BCP対策のためにも文書を電子化しておこう

有効なBCP対策のひとつとして、文書の電子化が挙げられます。こちらのページでは、BCP対策の詳細と、文書の電子化によって得られるBCP対策上のメリットをご紹介しましょう。

BCP対策って何？

「BCP」とは「事業継続計画」のことで、大きな災害のような緊急事態が起こった場合にも企業が経営を続けられるように、緊急事態に対応する能力を高めることを意味します。

実際に、東日本大震災の際には、多くの企業が人材や設備を失い、これまで通りの経営を続けることができなくなったケースや、廃業に追い込まれたケースが多く見られました。このような突発的な自体はいつ起きるかわかりませんが、もしもの時に備えて、緊急事態の時の対応方法を策定しておけば、経営の復旧はよりスムーズなものとなるでしょう。

ただし、BCPは緊急事態の際にのみ役立つものではなく、自社の在庫や顧客の管理の現状を知ることができるなど、災害時以外の経営にも役立つものです。

BCP対策を具体的に考えてみよう

経営管理と災害時の復旧に役立つBCP対策ですが、具体的にどのような対策を行っていけば良いのでしょうか。

BCP対策を具体的に行うには様々な方法がありますが、代表的なものとして次のような方法が挙げられます。

• 有事の際に最優先で復旧する事業を決めておく
• 有事の際の代替策を準備する
• 設備を分散しておく
• 文書は電子化しておく

この中でも、データをクラウド上に保管して文書の紛失と損傷を避けられる文書の電子化は、重要なポイントの一つと言えるでしょう。また、メーカーや工場などの製造業では、災害などのリスクを回避するためにもとても有効です。詳しくはメーカー・工場の事例ページをご覧ください。

BCP対策のための文書/書類電子化は他にもメリットが多い

業務の効率化

文書の電子化を行う上でのメリットと言えば、業務の効率化が図れるところです。

BCP対策のための文書電子化では、業務にとって必要性の高い文書のみを電子化するため、優先して行うべき業務が明確になるというメリットがあります。それによって、優先度の高い業務に集中することができるようになり、業務上の無駄を省けるようになるでしょう。

また、文書電子化によって必要性の高い文書を選択することで、中核となる事業を明確にすることもできます。

コストの削減

企業の中や保管庫に文書を保管するということは、その分スペースを無駄にしているということであり、このスペース分のコストが無駄になっているということです。

文書を電子化すれば内容はデータとして残るため、保管場所のコストを削減することができるようになります。

また、紙媒体の文書を探すには時間がかかりますが、電子化した文書はパソコン上で検索するだけで見つかるため、すぐに探し出すことができ、人件費の削減にも繋がるでしょう。

セキュリティの強化

紙媒体の文書は、手にした時点で中の情報を見ることができ、そのまま社外に持ち出すことも可能です。

その点、電子化したデータはパスワードを設定しておけば、パスワードを知っている社員しか閲覧することができません。

また、ファイル自体にアクセス制限をかけておけば、アクセスする権限のある人物しか見ることができなくなるため、セキュリティレベルを高めることができます。

検索性の向上

電子化された文書を探し出すためには、パソコン上でキーワードを検索するだけです。数秒間という短時間の操作で文書を見つけられるため、紙媒体の文書を探すときと比較して大幅に検索性が向上するでしょう。

検索性が向上するということは、業務効率を向上させることと人件費の削減に繋がります。

情報資産の損失リスク低下

紙の文書のみの管理では情報紛失のリスクを避けられません。たとえば災害に遭った際、紙の文書が閲覧できなくなってしまっては業務を進めることができなくなってしまうかもしれません。

自社の大切な情報資産を守るためには、原本と電子化データの両方を保管しておくのがベター。たとえばどちらか一方にトラブルがあった際でも、もう一方のデータがあることで情報紛失のリスクを軽減できます。

電子化を活用した分散管理

電子化には業務効率化やコスト削減などのメリットがありますが、BCP対策として文書の電子化を図る企業も増えています。万が一災害時に重要な文書や情報を取り出せないと業務に支障が出てしまい、事業の継続が困難になることも。

文書電子化を行い、原本と電子化データを分散して管理をする「分散管理」がおすすめです。分散管理を行えば、情報紛失のリスクを分散できるでしょう。たとえば原本と電子化データを別拠点で保管しておけば、災害などのトラブル時でも大切な情報資産を守れます。

また、電子化したデータをコピーしていくつかの拠点に保管するのもおすすめです。

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