文書/書類電子化サービス選び方ガイド

文書/書類電子化に関する用語集

スキャニングサービスを利用しようと調べているなかで、OCR・タイムスタンプなどわからない専門用語を見かけたという方も多いと思います。特殊なスキャン機器についての名前やコンピューター用語、電子化する工程のなかで発生する作業につけられた名前などその種類はさまざま。「用語が理解できなくて業者のサービス内容がよくわからない」という方は、主要な用語をまとめているので参考にしてみてください。

文書電子化に関する用語集について詳しく

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電子化とデジタル化の違い

現代のビジネス環境において、"電子化"と"デジタル化"という用語はしばしば混同されがちです。しかし、これらの概念は似てはいるものの、実は異なるプロセスと目的を持っています。ここでは、電子化とデジタル化の主な違いについて掘り下げていきましょう。

変換対象の違い

電子化は主に紙媒体を対象としています。つまり、紙で存在していた文書や資料をスキャナなどを使用してデジタルデータに変換し、端末で閲覧可能な形式にするプロセスです。これにより、物理的なストレージスペースを節約し、データの検索性や共有性を高めることができます。

一方、デジタル化はアナログデータ全般を対象としています。これは、アナログ形式の情報（例えば、紙の文書だけでなく、水銀式体温計やアナログ時計による情報も含まれます）をデジタル形式に変換するプロセスを指し、情報を効率的に活用可能なデジタルデータへと変換します。デジタル化の範囲は電子化を超え、業務プロセスの自動化やデータ分析、オンラインコミュニケーションなどを含みます。

目的の違い

電子化の目的は、紙媒体のデジタルデータ化にあります。これはペーパーレス化を推進し、物理的な文書の保管や管理の手間を減らすことに主眼を置いています。

一方で、デジタル化の目的は、電子化によって得られたデジタルデータを活用して、業務の効率化やプロセスの改善を図ることにあります。デジタル化はビジネスモデルの変革や新たな価値提供の方法を探求することにもつながります。

段階の違い

電子化はデジタル化のプロセスにおける第一歩と考えられています。紙媒体の文書をデジタル形式に変換することで、情報管理の基盤を築きます。これは、データを電子的に保存・共有することで初めて、業務の効率化や改善が可能になるためです。

デジタル化は電子化されたデータをさらに活用し、業務プロセスの自動化や改善、ビッグデータの分析などを通じて、全体的なビジネスの効率化を目指す段階です。このプロセスは、組織のデジタルトランスフォーメーションを実現するための一連の取り組みとして位置付けられます。

まとめると、電子化とデジタル化は似ているようでいて、それぞれ異なる目的とプロセスを持っています。電子化は紙媒体のデジタル変換に焦点を当てたものであり、デジタル化はそれを含むより広範な業務や活動の効率化を目指すものと言えるでしょう。この理解は、「紙媒体　電子化」に取り組む際の計画立てに役立つはずです。

Q.紙媒体の文書を電子化させるメリットは？

費用をかけてまで紙媒体の文書を電子化するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか？

A.印刷コストや保管スペースの削減、業務効率化などのメリットがあります

紙媒体を電子化してパソコンで扱えるようにすることで、これまでかかっていた印刷コストを削減できるほか、物理的な保管場所の確保が必要なくなります。また、電子化された文書は検索するだけで必要な資料をすぐに見つけだせるので、業務の効率化につながるというメリットも。そのほか文書のデータをメールなどで簡単に共有できたり、オフィスの外からでも文書が閲覧できたりなどさまざまなメリットがあります。

Q.紙媒体の文書を電子化させる方法は？

　

顧客名簿や帳簿類、各種資料や図面など保管場所の大部分を占める紙媒体の資料を効率的に電子化するには、どのような方法があるのでしょうか？

A.自社スキャン・セルフスキャンサービスを利用する・専門業者に依頼する・写真を編集するなどの方法があります

（1）自社でスキャンする

自社の複合機・スキャナーなどでスキャンして文書化する方法です。スキャン機能のあるプリンターや複合機で文書を読み込み、PDFファイル化してファイル名を付与する、という流れです。文書内容が外部へ流出する可能性が低いというメリットがある反面、専任スタッフの確保が必要・時間がかかるなどのデメリットがあります。

（2）セルフスキャンサービスを利用する

スキャンサービスを提供している会社の機器を借りて、セルフスキャンを行う方法です。自社にスキャンできる機器がない場合に便利です。ただし店頭で大量の紙媒体をスキャンする場合、時間が掛かるうえ、セキュリティ上の問題も懸念されます。

（3）専門業者に依頼する

紙媒体の電子化を外部企業に委託する方法です。短期間かつ高品質で電子化ができる、紙の状態が悪い・通常のスキャナでは電子化しづらい大型図面などの電子化も取り扱っている業者がある、などのメリットが挙げられます。しかし依頼にはコストが掛かるため、自社でスキャンする場合のコストと比較して検討しましょう。

（4）写真を編集する

デジカメなどで書類を撮影して画像として保存する方法です。数枚の書類をまとめて1枚の画像に納めて保存したり、大きなサイズの紙媒体（図面など）を保存する際に便利です。しかし画像はPDFよりデータ量が重いために、大量の紙媒体の電子化には向いていません。対象書類をピックアップして電子化しましょう。

以上4つの方法がありますが、電子化の正確性や効率性、柔軟性を求めるなら専門業者に依頼するのがおすすめです。

Q.大量に書類をスキャンするには？

かさばる設計図面や、過去の文書類、帳簿類などの紙媒体をデータ化して業務の効率化を図りたいと考えています。大量の書類をスキャンするには、どのようなスキャナを購入すれば、効率よく作業ができるでしょうか？

A.ドキュメントスキャナを購入するか専門業者へ委託しましょう

数枚の書類をスキャンするだけなら、一般的なコピー機やプリンターで行えます。しかし書類の量が多い場合は「ドキュメントスキャナ」がおすすめです。紙がバラバラの状態（製本やホチキス止めなどになっていない状態）ならば、1分間に約50ページ分のスキャンができます。

スピーディーな作業ができる一方で、画像の鮮明さに欠けている、設計図面などの大判スキャンができないというデメリットも。

慣れない作業に時間を取られて通常業務が滞ってしまうのであれば、文書電子化の専門業者に委託するという方法もあります。

Q.紙文書をPDF化するには？

文書類の保管場所の縮小や、日常的な業務の効率化を図るために、紙の文書をPDF化したいと考えています。具体的にどのようにすればいいのでしょうか？

A.プリンターやコピー機で簡単にPDF化できます

PDFは文字、図形、グラフ、フォント情報など、ビジネス文書によく使われる情報を保存してくれるファイル形式。オフィスにあるコピー機やプリンター（スキャナ機能付き）でも、簡単にスキャンしてPDFに変換することができます。

PCとスキャナがつながっている場合は、アプリのAdobe Acrobatを使うと便利です。

ただし、書類の量が多い場合や製本されているもの、画像、大判の書類などは、スキャニングに時間がかかる場合があります。そんな時は、無理に自社内で対応しようとせず、専門業者に委託するのが賢明でしょう。

Q.電子化を成功させるためのポイントはありますか？

会社の電子化を進める際には、どのようなポイントに注意を払えばよいでしょうか？

A.運用しやすい体制を作ることが大切です

電子化を成功させるためには、下記の4つのポイントを実践することが大切です。

（1）電子化する書類の優先順位を決定する

大量の紙媒体を電子化する場合、どの文書から電子化すべきか優先順位を決めましょう。ほぼ利用していない紙媒体は後回しにして、必要な文書から電子化したほうが業務の効率化につながります。

（2）保管形式を決める

業務で取り扱うファイル形式やファイル名のつけ方など、保管形式と保管場所をあらかじめ決めておきましょう。ファイル名の命名ルールや保管場所が整っていれば、スキャン後の作業を円滑に進められます。

（3）マニュアルの作成

紙媒体の電子化に関わるマニュアルを作成しましょう。電子化する方法や保管形式、保管場所などをマニュアル化しておけば、今後も社内の誰もが同じ形式で電子化できます。

（4）サービスまたはソフトを導入

電子化するための便利なソフトやサービスの導入すれば、データ化した資料の保管や管理が楽になり、業務の効率化が図れます。

例えば、税務に係る帳簿や契約書にかかわる電子契約書、スキャン書類などを一元管理できる電子帳票管理ソフトなどが挙げられます。電子化をきっかけに電子ファイルの管理体制を見直すことで、業務効率化や健全な経営に繋がるでしょう。

Q.紙媒体の文書を電子化する際の注意点は？

紙文書の電子化を検討しているのですが、電子化に取り組む際の注意点はありますか？

A.電子化によるデメリットを把握し、対策を講じる必要があります

紙媒体の文書の電子化には、注意すべきデメリットもあります。紙媒体の文書を電子化するデメリットは、主に「電子化の作業やデータの整理に時間がかかる」「セキュリティ対策が必要」「電子化したデータを扱いづらいと感じる人もいる」の3つ。電子化に時間を取られて業務に支障をきたさないよう、無理のない計画を立てて電子化を進めていくことが大切です。

電子化したデータを扱いづらいと感じる人がいる場合は、必要に応じてPDFファイルの印刷を許可するなど、柔軟に対応しましょう。

文書/書類電子化コラム

2019年12月に文書/書類電子化のフォーラム開催

2019年12月、東京と大阪で日本経済新聞社主催の「文書電子化で実現する生産性向上」というテーマのフォーラムが開催されました。

政府が掲げる働き方改革やデジタルトランスフォーメーションの流れから、公的機関や企業の文書電子化が注目されています。

1998年に制定された「電子帳簿保存法（国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認めた法律）」以来、企業は帳簿書類の電子化や電子申告などの手続きが急務となっています。

また令和元年税制改正では、過去の重要書類のスキャナー保存も認められるようになり、今後はさらなる電子化の加速が見込まれます。そのためこのフォーラムでは、業務の効率化や企業の競争力アップにつながる文書電子化をテーマに実施されました。

2026年には公文書が電子化される？

2019年3月、政府は新国立公文書館が開館する予定の2026年度を目標に、公文書の作成から移管まで全て電子化する方針を示しました。

財務省の決裁文書改ざんや、防衛省の日報隠ぺいなど過去のケースを踏まえ、改ざんを防いで策定過程をデータで残せる方式にするものです。

現行では職員は行政文書を紙で作成して保存し、紙文書のまま公文書館へ移管しています。今後行政文書を作成する際は「電子媒体を原本として管理し、プロセス全体を電子化すること」を基本方針に、各府省庁のシステムを入れ替えて対応していくようです。

電子化された文書の共有フォルダは、読み取り専用としてアクセス制限を設けます。更新した場合は履歴が残り、その職員を追跡できるシステムを採用して改ざんを防ぎます。

2020年は電子契約が促進されるのか？

2019年にペーパーレス社会への実現に向けて、3つの進歩的改定がなされました。

• ・労働条件通知書の電子化が解禁
• ・デジタルファースト法が成立
• ・賃貸契約における重要事項説明書等の電磁的方法による交付の社会実験

労働条件通知書の電子化

従業員を雇い入れる際には、労働条件を労働者に明示する義務が定められています。その書類が「労働条件通知書」です。これまでは書面の交付に限られていましたが、2019年4月からはメールやファックスなどで交付できるように変わりました。

これにより雇用契約関連の書類のペーパーレスが可能となり、大企業や店舗が多い会社などの業務プロセスが簡潔になりました。

デジタルファースト法が成立

2019年5月にデジタルファースト法が参院本会議で成立しました。これによって行政手続きの電子化（インターネットなどで完結）が進み、行政の効率化と利用者の利便性が高まります。

19年度内は、引っ越しの際の住民票の移転手続き、それにともなうライフラインの契約更新などがネット上で可能になりました。今後も相続や死亡申請もネットで完結したり、法人設立をネットで申請したりなど行政手続きのデジタル化を進めていく予定です。

賃貸契約における重要事項説明書等の電磁的方法による交付の社会実験

書面による交付が義務付けられていた賃貸契約の「重要事項説明書」を、2019年10月からクラウドサインなどの電子契約サービスを用いた交付を認める社会実験を国土交通省がスタートさせました。

これにより、忙しい人や時間管理を自分の思い通りに進めたい人などは、わずらわしい不動産契約を好きな時間にオンラインで完結できるようになります。

このように2019年に政府は本格的にペーパーレス化に歩み始めました。2020年もさまざまな分野の規制緩和がされて、ペーパーレス化が進んでいくと予測されます。

ペーパーレス化と働き方改革

働き方改革とは、政府が「一億総活躍社会」を目標にした取り組みです。これは将来訪れるであろう「少子高齢化にともなう生産人口の減少」に歯止めをかける目的と、ひとり一人の事情による「働き方のスタイルを多様化」するための改革法案となっています。

労働力人口（生産力人口）は2013年をピークに、その後は減少の一途をたどっています。2060年の労働人口は、ピーク時の約半数になる見込み（※）のため、政府は下記のような骨組みを基にした生産力向上対策をスタートさせました。

• （1）女性や高齢者の働き手を増やす
• （2）労働生産力を上げる
• （3）出生率を上げる

ペーパーレス化は2番目の「労働生産力」を上げることに関わってきます。

文書情報を電子化してデジタル保管をすれば、必要なときに、キーワードで探索するだけでヒットします。たとえ古い書類であっても、倉庫から引っ張り出すことなく簡単に情報が手に入るため業務の効率化が図れます。

また同僚や仕事先との文書共有も容易になるでしょう。今まで相手先に出向いてやりとりしていた案件を、リアルタイムで共有できるようになるため時短業務ができるようになってきます。

限りある人材と就労時間を効率化するため、そして生産力を上げるために、企業のペーパーレス化は今後不可欠になることでしょう。

（※）参照元：総務省統計局：https://www.stat.go.jp/data/jinsui/2013np/index.htm