文書/書類を電子化する際の注意点

文書を電子化する時に覚えておきたい注意点や、文書電子化を成功させるためのポイントについてご紹介しています。

電子化の際の困りごと

電子化をする際に、思わぬ手間やトラブルによって困ってしまうことがあります。そこで、電子化を行う際によくある困りごとについて紹介します。

スキャニングに手間がかかる

紙の書類を電子化する際にはスキャニングを行います。しかし1枚1枚書類を広げてスキャニングをし、パソコンに転送して保存…と複数の工程が必要であり、スキャニングを面倒に感じてしまうことがあるようです。

データ入力や文字起こしに時間がかかる

音声データを文字に起こしたりデータ入力を手作業で行う際に時間がかかり、負担となってしまう場合もあります。また、校正作業にも時間がかかるうえ、人手も必要になります。

紙の方が見やすく感じてしまう

大きな表や図面などは紙で見た方が全体像を把握しやすく、電子データでは見づらく感じてしまうこともあるでしょう。そのため、電子化しない方が閲覧しやすい資料もあります。

紙とデータが重複している

紙の資料を電子化した後に適切に原本を処理しないと、紙と電子データが重複した状態になってしまいます。そのため本来は電子データを使用しているのに紙の資料を参考にしてしまい、誤った情報のままで作業を行うリスクもあります。

電子化後の検索性が悪い

電子化したデータを検索しやすいよう整理しておくことが大切です。ただ電子化して保存しただけではかえって検索しにくくなってしまい、閲覧するのに手間がかかる可能性もあります。

セキュリティ対策が必要

電子化を進めるにあたってセキュリティ対策は必須です。しかしセキュリティ対策をどう進めて良いかわからない、対応できる部署がないなどの場合はなかなか思うように電子化を進められません。

電子化しても社内で浸透しない

ペーパーレス化の推進には、社員のITリテラシーの向上と、電子化に関するフローの確立が不可欠です。しかし従業員がITに関する知識が乏しかったり、電子化した文書を利用するプロセスが確立されていないと、ペーパーレス化の浸透が困難となります。

特に長年同じ方法で業務を進めていたベテラン従業員の場合、ITツールや新たなシステム操作に苦手意識を持つケースも。ペーパーレス化に伴い、従業員の教育・研修やマニュアルの策定などの準備も進める必要があります。

セキュリティ体制が整っている
文書/書類電子化業者をチェック

電子化する際のトラブルについて

文書電子化は業務効率を向上させるために有効ですが、文書を電子化するためにはいくつかの注意点が存在します。電子化された後の様々な状況を想定して、それらのトラブルが発生しないような文書電子化を進めなければなりません。

文書電子化で発生するトラブルとしては、次のようなものが挙げられます。

• デバイスや環境によって文書が閲覧できない
• 電子化文書内の情報漏えい
• 検索用単語を入力しても検索されない
• 閲覧したい文書が探し出せない

これらのトラブルが発生すると、電子化された文書はとても使いにくいものとなり、文書電子化のメリットは失われてしまいます。それでは、これらのトラブルが発生しないようにするためには、どのように対策をすれば良いのでしょうか。

スキャニングの品質を確認する

文書や図面をスキャニングする際に気を付けたいのが、スキャナの設定やスキャンをする方法です。

十分な解像度でスキャンされているか

スキャナは解像度を設定してスキャニングすることができますが、低い解像度でスキャニングしてしまうと、文字が読みにくくなったり、拡大して使用することができないなど不具合が生じます。スキャニングする対象が文字なのか、図面なのかにもよりますが、ある程度余裕を持って高めの解像度でスキャンすることが重要です。かといって解像度が高すぎてもデータの容量がいたずらに増えてしまうだけなので、適切な解像度はどのくらいなのかを事前に確認しておくことが重要です。

文字や図面が明瞭にスキャンされているか

スキャニングする際、元となる書類が曲がっていたり、折れたりしていると、その部分がスキャンされなかったり、切れてしまいます。また、書類が浮いたり、反っていたりすると、スキャナの読み取り面から離れてしまい、文字や線がぼやけてしまいます。

スキャン時の傾きは後から修正することができますが、上記のようにスキャニング自体を失敗してしまうと、取り返しがつきません。このミスを防ぐには、スキャニング後に元の書類とデータ化したものを比較チェックするしかありませんが、スキャニングする際、書類の折れや浮きを確認することで、未然に防ぐことができます。

使用するデバイスの確認

文書を電子化するということは、今まで紙で見ていた文書を、様々なデバイスを通して見ることになる、ということです。現代では電子化された資料を見るためのデバイスも多様化してきているため、資料を閲覧する社員が所持しているデバイスで、問題なく閲覧できるデータ形式を選ばなければなりません。

例えば、資料を見るためのデバイスとして考えられるものは、通常のデスクトップパソコン、ノート型パソコンの他に、スマートフォン、タブレットも挙げられます。

ワード、エクセル、パワーポイントなどで見られるデータ形式は一般的なものですが、スマートフォンやタブレットの場合、アプリがインストールされていなければ、閲覧することもできません。さまざまなデバイスで閲覧する可能性があることを考えると、標準で閲覧できたり、無料のビューアソフトがある「PDF」が適切なデータ形式と言えます。

デバイスを問わず閲覧できるデータ形式について

電子化した文書をどのデバイスでも閲覧できるようにするためには、データ形式としてPDFが頻繁に用いられますが、PDFに向かないタイプの書類や文書があるので、その文書の特性に適したデータ形式を選択しながら、様々なデバイスで閲覧できるようにしなければなりません。

文書の特徴と、その特徴に適しているデータ形式は、次のようになります。

• PDF
  電子処理上で文書を取り扱うためのデータ形式で、PDFリーダーがインストールされていれば、どのような環境でも閲覧できることが最大の特徴です。
  また、文字情報を取り込んで文書化した場合でも、フォントの埋め込みで文字化けを防ぐことができます。その他、電子署名やセキュリティ設定、公開鍵証明書の利用によって改竄や情報漏えいも予防します。
• TIF（TIFF）
  ビットマップ画像のためのデータ形式で、画像を取り扱えるソフトであればほとんどのものが対応しています。また、アプリケーションへの依存度が低いという特徴があるため、長期的な保存が必要な文書に適したデータ形式です。
• JPG（JPEG）
  画像に含まれるデータ量を圧縮して保存するためのデータ形式で、グラフィックソフトであればほとんどのものが対応しています。色数が多い、サイズが大きい、解像度が高などの原因でデータが重い画像ファイルに適しているでしょう。

データのセキュリティを設定

文書の電子化を行うと、紙に印刷された資料ではなく、データとして存在する資料になります。データとして存在する資料は、手に取れば誰でも見られる紙の資料とは異なり、データにアクセスできる人しか見ることができません。
その点ではセキュリティレベルは向上したと考えられますが、適切なセキュリティ設定が行われていない場合、紙の資料よりも秘匿性が低いものとなってしまいます。

例えば、データとなった資料をメールで添付する時には、パスワードを設定して、外部の人間から見られないようにする必要があります。また、クラウドにデータを保管する場合は、クラウドにアクセスすれば誰でも資料の閲覧が可能な状態となるため、ファイルにアクセス権限を設定しなければなりません。

有効なセキュリティ対策について

文書を電子化した際に徹底しておきたいセキュリティ対策ですが、具体的にどのような方法で対策していけば良いのでしょうか。代表的な方法をいくつか挙げてみましょう。

• PDF形式で電子化して閲覧制限、パスワード、公開鍵証明書などを利用
• IDとパスワードを設定してアクセスを制限
• 暗号化と復号化の鍵が異なる「PKIクライアント認証」を利用
• 「リスクベース認証」で社員しか知らない秘密の質問を設定
• 指紋、網膜などで認証を行う「生体認証」の導入
• ログの記録管理で不正アクセスを検知可能にする

電子化された文書のセキュリティ対策には様々なものがありますが、これらを複合的に組み合わせていけば、セキュリティレベルはかなり向上します。

検索用単語の表記ゆれ

紙の文書を電子化することの最大のメリットは、検索性が高くなることです。ですが、検索用単語の表記にゆれがあると、検索結果に表示されなくなることがあるため、表記ゆれには注意が必要でしょう。

例えば、片仮名と平仮名の表記ゆれ、アルファベットと日本語の表記ゆれ、送り仮名の違い、旧漢字の使用、日付の表記方法の違いなどによって、どの単語を入力すれば検索結果に表示されるのか、分からなくなってしまうことがあります。
検索用単語の表記ゆれをなくすためには、タイトルを統一化するなど、ルールを決めることが大切です。そして、ルールを決めたら、資料を閲覧する社員が検索で困らないように、しっかりと共有しておくことも必要となります。

検索をよりスムーズにする方法

文書電子化の使い勝手の良さは、検索性にかかっていると言っても過言ではありません。検索性を高めるための方法は、タイトルの統一化、ルールの設定なども大切ですが、次のような方法も考えられます。

• フォルダ分けをする
  電子化データの基本ではありますが、検索性を向上させるためには、ファイルを適切なフォルダに分類しておくことが有効です。日時毎、プロジェクト毎、社員毎などとフォルダを分類しておけば、万が一検索用単語で探せなくなった場合でも、目的の文書にたどり着ける可能性が高まります。
• インデックスファイルの作成
  文書の作成者や作成年月日などの情報を使ってインデックスファイルを作成すれば、データベースから文書の検索が可能となります。データベースでは絞り込み機能やソート機能が利用できるため、その文書情報に該当する情報で絞り込んでいけば、条件に合致した複数の文書が探し出せます。

使い方・ルールの策定と周知を行う

電子化を導入するにあたり、現場の混乱を避けるためにも、システムの使い方や社内ルールの策定・遵守を徹底する必要があります。

規則の周知・実施が疎かになっている場合、個人情報や機密情報の流出、業務や申請に関する不備や抜け漏れなどのトラブルに発展しかねません。業務効率や生産性にも悪影響を及ぼす恐れがあります。

このような事態を避けるためには、ペーパーレス化に関するマニュアルの作成や、対策研修を定期的に実施するなどのフォローが必要です。新システムの使い方や規則を理解してもらい、電子化に対する抵抗感を軽くすることで、業務効率化やセキュリティ対策に繋がります。

また、取引先が電子書類・電子データに対応しているかどうかも予め確認するようにしましょう。取引先が対応していない・知らない場合、連携がうまく取れずに業務が滞ったり、企業間のトラブルに発展したりする恐れがあります。

電子化を効率よく行うために

電子化を効率よく進めていくためには、会社経営側が一方的に推し進めるのではなく、従業員の理解を得ることが大切。ペーパーレス化により業務負担の改善やコストダウンがはかれる点や、従業員と会社に様々な利益があることを説明し、協力を求めることで業務の効率改善や電子化の浸透がスムーズになります。

また取引先へも必ず連絡を取り、認識のすり合わせを事前に行っておきましょう。

円滑に電子化を導入するためにも、段階を踏んで進めることが重要です。現システムを一気に変えてしまうと、システムの問題やトラブルの対応に時間がかかったり、ヒューマンエラーが発生しやすくなったりと、様々なリスクを抱えることになります。まずは使いやすいデジタル機器から導入する・一部の資料だけを電子化するなど、段階的にペーパーレス化を進めるのがおすすめです。

電子化に伴うトラブルを回避するために

文書を電子化する手順

文書電子化には、定石ともなる一定の手順があります。それら手順の中でも特に重要な2点について確認しておきましょう。

電子化が必要な書類かどうか確認する

将来的に利用することがない文書も電子化を依頼した場合、その分無駄な料金を支払うことになります。実例として、依頼前に内容を精査したところおよそ半分は廃棄可能な書類だったというケースもあるそうです。

そこで、電子化を依頼する際には事前に書類内容の確認・整理を行い、不要な書類の廃棄もあわせて実施してください。

基本的には以下のような書類が電子化の対象となります。

• 会計帳簿
• 信憑書類
• 振替伝票
• 営業報告書
• 事業報告書
• 財産目録
• 組合員名簿
• 社債原簿
• 総会議事録
• 定款、など

文書/書類の仕様や属性を決める

文書の電子化を依頼する際には、スキャニングサイズ・解像度・諧調・ファイル形式といった「どのようなデータを作成するか」という仕様を決める必要があります。

また、文書管理システムを使う場合は、データベースへの登録や検索することを踏まえた属性データの作成も欠かせません。電子化後の用途を考慮の上、仕様や属性を細かく決めることが重要です。

すべての文書/書類に保存期間を設定する

洗い出しと並行し、すべての文書に保存期間を設定してください。保存年数を法定で決められた文書はもちろんですが、その他の社内文書においても、かならず保存期間を設定します。

文書には、企業の営みのプロセスが詳細に記載されています。電子化されて多くの社員が閲覧できる状態となることで、これら機密情報が外部に漏洩されないとも限りません。すべての文書に保存期間を設定し、期限が訪れたら速やかに破棄するようにしてください。

自分で電子化する時

依頼するのではなく、自分自身で電子化する際の注意点についても覚えておきましょう。

電子化のポイント

自らで電子化する際のポイントとして、まずは電子化をするかしないか文書をより分けることが大切です。電子化は時間がかかりますので、電子化が不要なものは処分しておくと効率良く作業を進められます。

改めて文書をチェックする機会を作ると、重要な文書や忘れていた文書を発見できるメリットもありますので、まずは確認しておくことが大切です。電子化をする文書がどれくらいの量になるのかある程度把握しておかなければなりませんので、その点でも確認は必要といえます。

スキャンのことを考えると、保管状態も確認しておくことも望ましいです。電子化するにあたり、状態次第では厳しいものもあります。電子化に適しているかどうかは文書によって異なるため、その点を把握しておくことも大切です。それらを把握した後に、どのような仕様での電子化にするのかを決めます。その際には下記の点が大切です。

• スキャニングサイズ
• 解像度
• 諧調
• ファイル形式

ここで大切な点として「保存」が目的ではなく、「利用」という点まで意識するのが大事といえます。電子化して終わりではなく、電子化することでいつでも確認しやすい状態にすることが目的です。スキャンの解像度が高ければ細かい情報まで把握できる一方で、画像データが大容量になってしまうと保存できる量が限られてしまいます。閲覧するマシンスペック次第では、表示まで時間がかかることにも注意です。

ファイル形式も同様で、一部の限られた人間だけしか見られない形式で電子化すると、後になって「確認できる人間が限られる」という問題が発生してしまいます。このように、電子化にあたっては、「後で利用する」という視点を持つことが大切です。電子化は使わなくては意味が薄れます。注意しておきましょう。

手間や確実性を考えると？

自分の手による電子化は不可能ではありません。時代の進歩とともに、さまざまなソフトやマシーンが出てきています。ですが、手間や確実性を考えると自分での電子化よりも業者に依頼した方が良いでしょう。自ら書籍の電子化を行うのを自炊と呼びますが、手間暇をかけても成功するとは限りません。

ミスによってそれまでの膨大な時間を無駄にしてしまう可能性もあります。その点業者であれば、失敗するリスクは低くなります。「確実」に仕上げてくれることを考えると、手間や時間等も含めて業者に依頼した方が良いでしょう。

文書/書類電子化を成功させるためのポイントは？

文書電子化を成功させるためには、ご紹介したように様々な注意点が存在します。
大量にある紙の資料を電子化できれば、検索性もアップして、業務効率も向上することは間違いありません。ですが、それは電子化が成功した場合の話です。

電子化された文書で業務がスムーズに遂行するためには、これらの注意点を把握しておくことも必要ですが、信頼できるスキャニング業者を選ぶことも大切です。
誠実な業者であれば、電子化する際の注意点についても考慮して、文書電子化が成功するようにしっかりと導いてくれるでしょう。

自社対応よりメリットが大きい！
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