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スキャン代行・スキャンサービスとは?
紙媒体を電子データに移し替える際のスキャン作業を代わりに行ってくれるサービスが「スキャン代行・スキャンサービス」です。ファイル・書類を1枚1枚スキャンすると、枚数に比例して時間・手間がかかるため他の業務に支障がでてしまうもの。代行サービスを利用することで、他業務を圧迫することなくスムーズなデジタル化が行えます。
業務効率化以外のスキャン代行・スキャンサービスのメリットや代行サービスの選び方についてまとめました。
スキャン代行・スキャンサービスに依頼するメリット
保管コストの削減につながる
紙媒体で保管する場合、火災で書類が焼ける被害を抑える火災保険費用や書類が劣化を防ぐ空調費用など、書類を保存するための保管コストが発生します。書類の電子化により、火災保険や空調費用といった維持費の削減が可能です。
電子ファイルを保存するサーバ・クラウドストレージの利用する場合には、保管コストが発生しますがトータル的なコストを抑えられるでしょう。
データの検索性が向上する
ファイルや書類をデジタル化するとデータの管理しやすさだけでなく、検索機能を使って目的の情報を探しやすくなります。また、ファイルのリネーム依頼も可能であれば書き換え作業が軽減され、検索性の向上が可能です。
スキャン代行・スキャンサービスの選び方
セキュリティ対策が万全か
スキャンサービスを利用する際、自社の書類をサービス提供会社に預ける必要があります。そのため、書類の内容が外部に漏れないように、セキュリティ対策が十分な会社を選ぶことは重要です。判断するポイントとして、情報セキュリティ認証資格があるかどうかを確認しましょう。
保管から廃棄まで依頼できるか
法廷文書や機密書類といった重要なものは、電子データだけでなく原本の保管も必要です。そのため、電子化後に原本をどうするのか想定し、保管から廃棄までワンストップで提供しているサービスを選びましょう。
安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。
- 品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
-
- 社員全員が文書情報管理士
- 毎月最大100万枚の書類を電子化
- 公式HPを見る
- 原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
-
- 公式HPを見る
- コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
-
- 品質検査スタッフが全数チェック
- 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
- 公式HPを見る
【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。
文書/書類電子化サービス業者を比較
サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。
ジェイ・アイ・エム
品質 |
文書情報管理士 |
○ |
ISO9001 |
○ |
セキュリティ |
Pマーク |
○ |
ISO27001 |
○ |
サービス |
出張対応 |
○ |
e-文書サービス |
○ |
公式サイトを見る
ジェイ・アイ・エムに電話する
宏和
品質 |
文書情報管理士 |
○ |
ISO9001 |
- |
セキュリティ |
Pマーク |
○ |
ISO27001 |
- |
サービス |
出張対応 |
○ |
e-文書サービス |
- |
公式サイトを見る
宏和に電話する
うるるBPO
品質 |
文書情報管理士 |
○ |
ISO9001 |
- |
セキュリティ |
Pマーク |
○ |
ISO27001 |
○ |
サービス |
出張対応 |
○ |
e-文書サービス |
○ |
公式サイトを見る
うるるBPOに電話する
大塚商会
品質 |
文書情報管理士 |
- |
ISO9001 |
○ |
セキュリティ |
Pマーク |
○ |
ISO27001 |
○ |
サービス |
出張対応 |
○ |
e-文書サービス |
○ |
公式サイトを見る
大塚商会に電話する
アクセア
品質 |
文書情報管理士 |
- |
ISO9001 |
- |
セキュリティ |
Pマーク |
○ |
ISO27001 |
○ |
サービス |
出張サービス |
- |
e-文書サービス |
- |
公式サイトを見る
アクセアに電話する
シスプロデータプロ
品質 |
文書情報管理士 |
- |
ISO9001 |
- |
セキュリティ |
Pマーク |
○ |
ISO27001 |
- |
サービス |
出張対応 |
- |
e-文書サービス |
- |
公式サイトを見る
シスプロデータプロに電話する
川又感光社
品質 |
文書情報管理士 |
- |
ISO9001 |
- |
セキュリティ |
Pマーク |
- |
ISO27001 |
- |
サービス |
出張対応 |
- |
e-文書サービス |
- |
公式サイトを見る
川又感光社に電話する
株式会社日本パープル
品質 |
文書情報管理士 |
○ |
ISO9001 |
- |
セキュリティ |
Pマーク |
○ |
ISO27001 |
○ |
サービス |
出張対応 |
- |
e-文書サービス |
- |
公式サイトを見る
株式会社日本パープルに電話する
東武デリバリー株式会社
品質 |
文書情報管理士 |
- |
ISO9001 |
- |
セキュリティ |
Pマーク |
○ |
ISO27001 |
○ |
サービス |
出張対応 |
- |
e-文書サービス |
- |
公式サイトを見る
ヤマトシステム開発
品質 |
文書情報管理士 |
- |
ISO9001 |
○ |
セキュリティ |
Pマーク |
○ |
ISO27001 |
○ |
サービス |
出張対応 |
- |
e-文書サービス |
- |
公式サイトを見る
ヤマトシステム開発に電話する
パナソニック文章電子化・管理ソリューション
品質 |
文書情報管理士 |
- |
ISO9001 |
- |
セキュリティ |
Pマーク |
○ |
ISO27001 |
- |
サービス |
出張対応 |
- |
e-文書サービス |
- |
公式サイトを見る
パナソニック文章電子化・管理ソリューションに電話する
※調査日時:2021年11月