文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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サテライトオフィスの事例

文章の電子化を導入したサテライトオフィスの導入事例をご紹介しています。

遠隔勤務をしている社員の負担を減らせた

S社(業種:販売業 本社:大阪 企業規模:中堅)

遠隔勤務の社員の負担を減らすためにサテライトオフィスを導入しました。通勤費や出張費を削減できるという会社側のメリットも魅力です。しかし、サテライトオフィスを利用する社員は限られているため、作業量を減らすために文書の電子化を取り入れました。通常の業務はもちろん、本社とのやり取りでも役に立つことを期待しています。

得られたメリット

書類を保管する手間がかからないので人件費削減ができる

A社(業種:通信業 本社:東京 企業規模:大手)

サテライトオフィスを開設するとともに、文書を電子化してペーパーレスの環境を構築してもらいました。本社とのやり取りには、コミュニケーションツールを導入。以前は高価だったものが、技術の進歩により安価で導入できるようになっているのも決めた理由です。おかげで、「社内オフショア」のような形態を実現できています。

得られたメリット

ほとんどの文書を電子化で賄うことで業務効率が向上した

P社(業種:通信業 本社:不明 企業規模:大手)

経費削減を図るためにサテライトオフィスの文書電子化を取り入れました。ほとんどの作業をペーパーレス化することで、業務効率を向上させる目的もあります。本社と会議を行なう際も手軽に参加できるようになりましたし、資料や議事録を作成する手間を減らせていますよ。導入当初は対応するまでに時間がかかりましたが、慣れてくると使い勝手の良さがわかります。

得られたメリット

サテライトオフィスでの仕事を電子化委託で効率化

リモートワークやサテライトオフィスを導入する企業が増えていますが、文書の電子化は切っても切り離せないくらい効果のある施策。今まで行っていた紙の文書の確認や承認を電子化することで、直接会うことなくメールなどのやり取りで済ませることができます。しかしながら、いきなり電子化を行うのは時間も工数もかかるので、しっかりとセキュリティ対策を行っている会社への委託をおすすめします。ここでは、電子化を委託する時に、チェックしておきたいスキャン品質・セキュリティ面・サービス内容を比較した結果をまとめています。

自社対応よりメリットが大きい!
文書/書類電子化業者をチェック

安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
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原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
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コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
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【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者


文書/書類電子化サービス業者を比較

サイト内で掲載されている業者を品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較してみました(調査日時:2021年11月)。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 ISO9001 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書サービス
ジェイ・アイ・エム

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宏和

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うるるBPO

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大塚商会

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アクセア

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シスプロデータプロ

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川又感光社

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株式会社日本パープル

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東武デリバリー株式会社

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ヤマトシステム開発

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パナソニック文章電子化・
管理ソリューション

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※調査日時:2021年11月

ジェイ・アイ・エム

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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宏和

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPO

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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うるるBPOに電話する

大塚商会

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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アクセア

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書サービス

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シスプロデータプロ

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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川又感光社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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株式会社日本パープル

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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東武デリバリー株式会社

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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ヤマトシステム開発

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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パナソニック文章電子化・管理ソリューション

品質 文書情報管理士
ISO9001
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書サービス

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※調査日時:2021年11月

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