税理・会計事務所の事例
顧客の決算関連データを電子化することで税理・会計事務所が得られるさまざまなメリットについて、導入事例を踏まえて紹介します。
より強固なセキュリティに取り組めるようになった
T社（業種：会計事務所 本社：神奈川 企業規模：中堅）
法的な義務により多量の紙書類を保管しなければいけませんし、顧問先が増えるほど紙書類の保管場所も拡大する必要がありました。
書類には顧問先の経営に関わる重要な情報が詰まっているため、保管場所・管理方法には非常に注意を払う必要があります。しかし事務所内で対応することができず、職員の自宅で金庫に保管することも。そのような状況を改善するために、顧問先の帳票について電子化して保存することにしました。
得られたメリット
- 保管場所の問題を一気に解消
- 暗号化やパスワード設定によるセキュリティの向上を実現
顧客満足の向上に繋がっている
Y社（業種：会計事務所 本社：東京 企業規模：中堅）
税理士業務では、「顧客から預かった資料を基に税務申告に必要な資料を作成し、納品する」という一連の業務が紙文書をベースに行なわれていました。
また、納品後も7年間の保管が義務付けられた決算関係書類についてはしかるべきスペースで保管する必要がありますが、そのコストが非常に大きな負担に。
また、決算書類のメインとなる勘定元帳などは、検索を容易にするためインデックスの添付や製本で提供しますが、その作業も非常に負荷がかかっていました。
そこで、「原本保存が必要な紙文書を選別し、原則としてそれ以外の文書すべてを電子化」することにしたのです。
得られたメリット
- 紙文書の破棄が可能になり、文書保管コストを年間54万円削減
- 「顧客からのFAX受信は電子化文書で取り扱う！」を基本ルールとしたことで年間12万円のコスト削減を実現
- 顧客満足の向上に繋がった
出典：経済産業省ウェブサイト（http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/dounyu3.html#p05）／［導入編］電子化の導入事例（経済産業省）（http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/dounyu3.html#p05）を加工して作成
顧問先の問い合わせにも迅速に対応できるようになった
H社（業種：税理士事務所 本社：東京 企業規模：中堅）
顧問先の決算書類などを管理しているのですが、さまざまな書類が膨大な量で保管されているため、管理するスペースを用意しないといけない状態でした。また、顧問先の問い合わせがあったときに担当者が不在の場合、書類の所在が分からないことがあり、対応が遅れてしまうことも。こういった課題を解決するため、書類の電子化に取り組みました。
得られたメリット
- 保管スペースの削減だけでなく、紙やコストの削減も実現
- すぐに問い合わせの対応を行えるようになり、顧問先が知りたい情報を提供することができるようになった
- 情報の共有化を実現
- 顧問先の要望に応じたさまざまな対応が可能になった
電子化で業務効率・工数削減を実現
S社（業種：会計事務所 本社：福岡 企業規模：中堅）
顧問先の適切な税務や資金調達、財務会計などを目的に、品質の高い決算書類の作成支援を行なっています。さらなる対応品質向上を図る必要がありますが、職員一人ひとりに必要なスキルのバラつきを改善することが課題としてあがっていました。また、付帯業務の軽減を行ない本来業務へのシフト化を実現させるため、電子化を導入することにしたのです。
得られたメリット
- 効率的に書類作成が行なえるようになり、工数の削減や業務効率アップに繋がった
- 届出書作成の効率化を実現
- 関連書類を一元化したことで、資料を共有しやすくなった
文書の電子化委託で業務効率化
税理・会計事務所では、顧問先の経営に関わる重要な情報を取り扱うことになります。
これらの情報を電子化し、より強固なセキュリティ対策を推し進めていくことは大切ですが、一方で、常に多忙な税理・会計事務所では、人員を「電子化」に割いている余裕がないというのも現状でしょう。
そもそも実践をスキルやノウハウがなかったり、あったとしてもレクチャーをする時間がなかったり…という問題があります。
このような状況を打開する方策の一つとして、文書の電子化・管理を委託できる代行業者に外注(アウトソーシング)する方法があげられます。
アウトソーシングをすれば、自社における事務作業を省略できるうえ、スピーディーかつ確実に文書電子化ができ、追々は顧客情報や決算書作成に必要な書類を一括管理・効率化することができます。
しかし、税理・会計事務所で取り扱っているデータは決して外部に漏れてはならない「経営情報」が主であるため、電子化をしてくれるならどこに依頼してもよいどこでもいいわけではありません。
データ処理を専門とする会社の中には、事業者に代わって「マイナンバー対応」ができるセキュリティ資格を持っている業者もあります。特定個人情報の対応ができる業者へアウトソーシング可能であれば、セキュリティ面の心配は解消され、書類整理の負担はさらに削減できるでしょう。
こちらでは、セキュリティ資格を有しており、文書の電子化を委託するうえで検討したい会社を紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。
