アパレル・ファッション業界の文書電子化事例

アパレル業界では型紙や仕様書、カタログなど業界特有の紙文書が数多く残っています。これらの管理や検索に時間がかかり、業務効率の低下につながるケースも少なくありません。

本記事では、文書電子化に取り組んだアパレル関連企業4社の事例をもとに、導入前の課題と得られたメリットを紹介します。

A社：カタログのOCR化で業務効率を向上した事例

アパレル企画・製造事業を展開するA社では、毎シーズン発行される紙媒体のカタログや仕様書から、品番、品名、素材などの情報を手作業でシステムに入力しており、膨大な時間と手間がかかっていました。ヒューマンエラーによる誤入力も発生しやすく、正確な情報管理において大きな課題を抱えていた状態です。

そこでA社は、AI搭載のOCR（光学文字認識）技術を用いて紙カタログをデジタルデータ化する手法を導入しました。紙媒体の文字情報をコンピューターが扱えるテキストデータに変換することで、これまで手作業で行っていたデータ入力プロセスの自動化を図りました。

得られたメリット

• 入力作業の大幅な削減：OCRによる高速な文字認識で瞬時に情報を取得でき、手入力の負担が激減しました。
• ヒューマンエラーの防止：AIが品番や価格などの各項目を自動分類することで、手作業に起因する誤入力が大幅に低減しました。
• 情報活用と検索性の向上：テキストデータ化されたことで情報の検索が容易になり、システム連携による一元管理が実現しました。

参照元：SCUTI公式HP（https://blog.scuti.jp/apparel-catalog-ocr-data-conversion-comprehensive-guide/#index_id8）

B社：カタログ電子化で過去資料の活用を実現した事例

ファッション業界では毎シーズン新しいカタログやルックブックが制作されます。アパレルブランド事業を展開するB社では、10年以上にわたる製品資料が紙のまま蓄積されており、ブランドやシーズンごとに情報を探すことが困難な状態でした。新商品の企画時に過去のデザインを参照したくても、膨大な紙資料のなかから目的の情報を見つける手間が業務の負担となっていました。

得られたメリット

• 一元管理の実現：カタログの電子化によりデータベースでの一元管理が実現しました。
• 多角的な検索・閲覧：ブランドやジャンル、素材などの条件で多角的に検索・閲覧が可能です。
• 情報活用の推進：デジタル化した製品写真と商品リストを統合的に管理できるようになり、企画段階での情報活用が進んでいます。

参照元：アーカイブサポート公式HP（https://www.archive-support.com/casestudy.html）

C社：販売帳票の電子化で売上をリアルタイムに可視化した事例

アパレル小売事業を展開するC社では、各店舗の売上管理を紙伝票で行い、本部への報告にはFAXを利用していました。店舗数の増加に伴い伝票処理の量が膨大になり、集計作業だけで多くの時間を要する状況です。各店舗の売上をリアルタイムに把握できないため、在庫調整や販売戦略の判断にも遅れが生じていました。

得られたメリット

• リアルタイムな可視化：販売管理システムの導入により紙伝票から脱却し、全店舗の売上データをリアルタイムに可視化できるようになりました。
• 担当者の負担軽減：文書電子化によって集計作業が自動化され、担当者の負担が軽減されています。
• 在庫管理の精度向上：在庫管理の精度も向上し、適切なタイミングでの発注判断が可能になりました。

参照元：大塚商会公式HP（https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/idem-dx.html）

D社：請求書のペーパーレス化で処理時間を大幅短縮した事例

アパレル販売事業を展開するD社では、毎月100件以上の紙の請求書を手作業で処理しており、データ入力だけで丸2日を要していました。手入力に伴う転記ミスも発生しやすく、修正や確認に追加の工数がかかる状況です。社内文書全体のペーパーレス化を見据え、OCR機能を備えた電子化システムの導入を決断しました。

得られたメリット

• 処理時間の大幅短縮：請求書の処理時間が2日からおよそ2時間へと大幅に短縮されました。
• 転記ミスの防止：システムでの処理により手入力に伴う転記ミスを防止できます。
• ペーパーレス化の進展：取引先の約8割が請求書をPDFで送付する形に切り替わり、社内のペーパーレス化が進展しました。

参照元：大塚商会公式HP（https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/style-agent-dx.html）

まとめ

アパレル業界では型紙やカタログ、販売帳票、請求書など特有の文書が多く、電子化による業務改善の効果は大きいといえます。紙の文書管理に課題を感じている場合は、自社で取り扱う文書の種類や量を整理したうえで電子化の導入を検討してみてはいかがでしょうか。専門業者への相談が具体的な第一歩となります。