医療業界の文書電子化事例

医療業界での大きな課題はカルテの作成・保存にあります。電子化に際してもファイリングにクリニックごとのルールがあるので、サービス業者の選び方に注意が必要です。

イムス富士見総合病院の電子化事例

カルテ記載の時間や保存場所の確保に課題を抱えていました。スキャン業務のために専任スタッフを雇うわけにもいかず、既存スタッフの業務過多になる点も大きな問題でした。

電子カルテ導入を機に、入院時の同意書や看護記録など紙の書類もネットワーク対応スキャナーで電子化しました。

電子化で得られたメリット

各病棟にスキャナーを分散配置し、バーコードで患者IDを読み取って電子カルテに書類を即時登録。紙原本を探す手間が省けるだけでなくその場でチーム内で情報共有できるようになり、ペーパーレス化によって医療連携の迅速化とヒューマンエラー防止に効果を上げました。大きな課題と感じていた患者さまデータの関連付けもクリアし、順調に運用できています。

参照元：RICOH公式HP（https://www.pfu.ricoh.com/fi/casestudy/medical/case1.html）

足利赤十字病院の電子化事例

1日あたり約1,800枚発生する紙文書（検査結果や手書きの同意書など）の対応に、時間と人員コストの増加が課題でした。

電子化で得られたメリット

バーコード付きの運用で誤った文書登録を避け、文書管理の集中処理によって業務効率を向上。電子化により紙の回覧やファイリング業務が減り、チーム医療の情報共有も円滑化されました。

手書きの紹介状の見やすさに不安を感じいていましたが、そのほかの書類同様問題ないレベルで依頼できたそうです。

参照元：KYOCERA公式HP（https://www.kyoceradocumentsolutions.co.jp/solution/industry/healthcare/case-studies/ashikaga-jrc/）

鹿児島大学病院の電子化事例

手術や検査に関する同意書が1日約1,500件（2,500枚超）ほど発生。スキャン業務の削減に苦慮していました。

電子化で得られたメリット

電子サイン対応の文書管理システム（DocuMaker）で作成・管理し、手書き署名は液晶タブレットで行う仕組みに切り替えました。業務が大幅に削減され、紙の保管スペースや作業時間を節約しています。

紙書類の紛失リスクや患者への書類手渡しミスも解消され、医療安全性と業務効率が飛躍的に向上しました。

参照元：WACOM公式HP（https://tablet.wacom.co.jp/enterprise_education/case/hosp-kagoshima-u/）

歯科医療法人の電子化事例

紙カルテ保管庫の逼迫や必要書類が見つからない問題があり、抱えている約8,000件のファイルの処遇に悩み専門業者のスキャニングサービスでデータ化を依頼しました。

電子化で得られたメリット

同意書や問診票など糊付けされた複数枚の紙も丁寧に剥がして漏れなく電子化し、患者名や日付で検索可能なインデックス情報を付与して一元管理を実現。紙カルテ保管庫の逼迫や必要書類が見つからない問題が解消し、情報検索性の向上や保管スペース削減によるコスト低減を達成しました。紙原本の廃棄・返却も適切に行い、安全にペーパーレス化を進めています。

参照元：ScanBridge公式HP（https://www.scanbridge.jp/works/1332/）