スキャン代行・スキャンサービスとは？

紙媒体を電子データに移し替える際のスキャン作業を代わりに行ってくれるサービスが「スキャン代行・スキャンサービス」です。ファイル・書類を1枚1枚スキャンすると、枚数に比例して時間・手間がかかるため他の業務に支障がでてしまうもの。代行サービスを利用することで、他業務を圧迫することなくスムーズなデジタル化が行えます。
業務効率化以外のスキャン代行・スキャンサービスのメリットや代行サービスの選び方についてまとめました。

スキャン代行・スキャンサービスに依頼するメリット

保管コストの削減につながる

紙媒体で保管する場合、火災で書類が焼ける被害を抑える火災保険費用や書類が劣化を防ぐ空調費用など、書類を保存するための保管コストが発生します。書類の電子化により、火災保険や空調費用といった維持費の削減が可能です。

電子ファイルを保存するサーバ・クラウドストレージの利用する場合には、保管コストが発生しますがトータル的なコストを抑えられるでしょう。

データの検索性が向上する

ファイルや書類をデジタル化するとデータの管理しやすさだけでなく、検索機能を使って目的の情報を探しやすくなります。また、ファイルのリネーム依頼も可能であれば書き換え作業が軽減され、検索性の向上が可能です。

スキャン代行・スキャンサービスの選び方

セキュリティ対策が万全か

保管から廃棄まで依頼できるか

法廷文書や機密書類といった重要なものは、電子データだけでなく原本の保管も必要です。そのため、電子化後に原本をどうするのか想定し、保管から廃棄までワンストップで提供しているサービスを選びましょう。