テレワークの文書/書類電子化

テレワークで文書/書類電子化を導入した事例をご紹介しています。

書類の紛失防止につながった

A社（業種：通信業　本社：東京　企業規模：大手）

これまで雇用契約書・誓約書・履歴書・職務経歴書といった人事書類を紙ベースで保管しており、テレワーク実施後も書類確認のために出社する必要があった他、書式・サイズの混在によって管理に負担がかかっていたため、スキャニングサービスに電子化を委託。以降はPCでの閲覧が可能になったことはもちろん、書類の劣化・紛失の防止にもつながりました。

得られたメリット

• 人事書類確認のためだけに出社する必要がなくなった
• 原本の出し入れが不要になり、書類の劣化・紛失の防止につながった

これまでの紙文化を改革するきっかけになった

C社（業種：製造業　本社：静岡　企業規模：中堅）

国内拠点の拡大に伴い、より柔軟な働き方ができる環境づくりや、育児や介護による優秀な人材の離職防止の観点などから、テレワークを導入しました。VPN接続、リモートデスクトップ接続環境の構築により在宅勤務・モバイル勤務が可能になり、また過剰労働にならないよう勤怠管理ルールの整備にもつながりました。

得られたメリット

• 会議資料のPDF化などにより、これまでの紙文化を改革するきっかけになった
• 過剰労働の抑止などを目的とした新たな勤怠管理・労働時間管理ルールができた

社内よりもやり取りが簡潔になり業務効率があがった

K社（業種：出版業　本社：東京　企業規模：大手）

時短勤務の社員からの労働環境の改善要望、育児・介護・傷病などの事情を抱える社員の柔軟な働き方など、ワークライフバランスの向上や生産性向上を目的として、一部社員の在宅勤務によるテレワークを導入。web会議やテキストチャットによりコミュニケーションの頻度・効率が上がった他、通勤時間がなくなることで時短勤務社員のフルタイム勤務のトライアルも実施しました。

得られたメリット

• 普段の業務を問題なく実施でき、さらに社内よりもやり取りが簡潔になり業務効率があがった
• 作業の見える化によって残業削減への道筋ができた

電子化で女性社員の働きやすい環境を構築

B社（業種：不動産業　本社：東京　企業規模：大手）

賃貸営業本部の半数以上を女性が占めているB社。とくに時短勤務で働く女性社員は業務時間に制限があり、キャリアロスにつながっていました。そこで在宅のフルタイム勤務を推奨するため、テレワーク導入に着手。
ただ、社外からデータへアクセスするための整備が整っておらず、紙資料の電子化も必要でした。電子化ではまずテレワークに必要な紙資料から電子化していき、社外からもアクセスできる体制を整えました。その結果テレワークの継続を望む声が増え、適宜利用可能となったそうです。

得られたメリット

• 紙資料電子化により社外からでも確認できるようになった
• 時短勤務の女性社員がテレワークによってフルタイム勤務可能になった
• 女性が働きやすい体制を整えられた

参照：【PDF】総務省「テレワーク導入支援事例集」（https://www.soumu.go.jp/main_content/000426476.pdf）

紙資料電子化などで出社時と同様の業務を実現

D社（業種：広告制作業　本社：東京　企業規模：中小）

従業員数10名以下で広告制作業を行うD社がテレワーク導入を決めたきっかけは、女性社員の「地方転居による退職申請」でした。
社員のライフステージの変化に対応できる環境を整えるため、テレワーク導入を決意。テレワークでもキャリアアップできるモデルケースを実現することで、優秀な人材の継続雇用が狙いでした。
テレワーク導入にあたり、共有データの保管場所をクラウドへ移行。それに伴い過去資料のデータ化も実施。テレワークでは顔を合わせることができないため業務に支障が出るのではと懸念されていましたが、ツール導入やルール整備によりテレワークがひとつの働き方として認められました。

得られたメリット

• 遠隔地に居住しても働ける体制になったことで、優秀な人材の継続雇用が可能に
• 過去資料データ化などを含めたシステム構築により、出社時と同様の業務を実現

参照：【PDF】総務省「テレワーク導入支援事例集」（https://www.soumu.go.jp/main_content/000426476.pdf）

事前に電子化する文書/書類選別や情報の格付けを実施

M社（業種：情報通信業　本社：東京　企業規模：中小）

主に医療業界向けの情報システムの受託開発事業を行っているM社。客先訪問や休日対応もある中で、育児休業中の女性社員が復帰しやすい環境づくりが必要でした。

賃与しているパソコンとモバイルWi-Fiで在宅勤務を開始。併行して文書の電子化も実施しました。事前に電子化すべき書類の選別と情報の格付けを行い、文書電子化のメリットや効果を実感できたそう。

高速スキャナーを導入したことにより、効率良く電子化できたとのことです。

得られたメリット

• 電子化すべき文書を事前に選んでおいたことで、必要なデータを社外でも閲覧できた
• 情報の格付けを行いルール化し、電子化をスムーズにできた

参照：【PDF】総務省「テレワーク導入支援事例集」（https://www.soumu.go.jp/main_content/000426476.pdf）

リモートデスクトップシステムに伴い文書/書類電子化も実施

N社（業種：国際協力　本社：東京　企業規模：中小）

アジアやアフリカにおいて保健協力事業を行っている公益社団法人の事例です。同団体では女性職員が多く、ワークライフバランスに合った環境づくりを必要としていました。

育児や介護中でも業務を継続できるよう、在宅勤務が必要な社員に向けてテレワーク導入を決定。ただし事務所内のパソコンは台数が限られているうえ、外部からサーバーへアクセスすることは不可能でした。そのためリモートデスクトップシステムを活用し、自宅パソコンからでも社内共有フォルダへのアクセスを実現。

また紙資料を電子化したことで必要な書類を自宅から閲覧できるようにしました。

得られたメリット

• リモートデスクトップシステムに合わせて文書電子化を行い、テレワークを実現
• テレワークが可能になったことで育児中や介護中でも継続して業務を行えるようになった

参照：【PDF】総務省「テレワーク導入支援事例集」（https://www.soumu.go.jp/main_content/000426476.pdf）

テレワークを文書/書類電子化委託で業務効率化

すでに多くの企業がテレワークの導入を進めていますが、これから導入を検討するのであれば、まずは文書の電子化に取り組む必要があります。

資料などのペーパーレス化ができていないと、外部からでは資料が閲覧できないといった問題が起こる他、紙ベースの資料を自宅に持ち帰る場合、紛失などによる情報漏洩の危険性が高まります。

また、書類の押印をもらうだけのために出社を強いる状態では、テレワークを導入した意味がありません。

厚生労働省の「テレワークの導入・運用ガイドブック」でもテレワーク導入のプロセスの一つとして文書の電子化を挙げており、テレワーク導入と文書電子化はセットで考えるべきといえるでしょう。

ただし、これまで保管してきた膨大な資料を自社で電子化するとなると、相応の時間と人件費を要することになり、また慣れないうちはミスや紛失などが起こらないとも限りません。

そこで、スキャニングサービスなど電子文書化を請け負う専門業者を利用することをおすすめします。

電子化作業を外部に委託することで、作業の手間がなくなり、本来の業務に集中することができるのみならず、会社毎の使用目的・活用法に合わせた対応を行なってくれるなど、多くのメリットが得られます。

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