信頼できる文書/書類電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性が高い
公式HPを見る
原本も倉庫にて保管にて保管対応
アクセア
  • セキュリティ管理対応済の作業ルームでスキャニング
  • 大判サイズの電子化も可能
公式HPを見る
コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて適切なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
公式HPを見る

※文書情報管理士、Pマーク、ISO27001、e-文書法準拠、出張対応の5つの項目への対応数が多い3社を選定(2021年4月時点)

文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

文書電子化サービスの選び方ガイド » 文書/書類電子化の基礎知識 » 文書/書類電子化でテレワークでの負担を軽減

公開日: |更新日:

文書/書類電子化でテレワークでの負担を軽減

テレワークが普及してきた今、文書の電子化の必要性を感じている方は多いのではないでしょうか。そこで、テレワークにおける業務上の紙問題の解決方法について紹介します。

テレワークで起こりやすい「紙問題」

テレワークには自宅で業務を進められるメリットがあるものの、「書類などの紙における問題」を抱えている企業もあるでしょう。

業務上の紙問題では、文書を電子化していないために「書類を確認したいけれど会社にあるので閲覧できない」「書類の押印が必要なので出社しないといけない」などの問題が挙げられます。

テレワークで効率良く業務を行うはずが、紙問題のせいで思うように業務が進まないことも少なくありません。加えて「請求書や契約書の電子化が行われていないためにテレワークに移行できない」という悩みを抱える企業もあるといわれています。

テレワークでは「文書/書類電子化」を推奨している

文書の電子化、つまりペーパーレス化を実現することで書類やデータの確認が自宅で行えます。

厚生労働省が示す「テレワークの導入・運用ガイドブック」などでもテレワーク導入のために必要なプロセスのひとつとして「文書の電子化」を挙げています。テレワークで効率よく業務を進めるためには文書の電子化が必要といえます。

もしもテレワークに移行できていないという場合は、効率化や作業工数の短縮などの面から文書の電子化に取り組んでみましょう。

書類・資料の電子化を進めるためのポイント

電子化すべき書類や資料を抽出する

まずは現在業務で利用される頻度の高い書類や資料はもちろん、過去に作成された書類などの電子化を検討してみること。ただ、今ある紙の書類や資料すべてを電子化すれば良いというわけではありません。

電子化する文書は利用頻度の高いものやすぐに確認が必要なもの、会社から持ち出せない文書などを選ぶと良いでしょう。もちろん、現在テレワークの妨げとなっている文書についても電子化を進めるのがベターです。

電子化したデータの保管方法や運用ルールを決定

電子化したデータをどこに保管してファイル名はどうするか、アクセス権限はどうするかなどのルールを決めておく必要があります。また、データが蓄積していくことでファイルサーバーが容量オーバーとならないよう、廃棄ルールも決めておくことをおすすめします。

これから発生する書類の電子化対応も決定する

電子化を行う時点にある書類を電子化した後は、これから発生し続ける書類の電子化ルールについても決めておくと良いでしょう。日々の業務に電子化作業を取り入れるのも一つの手です。

押印や捺印が必要な書類はワークフローシステムを導入する

押印が必要な契約書などの書類には、電子契約を行えるツールを用意しましょう。また、ワークフローシステムの導入を行えば、web上で捺印や回覧が可能です。書類確認や捺印のためだけの出社を減らし、テレワークを行いやすい環境を整えられるでしょう。

「文書のライフサイクル」を考えた電子化

ビジネス文書には、発生・伝達・活用・保管・保存・廃棄という6つのプロセスがあり、「文書のライフサイクル」と呼ばれています。

このライフサイクルを効率的に管理し最適化することを「文書情報マネジメント」といいますが、多くの企業で発生・伝達は実施されている一方、保管以降の流れが合理化されていないといわれています。

文書の電子化・ファイリングを適切に行うことで、テレワーク導入の際にも活用しやすい文書管理ができるようになります。

使用頻度の高い書類・資料は電子化して業務効率化しよう

テレワークを導入している企業が増えているなか、「押印のために出社しなければならない」「会社にある資料を確認したいから出社しなければ…」というテレワーク上の紙問題は避けたいもの。
とくに使用頻度の高い書類や資料を電子化しておくことで、テレワーク業務をスムーズに行えます。書類が多すぎて電子化が難しい・電子化について不明点があるなどの場合は、電子化のプロである業者に相談するのがおすすめです。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

公式サイトを見る

宏和

公式サイトを見る

うるるBPO

公式サイトを見る

大塚商会

公式サイトを見る

アクセア

公式サイトを見る

シスプロデータプロ

公式サイトを見る

川又感光社

公式サイトを見る

株式会社日本パープル

公式サイトを見る

東武デリバリー株式会社

公式サイトを見る

ヤマトシステム開発

公式サイトを見る

パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

公式サイトを見る

※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

ジェイ・アイ・エムに電話する

宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

宏和に電話する

うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

うるるBPOに電話する

大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

大塚商会に電話する

アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

公式サイトを見る

アクセアに電話する

シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

シスプロデータプロに電話する

川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

川又感光社に電話する

株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

株式会社日本パープルに電話する

東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

ヤマトシステム開発に電話する

パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

公式サイトを見る

パナソニック文章電子化・管理ソリューションに電話する

※調査日時:2021年11月

↑