電子化の流れ

書類を電子化する基本的な流れとセキュリティ対策のポイントを説明します。

スキャニングサービスの基本を知っておこう

質の高いスキャニングサービスは、最初の打ち合わせ、書類の引渡しから、最後の成果物の受け取りまで、いくつものプロセスが積み重なることにより実現します。もっと上手にスキャニングサービスを利用するために、電子化の基本的な流れをおさえておきましょう。

はじめに：打ち合わせ、書類の授受

電子化してもらいたい文書を、業者に引き渡します。

納品形式（JPEG、PDF）や解像度など、スキャニングの仕様について打ち合わせをします。

個人情報など、より緻密な取り扱いが求められる情報については、授受確認（預かり書の発行など）をしてもらいましょう。

作業1：前整理

書類をスキャナにかけるための準備作業を実施。

ホッチキスやクリップをとりはずしたり、折り込まれている紙を広げたりして、スキャナにかけられる状態にするほか、アイロンでしわ伸ばしをしたり、補修をしたりといったきめ細かい作業に対応してくれる場合もあります。

この「前整理」から下記の「6：後整理」までは、監視カメラやIDカードによる入退室管理など、レベルの高いセキュリティ環境で作業をしてくれることが必須になります。

作業2：スキャニング

書類をスキャナにセットしスキャニングを実施。

テキスト付きPDF、電子署名・タイムスタンプなど、より高度なサービスに対応してくれる業者もいます。

作業3：画像検査

スキャニングしたデータの画像の検査。

読み取り難い部分や、折れたり、曲がったりした個所がないかチェックが行なわれます。

作業4：ファイル名入力

スキャニングしたデータのファイル名を付与。

作業5：フォルダ仕分け、メディア書き込み

仕様のフォルダ階層にデータを格納、指定したメディアに書き込み。

作業6：後整理

書類を元のファイル状態へ戻す。

最後に：書類の返却・成果物納品

元の書類と電子化文書を受け取ります。あわせて成果物が納品されます。

元の書類については、法律上の保存義務や業務におけるバックアップ等、保存する必要がないのであれば廃棄します。電子化後の書類を返却せずそのまま廃棄処理を請け負っている業者もあります。

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自社内でスキャニングする場合

文書の電子化は、自社内で行うことも可能です。スキャナーや複合機があれば作業できますし、電子化する流れは外注する場合とほとんど変わりません。電子化にかかるコストを抑えようと、外注せずに自社内で完結させようと考える企業もあるでしょう。

自分でスキャニングする場合の流れ

自分でスキャニングする場合は以下のようなステップで電子化を進めます。

作業1：スキャンする方法を決める

自分でスキャンを行う場合、スマートフォンのカメラやアプリ、複合機やスキャナーなどを使ってスキャンします。そのため、どのツールを使ってスキャンするのかを決定しておきましょう。

作業2：電子化すべき書類を選別する

不要な書類や電子化の必要がない書類をスキャンしてしまうと後で精査する時間がかかってしまいます。そのため、電子化したい書類をあらかじめ選別しておき、必要な書類のみスキャンするようにしましょう。

作業3：データの保管方法や運用ルールを決める

電子化にあたって、書類のサイズや解像度、ファイル名・ファイル形式、フォルダ構造やデータベース化などをどうするか決めておきます。電子化の途中でルールを変更すると不要な手間がかかってしまうため、スキャンを行う前に保管方法や運用ルールを決定しましょう。

作業4：書類をスキャンする

書類をスキャンする際はクリップやホッチキスを取り、電子化すべき書類のみをスキャンしましょう。スキャンした後はパソコンでファイル形式の変換やOCR処理などを行います。また、ファイルを保存した後はきちんとデータ化されたかどうかチェックしておくことも大切です。

自社内スキャニングは意外と手間とコストがかかる

しかし、自社内でのスキャニングは想像以上に手間がかかります。

一定以上の品質を保持するためにはスキャニングする機器の選定から重要ですし、作業者は「電子化するデータの選別」「文書管理システムの決定」「電子化を運用していくためのルール策定」「ファイルの保存形式の決定」など、さまざまなことを決めなければなりません。

本来の業務とは別の作業に時間をとられることになりますから、トータルコストで考えたら外注した方が良かった…という結果を招くことも。

また、電子化する文書が多いほどなんらかのミスをしてしまう可能性が高まります。簡単だと思っていた文書の電子化に手間取り、導入を挫折してしまう企業も少なくないでしょう。

失敗リスクを考えると業者依頼が安心

このようなリスクを考慮すると、文書の電子化は業者に依頼する方が安心です。外注することで自社社員は本業に集中できますし、プロに依頼することで品質も確保されます。

文書の電子化を検討している場合は、業者に依頼することをおすすめします。

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