文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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メーカー・工場の事例

どのような業界であれ、業務にあたっては、日々大量の文書が扱われます。業務の効率化を実現するために、業種を問わず文書の電子化が進んでいますが、中でも製造業における情報の電子化は急務です。製造業は他の業種とは異なり、図面や設計図、仕様書など、扱う書類や文書の絶対量が多く、過去に製造した製品の文書を速やかに抽出する必要もあるのです。

以下では、文書電子化により業務の大幅な効率化や、コスト削減を実現したケース、震災や火災などのリスクを回避しBCP(事業継続計画)に役立ったケースなど、製造業における導入事例を紹介します。

文書の保管コスト、人件費が激減した

X社(業種:プラント製造 本社:東京 企業規模:大手)

特殊産業機械(プラント)の設計から製造、保守までを行なっており、サービス提供の過程において膨大な文書が発生します。しかも、設計図やプラント製造過程の業務記録、試験検査記録、検査時の部品交換記録などの文書は多くの図面を含むため、デジタル化をするには難しい性質がありました。

その結果、プラントによっては、毎年実施する定期検査の検査記録も含めると保存文書がファイル約200冊に及び、保存スペースも含めた保管コストの増大を招いていました。また、作業負荷も小さくなかったため今まで発生した約50万枚の紙文書の電子化を図りました。

得られたメリット

参照元:経済産業省ウェブサイト/[導入編]電子化の導入事例(経済産業省)(http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/dounyu3.html#p07)

文書/書類電子化5業者の
サービス比較を見る

経営の分析にも役立っています

S社(業種:電気機器製造 本社:東京 企業規模:大手)

ファイリング作業や書庫スペースなどの保管費用が大きな課題でした。取引先から受け取る請求書は約7,500枚/月、ダンボール約50箱/年にものぼり、担当者の作業負担が非常に大きなものとなっていたんです。

また、請求書に関して社内外からの問い合わせが多く探すのにも労力がかかっており、「保管作業に携わった担当者以外は探し出せない」という困った状況も発生。請求書の電子化・保存システムを導入に取り組みました。

得られたメリット

自動処理によりエラー率が0.8%に

K社(業種:製造業 本社:広島 企業規模:中堅)

溜まりに溜まったのは、部品などのサプライヤーからの納品書や請求書。その数は年間約10万枚、7年分で約70万枚とも。処分できなかったのは税申告で7年間の保管が義務づけられていたためで、かなりの物理的スペースを占有していたそうです。業務の非効率化を感じており、本社の移転に伴い、電子化を決断しました。

得られたメリット

問い合わせ対応の効率が飛躍的に向上

F社(業種:製造 本社:不明 企業規模:中堅)

取引先から受け取る請求書は月に7,500枚で、年間でダンボール約50箱にも達していました。膨大な量になっていたので、ファイリング作業やスペース確保の大変さはもちろん、保管作業に携わった担当者以外が探し出せない状況になっていたのも課題のひとつ。そうした背景から、請求書の電子化に踏み切りました。

得られたメリット

参照元:経済産業省ウェブサイト/[導入編]電子化の導入事例(経済産業省)(http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/dounyu3.html#p06)

最新の図面PDFを素早く共有できるように

Z社(業種:サニタリー製品製造 本社:大阪 企業規模:中堅)

世界各地、特に新興国での需要拡大が著しいサニタリー製品。今後ますます拡大するニーズに備えるため、また業界内での競争力を強化するため、会社の生命線である情報のデータ化、および社内の各部署での効率的な情報共有戦略を企画しました。

社内で検討した末、図面PDFを中心にした各文書のコントロールシステムの確立、およびオンラインストレージサービスの利用をスタート。以後、業務が大幅に効率化したとともに、情報管理上のリスクも大きく低減しました。

得られたメリット

情報の電子化によりBPC対策が可能に

I社(業種:高分子化学製品メーカー 本社:愛知 企業規模:大手)

自動車部品から住宅建材、コスメ用品など幅広いジャンルの商品を世界中に届けている大手高分子化学製品メーカー。さまざまな業種の顧客企業から届く受注書は、それまですべてFAXによるものでした。

膨大な受注書を仕分けし、かつ担当者への振り分けるのはわずか6名のアシスタントたち。紙ベースでの受注情報管理体制のため、アシスタントが離席したり、休暇を取ったりするだけでも一部の情報共有に不都合が生じることも。BPC対策の必要性にも迫られていたことから、FAXによる受注書の電子化に踏み切りました。

得られたメリット

紙図面の電子化により業務が大幅に効率化

Z社(業種:板金・製缶加工業 本社:愛知 企業規模:中堅)

事業の順調な成長とともに、以前から行われていた紙図面のやり取りや保管業務に課題を抱えていた板金・製缶加工の老舗企業。紙図面の管理の効率化に加え、取引先との間の安全な情報共有体制の構築が急務と感じていました。

検討の結果、紙図面の電子化、および強固なセキュリティー体制下による情報共有システムの導入を決定。システムを管理する専任担当者を置かないでも運用できる体制ができあがったため、社員は本来の業務に専念できるようにもなりました。

得られたメリット

印刷の用紙コスト削減と生産ラインの作業効率化

Z社(業種:食品製造業 本社:大阪 企業規模:中堅)

多品目におよぶ食品を製造している大阪の中堅食品製造企業。生産ラインの点検の過程で、毎日数千枚ものチェック用紙を印刷する必要があり、そのコストは莫大でした。また、紙ベースでの管理ならではの非効率性も課題でした。

社内で検討した結果、紙ベースの情報を電子化することを決定。用紙コストの削減とチェック作業の効率化を実現したことにより、生産現場の「見える化」など、さまざまな派生効果も生まれました。

得られたメリット

製造業における文書/書類電子化のメリットと注意点

文書/書類電子化をすることのメリット

製造業では、図面や設計図、仕様書・カタログ・見積書・作業指示書・受注書、廃図など、多くの文書が作成され、利用されています。これらの文章は電子化されない場合、紙ベースの書類として作成され、FAXで相手先に共有したり、バインダーなどにファイリングして保管されますが、電子化されたものであれば、これらの作業を軽減し、資源も節約。管理もより簡単となり、業務全体を効率化することができます。

また、電子化により、必要部署で情報共有がしやすくなることや、情報漏洩や誤送信等のリスクが低下すること、クラウド保管により地震や火事など災害時のBPC対策になること、情報の検索が効率的になることなど、製造業における文書電子化には多くのメリットがあります。

文書/書類電子化に踏み切る上での注意点

これまで長く紙ベースの文書を扱う作業に慣れていた人にとって、文書電子化を導入することを難しく思えるかも知れませんが、中身は今までの内容と変わりありません。文書の電子化に慣れてくれば、今までよりも効率的に、間違いなく、スピーディーに作業を処理することができます。

はじめのうちは、文書の電子化に戸惑うスタッフが多いかもしれませんが、スタッフの士気が下がらないよう、それぞれの負荷の程度を見ながら、無理のないスピードでシステムを導入していくことが大切です。

安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
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原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
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コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
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【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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※調査日時:2021年11月

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