セキュリティインシデントと安全な文書電子化のポイント

文書を電子化することで、業務の効率が大幅に向上します。具体的には、必要な情報を迅速に検索できるようになり、社内外での共有も容易になります。また、紙の印刷や保管にかかるコストを削減できる点も大きな利点です。さらに、災害時のデータ消失リスクに備えて、バックアップ体制を強化しやすくなる点も見逃せません。

しかしながら、電子化には一定のリスクも伴います。たとえば、サイバー攻撃を受けた場合には、重要な情報が外部に漏洩する恐れがあります。また、社員による誤操作や悪意ある内部不正が原因で情報が漏れる可能性もあります。加えて、USBメモリやモバイルデバイスを紛失したり盗難に遭った場合にも、情報流出のリスクが生じることに。これらのリスクに対しては、適切なセキュリティ対策を講じることが求められます。

セキュリティインシデントの主な要因

セキュリティインシデントがもたらす影響

セキュリティインシデントが発生すると、まず最も大きな影響として、顧客や取引先からの信頼を著しく損なう恐れがあります。一度失った信用を取り戻すのは容易ではなく、企業のブランドイメージにも長期的な悪影響を及ぼします。さらに、法令に違反した場合には、罰則や損害賠償といった法的な責任を問われる可能性もあります。これに加えて、インシデントの規模によっては業務の継続そのものに支障をきたし、最悪の場合、事業の停止や取引の停止といった深刻な事態に発展することも考えられます。

文書電子化におけるセキュリティー対策

1.データ運用ルールの策定

• 添付ファイルにパスワード付与
• セキュリティ対策済みUSB以外の利用禁止
• デバイス持ち込み制限
• セキュリティソフトの最新化

メールに添付するファイルには必ずパスワードを設定し、セキュリティ機能のないUSBメモリの使用は禁止するなどの取り決めが必要です。また、社内に持ち込めるデバイスに制限を設け、常に最新のセキュリティソフトを導入することで、不正アクセスやウイルス感染を防ぎます。

2.暗号化やアクセス権限とログ管理

文書そのものの安全性を高めるためには、パスワードの管理や暗号化の徹底、さらにアクセス権限の適切な設定が不可欠です。機密性の高い文書には暗号化を施し、部長職以上の者しか閲覧できないようにするなどの対応が効果的です。

加えて、誰がいつどの文書にアクセスしたかを記録し、アクセスログを監視する体制を整えることで、不審な動きを早期に発見し対応することができます。

3.セキュリティ教育の徹底

社員一人ひとりが情報管理の重要性を理解して行動できるように、セキュリティ教育の徹底も欠かせません。特に、退職者のアカウント管理を徹底することで、内部からの不正を未然に防ぐことができます。

4.電子化業者のセキュリティ確認

文書の電子化を外部業者に委託する場合は、その業者がISMS（ISO/IEC 27001）などのセキュリティ認証を取得しているかを確認し、信頼できる体制が整っているかを事前にチェックしておくことも重要です。

まとめ

万が一、インシデントが発生した場合には、速やかな対応が求められます。最初に異常を検知した時点で即時に報告を行い、被害の拡大を防ぐために、原因と思われる端末やシステムの遮断や隔離といった初動措置を講じます。その後、詳細な調査を通じて原因を明らかにし、被害の範囲を特定して復旧作業にあたります。

同様の問題を再び引き起こさないように、再発防止策を策定し、報告書としてまとめて社内で情報を共有することで、組織全体としての対応力を高めることができます。