文書電子化の基礎知識
ここでは文書を電子化するにあたって知っておきたい基本的な知識についてまとめています。
電子化担当者のためのABC
このコンテンツは、企業の文書電子化を担当する方が知っておくべき基礎知識を集めたものです。企業が文書の電子化に着手した背景には、新しい法律の施行があります。
- 紙での保管が義務付けられていた税務関連や医療関連の文書が、一部を除いて電子データでの保管が認められた「e-文書法」
- 上場会社やその連結子会社に関して公認会計士又は監査法人の監査証明を受けた内部統制報告書を義務付けた「j-SOX法」
- 一定以上の件数の個人情報を扱う事業者に対し、取得や保存・利用に関する義務や、違反時の罰則などを定めている「個人情報保護法」
- 特許権を得た特許発明と同じ発明を既にしていたことを、客観的証拠で証明できれば発明の実施を認める「先使用権」
企業により緻密な文書管理を求めるこれらの法律が2000年代に入って次々に施行され、文書の電子化の流れが加速しました。しかし文書の電子化の現状は、当初想定していたほど普及していないようです。その理由として、文書の電子化担当者のためのわかりやすい資料が少ないことが挙げられます。「文書の電子化に関する一般常識」や「スキャンニング作業の詳細」など、他にはあまりまとめられていない内容をまとめたので、ご一読ください。
文書を電子化するときの注意点
文書を電子化すれば、資料の検索性アップによって、業務の効率化が図れます。ですが、そのメリットが享受できるのは、文書電子化が成功した場合のみです。
電子化を成功させるためには注意しなければならないポイントがあり、使用するデバイスを確認してデータ形式を選択すること、データのセキュリティ設定を行うこと、検索用の単語に表記ゆれがないように気を付けることなどが挙げられます。
また、電子化する際には、事前に「どの文書を電子化するのか」を特定し、かつ「すべての文書に保存期間を設定する」等の作業も大切です。加えて、電子化を行なった後の文書改ざんリスクを考慮すれば、電子署名やタイムスタンプの設定も必要となってくるでしょう。
なお、これまで紙媒体で情報を管理していた会社にとっては、文書電子化の作業の中で、さまざまなトラブルを経験するはずです。これらトラブルが原因で業務が停止しないよう、起こりうる代表的なトラブルを事前に知っておく必要もあります。各トラブルに対する速やかな対処法も知っておくべきでしょう。
e-文書法とは何か
従来は文書として認められなかった電子化文書。しかし2005年以降はe-文書法が施行されたことにより、法的に認められる電子化文書の範囲が大幅に拡大しました。ここでは、対象となる書類や電子化できない一部の書類、そして紙文書から電子化文書への移行を国が推進する狙いについてまとめています。
電子化の流れ
スキャニングサービスの流れをご紹介します。書類の電子化には事前の打ち合わせや下準備が必要。サービスの基本を知っておくことでスキャニングサービスを上手に利用できます。業者によっては不要になった書類を処分してくれるオプションのサービスもありますよ。
スキャニングサービスにおける電子化の流れを知りたい方はコチラ！
電子文書管理の基本
電子化された文書の管理方法を事前に知っておくことで、そのメリットを最大限に活かすことができます。見読性・完全性・機密性・検索性という4つの特性を確認しておき、電子化された文書を上手に運用しましょう。「文書情報管理士」の力を借りるのもおすすめです。
ペーパーレス化の動向
グローバル社会において日本の競争力を高めることを目的に、業務効率化やセキュリティの強化を目指して2005年にe-文書法が施工されましたが、10年以上経った今でもオフィス内に紙文書が溢れているという企業も多いのではないでしょうか？ここではペーパーレス化に関する状況や進まない理由を解説します。
働き方改革とペーパーレス
働き方改革が進められている現代において、業務上のムダをどれだけカットできるかが生産力や社員の働きやすさを決めます。ビジネスにおいて文書は欠かせないアイテムですが、紙に印刷・保存する作業だけで多くの時間を費やすもの。ここではペーパーレス化の必要性や紙文書を電子化することで起こる変化について紹介します。
自治体や行政などの公文書電子化
政府がすでに発表している内容では、2026年を目処に公文書の管理は全面的に電子化する目標となっています。2026年に新しい国立公文書館が開館するため、その時期を目標として、公文書の作成～移管まで全て電子化するとのことです。
ISOを取得したら文書の電子化は必要？
文書管理システムが、国際標準ISOの認証取得や更新に活用されているその理由は「バージョンを管理する」「改ざんを防止する」「検索や参照が頻繁に発生する」「効率的にフローを管理する」などの目的があるためです。これまでの紙のファイル管理では限界があると言われています。ここでは、ISO文書の文書管理システムについて解説していきます。
ISOを取得したら文書の電子化は必要？について知りたい方はコチラ！
契約書の電子化について解説
契約書の電子化とは、すでに取り交わし済みの紙の契約書をスキャンすることで電子データ化した上で管理や保管をすることです。また、契約書含めて企業内で取り扱う文書は、法律により保存が義務付けられているものがいつくかあります。義務が発生する書類の電子化についての法律をe-文書法と呼びます。
家庭の文書を電子化する方法
放って知らないうちに増え続ける家庭での紙。電子化の前に、基本は用途が終わった紙から捨てる習慣をつけることです。ただ、本や書類など、紙媒体の文書を電子化／データ化することによって、元々保存していた場所やスペースを削減できるメリットや、 多くの人が同時に同じ文書を見るといった使い方もできるようになったりと、便利な使い方も可能になります。
