流通業の事例

文書の電子化に取り組んだ流通業の導入事例について紹介しています。

本サイトでは、おすすめの文書/書類電子化業者を紹介し、各社のサービス内容の違いを比較しています。
電子化作業の外部委託を検討している方はぜひご参考ください。

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顧客情報を電子化し、サービスの向上を図れた

A社（業種：紳士服販売　本社：神奈川　企業規模：大手）

はじめて購入するお客様の氏名・住所だけでなく、オーダーメイド服のための採寸データなども記入した顧客情報シートを作成しています。しかし、紙の資料として保管していたため、スピーディに参照できず「店頭でお客さまをお待たせしてしまう」といった問題が。現場からも指摘の声が上がっていたため、紙の顧客情報シートの電子化に取り組みました。

得られたメリット

• 顧客情報へのアクセスが格段にスピードアップし、店頭サービスの向上に繋がった
• セール時のDM発送の宛名データ出力がスムーズになり「販促活動へのプラス効果」が出てきた

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悩みのタネだったFAXの注文書を電子化

D社（業種：食品販売　本社：大阪　企業規模：中堅）

飲料の卸売りをメインの事業としており、スーパーや小売店からFAXで受信した注文書を顧客ごとにファイリングして保管していました。ただ、そのファイリング作業に担当者三人がかかりっきりになり大きなロスに。

また、前月分のファイルは倉庫に保管していたため、問い合わせがきた場合はわざわざ倉庫まで足を運ばなければならない状態。こうした状況を解消するため、注文書を電子化して運用する業務フローの確立に取り組みました。

得られたメリット

• 電子化して保管したFAXデータの利用により、注文書に関する問い合わせ対応や確認作業の負担を大幅に削減
• 問い合わせを受けた担当者が自席で確認できるため、検索にかかる工数が激減した

オペレーターの業務効率化が図れた

T社（業種：流通業　本社：大阪　企業規模：大手）

サポートセンターにはお客様から1日で約1,500～2,000枚の問い合わせFAXが届くのですが、それをオペレーターが離席して回収し対応するといった流れでした。気を抜くとすぐに紙の山ができるだけでなく、問い合わせの電話に応じてその紙の山から探して対応しなくてはならず、改善の方法として文書電子化サービスの導入を決めました。

得られたメリット

• 1ヶ月間で10万枚の紙の削減に繋がった
• PCの画面上で内容を確認しながら対応が可能になった
• 作業効率が向上した
• FAXの紙の山がなくなったことで、オフィスの環境が綺麗な状態になった

年間約1,000万円かかっていたコストを削減できた

U社（業種：卸売業　本社：東京　企業規模：中堅）

わが社では約1,000種類もの紙帳票を取り扱っており、年間では700万ページにも及ぶ帳票を出力していた状態でした。そのため、オフィスプリンターにかかる年間の利用料や保守料が年間約1,000万円にも及び、コスト削減と業務の効率化を図るため、電子化を導入しました。

得られたメリット

• サービスを導入しホスト用オフィスプリンターを撤廃したことで、年間約1,000万円のコスト削減に成功
• 欲しい情報をPC画面から検索・閲覧できるようになり、業務効率がアップした
• 10万ページに及ぶ電子帳票の検索が数秒で行なえるようになった

文書電子化サービスの選び方3ポイントを知りたい方はコチラ！

流通業で威力を発揮する文書/書類電子化委託

流通業では細かい金銭の出入管理や顧客情報など膨大な文書が必要となり、保存するにも廃棄するにもセンシティブな対応が求められます。個人情報保護法が施行されて情報管理が重視されるなか、大規模な情報流出が起こった場合には、企業全体の社会的評価に関わってくるリスクがあります。

このようなリスクを回避しながら、同時にあらゆる情報や文書を企業戦略に役立てていくために文書電子化は欠かせません。

とはいうものの、その扱いには法律やセキュリティ管理の専門知識も必要になり、自前で行うよりもセキュリティ資格を保有している業者に依頼する方が安全性も高くなります。

当サイトでは、セキュリティ資格を保有しており、文書電子化に対応する業者をピックアップしていますので、ぜひ参考にしてください。

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