ヤマトシステム開発

ヤマトシステム開発が実施している文書の電子化サービスについて、特徴や導入事例など挙げて紹介します。

全国に営業所があるヤマトシステム開発の魅力とは？

引用元：ヤマトシステム開発公式HP
(https://www.nekonet.co.jp/service/it/image_trace/image_trace)

創立100年の歴史を持つヤマトホールディングス株式会社を親会社に持ち、顧客のニーズに応じたビジネスサポートを提供するヤマトシステム開発。コンピューター利用システムの研究や開発、情報処理の受託、コンテルティング業務、オンラインサービス業務、貨物運送業務、貸倉庫業務など幅広いサービスを請け負っています。

そのサービスにひとつが文書の電子化です。顧客の大切な文書類の搬送から電子化のスキャニングを実施。必要に応じてファイル名付けやOCR処理のサービス、ヤマト独自のデーターサービスでの管理まで、ワンストップで作業します。

※2020年3月23日現在、ヤマトシステム開発では文書の電子化サービスを休止しているようです。

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ヤマトシステム開発の特徴と費用

ヤマトシステム開発の3つのおすすめポイント

セキュリティ体制が整っている

ヤマトシステム開発は、プライバシーマークの使用許諾を取得している企業です。作業場へはセキュリティカードによる入退室で管理され、監視カメラの設置もされています。会社の財産とも呼べる書類や内容が外部に漏れないよう、万全のセキュリティ体制で作業を行います。

文書化する量を問わない

文書化を請け負う会社によっては、最低文書量が決まっているところがありますが、ヤマトシステム開発ではわずかな数量でも受け付けます。これにより、初回に大量の文書を電子化した後も、定期的に少ない量の書類を継続して電子化依頼することができます。

全国に各地に営業所がある

ヤマトシステム開発は、首都圏だけでなく北海道から沖縄まで、日本全国に24カ所の営業所と6カ所の運用拠点があります。そのため、北海道や沖縄など地方都市にある企業でも依頼しやすく、輸送コストの削減や電子化までの期間を短縮することができるのです。

ヤマトシステム開発が選ばれる理由

付帯業務にも対応

ヤマト開発システムのスキャニング業務は、電子化したファイルを媒体に納めて納品するだけではありません。希望によっては画像ファイル名を付けたり、フォルダ仕分け やOCR処理もオプションで行います。

また電子化が終了したオリジナル原本を、ヤマトシステム開発の貸倉庫で保管したり、不要な書類を廃棄することもワンストップで可能です。

独自開発のインターネットセンターで管理可能

顧客の自社システムの電子化管理ではなく、ヤマトシステム開発独自のインターネットデータセンター（IDC）で電子化したデータを管理することもできます。初期費用や月々の使用料がかかりますが、検索、閲覧、アクセスログ管理、アクセス権限というシステムを、堅牢なセキュリティで利用できるメリットがあります。

ヤマトシステム開発の導入事例

電気通信業A様

導入の理由

オフィス書類全般を自社内で保管していましたが、オフィス移転に伴い電子化の導入を決めました。移転先の保管スペースが少ないこと、書類が散在していて非効率だったのが理由です。

導入内容

300,000枚の書類を、約4カ月の期間でスキャニングして電子化しました。これによってキャビネット5本分の省スペース化ができて、各自端末からの検索が可能になり効率よく仕事ができるようになりました。

人材派遣会社B社様

導入の理由

派遣社員の人事関連書類を本社で管理していましたが、各事業所から定期的に送られてくる原本搬送のリードタイムが長く、書類の紛失や管理体制が不安でした。

導入内容

文書スキャニング+契約書管理システム「イメージトレース」を利用しました。人事書類を本社へ輸送せずに各営業所で随時スキャニングを実施。その文書をヤマトシステム開発のインターネットデータセンターで保管して、必要な時に検索や閲覧ができるシステムです。

イメージトレースを利用するには初期費用と毎月の保管費用がかかりますが、これにより情報の共有が可能になり、検索などの業務効率が向上。搬送のリードタイムと紛失リスクが削減できました。

ヤマトシステム開発の基本情報