文書/書類を電子化するメリット

実際にスキャニングを発注する前に、「文書の電子化に伴うメリット」をもう一度確認することをお勧めします。それを知ったうえで電子化に取り組んだほうが、電子化のメリットをもっと活用できるからです。ここでは文書を電子化するメリットを、業務効率のアップ、費用の削減、情報セキュリティの面から説明します。

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最大のメリットとして業務の効率化ができる

文書を電子化することの最大のメリットは、検索性の向上やデータの共有によって業務効率化を図れる点です。

電子化された文書は、パソコンのキーワード検索などで一瞬にして情報を探し出せるようになり、時間のロスを軽減させるほか、顧客の要望にスピーディーに応えられるようになることで、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。

また、電子化されたデータは、パソコンでの二次利用がしやすくなるというメリットもあり、過去の情報を有効な資産として再利用することも可能です。

そして、その情報をバックアップしておくことで、不慮の事故によって失われる可能性も低く、半永久的に活用し続けることもできます。

このような電子化された文書はプロジェクトメンバー全員が共有することができ、全ての支社で同時に同じ情報を閲覧可能。

また、管理体制を整えることによって、紙媒体の資料よりもコンプライアンスの徹底もしやすくなる点もメリットです。

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業務効率化のカギは検索性の向上

電子文書が業務効率化のために最も活用できる点は、検索性の良さです。資料を探すために数時間もの時間を使ってしまうこともありますが、その点、文書を電子化すれば、パソコンから簡単に情報を見つけられるようになります。

資料を探すための時間を省くことができ、更なる業務効率化とコストカットを図れるようになるでしょう。

実際に文書電子化を導入した企業の事例によると、毎日3時間を費やしていたファイリング作業を廃止できた、サービスレベル向上で顧客からの評判が上がった、などの声が見られます。

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大幅なコストの削減が可能

文書の電子化はコストの削減にも大きな役割を果たしています。最も分かりやすい点としては、大量の文書を保管するためのスペース費用を削減できるという点で、企業によっては1か月で100万円ほどのコスト削減に成功することもあるそうです。

そして、もちろん、資料自体にかかるコストも削減することが可能で、資料の送付費用、複合機や紙、印刷代などを全てカットできる点は大きなメリットと言えます。さらに、紙媒体の資料を作成しないことで、人件費の削減にも繋がるでしょう。

紙媒体の資料には作成のための時間が必要であり、作成された文書を閲覧するためには探すための時間が必要です電子化された文書であれば、検索するだけで情報の閲覧が可能で、作成のための時間もかかりません。その上、在宅勤務も可能となることで、更なる人件費と経費の削減が実現します。

保管スペースが不要になる以外にも、通信費や人件費など諸経費も、節約ができます。自社にあてはめて、社内にあるどの文書の電子化が有効かを考えてみてはいかがでしょう。

作業時間・コストをカット

文書電子化の大きなメリットである、作業時間やコストのカット。電子化することで、全て「データ」として確保することができます。例えば探しもの一つをとっても、「どこにしまっていたのか」から思い出すところから始めなければいけません。さらに「どの部分に記述されているのか」を探さなければいけないとため、そこでも時間をかけてしまうことになります。文書を電子化すれば、どこに何を保存されているのかがすぐに分かるのが魅力です。データ内に検索をかけることで、すぐに必要な資料を見つけられます。時間節約につながるだけでなく、残業の減少やコストカットを実現できるでしょう。

スペースを確保できる

電子化により、それまで資料を保管していた場所が空くので、物理的なスペースを確保できるのが嬉しいポイントです。文書を紙で保存している場合は、どうしてもスペースが必要になります。ただ単に置いておけばよいものではないうえ、いつ必要になるか分かないので保管方法も細かく決めておかなければいけません。一方、すべてが「データ」としてまとめられる電子化であれば会社の省スペース化もできますし、新しい設備を置くことでより仕事を効率良く進めていける可能性もあります。

文書を電子化した際のコスト削減について詳しく見る

文書を電子化すればセキュリティも強化できる

紙の資料は入手すれば誰でも閲覧や複製が可能な状態となりますが、電子化された文書は、セキュリティ対策によってその中身を強力に保護することが可能です。

例えば、暗号化やパスワード設定を施しておけば、ファイルを入手できたとしても中身を見ることはできません。その上で、アクセス制限を設定しておけば、さらに強固なセキュリティ体制を整えることができるでしょう。

また、文書内の情報を保護するという点では、セキュリティリスク以外の点でもメリットがあります。長期間の保管による紙の劣化や散逸などを防ぎ、文書内の情報を現状のままで保管可能です。

バックアップデータをデータセンターなどに保管すれば、不慮の事故によるデータ消失のリスクにも対応します。

電子化された文書を自在に活用して、「業務の効率化」や「コストの削減」を達成するために、セキュリティの知識は必須です。「データを漏らさないセキュリティ」はもちろん、それと並んで重要な「データを守るセキュリティ」についても知っておいてください。

文書を電子化した時のセキュリティについて詳しく見る

文書を電子化した時に考えられるデメリット

文書の電子化には様々なメリットがありますが、電子化ならではのデメリットも無いわけではありません。

デメリットとして考えられることは3つあり、紙から電子媒体になったことによる視認性の低下、導入のために金銭的、時間的コストが発生すること、インターネット回線の不具合により資料の閲覧ができなくなる可能性があることです。

ただし、視認性の低下は人間の慣れによる問題なので、電子文書に慣れてしまえば徐々に解決していく問題です。その他のデメリットについても、電子化を代理で行う業者を利用する、万が一の事態に備えてバックアップを取っておくなどで対応可能。

業者に委託するとコストが必要になると思われるかもしれませんが、自社内で電子化する人的コストを考えれば、業者に委託することも一考に値します。もちろん、業者による電子化であれば、完成した文書の品質も確実でしょう。

これまで紙で見ていたものを急にデジタルに切り替えると、なかなか目が慣れずに最初は読みにくさを感じるかもしれません。会社の文書を思い切って電子化する前に、一度どのようなデメリットがあるのか確認しておきましょう。

なれるまでに時間と管理者が必要

メリットはあくまでも「慣れれば」になります。いきなり電子化になってしまうと、戸惑う人も多いのではないでしょうか。電子化についての知識を持つ社員が多ければ、早めに操作に慣れて仕事を効率化できるでしょう。しかし、機械に慣れていない方やシステムが複雑な場合、利便性を発揮するための時間が必要です。分かる人が分からない人に伝えなければいけないため、管理担当の負担も大きくなってしまいます。

事前に全体へ導入を周知しておくことが重要

会社として電子化するのであれば、電子化の事実を事前に周知しておかなければなりません。周知・徹底がなされていない中での電子化は、かえって組織全体に混乱をもたらすことになります。システムを理解するための時間も必要なので、できる限り早く周知しておくことが大切です。

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BCP対策の文書/書類電子化で得られるメリット

BCP対策とは「事業継続計画」のことを指します。災害や事故で緊急事態が起きた際、スムーズに経営を復旧できるようにするための対策を図ることです。

クラウド上に重要なデータを保存しておき、緊急事態の際の文書紛失や損傷に備えられる文書の電子化は、非常に有効なBCP対策と言えます。メリットはそれだけに留まらず、業務効率化やコストの削減にも貢献してくれるでしょう。

紛失することなく保管できる

電子化することで、紙での保管で懸念される紛失リスクが事実上なくなります。紙の場合、紛失リスクはもちろんですが、「あるはずなのに見つからない」ケースもあるでしょう。その点、電子化すればデータとして残されるため復旧もしやすくなるでしょう。

バックアップ作成で復旧も容易に

もしもですが、電子データが何らかの理由で消えてしまったとしても、データを復旧できる場合があります。紙の場合、燃えたり紛失してしまったりしたら元に戻すことはできませんが、バックアップデータを作成しておけば早めに業務を再開できるのが利点です。また、紙のように長期間の保管でも劣化しないので、「文字が薄くなって何が書いてあるのか分からない」という事態も防げます。

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