機密保守が徹底されているか

データ管理が快適になる文書の電子化ですが、スキャニングを依頼するとなると気になるのがセキュリティ面。機密保守が行なわれている、信頼できる業者の選び方を紹介します。

セキュリティ対策を要チェック！

スキャニングを依頼する文書は、あなたの会社の情報資産です。なかには個人情報や営業機密など、漏洩や紛失の許されないものが含まれる場合も少なくないでしょう。そのため、文書電子化サービス業者を選定するうえで、信頼できるセキュリティ管理が行なわれている会社かどうかは、必ず押さえておきたいポイントです。セキュリティ対策に問題はないか、公式サイトでしっかりチェックするようにしてください。

【比較表アリ】
文書/書類電子化業者の
サービス内容を比較する

セキュリティの高さはここでチェック！

セキュリティ体制が大切なことはわかっても、何を基準に業者をチェックしていけばいいか迷う人も多いでしょう。セキュリティの高さを判断するには以下の3点に注目してみてください。

Pマーク取得の有無は最低条件

依頼する業者のセキュリティ体制が整っているのか確認するために、まずはPマークを取得しているかどうかチェックしてみましょう。Pマークは第三者機関によって「個人情報保護の体制や運用が適切である」と判断された企業にのみ提供されるものです。取得していないと個人情報がずさんに管理される可能性もあるので非常に危険！取得している業者を選ぶようにしましょう。

社内での文書の管理体制

たとえば、IC/IDカードや監視カメラで各区画の入退室を厳重に管理していたり、すべての従業員に個人情報保護の重要性を説くなど意識教育を実施している業者は、情報漏洩の可能性がグッと下がります。また、書類の引き取りや納品時において社員による専用便で運送しているかどうかも、セキュリティを見極めるうえで重要なポイントです。

マイナンバー業務をやっている業者だと安心度高め

個人情報のなかでもとくに機密性の高い情報と言えるマイナンバー。マイナンバー業務をやっている業者であれば、高いセキュリティ環境が整っていると考えられるでしょう。機密保守にトコトンこだわりたいなら、依頼する業者がマイナンバー業務までやっているかどうか調べておくのをおすすめします。

文書電子化サービスの選び方3ポイントを知りたい方はコチラ！

自社対応よりメリットが大きい！
文書/書類電子化の事例をチェック