文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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流通業の事例

文書の電子化に取り組んだ流通業の導入事例について紹介しています。

顧客情報を電子化し、サービスの向上を図れた

A社(業種:紳士服販売 本社:神奈川 企業規模:大手)

はじめて購入するお客様の氏名・住所だけでなく、オーダーメイド服のための採寸データなども記入した顧客情報シートを作成しています。しかし、紙の資料として保管していたため、スピーディに参照できず「店頭でお客さまをお待たせしてしまう」といった問題が。現場からも指摘の声が上がっていたため、紙の顧客情報シートの電子化に取り組みました。

得られたメリット

文書/書類電子化5業者の
サービス比較を見る

悩みのタネだったFAXの注文書を電子化

D社(業種:食品販売 本社:大阪 企業規模:中堅)

飲料の卸売りをメインの事業としており、スーパーや小売店からFAXで受信した注文書を顧客ごとにファイリングして保管していました。ただ、そのファイリング作業に担当者三人がかかりっきりになり大きなロスに。

また、前月分のファイルは倉庫に保管していたため、問い合わせがきた場合はわざわざ倉庫まで足を運ばなければならない状態。こうした状況を解消するため、注文書を電子化して運用する業務フローの確立に取り組みました。

得られたメリット

オペレーターの業務効率化が図れた

T社(業種:流通業 本社:大阪 企業規模:大手)

サポートセンターにはお客様から1日で約1,500~2,000枚の問い合わせFAXが届くのですが、それをオペレーターが離席して回収し対応するといった流れでした。気を抜くとすぐに紙の山ができるだけでなく、問い合わせの電話に応じてその紙の山から探して対応しなくてはならず、改善の方法として文書電子化サービスの導入を決めました。

得られたメリット

年間約1,000万円かかっていたコストを削減できた

U社(業種:卸売業 本社:東京 企業規模:中堅)

わが社では約1,000種類もの紙帳票を取り扱っており、年間では700万ページにも及ぶ帳票を出力していた状態でした。そのため、オフィスプリンターにかかる年間の利用料や保守料が年間約1,000万円にも及び、コスト削減と業務の効率化を図るため、電子化を導入しました。

得られたメリット

流通業で威力を発揮する文書/書類電子化委託

流通業では細かい金銭の出入管理や顧客情報など膨大な文書が必要となり、保存するにも廃棄するにもセンシティブな対応が求められます。個人情報保護法が施行されて情報管理が重視されるなか、大規模な情報流出が起こった場合には、企業全体の社会的評価に関わってくるリスクがあります。

このようなリスクを回避しながら、同時にあらゆる情報や文書を企業戦略に役立てていくために文書電子化は欠かせません。

とはいうものの、その扱いには法律やセキュリティ管理の専門知識も必要になり、自前で行うよりもセキュリティ資格を保有している業者に依頼する方が安全性も高くなります。

当サイトでは、セキュリティ資格を保有しており、文書電子化に対応する業者をピックアップしていますので、ぜひ参考にしてください。

安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
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原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
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コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
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【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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※調査日時:2021年11月

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