文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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ペーパーレス化の動向

ビジネスにおいてペーパーレス化の必要性を感じつつも、「大変な作業」だと思っている人もいるのでは?確かに自分たちの力でスキャニングするのは膨大な時間を使ってしまいます。ペーパーレス化は効率が良いことが大切です。ここでは、妨げの要因や電子化を進めるコツを紹介しています。

企業内の電子化の動向

e-文書法の施行によって決算書類や契約書、領収書の書類を電子データとして保存できるようになりました。企業のペーパーレス化によるメリットは多く、印刷コストの削減や資料の劣化も気にしなくてすみます。必要となった資料を探すのも容易になり、時間の節約にも。企業には重要な書類も多く、セキュリティ対策にも効果的。ペーパーレス化のメリットはとても大きいため、e-文書法を施行する際に国は、企業における文書の電子化が急速に進むと予想していました。

ところが、文章の電子化や業務のペーパーレス化はあまり進んでいません。文書の電子化を妨げる要因について考えてみましょう。

電子化が進まない理由

社外からの書類が減らない

自社内の文書については、業務フローを見直して「XX伝票は絶対にプリントアウトしない」といった社内ルールを自社で作れば、紙は確実になくなります。

それに対して、社外からの文書については思いどおりにはいきません。パソコンを1人1台持っているほど普及したことにより次々に生み出されるようになった書類が、プリンタやFAXを通じてどんどん集まっているのが、文書の電子化が進まない会社の現状です。

スキャニングは手間と時間がかかる

ふたつめの要因は、スキャニングという作業が多くの人が考えるほど単純ではないということ。「スキャナーを購入してパソコンと接続すれば、あとは原稿をセットするだけで、自動的にスキャニングされて電子ファイルができる」そんなイメージがあるかもしれません。しかし、実際は違います。まずはじめに、スキャニングに取りかかるまでが一苦労。スキャナーにかけるため「書類を綴じたホッチキスや添付された付箋を外す」といった実に細かな前作業が必要になります。

スキャニング作業自体も、一筋縄にはいきません。書類の大きさがすべて一律なら話は簡単ですが、大判の図面が混じっていた場合は普及型のスキャナーではキレイにスキャニングできません。

スキャニングを終えた後には、書類を再度ホッチキスで綴じたり、付箋をつけたりといった書類の原状復帰が待っています。さらに、できあがった電子ファイルに適切なファイル名をつけたり、ディレクトリに整理をしたりといった電子文書管理を行なっていくためのさまざまなルール決めや作業も不可欠。このようにスキャニングは、専門的な取り扱いやノウハウの集積した作業なのです。

効率よくペーパーレス化するには

これらの作業を通常の業務と同時に進めるのは、現実的ではありません。書類の電子化を一貫してサポートしてくれる業者を利用した方が、コスト的にもスピード的にもなによりも品質という観点からも、はるかにメリットが大きいといえます。

自社対応よりメリットが大きい!
文書/書類電子化の事例をチェック

安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
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原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
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コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
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【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPOに電話する

大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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※調査日時:2021年11月

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