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こんなケースも!
企業が文書を電子化する背景
競争力強化
顧客情報や案件の資料、契約書を電子データで管理すると、紙文書よりも検索がしやすくなり対応がスピーディーに。アフターサービスの充実やスムーズな契約更新が可能なので、他社のサービスと差をつけられます。
移転
オフィスの移転に伴って文書の電子化を進めるケースもあります。以前のオフィスよりキャビネットスペースが減ったことで持っている書類が入りきらなくなってしまい、書類を削減する必要が出てくるためです。
文書/書類電子化を委託すべき理由
書類をスキャニングするだけなら自社の複合機で対応できると考える人もいるかもしれませんが、何冊にもまたがる文書をすべて手作業で電子化するのは大変です。一般的に使われている90cm幅のキャビネット2段分に保管されている文書は、1万枚以上あることも。電子化すればそうした膨大な量の書類のスキャンはもちろん、ファイリングなども容易になります。素早く正確に、業務効率化へつながるデータ化を進めたいのなら、専門家に委託した方がスムーズに行えるでしょう。
文書を決める前にチェック!
文書/書類電子化サービスの選び方
3ポイント
はじめて文書電子化サービスを利用する場合、依頼する業者をどのように選べばいいか迷うこともあると思います。大切な文書を託すことになるので、安易に決めるのは危険。以下の3つのポイントに注目してみましょう。
スキャニングの品質は確かか
- もっとも重視してほしいポイントがスキャニングの品質です。仕上がりが悪いと業務の効率化が図れません。
- スキャニング技術は機械の性能による部分も多くなります。品質管理や工程管理の体制に注目しましょう。
- 文書管理のプロフェッショナルである「文書情報管理士」の資格を持つスタッフが在籍していると安心。
- 利用する業者や文書化を行なった方の口コミを調べておくと、メリットやデメリットを事前に把握できます。
機密保守が厳守されているか
- 文書は会社の情報資源。機密情報の漏えいを防ぐためにも管理のしっかりした業者に依頼した方が良いでしょう。
- 個人情報の取り扱いが適切である証「Pマーク」を取得しているかも、業者を選ぶ際のポイントの一つです。
- IC/IDカードでの入退室管理や資料の引取りや納品時に専用便を活用している業者はセキュリティ意識が高いと言えます。
- マイナンバーを扱える管理体制がある業者は安全性が高いです。機密性の高い文書を依頼するなら要チェック。
サービス内容と価格は適正か
- 価格相場はA4サイズ、白黒300dpiで1枚6円ほど。相場を大きく外れている業者には気をつけましょう。
- サービス内容は業者ごとに違うので、相見積もりの際には各業者の仕様を明確にすることが大切です。
- 依頼した後でオプション料金を上乗せされるケースもあるので、トータルで必要な費用を確認しましょう。
- 現物の状態や数量をしっかり確認してから見積もりを出してくれる業者なら、納品後の齟齬がなく安心です。
業界別
おすすめの文書電子化サービス業者3選
紙の文書管理はもはや過去のものとなった現代のビジネス環境。文書の電子化は、情報への迅速なアクセスやセキュリティの向上、そしてオフィススペースの有効活用に大きく貢献してくれます。
しかし、どのサービスを選んでも良いという訳ではありません。そこで、提供するサービスの範囲から業界別におすすめの業者を紹介します。
製造業向け
引用元:ジェイ・アイ・エム公式サイト(https://scan-jim.com/)
- 技術資料、契約書、A0サイズまでの大型図面の電子化に対応。
- 社員全員が文書情報管理士のため、図面の緻密な情報を高精度・高品質で文書化できる。
- 製造業の対応実績が多数ある。
医療機関向け
引用元:誠勝公式サイト(https://sei-syou.com/service/scanning/karte)
- 厚労省の定める『医療情報システムの安全管理に関するガイドライン』に則った電子化を行う。
- 医療画像保存の世界水準規「DICOM形式」での保存も可能。
- 紙カルテ、レントゲンフィルム、健診票などの電子化代行に対応。
金融業向け
引用元:SRI公式サイト(https://www.sri-net.co.jp/)
- ISO27001を取得。24時間体制の監視を行い、厳重なセキュリティ体制を整えている。
- 銀行での対応実績が多数ある。
- 専用システムで電子化した文書のアクセス制限と権限設定が可能。不正な持ち出しや閲覧を防止。
おすすめの文書電子化サービス業者3選
大型図面や技術資料を扱う
製造業向け
引用元:三陽公式HP
(https://scan-jim.com/)
ジェイ・アイ・エムの特徴
技術資料や大型図面の膨大な管理は、スペースや検索に時間を要し、業務効率低下に繋がってしまいます。ジェイ・アイ・エムは、A0サイズまでの大型図面や観音製本された文書を高精度に電子化し、保管スペースの削減と迅速な情報検索を実現。
劣化した図面や紙質の固い書類も、専門スタッフが正確にスキャンし、厳密な品質管理を行います。
ジェイ・アイ・エムでは、社員全員が文書情報管理士の資格を取得しています。図面や技術資料に記載された緻密な情報も高精度に電子化することが可能です。
設計図や技術図面には、細かな数字や情報が詰まっており、その正確さが業務の質を左右します。ジェイ・アイ・エムの専門スタッフが、これらの重要なデータを正確に読み取り、品質管理を徹底してデジタル化。製造業の業務効率化や情報管理を支援します。
ジェイ・アイ・エムの事例
- 導入前の課題
お客さまは、顧客からの製品の問い合わせや再受注の際に、過去に納品した製品の図面や技術文書を参照する必要がありました。これらの図面や文書の中には、マイクロフィッシュやアパチュアカードなどのマイクロフィルムで管理されているものもあり、検索には手間と時間がかかっていました。
- 導入後の効果
マイクロフィルムの電子化によって、過去の図面や文書の検索が非常に簡単になりました。従来は物理的な移動や専用端末を用いた閲覧に手間がかかっていましたが、電子化されたことで、PC画面上で迅速に必要な資料を検索・閲覧できるようになりました。その結果、業務の効率が大幅に向上しました。
再受注に伴う流用設計の際、自席のPC上で過去の資料を参照できるようになったため、設計業務がスムーズに進むようになりました。
- 導入前の課題
完成図書を自社で電子化し、原本は書庫に保管。(中略)ところが、お客さまが電子化した完成図書には、画像がつぶれて、必要な部分が判読できない事象が頻繁に発生していました。そのため、結局原本をみるために、書庫に探しに行かなくてはなりませんでした。
- 導入後の効果
判読できない画像がなくなったため、原本を探しに行く手間がなくなりました。顧客からの問い合わせに対し、自席のPC画面上ですぐに確認できるため、迅速に対応できるようになりました。
原本の取り出しが不要になり、紛失のリスクを回避できます。電子データになり離れた場所からも見られるようになったため、テレワークにも非常に役立っています。
ジェイ・アイ・エムの電子化サービスの詳細
対応している書類 | 図面(A0サイズまで)、仕様書、設計書、注文書、検査・点検記録など |
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費用 | A4・1枚あたり5円~ |
取得している資格 | プライバシーマーク ISO9001 ISO/IEC27001 |
ジェイ・アイ・エムの会社情報
所在地 | 東京都千代田区飯田橋3-1-1 |
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公式サイト | https://scan-jim.com/ | 電話番号 | 03-5212-6001 |
カルテや診断資料を扱う
医療機関向け
引用元:誠勝公式サイト(https://sei-syou.com/service/scanning/karte)
誠勝の特徴
カルテやレントゲンフィルムの電子化は、単なるスキャン作業ではなく、厚生労働省が定める『医療情報システムの安全管理に関するガイドライン』に沿って厳格に実施する必要があります。
患者情報の適切な管理ができるよう、誠勝のサービスでは、解像度や保存形式、電子署名の要件など細かな仕様を準拠し高精度の電子化を行います。
医療画像の保存において、世界的に標準化されている「DICOM形式」での保存にも対応。DICOM形式は、レントゲンやCT、MRIなどの医療画像を一貫して管理・共有するための国際標準規格であり、精度の高いデータ保存を可能にします。
誠勝のサービスは、カルテや紙文書の電子化に加え、レントゲンフィルムなどの医療画像をDICOM形式で保存し、医療機関内での統合的なデータ管理をサポートします。
誠勝の事例
医療機関の実績は公式HPに掲載がありませんでした。詳しくはお問い合わせください。
誠勝の電子化サービスの詳細
対応している書類 | カルテ、レントゲンフィルム、書籍、医学書など |
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費用 | 1枚あたり37円~(紙カルテのスキャン料金) |
取得している資格 | プライバシーマーク |
誠勝の会社情報
所在地 | 東京都新宿区余丁町7-1 発明学会ビル4階 |
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公式サイト | https://sei-syou.com/ | 電話番号 | 0120-978-581 |
厳しいセキュリティ基準の
金融業向け
引用元:SRI公式サイト(https://www.sri-net.co.jp/)
SRIの特徴
SRIでは、機密文書の電子化を行う際に、徹底したセキュリティ体制を整えています。電子化作業は、24時間監視カメラでの録画やオートロックによる入退室制限が施された専用スペースで行われます。
さらに、情報セキュリティの国際規格であるISO27001を取得しており、これに準拠した高度なセキュリティ管理を実施。銀行など金融業での電子化実績も多数あります。
SRIが提供する「BUNTAN」システムでは、電子化した文書に対して厳格なアクセス制限と権限設定が可能です。部署ごとのアクセス権限や役職に応じた権限設定を行うことで、機密情報の不正な持ち出しや閲覧を防止。
また、承認経路やワークフローもシステム上で管理できるため、重要な文書に対する操作履歴や変更履歴がすべて記録され、文書の安全性と追跡性を高めます。
SRIの事例
- 導入前の課題
倉庫保存中の文書が必要な際には、営業店がその都度倉庫まで出向く必要があり、往復3時間かかるケースもありました。旧態依然の管理手法が営業店の負担となっていました。当行全体で一覧性のある保存台帳がなく、本部でも各拠点の文書管理状況を把握できていない状態であり、誤廃棄や紛失のリスクなども内在していました。
- 導入後の効果
導入時に想定した課題を「廃止」「集中化」「システム化」することで、大幅な事務量の削減に成功しました。事務量に換算すると、全体で、導入時予想に対し1.25倍 27,656hの事務量削減効果がありました。当行で、最も効果があったのは倉庫往復であり、全体の65%にもなりました。
- 導入前の課題
各営業店での日々発生する伝票の台帳管理は手書きによるものも多く、事務作業や記入ミス・人の手によるチェック等が、作業効率の妨げとなっていました。さらに、移管先の文書保管センターは後々の廃棄の作業効率を考えた仕組みになっており、各営業店毎に決まった場所を設けて収納する仕組みとなっていました。その為、文書廃棄の際には収納している各ラックが「虫食い」状態となり、収納効率の低下原因にもなっていました。
- 導入後の効果
本部・営業店の文書、文書保管センター、委託倉庫会社といった複数拠点の文書を一元的に管理できるところです。どんな文書がどこにあってどういう状況なのか、文書管理システムで一括して把握することができます。 (中略)システム化することで履歴管理も可能となりますので、申請やどの登録がどこでされているかの把握も容易になりました。
SRIの電子化サービスの詳細
対応している書類 | 要お問い合わせ |
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費用 | 要お問い合わせ |
取得している資格 | プライバシーマーク ISO9001 ISO/IEC27001 |
SRIの会社情報
所在地 | 東京都中央区日本橋本石町3-1-2 FORECAST新常盤橋6階 |
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公式サイト | https://www.sri-net.co.jp/ | 電話番号 | 03-6214-3421 |
文書を電子化する
メリット
慣れ親しんだ紙書類ではなく、費用をかけてまで新たに文書を電子化するメリットとは?ここでは、コストやセキュリティ面など電子化のメリットをご紹介します。
1業務の効率化
文書を電子化するだけで仕事の進め方にはどのような変化が起こり、どれだけ業務効率が上がるのか紹介します。国際社会を生き抜く知恵も、文書の電子化にあるかもしれません!時代に取り残されて他社に差をつけられないよう、今の内にチェックしておきましょう。
2コストの削減
自社で行なうと作業時間が、業者に依頼すると費用がかかるだけだと文書の電子化を諦めていませんか?実際には文書を電子化することによって、人知れず業務を圧迫していた書類関係の雑務にかかる時間や人件費をカットすることができるので、コストの削減につながるのです!
3セキュリティの強化
ハッキングされた際に情報漏えいのリスクがあるように思える電子化された文書ですが、実は暗号化や限られた社員にだけ閲覧を制限する設定など、紙の文書と比べて格段に高いセキュリティで守ることが可能です。また劣化や誰かが持ち出して紛失されるのを防ぐ効果もあります。
4検索性の向上
電子化すると検索するだけで必要な資料をスピーディーに見つけ出すことができるので、業務の効率化につながります。ここで検索性が良いことのメリットをまとめました。スペースと時間をカットしたうえに、生産性も上がった一石“三”鳥な事例も紹介します。
5BCP対策になる
自然災害や停電、火事、テロなど不測の事態が発生した時に、記録や文書類の対策は万全でしょうか。重要な書類が紙媒体だけで保存されている場合、火や水に弱いというデメリットがあります。突発的な災害にみまわれても、事業が存続できるように、文書を電子化してバックアップを取っておきましょう。
番外反対にデメリットは?
文書の電子化にはメリットが多いですが、デメリットも気になるところ。ここでは「読みにくい」「ネット回線が不調な時は使えない」などのデメリットをまとめました。さらに、デメリットをカバーして不自由なく電子化された文書を活用する方法もご紹介します。
文書/書類電子化の事例集
文書の電子化を導入した各業界の事例を調査しました。積み重なってしまった書類をペーパーレス化することで、スペースの確保や経費の削減につながっているようです。
金融業の事例
文書の電子化サービスを導入した金融業の導入事例を紹介。企業によって得られたメリットについてまとめています。大量の契約書を電子化したことで業務の効率向上や、顧客への迅速な対応が可能になったとの喜びの声も。ぜひ導入を検討する際の参考にしてみてはいかがでしょうか。
流通業の事例
文書の電子化を導入した流通業の導入事例を紹介。電子化することで得られたメリットについてもまとめています。企業によっては大量の紙文書を電子化し、業務効率アップやコスト削減につながった事例も。ほかにも導入してどのようなメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。
通信業の事例
通信業における電子文書化の事例を調査しました。通信業でもいまだに紙媒体を使っているところは多いようです。想像以上に業務の効率を妨げる紙媒体を電子化することで、業務効率が向上した会社が多くありました。業務内容でメリットが異なるので、導入の際の参考にしてください。
メーカー・工場の事例
メーカー・工場などの製造業で文書電子化サービスを活用している企業の導入事例をまとめています。大量の紙書類が発生し、管理やコスト面に課題を持っていた企業が、導入後により悩みを解決したという事例も。導入したことで得られたメリットについても紹介しています。
税理・会計事務所の事例
文書の電子化を行なった税理・会計事務所の導入事例を調査しました。導入した経緯と各事務所によって得られたメリットをまとめています。顧問先の重要な書類を管理するにはかなりの労力が必要です。その管理を電子化したことでどのようなメリットがあるのか確認してみましょう。
化粧品メーカーの事例
季節によっておすすめする商品が変化する化粧品メーカーの文書電子化を導入した事例を調査しました。顧客への情報提供や、各販売店への情報伝達に役立っているようです。また資料作成の手間やコストをカット。経費削減につながっているようなので、ぜひ参考にしてみてください。
名刺の事例
名刺をスキャニングし、電子化することで効率的に情報を管理している事例を調査しました。営業活動では欠かせない情報源として活用されているようです。また電子化すれば個別に管理する手間も減らせるので一石二鳥。営業力を高められ、すぐに情報を確認できるので便利です。
図面の事例
図面を電子化することによって得られるメリットを調査しました。図面は設計段階だけでなく、保守管理にも必要になるため、保管スペースと劣化しないような環境を用意する必要があります。ここでは電子化することで、さまざまな課題を解消できた事例を載せているのでぜひご覧ください。
機密文書の事例
厳重に扱う必要のある機密文書を電子化した事例を調査しました。紙媒体と違い書類の保管スペースを減らすことができ、アクセス権を設定することで厳重に管理できるというメリットがあります。一方で、安全性を確保するためにはセキュリティの強固な会社に委託することが大切です。
オフィス移転の事例
オフィスを移転する際にペーパーレス化した事例をピックアップしました。これまでに保管してきた大量の書類を電子化することで、さまざまなメリットを得られているようです。たとえば、移転先のオフィススペースの確保や、書類検索スピードの向上などが挙げられます。
サテライトオフィスの事例
遠隔勤務を効率的にするサテライトオフィスに文書の電子化を導入した事例を調査しました。本社との書類のやり取りがスムーズになったという声も。また多くの人員を置けないので、紙媒体の管理がネックになりますが、ペーパーレス化を推進することで解決できているようです。
自社で行なった
文書/書類電子化の
失敗例
技術不足でうまく電子化できない
数枚の書類をデータ化する作業なら、複合機で誰でも簡単に行なうことができます。しかし、文書となると発生する労力が比になりません。単にスキャンするだけでなくファイル名の設定やファイリングを行なう作業も必要なので、スピーディーに対応するには高いスキルを要します。自社で電子化を試みた結果、「途中で作業が止まった」「逆に文書を探しにくくなった」というケースもあるので、業者へ依頼するのが得策でしょう。
文書/書類電子化の基礎知識
文書を電子化する前に知っておきたいスキャニングサービスの基礎知識をまとめました。ペーパーレス化の基本を知っておくことでスキャニングサービスを上手に活用できます。
- Lesson 1 -
e-文書法とは何か
2005年に施行されたe-文書法は電子文書法とも呼ばれ、企業の文書電子化を大きく変えることになった法律です。日本企業の競争力を上げるための施策で、以前は認められていなかった書類の電子管理が可能に。企業にとって大幅なコスト削減ができるチャンスとなりました。
- Lesson 2 -
電子化の流れ
単に紙をスキャンするだけが文書電子化の作業ではありません。業務の効率化やコスト削減を目指すのであれば、業者との事前打ち合わせも大切な工程になってきます。書類を渡してから納品されるまで、スキャニングサービスのおおまかな流れを紹介します。導入計画の参考にどうぞ。
- Lesson 3 -
電子文書管理の基本
スキャニングサービスを利用した後は、電子化された文書を維持管理する必要が出てきます。一般的にデータ文書の運用に大切だと言われているのが、見読性・完全性・機密性・検索性の4つ。文書管理の基本を押さえておくことで、電子化のメリットを十分に享受できるようになります。
- Lesson 4 -
ペーパーレス化の動向
なかなか進まない企業のペーパーレス化。早急に電子化したほうが効率化につながることはわかっていても、さまざまな問題が電子化を阻み、思うように進んでいないのが現実です。電子化が進まない原因を認識して適切に対処することで、企業のペーパーレス化を進める方法を提案します。
- Lesson 5 -
働き方改革とペーパーレス
日本の労働生産性の改善策として2016年に「働き方改革」が提唱されました。現在の企業に必要なのは業務の効率化です。オフィスワークに潜む数々のムダや解決方法を紹介して、オフィスのペーパーレス化の必要性や効率の良いシステムの導入方法を提案します。
- Lesson 6 -
文書を電子化する際の注意点
文書を電子化すると決めたら、使い勝手やセキュリティ問題を想定したポイントをチェックしながら進めましょう。電子化された文章や画像を閲覧するためのデバイス、データ形式の確認、データのセキュリティ設定、高い検索性などです。スキャニングを他社へ依頼する際には、スキャンしたデータとオリジナルに相違がないかのチェックも必要です。
- Lesson 7 -
文書情報管理士について
文書管理士とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が認定した資格の事ことです。社内で扱う文書や帳票類、図面などの紙文書をデータ化して、管理・長期保存・活用するための技術や法律などの知識を認定します。文書管理の重要性が高まるなか、ノウハウを知り尽くした人材が今後もっと必要になるでしょう。
- Lesson 8 -
点検表の電子化について
点検表は現場の安全性の維持やトラブル・故障の予知保全を行ううえで、重要な役割を担っています。一方でアナログでの運用は記入漏れやミスが発生しやすく、管理にコストや手間がかかるのも難点です。点検表を電子化すれば入力漏れやミスを防ぐための機能を活用でき、適切な運用を実現できます。
- Lesson 9 -
スキャン代行・スキャンサービスとは?
スキャン代行・スキャンサービスは、お客様に代わって紙媒体の書類を電子化するためのスキャン作業を行うことです。サービスを利用することで、保管コストの削減やデータの検索性向上などが期待できるでしょう。
文書/書類電子化に関する用語集
スキャニングサービスを利用しようと調べているなかで、OCR・タイムスタンプなどわからない専門用語を見かけたという方も多いと思います。特殊なスキャン機器についての名前やコンピューター用語、電子化する工程のなかで発生する作業につけられた名前などその種類はさまざま。「用語が理解できなくて業者のサービス内容がよくわからない」という方は、主要な用語をまとめているので参考にしてみてください。
会社の文書管理での
お悩み解決
電子化とデジタル化の違い
現代のビジネス環境において、"電子化"と"デジタル化"という用語はしばしば混同されがちです。しかし、これらの概念は似てはいるものの、実は異なるプロセスと目的を持っています。ここでは、電子化とデジタル化の主な違いについて掘り下げていきましょう。
変換対象の違い
電子化は主に紙媒体を対象としています。つまり、紙で存在していた文書や資料をスキャナなどを使用してデジタルデータに変換し、端末で閲覧可能な形式にするプロセスです。これにより、物理的なストレージスペースを節約し、データの検索性や共有性を高めることができます。
一方、デジタル化はアナログデータ全般を対象としています。これは、アナログ形式の情報(例えば、紙の文書だけでなく、水銀式体温計やアナログ時計による情報も含まれます)をデジタル形式に変換するプロセスを指し、情報を効率的に活用可能なデジタルデータへと変換します。デジタル化の範囲は電子化を超え、業務プロセスの自動化やデータ分析、オンラインコミュニケーションなどを含みます。
目的の違い
電子化の目的は、紙媒体のデジタルデータ化にあります。これはペーパーレス化を推進し、物理的な文書の保管や管理の手間を減らすことに主眼を置いています。
一方で、デジタル化の目的は、電子化によって得られたデジタルデータを活用して、業務の効率化やプロセスの改善を図ることにあります。デジタル化はビジネスモデルの変革や新たな価値提供の方法を探求することにもつながります。
段階の違い
電子化はデジタル化のプロセスにおける第一歩と考えられています。紙媒体の文書をデジタル形式に変換することで、情報管理の基盤を築きます。これは、データを電子的に保存・共有することで初めて、業務の効率化や改善が可能になるためです。
デジタル化は電子化されたデータをさらに活用し、業務プロセスの自動化や改善、ビッグデータの分析などを通じて、全体的なビジネスの効率化を目指す段階です。このプロセスは、組織のデジタルトランスフォーメーションを実現するための一連の取り組みとして位置付けられます。
まとめると、電子化とデジタル化は似ているようでいて、それぞれ異なる目的とプロセスを持っています。電子化は紙媒体のデジタル変換に焦点を当てたものであり、デジタル化はそれを含むより広範な業務や活動の効率化を目指すものと言えるでしょう。この理解は、「紙媒体 電子化」に取り組む際の計画立てに役立つはずです。
Q.紙媒体の文書を電子化させるメリットは?
費用をかけてまで紙媒体の文書を電子化するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか?
A.印刷コストや保管スペースの削減、業務効率化などのメリットがあります
紙媒体を電子化してパソコンで扱えるようにすることで、これまでかかっていた印刷コストを削減できるほか、物理的な保管場所の確保が必要なくなります。また、電子化された文書は検索するだけで必要な資料をすぐに見つけだせるので、業務の効率化につながるというメリットも。そのほか文書のデータをメールなどで簡単に共有できたり、オフィスの外からでも文書が閲覧できたりなどさまざまなメリットがあります。
Q.紙媒体の文書を電子化させる方法は?
顧客名簿や帳簿類、各種資料や図面など保管場所の大部分を占める紙媒体の資料を効率的に電子化するには、どのような方法があるのでしょうか?
A.自社スキャン・セルフスキャンサービスを利用する・専門業者に依頼する・写真を編集するなどの方法があります
(1)自社でスキャンする
自社の複合機・スキャナーなどでスキャンして文書化する方法です。スキャン機能のあるプリンターや複合機で文書を読み込み、PDFファイル化してファイル名を付与する、という流れです。文書内容が外部へ流出する可能性が低いというメリットがある反面、専任スタッフの確保が必要・時間がかかるなどのデメリットがあります。
(2)セルフスキャンサービスを利用する
スキャンサービスを提供している会社の機器を借りて、セルフスキャンを行う方法です。自社にスキャンできる機器がない場合に便利です。ただし店頭で大量の紙媒体をスキャンする場合、時間が掛かるうえ、セキュリティ上の問題も懸念されます。
(3)専門業者に依頼する
紙媒体の電子化を外部企業に委託する方法です。短期間かつ高品質で電子化ができる、紙の状態が悪い・通常のスキャナでは電子化しづらい大型図面などの電子化も取り扱っている業者がある、などのメリットが挙げられます。しかし依頼にはコストが掛かるため、自社でスキャンする場合のコストと比較して検討しましょう。
(4)写真を編集する
デジカメなどで書類を撮影して画像として保存する方法です。数枚の書類をまとめて1枚の画像に納めて保存したり、大きなサイズの紙媒体(図面など)を保存する際に便利です。しかし画像はPDFよりデータ量が重いために、大量の紙媒体の電子化には向いていません。対象書類をピックアップして電子化しましょう。
以上4つの方法がありますが、電子化の正確性や効率性、柔軟性を求めるなら専門業者に依頼するのがおすすめです。
Q.大量に書類をスキャンするには?
かさばる設計図面や、過去の文書類、帳簿類などの紙媒体をデータ化して業務の効率化を図りたいと考えています。大量の書類をスキャンするには、どのようなスキャナを購入すれば、効率よく作業ができるでしょうか?
A.ドキュメントスキャナを購入するか専門業者へ委託しましょう
数枚の書類をスキャンするだけなら、一般的なコピー機やプリンターで行えます。しかし書類の量が多い場合は「ドキュメントスキャナ」がおすすめです。紙がバラバラの状態(製本やホチキス止めなどになっていない状態)ならば、1分間に約50ページ分のスキャンができます。
スピーディーな作業ができる一方で、画像の鮮明さに欠けている、設計図面などの大判スキャンができないというデメリットも。
慣れない作業に時間を取られて通常業務が滞ってしまうのであれば、文書電子化の専門業者に委託するという方法もあります。
Q.紙文書をPDF化するには?
文書類の保管場所の縮小や、日常的な業務の効率化を図るために、紙の文書をPDF化したいと考えています。具体的にどのようにすればいいのでしょうか?
A.プリンターやコピー機で簡単にPDF化できます
PDFは文字、図形、グラフ、フォント情報など、ビジネス文書によく使われる情報を保存してくれるファイル形式。オフィスにあるコピー機やプリンター(スキャナ機能付き)でも、簡単にスキャンしてPDFに変換することができます。
PCとスキャナがつながっている場合は、アプリのAdobe Acrobatを使うと便利です。
ただし、書類の量が多い場合や製本されているもの、画像、大判の書類などは、スキャニングに時間がかかる場合があります。そんな時は、無理に自社内で対応しようとせず、専門業者に委託するのが賢明でしょう。
Q.電子化を成功させるためのポイントはありますか?
会社の電子化を進める際には、どのようなポイントに注意を払えばよいでしょうか?
A.運用しやすい体制を作ることが大切です
電子化を成功させるためには、下記の4つのポイントを実践することが大切です。
(1)電子化する書類の優先順位を決定する
大量の紙媒体を電子化する場合、どの文書から電子化すべきか優先順位を決めましょう。ほぼ利用していない紙媒体は後回しにして、必要な文書から電子化したほうが業務の効率化につながります。
(2)保管形式を決める
業務で取り扱うファイル形式やファイル名のつけ方など、保管形式と保管場所をあらかじめ決めておきましょう。ファイル名の命名ルールや保管場所が整っていれば、スキャン後の作業を円滑に進められます。
(3)マニュアルの作成
紙媒体の電子化に関わるマニュアルを作成しましょう。電子化する方法や保管形式、保管場所などをマニュアル化しておけば、今後も社内の誰もが同じ形式で電子化できます。
(4)サービスまたはソフトを導入
電子化するための便利なソフトやサービスの導入すれば、データ化した資料の保管や管理が楽になり、業務の効率化が図れます。
例えば、税務に係る帳簿や契約書にかかわる電子契約書、スキャン書類などを一元管理できる電子帳票管理ソフトなどが挙げられます。電子化をきっかけに電子ファイルの管理体制を見直すことで、業務効率化や健全な経営に繋がるでしょう。
Q.紙媒体の文書を電子化する際の注意点は?
紙文書の電子化を検討しているのですが、電子化に取り組む際の注意点はありますか?
A.電子化によるデメリットを把握し、対策を講じる必要があります
紙媒体の文書の電子化には、注意すべきデメリットもあります。紙媒体の文書を電子化するデメリットは、主に「電子化の作業やデータの整理に時間がかかる」「セキュリティ対策が必要」「電子化したデータを扱いづらいと感じる人もいる」の3つ。電子化に時間を取られて業務に支障をきたさないよう、無理のない計画を立てて電子化を進めていくことが大切です。
電子化したデータを扱いづらいと感じる人がいる場合は、必要に応じてPDFファイルの印刷を許可するなど、柔軟に対応しましょう。
文書/書類電子化コラム
2019年12月に文書/書類電子化のフォーラム開催
2019年12月、東京と大阪で日本経済新聞社主催の「文書電子化で実現する生産性向上」というテーマのフォーラムが開催されました。
政府が掲げる働き方改革やデジタルトランスフォーメーションの流れから、公的機関や企業の文書電子化が注目されています。
1998年に制定された「電子帳簿保存法(国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認めた法律)」以来、企業は帳簿書類の電子化や電子申告などの手続きが急務となっています。
また令和元年税制改正では、過去の重要書類のスキャナー保存も認められるようになり、今後はさらなる電子化の加速が見込まれます。そのためこのフォーラムでは、業務の効率化や企業の競争力アップにつながる文書電子化をテーマに実施されました。
2026年には公文書が電子化される?
2019年3月、政府は新国立公文書館が開館する予定の2026年度を目標に、公文書の作成から移管まで全て電子化する方針を示しました。
財務省の決裁文書改ざんや、防衛省の日報隠ぺいなど過去のケースを踏まえ、改ざんを防いで策定過程をデータで残せる方式にするものです。
現行では職員は行政文書を紙で作成して保存し、紙文書のまま公文書館へ移管しています。今後行政文書を作成する際は「電子媒体を原本として管理し、プロセス全体を電子化すること」を基本方針に、各府省庁のシステムを入れ替えて対応していくようです。
電子化された文書の共有フォルダは、読み取り専用としてアクセス制限を設けます。更新した場合は履歴が残り、その職員を追跡できるシステムを採用して改ざんを防ぎます。
2020年は電子契約が促進されるのか?
2019年にペーパーレス社会への実現に向けて、3つの進歩的改定がなされました。
- ・労働条件通知書の電子化が解禁
- ・デジタルファースト法が成立
- ・賃貸契約における重要事項説明書等の電磁的方法による交付の社会実験
労働条件通知書の電子化
従業員を雇い入れる際には、労働条件を労働者に明示する義務が定められています。その書類が「労働条件通知書」です。これまでは書面の交付に限られていましたが、2019年4月からはメールやファックスなどで交付できるように変わりました。
これにより雇用契約関連の書類のペーパーレスが可能となり、大企業や店舗が多い会社などの業務プロセスが簡潔になりました。
デジタルファースト法が成立
2019年5月にデジタルファースト法が参院本会議で成立しました。これによって行政手続きの電子化(インターネットなどで完結)が進み、行政の効率化と利用者の利便性が高まります。
19年度内は、引っ越しの際の住民票の移転手続き、それにともなうライフラインの契約更新などがネット上で可能になりました。今後も相続や死亡申請もネットで完結したり、法人設立をネットで申請したりなど行政手続きのデジタル化を進めていく予定です。
賃貸契約における重要事項説明書等の電磁的方法による交付の社会実験
書面による交付が義務付けられていた賃貸契約の「重要事項説明書」を、2019年10月からクラウドサインなどの電子契約サービスを用いた交付を認める社会実験を国土交通省がスタートさせました。
これにより、忙しい人や時間管理を自分の思い通りに進めたい人などは、わずらわしい不動産契約を好きな時間にオンラインで完結できるようになります。
このように2019年に政府は本格的にペーパーレス化に歩み始めました。2020年もさまざまな分野の規制緩和がされて、ペーパーレス化が進んでいくと予測されます。
ペーパーレス化と働き方改革
働き方改革とは、政府が「一億総活躍社会」を目標にした取り組みです。これは将来訪れるであろう「少子高齢化にともなう生産人口の減少」に歯止めをかける目的と、ひとり一人の事情による「働き方のスタイルを多様化」するための改革法案となっています。
労働力人口(生産力人口)は2013年をピークに、その後は減少の一途をたどっています。2060年の労働人口は、ピーク時の約半数になる見込み(※)のため、政府は下記のような骨組みを基にした生産力向上対策をスタートさせました。
- (1)女性や高齢者の働き手を増やす
- (2)労働生産力を上げる
- (3)出生率を上げる
ペーパーレス化は2番目の「労働生産力」を上げることに関わってきます。
文書情報を電子化してデジタル保管をすれば、必要なときに、キーワードで探索するだけでヒットします。たとえ古い書類であっても、倉庫から引っ張り出すことなく簡単に情報が手に入るため業務の効率化が図れます。
また同僚や仕事先との文書共有も容易になるでしょう。今まで相手先に出向いてやりとりしていた案件を、リアルタイムで共有できるようになるため時短業務ができるようになってきます。
限りある人材と就労時間を効率化するため、そして生産力を上げるために、企業のペーパーレス化は今後不可欠になることでしょう。
(※)参照元:総務省統計局:https://www.stat.go.jp/data/jinsui/2013np/index.htm