文書/書類電子化でテレワークでの負担を軽減

テレワークが普及してきた今、文書の電子化の必要性を感じている方は多いのではないでしょうか。そこで、テレワークにおける業務上の紙問題の解決方法について紹介します。

テレワークで起こりやすい「紙問題」

テレワークには自宅で業務を進められるメリットがあるものの、「書類などの紙における問題」を抱えている企業もあるでしょう。

業務上の紙問題では、文書を電子化していないために「書類を確認したいけれど会社にあるので閲覧できない」「書類の押印が必要なので出社しないといけない」などの問題が挙げられます。

テレワークで効率良く業務を行うはずが、紙問題のせいで思うように業務が進まないことも少なくありません。加えて「請求書や契約書の電子化が行われていないためにテレワークに移行できない」という悩みを抱える企業もあるといわれています。

テレワークでは「文書/書類電子化」を推奨している

文書の電子化、つまりペーパーレス化を実現することで書類やデータの確認が自宅で行えます。

厚生労働省が示す｢テレワークの導入・運用ガイドブック｣などでもテレワーク導入のために必要なプロセスのひとつとして「文書の電子化」を挙げています。テレワークで効率よく業務を進めるためには文書の電子化が必要といえます。

もしもテレワークに移行できていないという場合は、効率化や作業工数の短縮などの面から文書の電子化に取り組んでみましょう。

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書類・資料の電子化を進めるためのポイント

電子化すべき書類や資料を抽出する

まずは現在業務で利用される頻度の高い書類や資料はもちろん、過去に作成された書類などの電子化を検討してみること。ただ、今ある紙の書類や資料すべてを電子化すれば良いというわけではありません。

電子化する文書は利用頻度の高いものやすぐに確認が必要なもの、会社から持ち出せない文書などを選ぶと良いでしょう。もちろん、現在テレワークの妨げとなっている文書についても電子化を進めるのがベターです。

電子化したデータの保管方法や運用ルールを決定

電子化したデータをどこに保管してファイル名はどうするか、アクセス権限はどうするかなどのルールを決めておく必要があります。また、データが蓄積していくことでファイルサーバーが容量オーバーとならないよう、廃棄ルールも決めておくことをおすすめします。

これから発生する書類の電子化対応も決定する

電子化を行う時点にある書類を電子化した後は、これから発生し続ける書類の電子化ルールについても決めておくと良いでしょう。日々の業務に電子化作業を取り入れるのも一つの手です。

押印や捺印が必要な書類はワークフローシステムを導入する

押印が必要な契約書などの書類には、電子契約を行えるツールを用意しましょう。また、ワークフローシステムの導入を行えば、web上で捺印や回覧が可能です。書類確認や捺印のためだけの出社を減らし、テレワークを行いやすい環境を整えられるでしょう。

「文書のライフサイクル」を考えた電子化

ビジネス文書には、発生・伝達・活用・保管・保存・廃棄という6つのプロセスがあり、「文書のライフサイクル」と呼ばれています。

このライフサイクルを効率的に管理し最適化することを「文書情報マネジメント」といいますが、多くの企業で発生・伝達は実施されている一方、保管以降の流れが合理化されていないといわれています。

文書の電子化・ファイリングを適切に行うことで、テレワーク導入の際にも活用しやすい文書管理ができるようになります。

使用頻度の高い書類・資料は電子化して業務効率化しよう

テレワークを導入している企業が増えているなか、「押印のために出社しなければならない」「会社にある資料を確認したいから出社しなければ…」というテレワーク上の紙問題は避けたいもの。
とくに使用頻度の高い書類や資料を電子化しておくことで、テレワーク業務をスムーズに行えます。書類が多すぎて電子化が難しい・電子化について不明点があるなどの場合は、電子化のプロである業者に相談するのがおすすめです。

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