文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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機密文書の事例

厳重な管理が必要な「機密文書」を電子化した事例について調査しました。

重要な契約書をより安全に保管できるようになった

K社(業種:不明 本社:不明 企業規模:不明)

紙媒体で契約書を管理しているのですが、管理スペースやコストがかかり過ぎるという問題がありました。また、必要になった場合にも該当の資料を探すのが大変。社内での電子化も検討しましたが、対応できる時間がありませんでした。そこで、セキュリティ体制の整った専門会社を選定し、契約書のような機密書類の電子化をすることにしたのです。

得られたメリット

文書/書類電子化5業者の
サービス比較を見る

従業員の個人情報を安全に取り扱うことができている

S社(業種:不明 本社:不明 企業規模:不明)

人事部が取り扱う、従業員に関する書類をデータベース化するために、原本をスキャンする必要がありました。機密文書なので担当者以外の目に触れさせてはいけません。とはいえ、人事課の担当者は電子化のシステムを扱えないので困っていました。そこで、外部に委託することにし、セキュリティが厳重な会社を選択。さらに機密書類の保管から抹消のノウハウがあることも重視しました。

得られたメリット

機密文書を一括で管理してくれるので手間いらず

T社(業種:住宅販売業 本社:不明 企業規模:不明)

これまでに機密文書をトータル的(保管、電子化、溶解)に管理できる会社がなかったため、電子化を見合わせていました。個別に依頼するという手もあったのですが、莫大な費用がかかってしまいます。最近になって一括で管理してくれる会社を見つけたので、機密文書の電子化を依頼することにしました。

得られたメリット

仕分けの手間削減および分業による不正防止を実現

C社(業種:化学工業 本社:不明 企業規模:不明)

これまでベンダーから郵送される請求書や経費精算の請求書などの紙データをPDF化して基幹システムに登録していましたが、開封・仕分けによって発生する手間の削減および不正防止のため、請求書の処理を外部委託したいと考えていました。ただし、外部委託に伴って自社を経由して書類の搬送を行なうことによる支払い業務の停滞が課題として挙がっており、よりスピーディーに請求書の受け取り・電子化できるスキャニングサービスを提供している業者を選定し、業務を依頼しました。

得られたメリット

書類の電子化で無駄な出社や紛失リスクが減った

T社(業種:情報通信 本社:不明 企業規模:不明)

雇用契約書・誓約書・履歴書・職務経歴書といった人事書類を執務室内で保管していましたが、テレワークの導入に際し、書類確認だけのためにわざわざ出社する手間が発生することになりました。加えて、フォーマットの改訂などで書式やサイズが異なる書類が混在して管理がしにくく、以前から取引実績のある業者に一括データ納品を依頼することになりました。

得られたメリット

業者側と自社内の二通りで電子化作業に対応してくれた

M社(業種:保証会社 本社:不明 企業規模:不明)

住宅ローン関連資料を金庫で保管しており、確認の際はその都度所定の手続きを経て出庫していたため、紛失リスクを考え電子化を検討しました。その際、「紙が貼ってある」「大型の書類が混在している」「添付の写真のみカラーにしたい」といった課題があり、さらに重要な書類は外部に持ち出すことができないため、業者側と自社内の二通りで作業ができる業者を探し、2ヶ月間という期間で対応してもらいました。

得られたメリット

機密文書/書類電子化の委託で業務効率化

機密文書を電子化するのは大切な作業ですが、実践をスキルやノウハウがない、レクチャーをする時間もない、コア業務をおろそかにするわけにもいかない…。このような状況を打開する方策の一つとして、機密文書の電子化・管理を委託できる代行業者に外注(アウトソーシング)する方法があげられます。

アウトソーシングをすれば、自社における事務作業を省略でき、専門業者ならではのノウハウの実践により、スピーディーかつ確実に文書電子化ができるため、機密書類の一括管理か可能です。さらに、機密文書を参照する際のアクセスが容易になるため、業務効率化につなげることもできます。

しかし、電子化をしてくれるならどこに依頼してもよいどこでもいいわけではありません。データ処理を専門とする会社の中には、事業者に代わって「マイナンバー対応」ができるセキュリティ資格を持っている業者もあり、「Pマーク」はその代表例です。特定個人情報の対応ができる業者へアウトソーシング可能であれば、負担はさらに削減できるでしょう。

当サイトではセキュリティ資格を有しており、文書の電子化を委託するうえで検討すべき会社を紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。

安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
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原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
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コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
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【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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※調査日時:2021年11月

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