自治体や行政などの公文書/書類電子化

自治体や行政などの公文書について電子化はどの程度進んでいるのか解説します。

公文書管理は全面電子化へ

政府がすでに発表している内容では、2026年を目処に公文書の管理は全面的に電子化する目標となっています。2026年に新しい国立公文書館が開館するため、その時期を目標として、公文書の作成～移管まで全て電子化するとのことです。

目的

実際には、各自治体や行政では職員が作成する文章はほぼほぼ紙のため、そのまま紙で保存されているのです。それらを電子化することで、分類や整理する手間や工数が大幅に省けますし、業務の効率的へと繋がります。

また、データ化することで、公開依頼などの請求があった場合にも、探しやすくすぐに対応できます。紙の場合、それらを物理的にやり取りしていると最悪紛失ということもありえます。

改ざんの防止策や業務効率化に繋がる

また、目的の一つとして、改ざんの防止策ということもあります。財務省であれば決済文書などの改ざん、防衛省であれば報告文書など、これらの文書策定をデータで残せるため、後から検証しやすくなり、改ざんなども防ぐことに繋がっていきます。

2017年度調べで、政府には約1870万の行政文書が保有されていると言われています。現在作成されるものについては電子化で対応されているものの、保存された紙媒体が大部分を占めています。保存期間が過ぎてしまったような公文書の多くも、紙として公文書館に保管されていると言われています。

これら管理されている公文書についても、システムを各省庁の更新時期に応じて順次入れ替えていき、2026年度を目処に移行を目指していくと発表されています。

新しく導入するシステムにおいて、文書を書き換えたり削除したりといった作業は制限されます。文書を変更した履歴が全てログとして残るため、改ざんの抑止効果が期待できます。他にも、前述しましたが、情報公開請求を受けた場合にも、文書が探しやすくなっています。とにかく文書を紙で整理するといった工数を削減できるため、業務の効率化に繋げるメリットが大きいでしょう。

e-文書法に対応した文書/書類電子化サービスもあります

企業の情報の中には、紙文書で保存する必要があるものもあります。「e-文書法」とは、2005年4月に施工が開始された法律で、この法に基づいた方法で文書電子化を行えば、紙文書による保存が必要であった情報を、電子文書として保存できるようになります。e-文書法に対応した文書電子化を行っている業者であれば、電子化できる文書の幅が広がるため大変便利です。

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私企業においても「公文書/書類電子化」は大きなメリットに

2019年3月、内閣総理大臣決定として「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」が出されました。従来は紙媒体を正本・原本としていた行政文書にともなう情報の検索性・チェック上の支障、管理作業の漏れなどを解消し、電子データを正本・原本とすることで文書管理業務の効率性を向上させていこうとする方針です。

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公文書/書類電子化のメリットとは？

上記内閣総理大臣決定では「今後作成する行政文書は電子的に管理することを基本とし、機密の確保、改ざん防止等に十分配慮しつつ、行政文書の作成から保存、廃棄・国立公文書館等への移管までを一貫して電子的に行うための仕組みの在り方を策定する」という記述があります。これによって期待されるメリットは大きく3点です。

1.業務効率化

従来使われていた膨大な紙の資料を電子化することは、必要な文書を捜索する手間を省き、また紙に関わるコストも軽減するものとなります。バックアップをとることにより、災害時などにも喪失を防げます。

2.改竄・不正の防止

公文書の内容修正に関しては履歴をとり、作業者を記録するようになります。このために意図的に改竄や不正を行うことは非常に困難になります。

3.省エネルギー・省スペース化

単純に言って資料庫がなくなりクラウド上のストレージに保管されるようになります。また、公文書保存のための人員も極端に削減することが可能です。

私企業におけるデータ電子化の意義

文書電子化のメリットは同時に私企業にもそのまま当てはまるものです。業務の効率化、改竄・不正の防止、省エネルギー・省スペース化と私企業においても業務を改善する前向きな対応となっていきます。一例を挙げれば、過去の企業活動に関するデータが書庫のなかに収められていた場合、収納スペースの存在ばかりではなく、必要なときに取り出してくる手間が検索機能を使うことにより、ほとんどゼロになるというようなメリットも生まれてきます。

文書/書類電子化サービス業者を活用しよう

「文書電子化のメリットはわかった。だが移行の労力を考えると簡単に踏み切れない」と考える企業経営者も多いかもしれません。企業活動は連続するもので、今日からいきなり電子化するわけにもいかないと考えるのも当然です。こんな場合には、文書電子化のサービス業者を活用するという解決策もあります。

企業内のあらゆる文書を電子化し、クラウド上に収納する。A4の書類1枚あたり4～7円程度でまかせられるのは大きなメリットといえるでしょう。多くの企業がPマークやISO27001を取得しておりセキュリティ上も安心。なかには文書情報管理士の資格取得者をスタッフに配置している企業もあります。

当サイトでは、文書電子化サービスを「スキャニングの品質」「機密保持の厳守」「サービス内容と価格」の3軸で比較しています。これを機に公文書の電子化をご検討される方は、ぜひ委託業者という選択肢も検討してみてください。

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