反対にデメリットは？
文書を電子化した際のデメリットとその対策についてまとめています。
視認性が低下する
これまでずっと紙で文書を見ていた人は、データで書類を読むことになかなか慣れず、視認性が低下するというデメリットがあります。デジタルに慣れていない人に多く見られる現象です。また、電子化するとパソコンやタブレットの画面をスクロールしないといけないので、文書が読みにくいと言われています。会議やミーティングを行なう際は、プリントアウトした文書のほうがメモを取りやすい場合も。
電子化の文書に慣れないという問題は、時間の経過とともに解消されていくもの。目が電子化された文書に慣れる頃には、電子化するメリットのほうが強く感じられるようになっているでしょう。
導入のコストがかかる
紙の文書を電子化するには金銭的なコストはもちろん、時間的コストが発生。社内にある紙の文書や書類は1枚ずつデータに変える作業は、膨大な時間が必要になります。そのため文書の電子化を代理で行ってくれる業者のサービスをうまく利用することも視野に入れておくのがおすすめです。
ネット回線が不調だと文書を閲覧できない場合がある
万が一インターネットの回線が不調になったりシステムに何らかの障害があったりした場合、文書の閲覧ができなくなる恐れがあります。データが必要なときに、「ネット回線が悪いため資料が使えない」なんてことが起こり得る状態は、会社にとってのリスクでしょう。不測の事態に備えてメディアにバックアップを取っておき、それをしっかり保管しておくことが重要です。
代行業者へ依頼すればデメリットをカバーできる
本来、文書の電子化は業務の効率化やコスト削減を可能にしてくれる便利なものです。ところが「社内でスキャニングをするのに工数がかかる」、「外注すると費用がかかる」という理由で敬遠する企業も多いのだとか。
そんなときは業者が代行で行なうサービスを活用することをおすすめします。業者に依頼すれば、電子化移行に関する作業で自社の従業員の作業時間が発生することはありません。また、プロの手でキレイに文書をスキャンしてくれます。
紙から電子化データにしても、文書が読みにくかったり、そもそも使わないデータだったりしたら意味がありません。電子化を業者に依頼する場合は、用途や目的を明確にしておくようにしましょう。
