文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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電子化の流れ

書類を電子化する基本的な流れとセキュリティ対策のポイントを説明します。

スキャニングサービスの基本を知っておこう

質の高いスキャニングサービスは、最初の打ち合わせ、書類の引渡しから、最後の成果物の受け取りまで、いくつものプロセスが積み重なることにより実現します。もっと上手にスキャニングサービスを利用するために、電子化の基本的な流れをおさえておきましょう。

はじめに:打ち合わせ、書類の授受

電子化してもらいたい文書を、業者に引き渡します。

納品形式(JPEG、PDF)や解像度など、スキャニングの仕様について打ち合わせをします。

個人情報など、より緻密な取り扱いが求められる情報については、授受確認(預かり書の発行など)をしてもらいましょう。

作業1:前整理

書類をスキャナにかけるための準備作業を実施。

ホッチキスやクリップをとりはずしたり、折り込まれている紙を広げたりして、スキャナにかけられる状態にするほか、アイロンでしわ伸ばしをしたり、補修をしたりといったきめ細かい作業に対応してくれる場合もあります。

この「前整理」から下記の「6:後整理」までは、監視カメラやIDカードによる入退室管理など、レベルの高いセキュリティ環境で作業をしてくれることが必須になります。

作業2:スキャニング

書類をスキャナにセットしスキャニングを実施。

テキスト付きPDF電子署名・タイムスタンプなど、より高度なサービスに対応してくれる業者もいます。

作業3:画像検査

スキャニングしたデータの画像の検査。

読み取り難い部分や、折れたり、曲がったりした個所がないかチェックが行なわれます。

作業4:ファイル名入力

スキャニングしたデータのファイル名を付与。

作業5:フォルダ仕分け、メディア書き込み

仕様のフォルダ階層にデータを格納、指定したメディアに書き込み。

作業6:後整理

書類を元のファイル状態へ戻す。

最後に:書類の返却・成果物納品

元の書類と電子化文書を受け取ります。あわせて成果物が納品されます。

元の書類については、法律上の保存義務や業務におけるバックアップ等、保存する必要がないのであれば廃棄します。電子化後の書類を返却せずそのまま廃棄処理を請け負っている業者もあります。

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自社内でスキャニングする場合

文書の電子化は、自社内で行うことも可能です。スキャナーや複合機があれば作業できますし、電子化する流れは外注する場合とほとんど変わりません。電子化にかかるコストを抑えようと、外注せずに自社内で完結させようと考える企業もあるでしょう。

自分でスキャニングする場合の流れ

自分でスキャニングする場合は以下のようなステップで電子化を進めます。

作業1:スキャンする方法を決める

自分でスキャンを行う場合、スマートフォンのカメラやアプリ、複合機やスキャナーなどを使ってスキャンします。そのため、どのツールを使ってスキャンするのかを決定しておきましょう。

作業2:電子化すべき書類を選別する

不要な書類や電子化の必要がない書類をスキャンしてしまうと後で精査する時間がかかってしまいます。そのため、電子化したい書類をあらかじめ選別しておき、必要な書類のみスキャンするようにしましょう。

作業3:データの保管方法や運用ルールを決める

電子化にあたって、書類のサイズや解像度、ファイル名・ファイル形式、フォルダ構造やデータベース化などをどうするか決めておきます。電子化の途中でルールを変更すると不要な手間がかかってしまうため、スキャンを行う前に保管方法や運用ルールを決定しましょう。

作業4:書類をスキャンする

書類をスキャンする際はクリップやホッチキスを取り、電子化すべき書類のみをスキャンしましょう。スキャンした後はパソコンでファイル形式の変換やOCR処理などを行います。また、ファイルを保存した後はきちんとデータ化されたかどうかチェックしておくことも大切です。

自社内スキャニングは意外と手間とコストがかかる

しかし、自社内でのスキャニングは想像以上に手間がかかります。

一定以上の品質を保持するためにはスキャニングする機器の選定から重要ですし、作業者は「電子化するデータの選別」「文書管理システムの決定」「電子化を運用していくためのルール策定」「ファイルの保存形式の決定」など、さまざまなことを決めなければなりません。

本来の業務とは別の作業に時間をとられることになりますから、トータルコストで考えたら外注した方が良かった…という結果を招くことも。

また、電子化する文書が多いほどなんらかのミスをしてしまう可能性が高まります。簡単だと思っていた文書の電子化に手間取り、導入を挫折してしまう企業も少なくないでしょう。

失敗リスクを考えると業者依頼が安心

このようなリスクを考慮すると、文書の電子化は業者に依頼する方が安心です。外注することで自社社員は本業に集中できますし、プロに依頼することで品質も確保されます。

文書の電子化を検討している場合は、業者に依頼することをおすすめします。

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安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
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原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
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コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
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【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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※調査日時:2021年11月

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