文書/書類電子化サービス選び方ガイド

安心して任せられるのはどこ?
文書電子化サービス業者

文書/書類電子化とは

文書の電子化とは、紙文書をスキャンしてデジタルデータに変換すること。働き方改革によって勤務場所や時間が多様化するなか、作業を円滑にするために電子化を進める企業が増えています。導入を考える方向けにおすすめ業者をまとめてみました。

文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

公開日: |更新日:

こんなケースも!
企業が文書を電子化する背景

競争力強化

顧客情報や案件の資料、契約書を電子データで管理すると、紙文書よりも検索がしやすくなり対応がスピーディーに。アフターサービスの充実やスムーズな契約更新が可能なので、他社のサービスと差をつけられます。

移転

オフィスの移転に伴って文書の電子化を進めるケースもあります。以前のオフィスよりキャビネットスペースが減ったことで持っている書類が入りきらなくなってしまい、書類を削減する必要が出てくるためです。

文書/書類電子化を委託すべき理由

書類をスキャニングするだけなら自社の複合機で対応できると考える人もいるかもしれませんが、何冊にもまたがる文書をすべて手作業で電子化するのは大変です。一般的に使われている90cm幅のキャビネット2段分に保管されている文書は、1万枚以上あることも。電子化すればそうした膨大な量の書類のスキャンはもちろん、ファイリングなども容易になります。素早く正確に、業務効率化へつながるデータ化を進めたいのなら、専門家に委託した方がスムーズに行えるでしょう。

電子化を委託

文書を決める前にチェック!
文書/書類電子化サービスの選び方
3ポイント

はじめて文書電子化サービスを利用する場合、依頼する業者をどのように選べばいいか迷うこともあると思います。大切な文書を託すことになるので、安易に決めるのは危険。以下の3つのポイントに注目してみましょう。

スキャニングの品質は確かか

  • もっとも重視してほしいポイントがスキャニングの品質です。仕上がりが悪いと業務の効率化が図れません。
  • スキャニング技術は機械の性能による部分も多くなります。品質管理や工程管理の体制に注目しましょう。
  • 文書管理のプロフェッショナルである「文書情報管理士」の資格を持つスタッフが在籍していると安心。
  • 利用する業者や文書化を行なった方の口コミを調べておくと、メリットやデメリットを事前に把握できます。

機密保守が厳守されているか

  • 文書は会社の情報資源。機密情報の漏えいを防ぐためにも管理のしっかりした業者に依頼した方が良いでしょう。
  • 個人情報の取り扱いが適切である証「Pマーク」を取得しているかも、業者を選ぶ際のポイントの一つです。
  • IC/IDカードでの入退室管理や資料の引取りや納品時に専用便を活用している業者はセキュリティ意識が高いと言えます。
  • マイナンバーを扱える管理体制がある業者は安全性が高いです。機密性の高い文書を依頼するなら要チェック。

サービス内容と価格は適正か

  • 価格相場はA4サイズ、白黒300dpiで1枚6円ほど。相場を大きく外れている業者には気をつけましょう。
  • サービス内容は業者ごとに違うので、相見積もりの際には各業者の仕様を明確にすることが大切です。
  • 依頼した後でオプション料金を上乗せされるケースもあるので、トータルで必要な費用を確認しましょう。
  • 現物の状態や数量をしっかり確認してから見積もりを出してくれる業者なら、納品後の齟齬がなく安心です。

スキャニング、秘密保持、サービス内容と価格の3項目で比較してみました!

安心して任せられそうなのはどこ?
文書/書類電子化
サービス業者3選

女性のイラスト

女性のイラスト

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

ジェイ・アイ・エム

ジェイ・アイ・エム公式HP
引用元:ジェイ・アイ・エム公式HP
(https://scan-jim.com/)

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導入事例を見る

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品質管理体制

社員全員が
文書情報管理士

社員全員が文書情報管理士の資格を持ち、自社で開発したツールやシステムで作業工程を細かく管理しています。目視検査と画像検査ツールによる「品質管理」や検査用プログラムを用いた「品質検査」、品質管理部門の検査員による「最終検査」など、品質管理の徹底に努めています。

セキュリティ

入退室管理システム導入
&作業ログを監視

警備会社と連動した入退室管理システム導入し、24時間365日稼動させています。社員の入退出はIC/IDカードで管理。社内の各区画に監視用カメラ設置するほか、スキャンの作業ログを監視し、預かっている情報が外部に漏れないよう対策しています。

サービス内容と
価格

毎月最大100万枚!
1ページ11円から
対応可

多種多様なスキャナを取りそろえ、毎月最大100万枚を電子化しています。A4サイズ・両面・モノクロ・背表紙名などのサービスを含んだライトコースであれば、1ページあたり11円で対応可能です。社外に持ち出せない機密文書も、出張サービス(オンサイト方式)で対応できます。

雲紙舎

雲紙舎公式HP
引用元:雲紙舎公式HP
(https://scanspecial.jp/)

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品質管理体制

各工程で専門スタッフを配置

作業開始前には、工程を細かく策定します。そのうえで各工程ごとに専門スタッフ(スキャナー操作に長けたオペレーター、検品や修正を行うレタッチャー、校正担当)を配置。大量にスキャンが必要な場合でも、精度や納期をしっかりと管理して進めます。

セキュリティ

UTMでセキュリティ管理を徹底

ネットワークや情報システムに対する脅威を防ぐため、不正アクセスのブロックや悪意のあるソフトウェアへのアクセスを禁止するなど、複数のセキュリティ機能を一元管理(UTM)しています。

サービス内容と
価格

断裁スキャンが得意!
1ページ15円(税不明)
から対応可

A4サイズ・片面・1ページ「重要書類スキャン」であれば、1ページ15円(税不明)から対応できます。紙の情報を次世代へ引き継ぐ社会をつくることを理念とし、断裁スキャンを得意としています。

双光エシックス

双光エシックス公式HP
引用元:双光エシックス公式HP
(https://ethics.co.jp/)

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品質管理体制

品質検査スタッフが
全数チェック!

品質検査スタッフが全数、1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせています。スキャンした内容にズレや傾きがないか、濃淡に問題がないか、文字が読めるかどうかなどを厳しく目視でチェックします。

セキュリティ

自社ビルの耐火倉庫で
厳重に保管

預かった原本は、24時間監視している自社ビルの耐火倉庫で保管されています。各フロアに監視カメラや防犯センサーも設置し、各入口には生体認証型のドアロックやセキュリティカードを採用し、ネットワークセキュリティも対策しています。

サービス内容と
価格

白黒であれば
1ページ9円(税不明)
から対応可

A4サイズ・白黒・解像度200dpiの「一般書類」であれば、1ページあたり9円(税不明)から対応可能です。解像度にこだわりがなく、シンプルなスキャニングを希望している方におすすめです。

【選出基準】

2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、

品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。

・プライバシーマークを取得

・ISO9001認証を取得

・文書情報管理士の在籍

・品質検査/セキュリティ管理が明確

【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】

下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。

◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。

◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。

◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子5業者のサービス比較を見る

文書電子化する
メリット

慣れ親しんだ紙書類ではなく、費用をかけてまで新たに文書を電子化するメリットとは?ここでは、コストやセキュリティ面など電子化のメリットをご紹介します。

1業務の効率化

文書を電子化するだけで仕事の進め方にはどのような変化が起こり、どれだけ業務効率が上がるのか紹介します。国際社会を生き抜く知恵も、文書の電子化にあるかもしれません!時代に取り残されて他社に差をつけられないよう、今の内にチェックしておきましょう。

2コストの削減

自社で行なうと作業時間が、業者に依頼すると費用がかかるだけだと文書の電子化を諦めていませんか?実際には文書を電子化することによって、人知れず業務を圧迫していた書類関係の雑務にかかる時間や人件費をカットすることができるので、コストの削減につながるのです!

3セキュリティの強化

ハッキングされた際に情報漏えいのリスクがあるように思える電子化された文書ですが、実は暗号化や限られた社員にだけ閲覧を制限する設定など、紙の文書と比べて格段に高いセキュリティで守ることが可能です。また劣化や誰かが持ち出して紛失されるのを防ぐ効果もあります。

4検索性の向上

電子化すると検索するだけで必要な資料をスピーディーに見つけ出すことができるので、業務の効率化につながります。ここで検索性が良いことのメリットをまとめました。スペースと時間をカットしたうえに、生産性も上がった一石“三”鳥な事例も紹介します。

5BCP対策になる

自然災害や停電、火事、テロなど不測の事態が発生した時に、記録や文書類の対策は万全でしょうか。重要な書類が紙媒体だけで保存されている場合、火や水に弱いというデメリットがあります。突発的な災害にみまわれても、事業が存続できるように、文書を電子化してバックアップを取っておきましょう。

番外反対にデメリットは?

文書の電子化にはメリットが多いですが、デメリットも気になるところ。ここでは「読みにくい」「ネット回線が不調な時は使えない」などのデメリットをまとめました。さらに、デメリットをカバーして不自由なく電子化された文書を活用する方法もご紹介します。

文書/書類電子化の事例集

さまざまなシーンでメリットをもたらす文書の電子化!

さまざまなシーンでメリットをもたらす文書の電子化!

文書の電子化を導入した各業界の事例を調査しました。積み重なってしまった書類をペーパーレス化することで、スペースの確保や経費の削減につながっているようです。

金融業の事例

文書の電子化サービスを導入した金融業の導入事例を紹介。企業によって得られたメリットについてまとめています。大量の契約書を電子化したことで業務の効率向上や、顧客への迅速な対応が可能になったとの喜びの声も。ぜひ導入を検討する際の参考にしてみてはいかがでしょうか。

金融業の文書電子化事例について詳しく

流通業の事例

文書の電子化を導入した流通業の導入事例を紹介。電子化することで得られたメリットについてもまとめています。企業によっては大量の紙文書を電子化し、業務効率アップやコスト削減につながった事例も。ほかにも導入してどのようなメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。

流通業の文書電子化事例について詳しく

通信業の事例

通信業における電子文書化の事例を調査しました。通信業でもいまだに紙媒体を使っているところは多いようです。想像以上に業務の効率を妨げる紙媒体を電子化することで、業務効率が向上した会社が多くありました。業務内容でメリットが異なるので、導入の際の参考にしてください。

通信業の文書電子化事例について詳しく

メーカー・工場の事例

メーカー・工場などの製造業で文書電子化サービスを活用している企業の導入事例をまとめています。大量の紙書類が発生し、管理やコスト面に課題を持っていた企業が、導入後により悩みを解決したという事例も。導入したことで得られたメリットについても紹介しています。

メーカー・工場の文書電子化事例について詳しく

税理・会計事務所の事例

文書の電子化を行なった税理・会計事務所の導入事例を調査しました。導入した経緯と各事務所によって得られたメリットをまとめています。顧問先の重要な書類を管理するにはかなりの労力が必要です。その管理を電子化したことでどのようなメリットがあるのか確認してみましょう。

税理・会計事務所の文書電子化事例について詳しく

化粧品メーカーの事例

季節によっておすすめする商品が変化する化粧品メーカーの文書電子化を導入した事例を調査しました。顧客への情報提供や、各販売店への情報伝達に役立っているようです。また資料作成の手間やコストをカット。経費削減につながっているようなので、ぜひ参考にしてみてください。

化粧品メーカーの文書電子化事例について詳しく

名刺の事例

名刺をスキャニングし、電子化することで効率的に情報を管理している事例を調査しました。営業活動では欠かせない情報源として活用されているようです。また電子化すれば個別に管理する手間も減らせるので一石二鳥。営業力を高められ、すぐに情報を確認できるので便利です。

名刺の文書電子化事例について詳しく

図面の事例

図面を電子化することによって得られるメリットを調査しました。図面は設計段階だけでなく、保守管理にも必要になるため、保管スペースと劣化しないような環境を用意する必要があります。ここでは電子化することで、さまざまな課題を解消できた事例を載せているのでぜひご覧ください。

図面の文書電子化事例について詳しく

機密文書の事例

厳重に扱う必要のある機密文書を電子化した事例を調査しました。紙媒体と違い書類の保管スペースを減らすことができ、アクセス権を設定することで厳重に管理できるというメリットがあります。一方で、安全性を確保するためにはセキュリティの強固な会社に委託することが大切です。

機密文書の文書電子化事例について詳しく

オフィス移転の事例

オフィスを移転する際にペーパーレス化した事例をピックアップしました。これまでに保管してきた大量の書類を電子化することで、さまざまなメリットを得られているようです。たとえば、移転先のオフィススペースの確保や、書類検索スピードの向上などが挙げられます。

オフィス移転の文書電子化事例について詳しく

サテライトオフィスの事例

遠隔勤務を効率的にするサテライトオフィスに文書の電子化を導入した事例を調査しました。本社との書類のやり取りがスムーズになったという声も。また多くの人員を置けないので、紙媒体の管理がネックになりますが、ペーパーレス化を推進することで解決できているようです。

サテライトオフィスの文書電子化事例について詳しく

自社で行なった
文書/書類電子化の
失敗例

失敗例

技術不足でうまく電子化できない

数枚の書類をデータ化する作業なら、複合機で誰でも簡単に行なうことができます。しかし、文書となると発生する労力が比になりません。単にスキャンするだけでなくファイル名の設定やファイリングを行なう作業も必要なので、スピーディーに対応するには高いスキルを要します。自社で電子化を試みた結果、「途中で作業が止まった」「逆に文書を探しにくくなった」というケースもあるので、業者へ依頼するのが得策でしょう。

自社で行なった文書電子化の失敗例について詳しく

基礎知識
文書/書類電子化基礎知識

文書を電子化する前に知っておきたいスキャニングサービスの基礎知識をまとめました。ペーパーレス化の基本を知っておくことでスキャニングサービスを上手に活用できます。

- Lesson 1 -
e-文書法とは何か

2005年に施行されたe-文書法は電子文書法とも呼ばれ、企業の文書電子化を大きく変えることになった法律です。日本企業の競争力を上げるための施策で、以前は認められていなかった書類の電子管理が可能に。企業にとって大幅なコスト削減ができるチャンスとなりました。

- Lesson 2 -
電子化の流れ

単に紙をスキャンするだけが文書電子化の作業ではありません。業務の効率化やコスト削減を目指すのであれば、業者との事前打ち合わせも大切な工程になってきます。書類を渡してから納品されるまで、スキャニングサービスのおおまかな流れを紹介します。導入計画の参考にどうぞ。

- Lesson 3 -
電子文書管理の基本

スキャニングサービスを利用した後は、電子化された文書を維持管理する必要が出てきます。一般的にデータ文書の運用に大切だと言われているのが、見読性・完全性・機密性・検索性の4つ。文書管理の基本を押さえておくことで、電子化のメリットを十分に享受できるようになります。

- Lesson 4 -
ペーパーレス化の動向

なかなか進まない企業のペーパーレス化。早急に電子化したほうが効率化につながることはわかっていても、さまざまな問題が電子化を阻み、思うように進んでいないのが現実です。電子化が進まない原因を認識して適切に対処することで、企業のペーパーレス化を進める方法を提案します。

- Lesson 5 -
働き方改革とペーパーレス

日本の労働生産性の改善策として2016年に「働き方改革」が提唱されました。現在の企業に必要なのは業務の効率化です。オフィスワークに潜む数々のムダや解決方法を紹介して、オフィスのペーパーレス化の必要性や効率の良いシステムの導入方法を提案します。

- Lesson 6 -
文書を電子化する際の注意点

文書を電子化すると決めたら、使い勝手やセキュリティ問題を想定したポイントをチェックしながら進めましょう。電子化された文章や画像を閲覧するためのデバイス、データ形式の確認、データのセキュリティ設定、高い検索性などです。スキャニングを他社へ依頼する際には、スキャンしたデータとオリジナルに相違がないかのチェックも必要です。

- Lesson 7 -
文書情報管理士について

文書管理士とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が認定した資格の事ことです。社内で扱う文書や帳票類、図面などの紙文書をデータ化して、管理・長期保存・活用するための技術や法律などの知識を認定します。文書管理の重要性が高まるなか、ノウハウを知り尽くした人材が今後もっと必要になるでしょう。

文書/書類電子化に関する用語集

スキャニングサービスを利用しようと調べているなかで、OCR・タイムスタンプなどわからない専門用語を見かけたという方も多いと思います。特殊なスキャン機器についての名前やコンピューター用語、電子化する工程のなかで発生する作業につけられた名前などその種類はさまざま。「用語が理解できなくて業者のサービス内容がよくわからない」という方は、主要な用語をまとめているので参考にしてみてください。

文書電子化に関する用語集について詳しく

会社の文書管理での
お悩み解決

Q.紙媒体の文書を電子化させる方法は?

 

顧客名簿や帳簿類、各種資料や図面など保管場所の大部分を占める紙媒体の資料を効率的に電子化するには、どのような方法があるのでしょうか?

A.自社スキャン・セルフスキャンサービスを利用する・専門業者に依頼する・写真を編集するなどの方法があります

(1)自社でスキャンする

自社の複合機・スキャナーなどでスキャンして文書化する方法です。スキャン機能のあるプリンターや複合機で文書を読み込み、PDFファイル化してファイル名を付与する、という流れです。文書内容が外部へ流出する可能性が低いというメリットがある反面、専任スタッフの確保が必要・時間がかかるなどのデメリットがあります。

(2)セルフスキャンサービスを利用する

スキャンサービスを提供している会社の機器を借りて、セルフスキャンを行う方法です。自社にスキャンできる機器がない場合に便利です。ただし店頭で大量の紙媒体をスキャンする場合、時間が掛かるうえ、セキュリティ上の問題も懸念されます。

(3)専門業者に依頼する

紙媒体の電子化を外部企業に委託する方法です。短期間かつ高品質で電子化ができる、紙の状態が悪い・通常のスキャナでは電子化しづらい大型図面などの電子化も取り扱っている業者がある、などのメリットが挙げられます。しかし依頼にはコストが掛かるため、自社でスキャンする場合のコストと比較して検討しましょう。

(4)写真を編集する

デジカメなどで書類を撮影して画像として保存する方法です。数枚の書類をまとめて1枚の画像に納めて保存したり、大きなサイズの紙媒体(図面など)を保存する際に便利です。しかし画像はPDFよりデータ量が重いために、大量の紙媒体の電子化には向いていません。対象書類をピックアップして電子化しましょう。


以上4つの方法がありますが、電子化の正確性や効率性、柔軟性を求めるなら専門業者に依頼するのがおすすめです。

Q.大量に書類をスキャンするには?

かさばる設計図面や、過去の文書類、帳簿類などの紙媒体をデータ化して業務の効率化を図りたいと考えています。大量の書類をスキャンするには、どのようなスキャナを購入すれば、効率よく作業ができるでしょうか?

A.ドキュメントスキャナを購入するか専門業者へ委託しましょう

数枚の書類をスキャンするだけなら、一般的なコピー機やプリンターで行えます。しかし書類の量が多い場合は「ドキュメントスキャナ」がおすすめです。紙がバラバラの状態(製本やホチキス止めなどになっていない状態)ならば、1分間に約50ページ分のスキャンができます。

スピーディーな作業ができる一方で、画像の鮮明さに欠けている、設計図面などの大判スキャンができないというデメリットも。

慣れない作業に時間を取られて通常業務が滞ってしまうのであれば、文書電子化の専門業者に委託するという方法もあります。

Q.紙文書をPDF化するには?

文書類の保管場所の縮小や、日常的な業務の効率化を図るために、紙の文書をPDF化したいと考えています。具体的にどのようにすればいいのでしょうか?

A.プリンターやコピー機で簡単にPDF化できます

PDFは文字、図形、グラフ、フォント情報など、ビジネス文書によく使われる情報を保存してくれるファイル形式。オフィスにあるコピー機やプリンター(スキャナ機能付き)でも、簡単にスキャンしてPDFに変換することができます。

PCとスキャナがつながっている場合は、アプリのAdobe Acrobatを使うと便利です。

ただし、書類の量が多い場合や製本されているもの、画像、大判の書類などは、スキャニングに時間がかかる場合があります。そんな時は、無理に自社内で対応しようとせず、専門業者に委託するのが賢明でしょう。

Q.電子化を成功させるためのポイントはありますか?

会社の電子化を進める際には、どのようなポイントに注意を払えばよいでしょうか?

A.運用しやすい体制を作ることが大切です

電子化を成功させるためには、下記の4つのポイントを実践することが大切です。


(1)電子化する書類の優先順位を決定する

大量の紙媒体を電子化する場合、どの文書から電子化すべきか優先順位を決めましょう。ほぼ利用していない紙媒体は後回しにして、必要な文書から電子化したほうが業務の効率化につながります。

(2)保管形式を決める

業務で取り扱うファイル形式やファイル名のつけ方など、保管形式と保管場所をあらかじめ決めておきましょう。ファイル名の命名ルールや保管場所が整っていれば、スキャン後の作業を円滑に進められます。

(3)マニュアルの作成

紙媒体の電子化に関わるマニュアルを作成しましょう。電子化する方法や保管形式、保管場所などをマニュアル化しておけば、今後も社内の誰もが同じ形式で電子化できます。

(4)サービスまたはソフトを導入

電子化するための便利なソフトやサービスの導入すれば、データ化した資料の保管や管理が楽になり、業務の効率化が図れます。

例えば、税務に係る帳簿や契約書にかかわる電子契約書、スキャン書類などを一元管理できる電子帳票管理ソフトなどが挙げられます。電子化をきっかけに電子ファイルの管理体制を見直すことで、業務効率化や健全な経営に繋がるでしょう。

文書/書類電子化コラム

2019年12月に文書/書類電子化のフォーラム開催

2019年12月、東京と大阪で日本経済新聞社主催の「文書電子化で実現する生産性向上」というテーマのフォーラムが開催されました。

政府が掲げる働き方改革やデジタルトランスフォーメーションの流れから、公的機関や企業の文書電子化が注目されています。

1998年に制定された「電子帳簿保存法(国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認めた法律)」以来、企業は帳簿書類の電子化や電子申告などの手続きが急務となっています。

また令和元年税制改正では、過去の重要書類のスキャナー保存も認められるようになり、今後はさらなる電子化の加速が見込まれます。そのためこのフォーラムでは、業務の効率化や企業の競争力アップにつながる文書電子化をテーマに実施されました。

2026年には公文書が電子化される?

2019年3月、政府は新国立公文書館が開館する予定の2026年度を目標に、公文書の作成から移管まで全て電子化する方針を示しました。

財務省の決裁文書改ざんや、防衛省の日報隠ぺいなど過去のケースを踏まえ、改ざんを防いで策定過程をデータで残せる方式にするものです。

現行では職員は行政文書を紙で作成して保存し、紙文書のまま公文書館へ移管しています。今後行政文書を作成する際は「電子媒体を原本として管理し、プロセス全体を電子化すること」を基本方針に、各府省庁のシステムを入れ替えて対応していくようです。

電子化された文書の共有フォルダは、読み取り専用としてアクセス制限を設けます。更新した場合は履歴が残り、その職員を追跡できるシステムを採用して改ざんを防ぎます。

2020年は電子契約が促進されるのか?

2019年にペーパーレス社会への実現に向けて、3つの進歩的改定がなされました。

  • ・労働条件通知書の電子化が解禁
  • ・デジタルファースト法が成立
  • ・賃貸契約における重要事項説明書等の電磁的方法による交付の社会実験

労働条件通知書の電子化

従業員を雇い入れる際には、労働条件を労働者に明示する義務が定められています。その書類が「労働条件通知書」です。これまでは書面の交付に限られていましたが、2019年4月からはメールやファックスなどで交付できるように変わりました。

これにより雇用契約関連の書類のペーパーレスが可能となり、大企業や店舗が多い会社などの業務プロセスが簡潔になりました。

デジタルファースト法が成立

2019年5月にデジタルファースト法が参院本会議で成立しました。これによって行政手続きの電子化(インターネットなどで完結)が進み、行政の効率化と利用者の利便性が高まります。

19年度内は、引っ越しの際の住民票の移転手続き、それにともなうライフラインの契約更新などがネット上で可能になりました。今後も相続や死亡申請もネットで完結したり、法人設立をネットで申請したりなど行政手続きのデジタル化を進めていく予定です。

賃貸契約における重要事項説明書等の電磁的方法による交付の社会実験

書面による交付が義務付けられていた賃貸契約の「重要事項説明書」を、2019年10月からクラウドサインなどの電子契約サービスを用いた交付を認める社会実験を国土交通省がスタートさせました。

これにより、忙しい人や時間管理を自分の思い通りに進めたい人などは、わずらわしい不動産契約を好きな時間にオンラインで完結できるようになります。

このように2019年に政府は本格的にペーパーレス化に歩み始めました。2020年もさまざまな分野の規制緩和がされて、ペーパーレス化が進んでいくと予測されます。

ペーパーレス化と働き方改革

働き方改革とは、政府が「一億総活躍社会」を目標にした取り組みです。これは将来訪れるであろう「少子高齢化にともなう生産人口の減少」に歯止めをかける目的と、ひとり一人の事情による「働き方のスタイルを多様化」するための改革法案となっています。

労働力人口(生産力人口)は2013年をピークに、その後は減少の一途をたどっています。2060年の労働人口は、ピーク時の約半数になる見込み(※)のため、政府は下記のような骨組みを基にした生産力向上対策をスタートさせました。

  • (1)女性や高齢者の働き手を増やす
  • (2)労働生産力を上げる
  • (3)出生率を上げる

ペーパーレス化は2番目の「労働生産力」を上げることに関わってきます。

文書情報を電子化してデジタル保管をすれば、必要なときに、キーワードで探索するだけでヒットします。たとえ古い書類であっても、倉庫から引っ張り出すことなく簡単に情報が手に入るため業務の効率化が図れます。

また同僚や仕事先との文書共有も容易になるでしょう。今まで相手先に出向いてやりとりしていた案件を、リアルタイムで共有できるようになるため時短業務ができるようになってきます。

限りある人材と就労時間を効率化するため、そして生産力を上げるために、企業のペーパーレス化は今後不可欠になることでしょう。

(※)参照元:総務省統計局:https://www.stat.go.jp/data/jinsui/2013np/index.htm

文書電子化サービス業者

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