人事部署の事例

人事部署において文書電子化を取り入れた事例を紹介します。

テレワーク中のムダな出社を減らせた

A社（業種：通信業　本社：東京　企業規模：大手）

執務室内で雇用契約書・誓約書・履歴書・職務経歴書などの人事書類を保管しているA社。しかしテレワークが導入されて以降、人事書類を確認するために出社しなければならないという問題に悩まされていたそうです。また書類の出し入れにも負担を感じており、書式やサイズが統一されていないことも業務の妨げとなっていたのだとか。

そこで文書書籍化サービスを利用し、社員ごとのフォルダ分けを実施。人事情報をパソコンで確認できるようになったことで、「人事書類を閲覧するためだけに出社する」必要がなくなったそうです。

得られたメリット

• パソコンで人事書類を確認できるため、テレワーク中のムダな出社がなくなった
• 人事情報を紙で保管しなくなったことで、書類の劣化や紛失の心配がなくなった

書類扱いミスのない円滑な運用が実現

B社（業種：不明　本社：不明　企業規模：大手）

15,000名分もの人事書類を原本保管していたB社。人事書類の紛失リスクを懸念しているものの、書類のPDF化になかなか着手できていない状態でした。目的の書類を探すにも時間がかかるうえ、人事書類を個人毎にクリアファイルで保管しており、書類の差し戻しミスも発生していたそうです。

そこで文書電子化サービスを導入し、2ヵ月～四半期に一度のサイクルで電子化を実施。人事書類をPDF化できたことで運用ルールも策定でき、円滑な運用が実現しました。以前から希望していたPDF化をアウトソースしコア業務に集中できるようになったのも大きなメリットです。

得られたメリット

• 検索システムの導入よりも文書電子化は安価であったため、低コストで業務効率化を実現
• 書類を探し出せない・差し戻し間違いなどのミスがなくなった
• 念願のPDF化を実現しながらも、社員はコア業務に集中できた

業務効率化やスペース節約、企業アピール効果も期待

M社（業種：金融業　本社：東京　企業規模：大手）

ある銀行の人事部採用担当では、新卒・中途の雇用契約のほか、学生インターンでの情報管理に関する誓約書など複数種類を扱っています。しかし収集する書類の量は非常に多く、やりとりの手間や保管の安全性に課題を感じていたのだそうです。また、書類を保管しておくための倉庫のコストもムダだと感じていました。

文書電子化サービスを導入してからは、業務効率化だけではなく対応漏れなども改善。導入を機に契約書の雛形を電子化に作り直すなどの作業が発生したものの、高い導入効果を得られたのだとか。 また、アナログなイメージのある銀行がデジタル化を取り入れたことで、先進的な企業イメージのアピールにもなりました。

得られたメリット

• 書類作成ミスの改善・ファイリングの手間を削減
• 書類を保管する倉庫スペースが不要になったことでコストを削減
• デジタル化を取り入れる先進的な企業アピールも実現

人事考課書類のデータベース化で管理レベルが向上

C社（業種：不明　本社：不明　企業規模：不明）

人事課で担当している「従業員の人事考課書類のデータベース化」の課題を解決したC社の事例です。
データベース化のために原本をスキャンする必要があるものの、従業員の目に触れないように作業を行いたいこと、またデータベース化の流れやシステム構築もよくわからないという状態でした。そのため外部委託を検討しているものの、セキュリティが心配。
そこでセキュリティに信頼のおける業者を選び、集荷～データベース化まで一括で依頼しました。過去データとの統合も含めたサポートを受けられたことで、管理レベルの大幅な向上を実現しました。

得られたメリット

• 人件費・スペース・ソフト開発費をかけずに管理レベル向上を実現
• プライバシーマーク取得などの選定要件を設けたことでセキュリティ面も信頼できた

参照：株式会社セキュリティリサイクル研究所（https://www.sri-net.co.jp/solution/service/digitalizing/human_resource/）

紙ベース業務メインからテレワーク導入に成功

D社（業種：サービス業　本社：神奈川　企業規模：中小）

テレワークを導入するにあたり、紙ベースでの業務が多いことが課題のひとつであったD社。業務方法の見直しとして紙データのPDF化を行いました。また、コミュニケーションツールの活用やテレワークシステムの浸透を図りました。
D社では経理財務や福利厚生などの事務処理業務を行っていますが、人事書類や資料をはじめとする紙ベースの作業が大半を占めていたためテレワーク導入には懐疑的な声が多かったのだとか。しかし文書電子化を含めた取り組みを進めたことで、働き方の変革意識を得られたのだそうです。

得られたメリット

• 紙ベース業務メインでもPDF化によりテレワークを実現
• 働き方の変革意識や必要なリテラシーを得られた

参照：【PDF】総務省「テレワーク導入支援事例集」（https://www.soumu.go.jp/main_content/000426476.pdf）

執務室内保管の書類を95％削減し、省スペース化に成功

E社（業種：食品製造業　本社：不明　企業規模：大手）

大手食品メーカーであるE社では、人事書類を執務室内のキャビネットで保管していました。しかし年々書類が増え続け、キャビネットでは保管しきれなくなったため電子化による省スペース化や効率化を検討。

対象書類は履歴書や雇用契約書、卒業証明書などであり、入退社時に整理しやすくすることが重要。そこで約3万枚の書類を電子化し、原本は執務室内で保管するものと倉庫保管を経て廃棄するものに仕分け。執務室内に合った書類を95％ほど削減できたうえ、テレワークでも書類確認を容易に行えるようになりました。

得られたメリット

• 執務室内でキャビネット保管されていた書類を95％削減。省スペース化を実現
• 電子化によってテレワークでも書類確認が可能になった
• 電子化似合わせて原本を執務室内と倉庫保管に仕分けたことで、書類の参照や整理が簡単になった

人事業務を文書/書類電子化で業務効率化

人事業務を行う部署では、重要な人事書類を大量に扱っています。そのため、書類の扱いミスが発生したり保管スペースを確保しなければならなかったりとリスクや負担が大きいのが課題。また、テレワーク中に人事書類を閲覧するため出社する…という場合もあるでしょう。

文書電子化サービスを導入すれば、書類の劣化や紛失リスクを減らせるうえ、ムダな手間を省くことができます。また、書類の保管スペースの節約も可能。文書電子化の導入事例では、電子化によって人事業務を効率的に行えるようになったという声が多くあります。人事書類の取り扱いに課題を感じている場合はぜひ文書電子化を検討してみてくださいね。

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