文書/書類電子化の費用対効果を高めるには？

文書電子化の費用対効果を高めるには、どのような方法があるのでしょうか？そこで、電子化にかかる費用や電子化における費用対効果、費用対効果を高めるための方法について紹介します。

そもそも電子化にかかる費用は？

文書の電子化にかかる費用は「A4サイズ・モノクロで1枚あたり6円」が相場だといわれています。
つまり文書100枚であれば600円程度ですが、1万枚であれば60,000円ほどかかります。ただし、別途基本料などがかかる場合や最低〇万円～といった決まりを設けている場合があります。

たとえば1枚あたり5円と7円では、1万枚電子化したときにかかる費用は50,000円と70,000円。10万枚では20万円もの費用差がありますから、できるだけ電子化の費用を抑えたいですよね。ただ、業者に依頼するのであれば単価だけではなくサービス内容もしっかりチェックしましょう。

文書/書類を電子化することで費用対効果はどう変わる？

文書を電子化するにあたり、「費用対効果（コストパフォーマンス）」は重視すべきポイントです。かかった費用に対してどのくらいの効果を得られたのか、を考えるのはビジネスにおいての基本。

「5万円かかったけれど効果を充分に感じている」と「2万円で済んだけれどほとんど活用しない」では、削減できるコストも大きく変わってくるでしょう。コストパフォーマンスが高いほど電子化サービスを活用するメリットも増えます。

文書を電子化すると、保管スペースやバインダー類が不要になったり、文書作成や複製にかかる時間や費用を削減できます。それだけでも大きなメリットではありますが、費用対効果を高めるために「電子化した文書をどれだけ活用するか」という点にフォーカスしてみましょう。

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文書/書類電子化の費用対効果を高めるために重要なこと

文書電子化において費用対効果を高めるためには、以下の方法が挙げられます。電子化した分の文書すべてを活用できれば良いのですが、電子化したものの閲覧しない文書は無駄になってしまうので注意しましょう。

• 活用されない文書の電子化は行わず、活用されるが想定される分のみ電子化する（枚数を減らす）
• 1枚あたりの単価を抑える（電子化にかかる費用そのものを下げる）

活用単価を下げることが費用対効果アップにつながる

文書の電子化でコストパフォーマンスを上げるために、活用単価について考えてみましょう。活用単価とは、電子化した文書を1回活用する場合の単価を指します。

たとえば「電子化1枚6円×10,000枚＝費用60,000円」と仮定します。

「1万枚分電子化したけれど、実際に利用したのは2割にあたる2,000枚。残り8,000枚分のデータは不要だった」という場合、60,000円の費用をかけても2,000枚分しか活用されなかったことになります。つまり活用単価は「60,000÷2,000＝30円」と、実質コストパフォーマンスは悪くなってしまうのです。

活用単価は低いほど「電子化に費用をかけるなら、活用を想定できる文書を電子化すべき」といえるでしょう。電子化しても活用されない文書が多いほど、費用対効果は低くなります。

電子化の際にコストを抑える方法

文書を電子化するための費用を抑えるには、以下の工夫を行うと良いでしょう。

• 必要な（活用される）分だけ電子化する
• 1枚あたりの単価が低い業者を選ぶ
• 年度末などの繁忙期を避ける・納期を長く設定する

また、利用頻度の高い文書を電子化し、あまり利用しない文書はあえて紙のまま保存するという方法もひとつの手です。

なお、費用対効果を高めるために単価の低さだけを求めて業者を選んでしまうと、サービス内容に満足できない可能性もあります。そのため、ただ安い業者を選ぶのではなく、スキャニングの品質や機密保守の徹底なども十分考慮したうえで依頼先を決めましょう。

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