サテライトオフィスの事例
文章の電子化を導入したサテライトオフィスの導入事例をご紹介しています。
遠隔勤務をしている社員の負担を減らせた
S社（業種：販売業 本社：大阪 企業規模：中堅）
遠隔勤務の社員の負担を減らすためにサテライトオフィスを導入しました。通勤費や出張費を削減できるという会社側のメリットも魅力です。しかし、サテライトオフィスを利用する社員は限られているため、作業量を減らすために文書の電子化を取り入れました。通常の業務はもちろん、本社とのやり取りでも役に立つことを期待しています。
得られたメリット
- ペーパーレス化することで本社とのやり取りを簡素化できた
- サテライトオフィスで扱う書類を電子化することで、業務効率に繋がった
書類を保管する手間がかからないので人件費削減ができる
A社（業種：通信業 本社：東京 企業規模：大手）
サテライトオフィスを開設するとともに、文書を電子化してペーパーレスの環境を構築してもらいました。本社とのやり取りには、コミュニケーションツールを導入。以前は高価だったものが、技術の進歩により安価で導入できるようになっているのも決めた理由です。おかげで、「社内オフショア」のような形態を実現できています。
得られたメリット
- できるだけ書類を電子化することで、サテライトオフィス内のスペースを確保できている
- コスト削減はもちろん、柔軟な雇用形態を実現することができた
ほとんどの文書を電子化で賄うことで業務効率が向上した
P社（業種：通信業 本社：不明 企業規模：大手）
経費削減を図るためにサテライトオフィスの文書電子化を取り入れました。ほとんどの作業をペーパーレス化することで、業務効率を向上させる目的もあります。本社と会議を行なう際も手軽に参加できるようになりましたし、資料や議事録を作成する手間を減らせていますよ。導入当初は対応するまでに時間がかかりましたが、慣れてくると使い勝手の良さがわかります。
得られたメリット
- すべての文書を電子化することで、管理が楽になりスペースも確保できている
- 遠隔地からの会議参加が容易になることで、交通費を削減することができた
サテライトオフィスでの仕事を電子化委託で効率化
リモートワークやサテライトオフィスを導入する企業が増えていますが、文書の電子化は切っても切り離せないくらい効果のある施策。今まで行っていた紙の文書の確認や承認を電子化することで、直接会うことなくメールなどのやり取りで済ませることができます。しかしながら、いきなり電子化を行うのは時間も工数もかかるので、しっかりとセキュリティ対策を行っている会社への委託をおすすめします。ここでは、電子化を委託する時に、チェックしておきたいスキャン品質・セキュリティ面・サービス内容を比較した結果をまとめています。
