図面・製本図面の事例

図面を電子化する主なメリット

保管しやすい

図面は大型サイズのものが多く、保管する際は広いスペースが必要となるため、保管場所に悩む企業も多いでしょう。図面を電子化することで、データで図面を管理できるようになるため、保管スペースを別の用途に使ったり、オフィス・作業場所などを広々と使えるようになります。

管理しやすい

平置きされた紙媒体の図面を探すより、電子化されたデータから探すほうが簡単かつ効率的と言えます。図面データを体系的に管理できる管理システムを導入すれば、必要な場面ですぐに検索することが可能。さらにアクセス権限などを設定することで閲覧者も限定できるため、セキュリティ管理も楽になるでしょう。

共有も簡単

電子化した図面は社内の共有が楽になるだけでなく、取引先にもファイル形式で送信できるため、他企業との共有の手間も省けます

紙図面の場合、探す・持ち出すという手間と時間がかかります。また、誰かが図面を持ち出している間、他の人は閲覧できないというデメリットがありました。しかし電子化した図面を共有サーバーに保管しておくことで、複数人が同時に図面を閲覧できます。

紛失・劣化が防げる

紙媒体の図面は、たとえ慎重に保管していたとしても、時間とともに劣化してしまいます。しかしファイル形式であれば図面が劣化することがないため、保管の際も心配しなくて済むでしょう。また最近では、劣化で読み取りにくくなった図面であっても、デジタル技術で画像補正ができるようになりました。

ガバナンス・セキュリティの強化

図面の電子化は、ガバナンス・セキュリティの強化を図りたい場合にも有効です。電子化した図面データへのアクセス権限を個別に設定したり、システムログを残したりすることで改ざんなどの不正防止や検知に取り組めます。

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図面・製本図面を電子化した事例

図面を電子化することで業務効率が向上した事例を紹介します。

事例①：山積みの資料を電子化することで業務効率が向上した

B社（業種：建設業　本社：不明　企業規模：大手）

オフィスビルやマンションをメインに建設しております。建築物に関する図面や施工記録を保管する必要があるのですが、大変な量になるので困っていました。また何らかの問題が発生したときに、山積みの資料から該当のものを探すのに時間がかかってしまいます。課題解決のために図面や資料、書類の電子化を導入。業務の効率化を図り、保管コストの削減を目指しました。

得られたメリット

• 必要な書類を電子化することで情報をすぐに確認できるようになった
• 保管コストを下げることができ、結果的に経費を抑えることができた

事例②：図面を電子化することで持ち運びが楽になった

T社（業種：ビルメンテナンス業　本社：不明　企業規模：中堅）

管理組合の代行として建物のメンテナンス業務を行なっています。比較的古いオフィスビルやマンションの図面を保管。そのなかでも設備図と呼ばれるものが多数あります。建物の改修や補修を行なう際は、該当する図面を用意し、現場でチェックする作業が必要でした。図面を大量にコピーし、それらを手にして作業するのは本当に大変です。そのため、作業を合理化できる図面の電子化を導入することにしました。

得られたメリット

• タブレット端末を使って図面を確認できるようになり、図面のコピーを大量に持ち運ぶ手間を省けるようになった
• 古くなって文字がかすんでいた古い図面も、デジタル処理によって確認しやすくなった

事例③：電子化の導入によって迅速な確認ができるように

B社（業種：製造業　本社：不明　企業規模：大手）

機械を製造する業務を行なっており、これまではすべての図面や資料をマイクロフィルムにて管理していました。しかし、デジタル化が進む現代において、マイクロフィルムで管理を行なうのは効率的ではありません。また定期点検や災害・事故発生時に管理部門から取り寄せるのに時間がかかっていました。そのため、図面や資料を効率的に保管・確認できる電子化を取り入れることにしたのです。

得られたメリット

• 図面や資料を電子化することによって、2～3日かかっていた照会時間を1分以内に短縮できた
• マイクロフィルムを管理する部門が不要になり、人材をより有効に活用できるようになった

事例④：修繕や改修時の発注図面などに活用

H社（業種：自治体　本社：香川県　企業規模：不明）

香川県内の自治体として、管理施設の竣工や確認、申請などの業務を行っています。10年前に全庁統一でCADを導入したのですが、以前の竣工図はCADデータではなく紙媒体でしか存在しないため、施設改修の際に現状把握が難しい状態でした。それは、以前の改修履歴によって複数の部分的な図面が作成されてしまい、施設全体の状態がわかりにくくなっていたためです。また、製本された以前の図面は文字が消えつつあり、紙が物理的に保たない状態となっていた上、整理も雑多な状態に。適切な図面の管理と施設の現状把握が早急に要求されていました。

得られたメリット

• 保存が必要であった図面や確認申請の書類を電子化して保管に適切な形にできた
• 電子化した図面を全庁で共有することが可能となった
• 修繕や改修を行う際に発注図面として活用できるようになった
• レイヤ、図面、部品、各種設定を標準化した電子化に成功した

事例⑤：スムーズなデータ活用で効率アップ

N社（業種：電話局　本社：不明　企業規模：大手）

N社は、建築や工作物の製造、通信やコンピューター用の設備に関連する業務、情報通信のシステム管理全般を行っています。ですが、設計のために必要な書類や構造計算書が破損、汚損、紛失することもあり、マイクロフィルムに至っては読み取りや出力に必要な機器が故障して、業務に支障をきたすこともありました。さらに、以前に使用した図面が必要になった場合には、地下の倉庫まで探しに行かなくてはなりませんでしたが、最終的に見つからないということも少なくありません。

得られたメリット

• システムの運用方法を工夫することで社員全員が無理なく電子化に適合できた
• コピーの回数や作業工数の削減を図ることに成功した
• 各端末から資料や図面を数秒間で検索することが可能となった
• キーワードの設定により検索性能を向上させられた
• 市販されている地図ソフトとの連携にも対応できるようになった

事例⑥：電子化にして各端末から数秒で検索が可能に

T社（業種：水道業　本社：不明　企業規模：中堅）

T社では、給水栓や吐水栓、水道関連装置の製造や販売を行っています。T社には全国に営業拠点があるため、各拠点からの問い合わせについて紙媒体の図面や資料を確認しなければならず、探す手間やコピー、FAXなどに大幅に時間を割いていました。また、他の部署との資料共有も完全ではなかったため、それによって現場でトラブルが起きることも少なくなかったと言います。

得られたメリット

• 紙媒体資料と同様に扱えるシステムを導入してコピーやFAXの手間を削減できた
• 電子化したデータを各端末から数秒で検索可能となった
• 図面登録担当者による更新作業によって常時最新データの保持が可能となった
• キーワードを使用頻度の高いものにしデータベース更新が簡単になった
• 各営業所に送信されるFAXが全くなくなった
• システムの導入によって図面と資料を一元的に管理することに成功した
• 電子化の影響でセキュリティレベルが向上した

事例⑦：修繕工事に備えた製本図面の電子

神奈川県マンション管理組合(組織名不明)

約30年前に作成した青焼き製本図面。劣化が激しく、今にも壊れそう。 何とか原本を残したいと思い、電子化を検討。原稿を断裁しないというスキャニング方法に魅せられ、発注をしました。 また、電子データからの再製本も可能との事でこちらもお願いしました。この事により、原本・副製本・データと二重、三重のバックアップ体制となり、原本紛失の心配もなくなりました。

• 劣化の進んでいた製本図面を電子化することで、貴重な原本を物理的に保護でき、壊れる心配がなくなった
• 原本を切断せずにスキャニングすることで、書類の物理的な形状を保ったまま電子データに変換できた
• 原本、再製本された紙の副本、そして電子データという三重のバックアップが得られ、どれか一つが紛失・破損しても他の形式で保存されているため、情報の消失リスクが大幅に減った

参照元：川又感光社公式HP(https://scan.k-kawamata.co.jp/book/voice/)

図面を電子化するデメリット

導入コストがかかる

自社で図面を電子化するとなると、専用スキャナーが必要です。専用スキャナーの導入にはコストがかかるほか、設置スペースの確保も必要になるので、予算やスペースが限られている企業にとってはデメリットに感じるでしょう。また、図面を電子化するにあたって、社員へのシステムの周知やルールづくりのための時間や手間もかかります。

PC・ネットワークトラブルへの対処

PCやネットワークのトラブルが発生した際、図面データを利用できなくなる可能性があります。万が一のトラブルにもスムーズに対応できるよう、対処法を事前に決めておくようにしましょう。

記録メディアの定期的なバックアップが必要

電子化によって図面そのものの劣化を防ぐことはできますが、記録メディアが年数の経過によって劣化または損傷し、図面データを消失する危険性も考えられます。半永久的にデータを保存できる記録メディアは存在しないため、データ消失のリスクを回避するには定期的なバックアップが必要です。クラウドサーバーに図面データを保管する際も、もしものデータ消失に備えて別の場所にバックアップを取っておくことをおすすめします。

セキュリティ対策が必要

図面データの管理体制をしっかり整えていないと、社外に情報漏洩するリスクがあります。特に注意したいのがウィルス感染による情報漏洩です。ウィルス対策ソフトを導入するのはもちろん、セキュリティポリシーにのっとった運用が重要になってきます。また、社員が社外へ無断で持ち出す可能性も考えられるため、社内の情報管理や教育を徹底して、セキュリティリテラシーを高めることも大切です。

図面の電子化は社外への情報漏洩のリスクが少なからずあることを理解したうえで、セキュリティ対策にしっかりと取り組むようにしましょう。

図面を電子化するときの注意点

解像度

図面のスキャンでは解像度が非常に重要で、A4～A3では200dpi、A1では400dpiが一般的です。解像度が低ければ文字や線が潰れて読み取れず、高すぎればファイルサイズが大きくなって読み込みに時間がかかってしまいます。

OCRがあると便利

OCRとは、スキャンしたデータをテキストに変換できる技術のことです。図面のデータをスキャンしただけでは単なる画像データですが、OCRを利用してスキャンすれば、テキストデータが埋め込まれます。OCR利用で検索性が向上する他、他ソフトへのテキストのコピー＆ペーストも可能となるので大変便利です。

データ保管時のセキュリティ

データをサーバーに保管する場合、いつでも画面を呼び出して使えるようになりますが、同時にデータ流出・漏洩リスクに対してのセキュリティ対策も考えなくてはなりません。データ保存するストレージのセキュリティを強化するために、アクセス認証機能や送信データの暗号化などを採用すると良いでしょう。

外部記憶装置の保管方法

電子化したときの外部記憶装置の保管場所についても注意してください。外部記憶装置には寿命があるため、定期的に記憶媒体を取り替えたり、バックアップを取っておく必要があります。また外部記憶装置の保管場所に関して、湿気のたまりやすい場所や紫外線の当たりやすい場所や環境は避けるようにしましょう。

原本の後処理

データ化した図面とは別に、原本の紙図面も保管しなくてはならないケースもあります。その場合、原本が外部に流出しないように安全性の高い環境で保管する必要があります。

また保管の必要がない原本については、情報が漏洩しないように信頼できる業者に溶解処理などの廃棄を依頼しましょう。

原本は一定期間保存する

劣化が進んでいる紙図面や濃淡のひどい青焼き図面などは、電子化して図面データで確認したときに視認性が著しく悪いものもあります。電子化が再度必要になってくる場合もあるため、原本は一定期間保存しておきましょう。また、図面によっては法律で一定期間の保存が義務付けられているものもあるので、しっかりと確認しておくことをおすすめします。

図面データの管理方法を決める

電子化した図面データの管理方法を決めたら、社内で共有しておきましょう。管理者しか管理方法が分からない場合、図面を必要としている人がデータを見つけられなくなってしまいます。そのため、図面データの管理方法は社内全体で共有しておく必要があります。

データのバックアップを取得する

図面データは記録メディアの劣化や人的ミスなどで、消失してしまう恐れがあります。そうなったときにデータを復元できるように、バックアップを取得しておきましょう。バックアップを取得する際は、記録メディアとは別の外付けハードドライブやクラウドストレージを用意する必要があります。バックアップは定期的に取得することが大切なので、1年ごとや3年ごとなどルールを決めておくと良いでしょう。

大判図面をスキャンする際の注意点

大判図面をスキャンする際に注意したいのは、「スキャン時の濃度」です。古い図面だと紙そのものに焼けや色がついていることがあり、そのままスキャンすると焼けや色もデータとして取り込まれ、視認性が悪くなります。視認性の高いデータ化を実現するには、状態に合った図面の線とノイズの調整が必要です。

また、青焼き図面に使われる感光紙は劣化しやすいため、しっかりと線の見えるうちにデータ化しておくことをおすすめします。

古い図面をスキャンする際の注意点

古い図面は紙が劣化していることが多いので、FAXのように図面を巻き込んでデータ化するフィード型スキャナーは使用しないようにしましょう。スキャン時の摩擦が強いので、原本の図面を痛める可能性があります。

古い図面をスキャンする際は、上から撮影するオーバーヘッド型の機材を使用するのがおすすめです。ただ、オーバーヘッド型の機材は価格が高いほか、スキャン代行業者に依頼したくても機材を所有していない場合もあります。

図面を電子化する流れ

計画を立てる

図面の電子化を成功させるにあたって、計画を立てることが重要です。まずは電子化する図面の範囲や電子化する目的を決め、計画の方向性と期待される成果を明確にしましょう。そのうえで、電子化を効率的に進めるために必要な人員やハードウェア・ソフトウェアなどのリソースを確保することが重要です。

次に、データのフォーマットをはじめ、データの保存場所やアクセス権限、バックアップのスケジューリングなどのデータの管理・保管の計画を立てます。また、図面の電子化が法的および規制上の要件に準拠しているかを確認し、適切なセキュリティ対策を講じましょう。特に機密性の高い情報が含まれる図面を電子化する場合は、このプロセスがかなり重要となります。

スキャン方法を決定する

適切なスキャン方法の決定は、図面の品質を保ちながら電子化を効率的に進めるうえで、かなり重要となるプロセスです。また、最適なスキャン方法を選定することにより、電子化した図面の利用価値を最大化でき、ビジネスプロセスの効率化に大きく貢献するメリットもあります。

適切なスキャン方法を決定するにあたり、利用可能なスキャンオプションにはどのようなものがあるかをまず把握しましょう。次に図面のサイズと品質に適したスキャナータイプを選択し、図面の内容と使用目的に応じたスキャン解像度とファイルフォーマットを決定します。そのほか機器の適切な設定やワークフローを構築することも、スキャンプロセスの効率化には不可欠です。

データの整理と保存を行う

図面の電子化によって業務の効率化を図るには、電子データを分類・整理し、必要なデータにすぐアクセスできるようにしておく必要があります。また、データを安全に保存するために、データ保存のためのシステムの選定や適切なデータアクセス管理でセキュリティを強化することも重要です。そのほか定期的にバックアップを行って、データの損失リスクを最小限に抑えるようにしましょう。

専門業者を選ぶポイント

ビス留めを外せるか

製本図面はページとページの間にあるのど奥にまで図面が引かれているので、電子化する際は製本を一度バラさないといけません。ビス留めが腐食している場合や釘ビスの場合は簡単に外せないため、専門業者を選ぶ際はビス留めを外せるかを確認するようにしましょう。

専門機器はあるか

製本図面には「観音製本」と「折り製本」などさまざまな種類があり、それぞれで適切なスキャン機器が異なります。サイズによっても使用できる機器が限られる場合もあるので、製本の種類やサイズに対応した専門機器を所有しているかを確認しましょう。たとえば重量のある観音製本の場合、毎ページごとひっくり返しながらページをめくるのは大変なため、上から撮影するオーバーヘッド型のスキャナーを所有した業者がおすすめです。

解像度と画像品質はどこまで対応できるか

必要とする解像度によっては、対応できる機器がかなり限られます。どの程度の解像度が必要なのかがはっきりしている場合は、希望の解像度でのスキャンが可能な業者を選ぶと良いでしょう。また、センサーがCCDなのかCMOSかによっても画像品質が変わってきます。紙面に比べて文字の小さい図面をスキャンする際は、詳細に画像化できるCCDタイプのセンサーが搭載されたスキャン機器かを確認しましょう。

解体・再製本が必要か

折り製本の図面の場合は、図面を製本から取り外してスキャンします。業者が取り外しに対応していない、または取り外しが難しい場合は解体・再製本が必要です。そうなると追加費用が発生するため、解体・再製本が必要か、追加費用にはどのぐらいかかるかを確認しておきましょう。

セキュリティ体制はどうなっているか

図面には秘密情報が含まれているケースが多いので、スキャンを依頼する業者のセキュリティ体制は重要なポイントです。セキュリティ体制を確認する目安として、情報セキュリティ管理に関する国際規格「ISO27001」を取得しているかをチェックしましょう。ISO27001を取得していればセキュリティ体制が万全というわけではありませんが、取得していない業者とではセキュリティへの取り組みが大きく異なります。

図面の電子化は専門業者に依頼するのがおすすめ

自社で大型図面を電子化する場合、図面のサイズや希望の解像度に対応している専用機器を導入が必要となります。さらに、電子化するための人材を一定期間確保する必要もあるため、現実的に難しいケースがほとんどでしょう。

図面のデータ化を検討しているのであれば、電子化の経験が豊富なスキャンサービス専門業者に依頼することがおすすめです。

専門業者を利用するメリットとして、下記のような理由が挙げられます。

• 電子化ノウハウを持つスタッフが在籍しており専門機器も揃っているため、短期間で電子化できる
• 自社で専用機器を購入する必要がないため、安価で高品質のデータを残せる
• 電子化した後、図面の廃棄処理を代行してくれる場合も

紙が劣化して読み取りにくくなっている図面でも、専門業者であればデジタル技術によって画像の補正が可能です。美しい図面を残すためにも、図面の電子化は専門業者へ依頼するのがおすすめと言えます。

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A1サイズの図面・製本図面をセルフスキャンするには

スマホでスキャンする

スマートフォンのカメラ機能やスキャンアプリを使用する方法です。影が入らないように、図面を壁に貼るなどして正面から撮影するのがポイント。アプリによっては、画質や歪みを補正できる機能がついていることもあります。

手軽で初期費用が不要なメリットがありますが、画質の均一性や歪みの補正が難しく、製本図面の場合は特に綴じ部分の読み取りが困難な点がデメリットです。また大量の図面をスキャンする場合は作業効率が悪い傾向があるため、少量の図面をスキャンしたい場合に向いています。

数回にわけてスキャンする

A3やA4サイズのスキャナを使用し、図面を分割してスキャンした後、画像編集ソフトで結合する方法です。A1サイズであれば、4分割するとちょうどA3サイズでスキャンが可能。回転は画像ソフトで簡単にできるため、結合したときに外側の角になる部分をスキャナの基準に合わせてスキャンするのがおすすめです。

既存の事務用スキャナを活用できるのがメリット。コンビニや企業に置かれている複合機でも作業可能で、ほとんど費用がかかりません。その半面、分割線を正確に合わせる必要があり、結合時の歪みも発生しやすい点がデメリットになります。

また、製本図面の場合は分割作業自体が困難で、綴じ部分の破損リスクもあるでしょう。作業時間が膨大になるため、採用する場合は緊急時の数枚程度に限定するのが得策です。

セルフサービスを利用する

コンビニエンスストアやプリントショップに設置されている大判スキャナを利用する方法です。お店によっては特殊なスキャンは店員に依頼するシステムになっている場所もありますが、利用者の多い地域では自分で操作できる店舗も多くあります。

専用機器で高品質なスキャンが可能で、必要な時だけ利用できる費用対効果の高さが特徴。スキャンしたデータはすぐに持ち帰れるので、スピーディーさも魅力です。ただし、製本図面の場合は機器の制約で綴じ部分の読み取りが困難なケースがあり、店舗の営業時間内での作業となることや、混雑時の待ち時間の考慮が必要になることを注意しましょう。

また機密性の高い図面の場合は、情報セキュリティの観点からも慎重に取り扱う必要があります。

スキャナをレンタルする

大判スキャナを一定期間レンタルして社内でスキャンする方法です。月額数万円でレンタルできる機種も。専門業者から適切な機器を選定でき、機密情報を社外に持ち出すリスクを回避できます。製本図面専用の機器を選択することで、綴じ部分も適切にスキャン可能です。

初期費用は他の方法と比べて高額になりますが、大量の図面を処理する場合は作業効率が高く、総合的なコストパフォーマンスに優れています。ただし、機器の設置スペースや操作研修の時間確保が必要です。

図面・製本図面のセルフスキャンに適したスキャナー

シート図面に適したスキャナー

マップケースや図面ファイルに保管されたシート状の図面をデータ化する際に適しているのが、シートスルースキャナー（シートフィードスキャナー）です。読み取り部分は動かず原稿がスキャナー内を通過して移動してスキャンしていくのが特徴。プリンターで印刷する時の動きと似ています。操作が比較的簡単で、大量のシート図面を効率的にデジタル化できるのが利点です。スキャン専用機もありますが、広幅複合機のほとんどはこの方式のスキャナー機能を搭載しています。

注意点としては、搬送ローラーによって原稿を送る方式のため、寸法精度に課題があること。1メートル当たり最大5ミリメートルの寸法ズレが生じる可能性があります。測量図など高い精度を要する図面には適していません。建築や設計の現場で使用する際は、この点に留意する必要があります。

折り畳んだ図面に適したスキャナー

建築確認申請書や工事請負契約書などに綴じられたA1、A2サイズの折り畳み図面をスキャンする場合、フラットベットスキャナーがおすすめです。平らなガラス台に原稿を置いてスキャンするため、図面を伸ばした状態で読み取りでき、寸法精度が非常に高いのが特徴。図面を上から押さえてスキャンできるため、波打った状態になったり、折り目部分が影になったりしてしまう現象を防げます。

一方で、装置自体が大型になりやすく、作業性が低いデメリットも。多数の図面をスキャンする場合、1枚ずつ図面を伸ばしてガラス面に置く必要があるため、時間と労力を要します。また一部が綴じられている図面の場合、綴じ代近くはどうしても影になってしまうので注意しましょう。

製本（観音製本）図面に適したスキャナー

A1、A2サイズの製本（観音製本）図面をデータ化する場合、フラットベットスキャナーとオーバーヘッドスキャナーの2つのスキャナーがよく利用されます。

フラットベットスキャナーは、寸法精度が非常に高い反面、作業性に課題があるスキャナー。180度開くように製本であれば、1ページ1ページ精度高くスキャンできるのが利点です。ただし、綴じ代が大きい製本の場合は綴じ代近くが影になり、綺麗にスキャンできないので注意しましょう。またページを1枚ずつめくり、裏返してガラス面に密着させてスキャンを繰り返す作業は、特に厚い図面の場合は労力を要します。専門業者に依頼する際も、フラットベットスキャナーを利用している場合は少し高額になるケースがほとんどです。

オーバーヘッドスキャナーは、製本を上向けにしたまま上部からスキャンする方式のスキャナーで、ページをめくるだけで簡単にスキャンできるのが特徴。フラットベット方式と比較して圧倒的に作業性が良く、作業時間の短縮とコスト削減につながるのが利点です。ただし、上部にある撮影装置から図面までの距離があるため、寸法精度はフラットベット方式には及びません。ただし、建設会社などで大量の製本図面をデータ化する際は、寸法精度よりも図面の視認性が重視されることが多め。特に古い青焼き図面は、経年劣化やページごとの濃度のばらつきが課題となるため、現状の視認性を維持することが重要です。オーバーヘッドスキャナーは、このようなニーズに応えるのに適しています。