文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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図面の事例

図面を電子化する主なメリット

図面を電子化する
メリット・デメリット
メリット
  1. 保管しやすい
  2. 管理しやすい
  3. 共有も簡単
  4. 紛失・劣化が
    防げる
  5. ガバナンス・
    セキュリティの
    強化
デメリット
  1. 導入コストが
    かかる
  2. PC・ネットワークトラブルへの対処
  3. 記録メディアの
    定期的な
    バックアップが
    必要
  4. セキュリティ対策が必要

保管しやすい

図面は大型サイズのものが多く、保管する際は広いスペースが必要となるため、保管場所に悩む企業も多いでしょう。図面を電子化することで、データで図面を管理できるようになるため、保管スペースを別の用途に使ったり、オフィス・作業場所などを広々と使えるようになります

管理しやすい

平置きされた紙媒体の図面を探すより、電子化されたデータから探すほうが簡単かつ効率的と言えます。図面データを体系的に管理できる管理システムを導入すれば、必要な場面ですぐに検索することが可能。さらにアクセス権限などを設定することで閲覧者も限定できるため、セキュリティ管理も楽になるでしょう。

共有も簡単

電子化した図面は社内の共有が楽になるだけでなく、取引先にもファイル形式で送信できるため、他企業との共有の手間も省けます

紙図面の場合、探す・持ち出すという手間と時間がかかります。また、誰かが図面を持ち出している間、他の人は閲覧できないというデメリットがありました。しかし電子化した図面を共有サーバーに保管しておくことで、複数人が同時に図面を閲覧できます

紛失・劣化が防げる

紙媒体の図面は、たとえ慎重に保管していたとしても、時間とともに劣化してしまいます。しかしファイル形式であれば図面が劣化することがないため、保管の際も心配しなくて済むでしょう。また最近では、劣化で読み取りにくくなった図面であっても、デジタル技術で画像補正ができるようになりました。

ガバナンス・セキュリティの強化

図面の電子化は、ガバナンス・セキュリティの強化を図りたい場合にも有効です。電子化した図面データへのアクセス権限を個別に設定したり、システムログを残したりすることで改ざんなどの不正防止や検知に取り組めます

図面を電子化した事例

図面を電子化することで業務効率が向上した事例を紹介します。

事例①:山積みの資料を電子化することで業務効率が向上した

B社(業種:建設業 本社:不明 企業規模:大手)

オフィスビルやマンションをメインに建設しております。建築物に関する図面や施工記録を保管する必要があるのですが、大変な量になるので困っていました。また何らかの問題が発生したときに、山積みの資料から該当のものを探すのに時間がかかってしまいます。課題解決のために図面や資料、書類の電子化を導入。業務の効率化を図り、保管コストの削減を目指しました。

得られたメリット

事例②:図面を電子化することで持ち運びが楽になった

T社(業種:ビルメンテナンス業 本社:不明 企業規模:中堅)

管理組合の代行として建物のメンテナンス業務を行なっています。比較的古いオフィスビルやマンションの図面を保管。そのなかでも設備図と呼ばれるものが多数あります。建物の改修や補修を行なう際は、該当する図面を用意し、現場でチェックする作業が必要でした。図面を大量にコピーし、それらを手にして作業するのは本当に大変です。そのため、作業を合理化できる図面の電子化を導入することにしました。

得られたメリット

事例③:電子化の導入によって迅速な確認ができるように

B社(業種:製造業 本社:不明 企業規模:大手)

機械を製造する業務を行なっており、これまではすべての図面や資料をマイクロフィルムにて管理していました。しかし、デジタル化が進む現代において、マイクロフィルムで管理を行なうのは効率的ではありません。また定期点検や災害・事故発生時に管理部門から取り寄せるのに時間がかかっていました。そのため、図面や資料を効率的に保管・確認できる電子化を取り入れることにしたのです。

得られたメリット

事例④:修繕や改修時の発注図面などに活用

H社(業種:自治体 本社:香川県 企業規模:不明)

香川県内の自治体として、管理施設の竣工や確認、申請などの業務を行っています。10年前に全庁統一でCADを導入したのですが、以前の竣工図はCADデータではなく紙媒体でしか存在しないため、施設改修の際に現状把握が難しい状態でした。それは、以前の改修履歴によって複数の部分的な図面が作成されてしまい、施設全体の状態がわかりにくくなっていたためです。また、製本された以前の図面は文字が消えつつあり、紙が物理的に保たない状態となっていた上、整理も雑多な状態に。適切な図面の管理と施設の現状把握が早急に要求されていました。

得られたメリット

事例⑤:スムーズなデータ活用で効率アップ

N社(業種:電話局 本社:不明 企業規模:大手)

N社は、建築や工作物の製造、通信やコンピューター用の設備に関連する業務、情報通信のシステム管理全般を行っています。ですが、設計のために必要な書類や構造計算書が破損、汚損、紛失することもあり、マイクロフィルムに至っては読み取りや出力に必要な機器が故障して、業務に支障をきたすこともありました。さらに、以前に使用した図面が必要になった場合には、地下の倉庫まで探しに行かなくてはなりませんでしたが、最終的に見つからないということも少なくありません。

得られたメリット

事例⑥:電子化にして各端末から数秒で検索が可能に

T社(業種:水道業 本社:不明 企業規模:中堅)

T社では、給水栓や吐水栓、水道関連装置の製造や販売を行っています。T社には全国に営業拠点があるため、各拠点からの問い合わせについて紙媒体の図面や資料を確認しなければならず、探す手間やコピー、FAXなどに大幅に時間を割いていました。また、他の部署との資料共有も完全ではなかったため、それによって現場でトラブルが起きることも少なくなかったと言います。

得られたメリット

図面を電子化するデメリット

導入コストがかかる

自社で図面を電子化するとなると、専用スキャナーが必要です。専用スキャナーの導入にはコストがかかるほか、設置スペースの確保も必要になるので、予算やスペースが限られている企業にとってはデメリットに感じるでしょう。また、図面を電子化するにあたって、社員へのシステムの周知やルールづくりのための時間や手間もかかります。

PC・ネットワークトラブルへの対処

PCやネットワークのトラブルが発生した際、図面データを利用できなくなる可能性があります。万が一のトラブルにもスムーズに対応できるよう、対処法を事前に決めておくようにしましょう。

記録メディアの定期的なバックアップが必要

電子化によって図面そのものの劣化を防ぐことはできますが、記録メディアが年数の経過によって劣化または損傷し、図面データを消失する危険性も考えられます。半永久的にデータを保存できる記録メディアは存在しないため、データ消失のリスクを回避するには定期的なバックアップが必要です。クラウドサーバーに図面データを保管する際も、もしものデータ消失に備えて別の場所にバックアップを取っておくことをおすすめします。

セキュリティ対策が必要

図面データの管理体制をしっかり整えていないと、社外に情報漏洩するリスクがあります。特に注意したいのがウィルス感染による情報漏洩です。ウィルス対策ソフトを導入するのはもちろん、セキュリティポリシーにのっとった運用が重要になってきます。また、社員が社外へ無断で持ち出す可能性も考えられるため、社内の情報管理や教育を徹底して、セキュリティリテラシーを高めることも大切です。

図面の電子化は社外への情報漏洩のリスクが少なからずあることを理解したうえで、セキュリティ対策にしっかりと取り組むようにしましょう。

図面を電子化するときの注意点

解像度

図面のスキャンでは解像度が非常に重要で、A4~A3では200dpi、A1では400dpiが一般的です。解像度が低ければ文字や線が潰れて読み取れず、高すぎればファイルサイズが大きくなって読み込みに時間がかかってしまいます。

OCRがあると便利

OCRとは、スキャンしたデータをテキストに変換できる技術のことです。図面のデータをスキャンしただけでは単なる画像データですが、OCRを利用してスキャンすれば、テキストデータが埋め込まれます。OCR利用で検索性が向上する他、他ソフトへのテキストのコピー&ペーストも可能となるので大変便利です。

データ保管時のセキュリティ

データをサーバーに保管する場合、いつでも画面を呼び出して使えるようになりますが、同時にデータ流出・漏洩リスクに対してのセキュリティ対策も考えなくてはなりません。データ保存するストレージのセキュリティを強化するために、アクセス認証機能や送信データの暗号化などを採用すると良いでしょう。

外部記憶装置の保管方法

電子化したときの外部記憶装置の保管場所についても注意してください。外部記憶装置には寿命があるため、定期的に記憶媒体を取り替えたり、バックアップを取っておく必要があります。また外部記憶装置の保管場所に関して、湿気のたまりやすい場所や紫外線の当たりやすい場所や環境は避けるようにしましょう。

原本の後処理

データ化した図面とは別に、原本の紙図面も保管しなくてはならないケースもあります。その場合、原本が外部に流出しないように安全性の高い環境で保管する必要があります。

また保管の必要がない原本については、情報が漏洩しないように信頼できる業者に溶解処理などの廃棄を依頼しましょう。

原本は一定期間保存する

劣化が進んでいる紙図面や濃淡のひどい青焼き図面などは、電子化して図面データで確認したときに視認性が著しく悪いものもあります。電子化が再度必要になってくる場合もあるため、原本は一定期間保存しておきましょう。また、図面によっては法律で一定期間の保存が義務付けられているものもあるので、しっかりと確認しておくことをおすすめします。

図面データの管理方法を決める

電子化した図面データの管理方法を決めたら、社内で共有しておきましょう。管理者しか管理方法が分からない場合、図面を必要としている人がデータを見つけられなくなってしまいます。そのため、図面データの管理方法は社内全体で共有しておく必要があります。

データのバックアップを取得する

図面データは記録メディアの劣化や人的ミスなどで、消失してしまう恐れがあります。そうなったときにデータを復元できるように、バックアップを取得しておきましょう。バックアップを取得する際は、記録メディアとは別の外付けハードドライブやクラウドストレージを用意する必要があります。バックアップは定期的に取得することが大切なので、1年ごとや3年ごとなどルールを決めておくと良いでしょう。

図面の電子化は専門業者に依頼するのがおすすめ

自社で大型図面を電子化する場合、図面のサイズや希望の解像度に対応している専用機器を導入が必要となります。さらに、電子化するための人材を一定期間確保する必要もあるため、現実的に難しいケースがほとんどでしょう。

図面のデータ化を検討しているのであれば、電子化の経験が豊富なスキャンサービス専門業者に依頼することがおすすめです。

専門業者を利用するメリットとして、下記のような理由が挙げられます。

紙が劣化して読み取りにくくなっている図面でも、専門業者であればデジタル技術によって画像の補正が可能です。美しい図面を残すためにも、図面の電子化は専門業者へ依頼するのがおすすめと言えます。

適正価格でサービスが充実している
文書/書類電子化業者をチェック

安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
公式HPを見る
原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
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コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
公式HPを見る

【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ジェイ・アイ・エムに電話する

宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和に電話する

うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPOに電話する

大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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大塚商会に電話する

アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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※調査日時:2021年11月

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