サービス内容と価格は適正か

文書の電子化を依頼する業者を選定する際の決め手となる料金について、判断基準になる相場料金や注意点を紹介していきます。

スキャンサービスの相場は？

価格が変わる理由

スキャンサービスの専門業者を利用する場合、紙媒体のサイズ・解明度・文書の種類や形態・オプションなどの条件によって価格は変動します。依頼する前に見積もりを確認しておきましょう。

書類のスキャンを依頼する場合

一般的に専門業者のスキャン価格は、サイズ・解像度・モノクロかカラーか、といった条件別に設定されています。A4サイズの書類のスキャンをモノクロで行う場合、他のスキャンサービス価格に比べると低く設定されているケースが多いと言えます。

契約書のスキャンを依頼する場合

契約書の場合、割印の捺印箇所は書面を分解せずにスキャンしなくてはならないため、スキャン工程が増えてコストが上がります。複数枚の契約書が綴じられている場合は一般的な書類の2倍前後、分解せず手作業で1枚ずつスキャンする場合は3倍以上が価格相場となります。

大判サイズを依頼する場合

図面などの大判サイズをスキャンする場合は、専用機器が必要です。300dpiの鮮明度でスキャンする場合、一般的なA4書類のスキャン価格より30倍以上の価格相場となるケースも。また、大型サイズのスキャンを取り扱っていない業者もあるため、依頼する際は事前に可能であるかどうかの確認が必要です。

そのほかのオプション価格相場

スキャンサービスを実施している業者では、依頼主の要望に応えるためのオプションサービスを提供しているケースも多くあります。オプションの依頼には追加コストが掛かりますが、自社での負担を軽減できるメリットもあります。

代表的なオプションのサービス内容と価格相場は次の通りです。

• フォルダ作成：10円／1フォルダ～
• ファイル名の編集：15円／1件～
• 出張スキャンサービス：32,000円／日～
• 原本破棄：3,000円／段ボール1箱～
• 原本保管サービス：200円／段ボール1箱～

出張スキャンサービスとは、業者がクライアント先に出向いてスキャンするサービスを指します。機密性の高い文書スキャンなどに適したサービスです。業者によってサービス内容は異なるため、必要に応じたオプションを提供している業者を選ぶと良いでしょう。

価格だけで選ぶのは危険

ここまで、スキャンサービスを利用する際の相場価格を紹介してきました。業者に文書の電子化を大量に依頼する場合、1円／枚の差額でも総額に大きく影響するため、少しでも安い業者に依頼したいという気持ちになるかもしれません。しかし料金の安さだけで依頼する業者を選ぶのは危険です！

書類の電子化に関する法律に対応できていなかったり、セキュリティ対策（プライバシーマークやISO27001などの認証を持っていない）が不十分な業者の可能性もあります。社内情報や機密文書を守るためにも、価格だけでなく「安心して依頼できるかどうか」という基準で業者を選ぶようにしましょう。

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見積もりをとる時の注意点

なるべくなら安い料金で利用したいと、複数の業者に相見積もりを依頼する方も多くいるでしょう。そのときに注意したいのが、それぞれの業者の仕様を明確にすること。スキャンサービスの範囲は業者によって異なり、文書をデータ化して整理するというシンプルなケースからカテゴリ分けまで対応してくれる場合、テキスト検索できるように仕上げてくれる場合まであります。料金だけを比較してしまうと、お得なサービスを見逃してしまうかもしれないので注意してください。

そもそも文書は、ただスキャンしただけでは単なる画像ファイルにしかならず、順番も名前もめちゃくちゃな状態です。適切なファイル名をつけて、適切にフォルダ分けをして、はじめて電子文書システムとして価値を持つようになります。

業者によるサービス内容の幅が電子文書システムの価値を決めると言っても過言ではありません。そのため、システム化する際にはどこまでのサービスを基本料金で対応してくれて、どこからがオプション料金になるかを把握しておくことが重要。依頼してから、見積もりでの料金が書類のデータ化と命名だけだったとわかり、それ以上のサービスを求めるとオプション料金を上乗せさせられて予算をオーバーしてしまう危険もあります。

サービス内容も確認して業者を選ぶのが最適

1枚あたりのスキャニング料金だけで、業者を選定できない理由は他にもあります。たとえば門外不出の極めて機密性の高い文書の電子化には、客先の会社で作業をする出張スキャニングサービスの利用が必要。また、紙の書類をデジタル化することをきっかけに、より効率的で戦略的な文書管理のシクミをつくりたいという場合は、単にいろんなスキャナーを保有しているというだけの業者では十分な対応を期待できません。

スキャニングサービスを依頼する業者を選ぶ際には、相場から大きく外れない価格設定であるかを確認しつつ、価格に見合ったサービス内容が受けられるかどうかもチェックしてみてください。データの紛失やシステムの不具合といったリスクも想定して価格を算出してくれる業者を選ぶと失敗が少ないでしょう。

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出張スキャニングサービスの重要性

文書電子化のスキャニングサービスでは、電子化したい書類を業者に貸し出してスキャンしてもらうことがほとんど。しかし文書の中には社外へ持ち出せない書類もあります。

• 機密性の高い書類・図面
• 個人情報が記載された書類
• 日々の業務で使用している書類

たとえば上記のような書類は業者へ貸し出すことができず、スキャニングしてもらうことが難しいでしょう。
そこで出張スキャニングサービスの有無が重要なポイント。出張スキャニングサービスを利用できれば、業者が自社まで来てその場でスキャニングしてくれるため、書類を社外へ持ち出すことなく電子化できます。

出張スキャニングサービスのメリット

• スキャニングのための設備投資が不要
  出張スキャニングサービスを利用できればすべての書類の電子化を依頼が可能なため、自社でスキャニング設備を導入する必要がありません。プロの機材と技術を使った高品質なスキャニングを行ってもらえます。


• スキャニングに必要な人件費を削減できる
  スキャニングは単純な作業のように思えますが、意外と手間や時間がかかります。出張スキャニングサービスでは作業スタッフが効率良く電子化を行うため、自社で行うよりもスピーディな作業が可能です。人員を割く必要もないため、人件費を削減できるでしょう。


• 情報セキュリティを確保できる
  電子化したい文書の中には機密性の高い文書も含まれます。出張スキャニングサービスでは書類を社外へ持ち出さないため、情報が外部へ漏れるリスクがありません。


• 作業中に文書の内容を確認できる
  たとえばスキャニング作業中にな「文書の内容を確認したい」というケースもあるでしょう。出張スキャニングサービスでは社内で作業を行ってくれるため、作業中でも原本を確認することができます。


• データを社内サーバーに格納できる
  出張スキャニングサービスでは、電子化した文書や図面のデータを社内サーバーに格納することが可能。そのためデータ検索をスムーズに行えるようになります。

出張スキャニングサービスとは

出張スキャニングサービスとは、業者が自社まで出張してスキャニングを完了させるサービスのこと。プロの機材とスタッフによる作業が可能なため、自分でスキャニングを行うよりも手間やコストを削減できます。

たとえば個人情報や機密情報を多く扱う金融機関や保険会社の場合、電子化したくても書類を社外へ持ち出せません。そのため電子化を諦めるか、自社でスキャニングを行うかの選択になってしまいます。

そこで出張スキャニングサービスを利用すれば、書類を社外へ持ち出すことなくスキャニングが可能。「電子化したいけれど、社外へ持ち出せない書類がある」という場合には出張スキャニングサービスが便利です。

利用前に注意すべきこと

出張スキャニングサービスを利用する際、「文書化したい書類サイズに対応できるか」「依頼したい文書量に対応できるか」を確認しておきましょう。たとえば大判サイズの書類をスキャニングしてもらいたくても、出張サービスでは対応していないケースも。また、文書量が多すぎて依頼を断られてしまうケースもあります。

さらに、出張スキャニングサービスで使用する機材や作業環境が、持ち込みサービスとは異なる業者もあります。出張時も同様の機材や作業環境を確保できるのか質問しておくのが安心です。

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