研究機関・R&D部門の文書電子化事例

研究開発（R&D）現場におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）は、「紙文書の単純なデジタル化」から「過去データの資産化・共有」へとフェーズが移行しています。本記事では、専門の文書電子化業者を活用し、具体的な課題解決に成功した実在の事例をご紹介します。

化学・素材メーカー（出光興産株式会社）の研究開発部門

石油・素材大手の出光興産では、長年の操業により蓄積された膨大な技術資料の管理が課題となっていました。

【導入前の課題】

• 書庫5つ分の報告書：製油所や工場の安全・安定操業のために記録された技術報告書が、段ボール換算で書庫5つ分にも達しており、物理的な圧迫が限界に来ていた。
• 過去データの参照困難：日常的な設備の維持管理において、数十年前の報告書を見返す必要があったが、紙ベースでは検索と取り出しに多大な時間を要していました。

得られたメリット

「過去の技術資産」の即時検索化
専門業者（うるるBPO）のスキャン代行サービスを活用し、報告書データを一挙にデジタル化。ファイル名のリネームや検索属性の付与を行ったことで、デスクにいながら必要な過去データを瞬時に検索・閲覧できる環境が整いました。

研究・技術員の「働き方改革」
資料を探すためだけに書庫へ移動する時間や、大量の紙をめくる作業工数が大幅に減少。技術者が本来注力すべき分析や計画業務に時間を割けるようになり、生産性の向上と働き方改革につながっています。

参照元：株式会社うるるBPO 公式HP（https://www.uluru.bz/case/1497/）

産業機械メーカー（ホクショー株式会社）の技術管理部門

物流システム機器メーカーのホクショーでは、協力会社との図面共有におけるタイムラグとセキュリティが課題でした。

【導入前の課題】

• 図面共有のタイムラグ：協力会社とやり取りする製作図面や設計情報において、最新版の共有に時間がかかり、手戻りや確認作業が発生していた。
• メール送付の負荷とリスク：月間約15,000枚もの標準図面をメールで送付しており、業務負荷が高いだけでなく、誤送信などのセキュリティリスクを抱えていました。

得られたメリット

サプライチェーン全体の開発スピード向上
クラウド型の図面管理システムとスキャンデータを連携させたことで、協力会社とリアルタイムでの最新図面共有を実現。古い図面を参照するミスがなくなり、製造リードタイムの短縮に貢献しています。

セキュアな脱・メール依存
メールによる図面送付を廃止し、セキュアなクラウドストレージ上での授受に切り替えました。これにより、情報漏洩リスクが解消されたほか、いつ誰が図面にアクセスしたかの履歴管理も可能となり、技術管理体制の強化を果たしています。

参照元：富士フイルムビジネスイノベーション 公式HP（https://www.fujifilm.com/fb/solution/jirei/hokusho.html）

製薬メーカー（医薬品製造・販売業 D社）の信頼性保証部門

江戸時代から続く老舗製薬企業のD社では、30年間の保存義務がある「臨床試験データ」の管理が課題でした。

【導入前の課題】

• 長期保存のリスク：臨床試験データは30年（場合によっては永年）の保存が求められるが、紙媒体や古い記録メディアでは経年劣化や消失、漏洩のリスクがあった。
• 多様化するデータ形式：電子カルテの普及や共同治験の増加により、データの種類が増大し、紙とデジタルの混在管理が限界を迎えていました。

得られたメリット

原本保管とデジタルのハイブリッド運用
専門業者（NXワンビシアーカイブズ）のセキュリティ倉庫に原本を預けつつ、閲覧頻度の高いものは電子化する運用を採用。万が一の災害時にも、関東・関西の2拠点でデータバックアップを行うことで、完全なBCP（事業継続計画）対策を講じることが可能となりました。

データインテグリティ（DI）の確保
電子化への移行・利用に関する証跡（ログ）がすべて記録されるシステムを構築。これにより、いつ誰がデータに触れたかが明確になり、規制当局への監査対応や信頼性保証の観点で不可欠なデータインテグリティが確保されています。

参照元：NXワンビシアーカイブズ 公式HP（https://www.wanbishi.co.jp/datasolution/case/case05.html）

大学図書館（金沢大学附属図書館）のデジタルアーカイブ

金沢大学附属図書館では、哲学者・西田幾多郎の「幻の本」をはじめとする貴重な所蔵資料の公開と保存が課題でした。

【導入前の課題】

• 資料保護と公開のジレンマ：貴重書は研究のために閲覧させたいが、現物に触れること自体が劣化を招くため、アクセスを制限せざるを得なかった。
• 修復不可能なダメージの懸念：一般的なスキャナーでは背表紙を押し付ける必要があり、貴重な古書を傷つけるリスクがあった。

得られたメリット

非接触スキャンによる永久保存
資料を上向きにしたまま撮影できる「非接触型フェイスアップスキャナー（ScanDIVA）」を持つ専門業者（能登印刷）へ依頼。原本には一切負荷をかけずに、肉眼を超える高精細なデジタルデータを生成し、資料の永久保存を実現しています。

研究資源のグローバル発信
デジタル化された高精細画像はデジタルアーカイブとしてWeb公開され、世界中の研究者がいつでも閲覧できる状態になりました。これにより、遠隔地の研究者による新たな発見や、文理融合の研究アプローチ（デジタルヒューマニティーズ）への活用が進んでいます。

参照元：能登印刷株式会社 公式HP（https://www.notoinsatu.co.jp/works/6321331/）