信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
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原本も倉庫にて保管にて保管対応
アクセア
  • セキュリティ管理対応済の作業ルームでスキャニング
  • 大判サイズの電子化も可能
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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※文書情報管理士、Pマーク、ISO27001、e-文書法準拠、出張対応の5つの項目への対応数が多い3社を選定(2021年4月時点)

文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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文書電子化の費用対効果を高めるには?

文書電子化の費用対効果を高めるには、どのような方法があるのでしょうか?そこで、電子化にかかる費用や電子化における費用対効果、費用対効果を高めるための方法について紹介します。

そもそも電子化にかかる費用は?

文書の電子化にかかる費用は「A4サイズ・モノクロで1枚あたり6円」が相場だといわれています。
つまり文書100枚であれば600円程度ですが、1万枚であれば60,000円ほどかかります。ただし、別途基本料などがかかる場合や最低〇万円~といった決まりを設けている場合があります。

たとえば1枚あたり5円と7円では、1万枚電子化したときにかかる費用は50,000円と70,000円。10万枚では20万円もの費用差がありますから、できるだけ電子化の費用を抑えたいですよね。ただ、業者に依頼するのであれば単価だけではなくサービス内容もしっかりチェックしましょう。

文書を電子化することで費用対効果はどう変わる?

文書を電子化するにあたり、「費用対効果(コストパフォーマンス)」は重視すべきポイントです。かかった費用に対してどのくらいの効果を得られたのか、を考えるのはビジネスにおいての基本。

「5万円かかったけれど効果を充分に感じている」と「2万円で済んだけれどほとんど活用しない」では、削減できるコストも大きく変わってくるでしょう。コストパフォーマンスが高いほど電子化サービスを活用するメリットも増えます。

文書を電子化すると、保管スペースやバインダー類が不要になったり、文書作成や複製にかかる時間や費用を削減できます。それだけでも大きなメリットではありますが、費用対効果を高めるために「電子化した文書をどれだけ活用するか」という点にフォーカスしてみましょう。

文書電子化の費用対効果を高めるために重要なこと

文書電子化において費用対効果を高めるためには、以下の方法が挙げられます。電子化した分の文書すべてを活用できれば良いのですが、電子化したものの閲覧しない文書は無駄になってしまうので注意しましょう。

活用単価を下げることが費用対効果アップにつながる

文書の電子化でコストパフォーマンスを上げるために、活用単価について考えてみましょう。活用単価とは、電子化した文書を1回活用する場合の単価を指します。

たとえば「電子化1枚6円×10,000枚=費用60,000円」と仮定します。

「1万枚分電子化したけれど、実際に利用したのは2割にあたる2,000枚。残り8,000枚分のデータは不要だった」という場合、60,000円の費用をかけても2,000枚分しか活用されなかったことになります。つまり活用単価は「60,000÷2,000=30円」と、実質コストパフォーマンスは悪くなってしまうのです。

活用単価は低いほど「電子化に費用をかけるなら、活用を想定できる文書を電子化すべき」といえるでしょう。電子化しても活用されない文書が多いほど、費用対効果は低くなります。

電子化の際にコストを抑える方法

文書を電子化するための費用を抑えるには、以下の工夫を行うと良いでしょう。

また、利用頻度の高い文書を電子化し、あまり利用しない文書はあえて紙のまま保存するという方法もひとつの手です。

なお、費用対効果を高めるために単価の低さだけを求めて業者を選んでしまうと、サービス内容に満足できない可能性もあります。そのため、ただ安い業者を選ぶのではなく、スキャニングの品質や機密保守の徹底なども十分考慮したうえで依頼先を決めましょう。

文書電子化サービス業者


文書電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較。品質は文書情報管理士がいるかどうか、セキュリティはPマークとISO27001を取得しているかどうか、サービスは出張対応、e-文書法準拠かどうかを○-で比較してみました(調査日時:2021年4月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書法準拠
ジェイ・アイ・エム
(価格/A4・1枚あたり5円~)

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社員全員
宏和
(価格/不明)

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うるるBPO
(価格/A4・1枚あたり4円~)

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営業のみ
大塚商会
(価格/A4・1枚あたり5円~)

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数名
アクセア
(価格/A4・1枚あたり7円~)

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数名
シスプロデータプロ
(価格/A4・1枚あたり4.7円~)

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川又感光社
(価格/A3サイズ以下80円)

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ジェイ・アイ・エム

価格/A4・1枚あたり5円~

品質 文書情報管理士
社員全員
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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宏和

価格/不明

品質 文書情報管理士
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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うるるBPO

価格/A4・1枚あたり4円~

品質 文書情報管理士
営業のみ
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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大塚商会

価格/A4・1枚あたり5円~

品質 文書情報管理士
数名
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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アクセア

価格/A4・1枚あたり7円~

品質 文書情報管理士
数名
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書法準拠

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シスプロデータプロ

価格/A4・1枚あたり4.7円~

品質 文書情報管理士
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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シスプロデータプロに電話する

川又感光社

価格/ A3以下1枚あたり80円

品質 文書情報管理士
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

公式サイトを見る

川又感光社に電話する

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