文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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反対にデメリットは?

文書を電子化した際のデメリットと、その対策についてまとめています。

文書を電子化するデメリット

視認性が低下する

これまでずっと紙で文書を見ていた人は、データで書類を読むことになかなか慣れず、視認性が低下するというデメリットがあります。デジタルに慣れていない人に多く見られる現象です。また、電子化するとパソコンやタブレットの画面をスクロールしないといけないので、文書が読みにくいと言われています。会議やミーティングを行なう際は、プリントアウトした文書のほうがメモを取りやすい場合も。

電子化の文書に慣れないという問題は、時間の経過とともに解消されていくもの。目が電子化された文書に慣れる頃には、電子化するメリットのほうが強く感じられるようになっているでしょう。

導入のコストがかかる

紙の文書を電子化するには金銭的なコストはもちろん、時間的コストが発生。社内にある紙の文書や書類は1枚ずつデータに変える作業は、膨大な時間が必要になります。そのため文書の電子化を代理で行ってくれる業者のサービスをうまく利用することも視野に入れておくのがおすすめです。

ネット回線が不調だと文書を閲覧できない場合がある

万が一インターネットの回線が不調になったりシステムに何らかの障害があったりした場合、文書の閲覧ができなくなる恐れがあります。データが必要なときに、「ネット回線が悪いため資料が使えない」なんてことが起こり得る状態は、会社にとってのリスクでしょう。不測の事態に備えてメディアにバックアップを取っておき、それをしっかり保管しておくことが重要です。

メモ・注釈などを直接書き込めない

業務を進めるなかで、気になるポイントや書き残したい注釈などを見つけた場合でも、端末上の文書へ直接メモを書き込むことはできません。電子化された文書を一旦プリントアウトするか、書き込み機能を導入する必要があります。

業務改革やシステムの改善・導入が必要となる

電子化を進めていくには、紙媒体の必要性を少なくするための働きかけや業務改革が必要です。コンテンツ管理や文書管理システムの導入にともない、従来の業務プロセスの変更・改善、新たな規則の導入・改革など、ペーパーレスを実現するには戦略や労力を要します。

従業員がそれらのシステムと規則を理解し慣れるまで、ある程度の時間を費やす必要があるでしょう。

内容によってはメリットを感じにくい部署・業務がある

ペーパーレス化のメリットを享受できるのは、経理・営業・総務といった定形文書の取り扱いが多い部署が主になります。工場のような生産現場や工事現場など、文書を取り扱うことが少ない部署の場合、ペーパーレス化の恩恵は限定的なものになります。

電子化へのメリットは、業務内容や部署ごとで格差が出ることを予め知っておきましょう。

IT化・ペーパーレス化に抵抗を感じる場合も

従業員の中には、新しいシステムの導入に柔軟に対応できず、操作に抵抗感を持つ人もいるかもしれません。特に長年勤めている社員の場合、従来の業務の進め方を変えることに大きな抵抗を感じる可能性が高く、慣れないシステム機能を理解してもらうには時間がかかるでしょう。

従業員全てがペーパーレス化の必要性や機能性を理解できるよう、使い方の研修や電子化のスケジュール組成・周知を行い、心理的抵抗感を下げる努力が必要です。

ペーパーレス化を実現するためには

経営陣・社員に重要税を理解してもらう

ペーパーレス化を実現するには、コストと労力がかかります。そのため電子化にあたって、まずは企業の経営層にメリットを理解してもらい、上部主導で推進していく必要があります。

情報を探す・管理する手間を省き業務効率化に繋がる点や、セキュリティ面、紙文書に掛かるコストの削減といったメリットを明確にし、どの程度の投資効果が得られるかを経営層に理解してもらいましょう。

必要な部署・業務から電子化へシフトする

会社の規模や都合によって、全社・全部署をあげて取り組むことが難しいケースもあるでしょう。その場合は一部署やプロジェクト単位など、一部の業務や人員から徐々に電子化から始めてみましょう。小規模単位でペーパーレス化を実践することにより、電子化の問題点・改善点を予め押さえ、対応策を練ることができます。また電子化への移行スケジュールや、従業員への教育の優先度が決めやすくなるなど、全社規模での導入がよりスムーズに運びます。

代行業者へ依頼すればデメリットをカバーできる

本来、文書の電子化は業務の効率化やコスト削減を可能にしてくれる便利なものです。ところが「社内でスキャニングをするのに工数がかかる」、「外注すると費用がかかる」という理由で敬遠する企業も多いのだとか。

そんなときは業者が代行で行なうサービスを活用することをおすすめします。業者に依頼すれば、電子化移行に関する作業で自社の従業員の作業時間が発生することはありません。また、プロの手でキレイに文書をスキャンしてくれます。

紙から電子化データにしても、文書が読みにくかったり、そもそも使わないデータだったりしたら意味がありません。電子化を業者に依頼する場合は、用途や目的を明確にしておくようにしましょう。

自社対応よりメリットが大きい!
文書/書類電子化業者をチェック

安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
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原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
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コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
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【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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※調査日時:2021年11月

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