文書/書類電子化サービス選び方ガイド

技術資料や大型図面の膨大な管理は、スペースや検索に時間を要し、業務効率低下に繋がってしまいます。ジェイ・アイ・エムは、A0サイズまでの大型図面や観音製本された文書を高精度に電子化し、保管スペースの削減と迅速な情報検索を実現。

劣化した図面や紙質の固い書類も、専門スタッフが正確にスキャンし、厳密な品質管理を行います。

ジェイ・アイ・エムでは、社員全員が文書情報管理士の資格を取得しています。図面や技術資料に記載された緻密な情報も高精度に電子化することが可能です。

設計図や技術図面には、細かな数字や情報が詰まっており、その正確さが業務の質を左右します。ジェイ・アイ・エムの専門スタッフが、これらの重要なデータを正確に読み取り、品質管理を徹底してデジタル化。製造業の業務効率化や情報管理を支援します。

• 導入前の課題

お客さまは、顧客からの製品の問い合わせや再受注の際に、過去に納品した製品の図面や技術文書を参照する必要がありました。これらの図面や文書の中には、マイクロフィッシュやアパチュアカードなどのマイクロフィルムで管理されているものもあり、検索には手間と時間がかかっていました。

• 導入後の効果

マイクロフィルムの電子化によって、過去の図面や文書の検索が非常に簡単になりました。従来は物理的な移動や専用端末を用いた閲覧に手間がかかっていましたが、電子化されたことで、PC画面上で迅速に必要な資料を検索・閲覧できるようになりました。その結果、業務の効率が大幅に向上しました。

再受注に伴う流用設計の際、自席のPC上で過去の資料を参照できるようになったため、設計業務がスムーズに進むようになりました。

• 導入前の課題

完成図書を自社で電子化し、原本は書庫に保管。(中略)ところが、お客さまが電子化した完成図書には、画像がつぶれて、必要な部分が判読できない事象が頻繁に発生していました。そのため、結局原本をみるために、書庫に探しに行かなくてはなりませんでした。

• 導入後の効果

判読できない画像がなくなったため、原本を探しに行く手間がなくなりました。顧客からの問い合わせに対し、自席のPC画面上ですぐに確認できるため、迅速に対応できるようになりました。

原本の取り出しが不要になり、紛失のリスクを回避できます。電子データになり離れた場所からも見られるようになったため、テレワークにも非常に役立っています。

カルテやレントゲンフィルムの電子化は、単なるスキャン作業ではなく、厚生労働省が定める『医療情報システムの安全管理に関するガイドライン』に沿って厳格に実施する必要があります。

患者情報の適切な管理ができるよう、誠勝のサービスでは、解像度や保存形式、電子署名の要件など細かな仕様を準拠し高精度の電子化を行います。

医療画像の保存において、世界的に標準化されている「DICOM形式」での保存にも対応。DICOM形式は、レントゲンやCT、MRIなどの医療画像を一貫して管理・共有するための国際標準規格であり、精度の高いデータ保存を可能にします。

誠勝のサービスは、カルテや紙文書の電子化に加え、レントゲンフィルムなどの医療画像をDICOM形式で保存し、医療機関内での統合的なデータ管理をサポートします。

SRIでは、機密文書の電子化を行う際に、徹底したセキュリティ体制を整えています。電子化作業は、24時間監視カメラでの録画やオートロックによる入退室制限が施された専用スペースで行われます。

さらに、情報セキュリティの国際規格であるISO27001を取得しており、これに準拠した高度なセキュリティ管理を実施。銀行など金融業での電子化実績も多数あります。

SRIが提供する「BUNTAN」システムでは、電子化した文書に対して厳格なアクセス制限と権限設定が可能です。部署ごとのアクセス権限や役職に応じた権限設定を行うことで、機密情報の不正な持ち出しや閲覧を防止。

また、承認経路やワークフローもシステム上で管理できるため、重要な文書に対する操作履歴や変更履歴がすべて記録され、文書の安全性と追跡性を高めます。

• 導入前の課題

倉庫保存中の文書が必要な際には、営業店がその都度倉庫まで出向く必要があり、往復3時間かかるケースもありました。旧態依然の管理手法が営業店の負担となっていました。当行全体で一覧性のある保存台帳がなく、本部でも各拠点の文書管理状況を把握できていない状態であり、誤廃棄や紛失のリスクなども内在していました。

• 導入後の効果

導入時に想定した課題を「廃止」「集中化」「システム化」することで、大幅な事務量の削減に成功しました。事務量に換算すると、全体で、導入時予想に対し1.25倍 27,656hの事務量削減効果がありました。当行で、最も効果があったのは倉庫往復であり、全体の65％にもなりました。

• 導入前の課題

各営業店での日々発生する伝票の台帳管理は手書きによるものも多く、事務作業や記入ミス・人の手によるチェック等が、作業効率の妨げとなっていました。さらに、移管先の文書保管センターは後々の廃棄の作業効率を考えた仕組みになっており、各営業店毎に決まった場所を設けて収納する仕組みとなっていました。その為、文書廃棄の際には収納している各ラックが「虫食い」状態となり、収納効率の低下原因にもなっていました。

• 導入後の効果

本部・営業店の文書、文書保管センター、委託倉庫会社といった複数拠点の文書を一元的に管理できるところです。どんな文書がどこにあってどういう状況なのか、文書管理システムで一括して把握することができます。 (中略)システム化することで履歴管理も可能となりますので、申請やどの登録がどこでされているかの把握も容易になりました。