人情報の取扱規程や責任者の設定、従業員教育の徹底など
• 物理的措置：スキャン作業場所の入退室管理や原本の施錠保管など
• 技術的措置：データベースへのアクセス権限の設定や、ログ管理、情報の暗号化など
• 外的環境の把握：海外サーバーなどへ保管する際は当該国の制度を確認

なお、万が一、個人情報が漏えいした場合、個人情報保護委員会への報告や本人への通知などが必要です。

参照元：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」【PDF】（https://www.ppc.go.jp/files/pdf/260614_guidelines01.pdf）

文書電子化におけるセキュリティインシデントと
安全運用のポイント

スキャン委託と原本廃棄で失敗しない2つのルール

外部業者へ文書のスキャンや電子化を委託する場合も、安全管理の責任は自社に残るため、発注者として注意しなければなりません。

まず、委託先の業者について信頼できる相手であるか、「Pマーク」や「ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム認証）」などを確認し、また秘密保持契約の締結といった手続きも必要です。

加えて原本となる紙データを廃棄する場合、溶解や焼却、シュレッダーといった復元不可能な方法で処分した上で、必ず廃棄証明書を保存しておきましょう。

機密保守は徹底されているか？
電子化を業者へ依頼する際の注意点

文書/書類電子化・スキャニングサービス利用の流れ

まとめ：法対応の近道は認証取得業者への委託

履歴書や顧客名簿といった文書を電子化する場合、個人情報保護法にもとづいて適切な安全管理が必要です。また個人情報の漏洩について課徴金も設定されております。自社だけで対応するのはリスクがあり、Pマークなどを取得した信頼できるスキャン代行業者の活用が賢明です。

参照元：個人情報保護委員会「FAQ索引」（https://www.ppc.go.jp/all_faq_index/faq1-q11-1/）

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