文書/書類電子化サービス選び方ガイド

失敗しない文書電子化の具体的な進め方

文書電子化は、スキャン作業から始めるのではなく、対象文書の棚卸しと保存要件の確認から始めます。次の8ステップで進めると、データ化後に「検索できない」「原本を捨てられない」「運用が定着しない」といった失敗を防ぎやすくなります。

1. 電子化の目的と責任者を決める

保管スペースの削減、検索時間の短縮、テレワーク対応、BCP対策、法定保存への対応など、電子化の目的を明確にします。あわせて、総務・経理・法務・情報システムなどの担当範囲と、最終判断を行う責任者を決めます。

2. 保有文書を棚卸しする

文書名、部署、数量、サイズ、製本状態、保存場所、保存期間、利用頻度、機密区分を一覧化します。請求書、契約書、図面、カルテなど、種類によって必要なスキャン機器や管理方法が異なるため、最初に分類しておくことが重要です。

3. 法定保存要件と原本の要否を確認する

電子帳簿保存法、e-文書法、業法、各省庁のガイドライン、契約上の条件などを確認し、電子化後に原本を廃棄できる文書、紙を併存させる文書、電子化の対象外とする文書を切り分けます。

4. 電子化の仕様と運用ルールを決める

解像度、カラー・白黒、保存形式、OCRの有無、ファイル名、フォルダ構成、検索項目、アクセス権限、保存期間、バックアップ、廃棄方法を決めます。法対応が必要な文書は、入力期限、タイムスタンプまたは代替システム、訂正削除履歴なども仕様へ反映します。

5. 自社対応と外注の範囲を決める

少量で定型的な書類は自社スキャン、大量の過去文書、製本資料、大判図面、劣化文書、機密文書は専門業者へ委託するなど、文書の難易度と社内リソースに応じて分担します。

6. サンプルで試験電子化する

本番前に代表的な文書を数十～数百枚程度スキャンし、文字の判読性、OCR精度、検索性、ファイル容量、作業時間、納品形式を確認します。サンプルの合格基準と、再スキャンが必要になる条件を事前に合意します。

7. 前処理・スキャン・OCR・品質検査を行う

ホチキスや付箋の除去、仕分け、破損補修などの前処理を行ってからスキャンします。スキャン後は、ページ抜け、重送、傾き、折れ、裏写り、文字つぶれ、ファイル名の誤りなどを検査し、必要に応じて再スキャンします。

8. 保存・運用・原本処理を行う

文書管理システムや所定のサーバへ格納し、アクセス権限、操作ログ、バックアップ、保存期限を設定します。原本は、同等確認と社内承認を行ったうえで、返却、継続保管、機密溶解などの方針に沿って処理します。運用開始後も、定期的に検索性やルールの遵守状況を見直しましょう。

文書電子化の作業工程について詳しく

文書/書類電子化に関する用語集

スキャニングサービスを利用しようと調べているなかで、OCR・タイムスタンプなどわからない専門用語を見かけたという方も多いと思います。特殊なスキャン機器についての名前やコンピューター用語、電子化する工程のなかで発生する作業につけられた名前などその種類はさまざま。「用語が理解できなくて業者のサービス内容がよくわからない」という方は、主要な用語をまとめているので参考にしてみてください。

文書電子化に関する用語集について詳しく

文書電子化に関するよくある質問

Q. 紙の文書をPDF化すれば、原本はすぐに捨てられますか？

A. 文書の種類と保存要件によって異なります

社内資料など法定保存の対象ではない文書は、社内ルールに沿って廃棄を判断できます。一方、国税関係書類を紙に代えて保存する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たし、画像と紙が同等であることを確認する必要があります。入力期限を過ぎた場合などは紙の保存も必要です。

Q. スキャナ保存には税務署への申請が必要ですか？

A. 2022年1月以後に保存を始める書類は、原則として事前承認不要です

令和3年度税制改正により、スキャナ保存の承認制度は廃止されました。ただし、承認が不要になっただけであり、解像度、入力期限、タイムスタンプ等、訂正削除履歴、見読性、検索性などの要件は満たす必要があります。過去分の重要書類をスキャナ保存する場合は、適用届出書や事務手続書類が必要になる場合があります。

Q. タイムスタンプは必ず必要ですか？

A. 一定のシステムを利用すれば、タイムスタンプに代えられる場合があります

訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除できないことに加え、入力期限内に保存したことを客観的な時刻情報で確認できるシステムであれば、その確認をタイムスタンプの付与に代えることができます。単に変更履歴が残るだけでは足りない点に注意しましょう。

Q. メールで受け取った請求書を印刷し、紙で保存してもよいですか？

A. 電子取引で受け取ったデータは、原則として電子データの保存が必要です

メール添付、クラウド、EDI、Webサイトなどで授受した請求書・領収書等は電子取引データに当たります。紙へ印刷したものだけを保存するのではなく、受領・交付した電子データを、改ざん防止措置、見読性、検索性などの要件に従って保存します。

Q. 電子化とデジタル化の違いは何ですか？

A. 電子化は紙をデータへ変換すること、デジタル化はデータを業務改善へ活用することです

文書電子化は、紙文書をPDFや画像などへ変換する工程を指します。デジタル化は、電子化した文書をOCR、検索、ワークフロー、データ連携などに活用し、業務そのものを効率化する取り組みまで含む言葉として使われます。

Q. 文書電子化を業者へ委託すれば、法対応もすべて任せられますか？

A. 委託後も、保存義務者である自社の確認と運用が必要です

業者は、指定した解像度でのスキャン、OCR、品質検査、ファイル名付与、検索項目入力などを支援できます。ただし、対象文書の選定、法定保存期間、保存システム、アクセス権限、原本廃棄の判断などは、自社の責任で確認する必要があります。見積もり時に、業者が担う工程と自社が担う工程を明確にしましょう。

Q. 文書電子化サービスは何を基準に比較すればよいですか？

A. 品質、セキュリティ、対応文書、法要件への対応範囲、総額で比較します

スキャン単価だけでなく、前処理、OCR、ファイル名付与、検索項目入力、品質検査、再スキャン、専用便、原本保管・溶解などを含む総額で比べます。大判図面、製本資料、カルテ、機密文書など、自社の文書に近い実績があるかも確認しましょう。

Q. 文書電子化を始める前に、何を業者へ伝えればよいですか？

A. 文書の種類・量・状態・希望仕様・法対応の有無を整理します

文書名、概算枚数、サイズ、片面・両面、カラー、製本やホチキスの状態、保管場所、希望納期、解像度、OCR、ファイル名、検索項目、納品方法、原本の返却・廃棄方針を伝えます。数種類のサンプルを提示すると、作業内容と見積もりの精度が上がります。

参考にした公的情報

• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（Q&A）」
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】（令和8年7月）」
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）」
• e-Gov法令検索「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」

法令・通達・ガイドラインは変更される可能性があります。公開前および運用開始前に、最新の公的情報をご確認ください。