文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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文書/書類電子化の費用対効果を高めるには?

文書電子化の費用対効果を高めるには、どのような方法があるのでしょうか?そこで、電子化にかかる費用や電子化における費用対効果、費用対効果を高めるための方法について紹介します。

そもそも電子化にかかる費用は?

文書の電子化にかかる費用は「A4サイズ・モノクロで1枚あたり6円」が相場だといわれています。
つまり文書100枚であれば600円程度ですが、1万枚であれば60,000円ほどかかります。ただし、別途基本料などがかかる場合や最低〇万円~といった決まりを設けている場合があります。

たとえば1枚あたり5円と7円では、1万枚電子化したときにかかる費用は50,000円と70,000円。10万枚では20万円もの費用差がありますから、できるだけ電子化の費用を抑えたいですよね。ただ、業者に依頼するのであれば単価だけではなくサービス内容もしっかりチェックしましょう。

文書/書類を電子化することで費用対効果はどう変わる?

文書を電子化するにあたり、「費用対効果(コストパフォーマンス)」は重視すべきポイントです。かかった費用に対してどのくらいの効果を得られたのか、を考えるのはビジネスにおいての基本。

「5万円かかったけれど効果を充分に感じている」と「2万円で済んだけれどほとんど活用しない」では、削減できるコストも大きく変わってくるでしょう。コストパフォーマンスが高いほど電子化サービスを活用するメリットも増えます。

文書を電子化すると、保管スペースやバインダー類が不要になったり、文書作成や複製にかかる時間や費用を削減できます。それだけでも大きなメリットではありますが、費用対効果を高めるために「電子化した文書をどれだけ活用するか」という点にフォーカスしてみましょう。

文書/書類電子化の費用対効果を高めるために重要なこと

文書電子化において費用対効果を高めるためには、以下の方法が挙げられます。電子化した分の文書すべてを活用できれば良いのですが、電子化したものの閲覧しない文書は無駄になってしまうので注意しましょう。

活用単価を下げることが費用対効果アップにつながる

文書の電子化でコストパフォーマンスを上げるために、活用単価について考えてみましょう。活用単価とは、電子化した文書を1回活用する場合の単価を指します。

たとえば「電子化1枚6円×10,000枚=費用60,000円」と仮定します。

「1万枚分電子化したけれど、実際に利用したのは2割にあたる2,000枚。残り8,000枚分のデータは不要だった」という場合、60,000円の費用をかけても2,000枚分しか活用されなかったことになります。つまり活用単価は「60,000÷2,000=30円」と、実質コストパフォーマンスは悪くなってしまうのです。

活用単価は低いほど「電子化に費用をかけるなら、活用を想定できる文書を電子化すべき」といえるでしょう。電子化しても活用されない文書が多いほど、費用対効果は低くなります。

電子化の際にコストを抑える方法

文書を電子化するための費用を抑えるには、以下の工夫を行うと良いでしょう。

また、利用頻度の高い文書を電子化し、あまり利用しない文書はあえて紙のまま保存するという方法もひとつの手です。

なお、費用対効果を高めるために単価の低さだけを求めて業者を選んでしまうと、サービス内容に満足できない可能性もあります。そのため、ただ安い業者を選ぶのではなく、スキャニングの品質や機密保守の徹底なども十分考慮したうえで依頼先を決めましょう。

自社対応よりメリットが大きい!
文書/書類電子化の事例をチェック

安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
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原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
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コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
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【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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※調査日時:2021年11月

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