ペーパーレス化の動向
ビジネスにおいてペーパーレス化の必要性を感じつつも、「大変な作業」だと思っている人もいるのでは？確かに自分たちの力でスキャニングするのは膨大な時間を使ってしまいます。ペーパーレス化は効率が良いことが大切です。ここでは、妨げの要因や電子化を進めるコツを紹介しています。
企業内の電子化の動向
e-文書法の施行によって決算書類や契約書、領収書の書類を電子データとして保存できるようになりました。企業のペーパーレス化によるメリットは多く、印刷コストの削減や資料の劣化も気にしなくてすみます。必要となった資料を探すのも容易になり、時間の節約にも。企業には重要な書類も多く、セキュリティ対策にも効果的。ペーパーレス化のメリットはとても大きいため、e-文書法を施行する際に国は、企業における文書の電子化が急速に進むと予想していました。
ところが、文章の電子化や業務のペーパーレス化はあまり進んでいません。文書の電子化を妨げる要因について考えてみましょう。
電子化が進まない理由
社外からの書類が減らない
自社内の文書については、業務フローを見直して「ＸＸ伝票は絶対にプリントアウトしない」といった社内ルールを自社で作れば、紙は確実になくなります。
それに対して、社外からの文書については思いどおりにはいきません。パソコンを1人1台持っているほど普及したことにより次々に生み出されるようになった書類が、プリンタやFAXを通じてどんどん集まっているのが、文書の電子化が進まない会社の現状です。
スキャニングは手間と時間がかかる
ふたつめの要因は、スキャニングという作業が多くの人が考えるほど単純ではないということ。「スキャナーを購入してパソコンと接続すれば、あとは原稿をセットするだけで、自動的にスキャニングされて電子ファイルができる」そんなイメージがあるかもしれません。しかし、実際は違います。まずはじめに、スキャニングに取りかかるまでが一苦労。スキャナーにかけるため「書類を綴じたホッチキスや添付された付箋を外す」といった実に細かな前作業が必要になります。
スキャニング作業自体も、一筋縄にはいきません。書類の大きさがすべて一律なら話は簡単ですが、大判の図面が混じっていた場合は普及型のスキャナーではキレイにスキャニングできません。
スキャニングを終えた後には、書類を再度ホッチキスで綴じたり、付箋をつけたりといった書類の原状復帰が待っています。さらに、できあがった電子ファイルに適切なファイル名をつけたり、ディレクトリに整理をしたりといった電子文書管理を行なっていくためのさまざまなルール決めや作業も不可欠。このようにスキャニングは、専門的な取り扱いやノウハウの集積した作業なのです。
効率よくペーパーレス化するには
これらの作業を通常の業務と同時に進めるのは、現実的ではありません。書類の電子化を一貫してサポートしてくれる業者を利用した方が、コスト的にもスピード的にもなによりも品質という観点からも、はるかにメリットが大きいといえます。
