オフィス移転の事例
移転を機に文書を電子化することでメリットを得た事例をご紹介しています。
移転先のスペースを最大限に活用できている
H社（業種：税理士事務所 本社：東京 企業規模：中堅）
記帳代行や資金繰り、銀行対策などを含めた経営コンサルティングを行なっています。1980年代に事務所を設立してから、これまで書類を紙媒体で保管。依頼先からの決算書のような重要書類の管理に課題を感じていました。また書類を探すのに時間がかかっていたため、移転と同時にペーパーレス化を決めました。
得られたメリット
- 書類が減ったことでスペースを最大限に活用できている
- 書類を検索する時間を短縮でき、依頼先への返信を即座にできるようになった
必要な項目が検索できるようになり、負担が大幅減
K社（業種：精密機器販売 本社：不明 企業規模：不明）
営業担当の外出の多さ、そして移転先のスペースが半分になることがきっかけで、保管していた大量の文書の電子化を決断。契約書などの重要書類の原本は総務部で一括管理しつつ、移転する営業部はデータで内容を確認できるように、ドキュメントスキャナー、ブックスキャナーなどを使用してすべての文書を電子化しました。
得られたメリット
- 必要項目で検索できるようになり、負担が大幅減
- 画像検索もできるようになった
スペース確保とセキュリティ強化が同時にできた
O社（業種：不明 本社：不明 企業規模：不明）
これまで管理部門で、稟議書や機密文書などの社内資料を管理していました。大量の書類の中から必要なものを探すのに手間がかかるうえに、保管スペースも必要なのがネック。また機密情報なので取り扱いを慎重に行なう必要がありました。オフィス移転に伴って、「スペースの有効活用」「コンプライアンス強化」が課題にあがり、どちらも実現できるペーパーレス化を採用したのです。もちろん、セキュリティに強い会社を選びました。
得られたメリット
- セキュリティのしっかりしている会社に委託することで、情報漏洩を心配することなくペーパーレス化を実現
- ペーパーレス化によってオフィススペースが確保でき、業務効率が向上した
オフィス移転を機会として文書の電子化委託で業務効率化
オフィス移転で困るのは、オフィス内にある物の整理。特に物がたくさんあると、移転費や移転の手間がかかることです。多くの企業が書類を紙のまま残しておくことが多く、オフィス移転の際は荷物の量が多いため、移転先のスペースを必要以上に占有してしまうとったケースがあります。ペーパーレス化を行うことで、必要な書類をすぐに探せるようになり、セキュリティも向上します。自社だけですべてを電子化するのは難しいので、セキュリティ対策を行っている安心できる企業への依頼をおすすめします。ここでは、オフィス移転をする際に必要となる電子化委託先の会社をまとめました。
