信頼できる文書/書類電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性が高い
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原本も倉庫にて保管にて保管対応
アクセア
  • セキュリティ管理対応済の作業ルームでスキャニング
  • 大判サイズの電子化も可能
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて適切なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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※文書情報管理士、Pマーク、ISO27001、e-文書法準拠、出張対応の5つの項目への対応数が多い3社を選定(2021年4月時点)

文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

公開日: |更新日:

テレワークの文書/書類電子化

テレワークで文書/書類電子化を導入した事例をご紹介しています。

書類の紛失防止につながった

A社(業種:通信業 本社:東京 企業規模:大手)

これまで雇用契約書・誓約書・履歴書・職務経歴書といった人事書類を紙ベースで保管しており、テレワーク実施後も書類確認のために出社する必要があった他、書式・サイズの混在によって管理に負担がかかっていたため、スキャニングサービスに電子化を委託。以降はPCでの閲覧が可能になったことはもちろん、書類の劣化・紛失の防止にもつながりました。

得られたメリット

これまでの紙文化を改革するきっかけになった

C社(業種:製造業 本社:静岡 企業規模:中堅)

国内拠点の拡大に伴い、より柔軟な働き方ができる環境づくりや、育児や介護による優秀な人材の離職防止の観点などから、テレワークを導入しました。VPN接続、リモートデスクトップ接続環境の構築により在宅勤務・モバイル勤務が可能になり、また過剰労働にならないよう勤怠管理ルールの整備にもつながりました。

得られたメリット

社内よりもやり取りが簡潔になり業務効率があがった

K社(業種:出版業 本社:東京 企業規模:大手)

時短勤務の社員からの労働環境の改善要望、育児・介護・傷病などの事情を抱える社員の柔軟な働き方など、ワークライフバランスの向上や生産性向上を目的として、一部社員の在宅勤務によるテレワークを導入。web会議やテキストチャットによりコミュニケーションの頻度・効率が上がった他、通勤時間がなくなることで時短勤務社員のフルタイム勤務のトライアルも実施しました。

得られたメリット

電子化で女性社員の働きやすい環境を構築

B社(業種:不動産業 本社:東京 企業規模:大手)

賃貸営業本部の半数以上を女性が占めているB社。とくに時短勤務で働く女性社員は業務時間に制限があり、キャリアロスにつながっていました。そこで在宅のフルタイム勤務を推奨するため、テレワーク導入に着手。
ただ、社外からデータへアクセスするための整備が整っておらず、紙資料の電子化も必要でした。電子化ではまずテレワークに必要な紙資料から電子化していき、社外からもアクセスできる体制を整えました。その結果テレワークの継続を望む声が増え、適宜利用可能となったそうです。

得られたメリット

参照:【PDF】総務省「テレワーク導入支援事例集」(https://www.soumu.go.jp/main_content/000426476.pdf

紙資料電子化などで出社時と同様の業務を実現

D社(業種:広告制作業 本社:東京 企業規模:中小)

従業員数10名以下で広告制作業を行うD社がテレワーク導入を決めたきっかけは、女性社員の「地方転居による退職申請」でした。
社員のライフステージの変化に対応できる環境を整えるため、テレワーク導入を決意。テレワークでもキャリアアップできるモデルケースを実現することで、優秀な人材の継続雇用が狙いでした。
テレワーク導入にあたり、共有データの保管場所をクラウドへ移行。それに伴い過去資料のデータ化も実施。テレワークでは顔を合わせることができないため業務に支障が出るのではと懸念されていましたが、ツール導入やルール整備によりテレワークがひとつの働き方として認められました。

得られたメリット

参照:【PDF】総務省「テレワーク導入支援事例集」(https://www.soumu.go.jp/main_content/000426476.pdf

事前に電子化する文書/書類選別や情報の格付けを実施

M社(業種:情報通信業 本社:東京 企業規模:中小)

主に医療業界向けの情報システムの受託開発事業を行っているM社。客先訪問や休日対応もある中で、育児休業中の女性社員が復帰しやすい環境づくりが必要でした。

賃与しているパソコンとモバイルWi-Fiで在宅勤務を開始。併行して文書の電子化も実施しました。事前に電子化すべき書類の選別と情報の格付けを行い、文書電子化のメリットや効果を実感できたそう。

高速スキャナーを導入したことにより、効率良く電子化できたとのことです。

得られたメリット

参照:【PDF】総務省「テレワーク導入支援事例集」(https://www.soumu.go.jp/main_content/000426476.pdf

リモートデスクトップシステムに伴い文書/書類電子化も実施

N社(業種:国際協力 本社:東京 企業規模:中小)

アジアやアフリカにおいて保健協力事業を行っている公益社団法人の事例です。同団体では女性職員が多く、ワークライフバランスに合った環境づくりを必要としていました。

育児や介護中でも業務を継続できるよう、在宅勤務が必要な社員に向けてテレワーク導入を決定。ただし事務所内のパソコンは台数が限られているうえ、外部からサーバーへアクセスすることは不可能でした。そのためリモートデスクトップシステムを活用し、自宅パソコンからでも社内共有フォルダへのアクセスを実現。

また紙資料を電子化したことで必要な書類を自宅から閲覧できるようにしました。

得られたメリット

参照:【PDF】総務省「テレワーク導入支援事例集」(https://www.soumu.go.jp/main_content/000426476.pdf

テレワークを文書/書類電子化委託で業務効率化

すでに多くの企業がテレワークの導入を進めていますが、これから導入を検討するのであれば、まずは文書の電子化に取り組む必要があります。

資料などのペーパーレス化ができていないと、外部からでは資料が閲覧できないといった問題が起こる他、紙ベースの資料を自宅に持ち帰る場合、紛失などによる情報漏洩の危険性が高まります。

また、書類の押印をもらうだけのために出社を強いる状態では、テレワークを導入した意味がありません。

厚生労働省の「テレワークの導入・運用ガイドブック」でもテレワーク導入のプロセスの一つとして文書の電子化を挙げており、テレワーク導入と文書電子化はセットで考えるべきといえるでしょう。

ただし、これまで保管してきた膨大な資料を自社で電子化するとなると、相応の時間と人件費を要することになり、また慣れないうちはミスや紛失などが起こらないとも限りません。

そこで、スキャニングサービスなど電子文書化を請け負う専門業者を利用することをおすすめします。

電子化作業を外部に委託することで、作業の手間がなくなり、本来の業務に集中することができるのみならず、会社毎の使用目的・活用法に合わせた対応を行なってくれるなど、多くのメリットが得られます。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
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サービス 出張対応
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うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
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大塚商会

品質 文書情報管理士
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サービス 出張対応
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アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
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サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
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サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
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サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

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