文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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機密保守が徹底されているか

データ管理が快適になる文書の電子化ですが、スキャニングを依頼するとなると気になるのがセキュリティ面。機密保守が行なわれている、信頼できる業者の選び方を紹介します。

セキュリティ対策を要チェック!

スキャニングを依頼する文書は、あなたの会社の情報資産です。なかには個人情報や営業機密など、漏洩や紛失の許されないものが含まれる場合も少なくないでしょう。そのため、文書電子化サービス業者を選定するうえで、信頼できるセキュリティ管理が行なわれている会社かどうかは、必ず押さえておきたいポイントです。セキュリティ対策に問題はないか、公式サイトでしっかりチェックするようにしてください。

文書/書類電子化5業者の
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セキュリティの高さはここでチェック!

セキュリティ体制が大切なことはわかっても、何を基準に業者をチェックしていけばいいか迷う人も多いでしょう。セキュリティの高さを判断するには以下の3点に注目してみてください。

Pマーク取得の有無は最低条件

依頼する業者のセキュリティ体制が整っているのか確認するために、まずはPマークを取得しているかどうかチェックしてみましょう。Pマークは第三者機関によって「個人情報保護の体制や運用が適切である」と判断された企業にのみ提供されるものです。取得していないと個人情報がずさんに管理される可能性もあるので非常に危険!取得している業者を選ぶようにしましょう。

社内での文書の管理体制

たとえば、IC/IDカードや監視カメラで各区画の入退室を厳重に管理していたり、すべての従業員に個人情報保護の重要性を説くなど意識教育を実施している業者は、情報漏洩の可能性がグッと下がります。また、書類の引き取りや納品時において社員による専用便で運送しているかどうかも、セキュリティを見極めるうえで重要なポイントです。

マイナンバー業務をやっている業者だと安心度高め

個人情報のなかでもとくに機密性の高い情報と言えるマイナンバー。マイナンバー業務をやっている業者であれば、高いセキュリティ環境が整っていると考えられるでしょう。機密保守にトコトンこだわりたいなら、依頼する業者がマイナンバー業務までやっているかどうか調べておくのをおすすめします。

自社対応よりメリットが大きい!
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安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
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原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
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コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
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【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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※調査日時:2021年11月

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