文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

文書電子化サービスの選び方ガイド » 文書/書類電子化の事例集

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文書/書類電子化の事例集

文書の電子化はさまざまな業務面においてメリットをもたらします。各業界での具体的な導入事例を調査したので、ぜひご覧ください。

金融業の事例

書類を電子化したことで業務の効率化や、顧客への迅速な対応が可能になった事例を一部紹介。また、企業によって得られたメリットも載せています。

流通業の事例

大量の紙媒体の電子化で、業務効率アップやコスト削減に繋がった事例もありました。文章の電子化を導入することでメリットがあるのかをチェックしましょう。

通信業での事例

予想以上に業務の効率を妨げる紙媒体を電子化することで、業務効率が向上した通信業関連の会社が多くあるようです。業務内容でメリットが違うため、ぜひ導入事例をご覧ください。

メーカー・工場の事例

大量の紙媒体が積み上がり、管理面での課題を抱えていた企業が、文書の電子化を進めることで悩みを解決した事例が多数。導入したことで得られたメリットについても詳しく紹介しています。

税理・会計事務所の事例

依頼主の書類の取り扱いに手を焼いていた税理・会計事務所が、文書を電子化した経緯をご紹介。紙媒体の管理を電子化したことで、どのようなメリットがあったかをぜひ確認してください。

化粧品メーカーの事例

文書の電子化を進めることで、顧客や販売店へ情報を伝達するのに役立っているようです。さらに資料作成にかかる手間やコストのカットを実現しています。

名刺の事例

大切な情報源として活用されている名刺。スキャニングして電子化すれば個別に管理する手間も減らせます。必要な情報を即座に確認できるので、営業力の強化にも繋がるようです。

図面の事例

設計段階だけでなく保守管理にも必要な図面を電子化することで、持ち運ぶ手間を軽減した事例も。ここでは、さまざまな課題を解決できた事例を紹介しています。

機密文書の事例

文書を電子化すれば保管スペースを減らすことができるうえに、セキュリティ面の安全性をクリアした事例も。機密文書を電子化したことで得られたメリットを載せています。

人事部署の事例

雇用契約書など重要な書類を多く取り扱う人事部署では、文書電子化を図ったことで業務効率化を実現。また、テレワーク中のムダな出社も減らすことができた事例について紹介しています。

オフィス移転の事例

移転を機会に今まで保管してきた大量の書類をペーパーレス化した事例を紹介しています。オフィススペースの確保や、書類整理の手間が軽減できるメリットを得られているようです。

サテライトオフィスの事例

業務効率の向上を図るためのサテライトオフィスで、文書の電子化を導入した事例をご紹介。本社との連絡が取りやすくなり、紙媒体の管理の手間をなくせるというメリットがあるようです。

テレワークの事例

テレワークを成功させるためには、社員が必要な情報をスムーズに得られることが重要。文書電子化を行うことで「書類を確認するために出社する」必要がなくなり、オフィスにいなくても業務を円滑に進められるようになります。

安心して任せられそうなのはどこ?
書類/文書の電子化サービス業者3選

プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップしました。3社のスキャニングの品質管理体制・セキュリティ・サービス内容&価格を紹介します。

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 社員全員が文書情報管理士
  • 毎月最大100万枚の書類を電子化
公式HPを見る
原本も倉庫にて保管対応
雲紙舎
  • 各工程で専門スタッフを配置
  • 断裁スキャンが得意
公式HPを見る
コンサルから請負までワンストップ対応
双光エシックス
  • 品質検査スタッフが全数チェック
  • 白黒であれば1ページ9円(税不明)から対応可
公式HPを見る

【選出基準】
2023年4月14日時点、Google検索「スキャニングサービス」と調べ、表示された企業の上位30社を調査。
プライバシーマークおよびISO9001認証を取得し、文書情報管理士が在籍している業者のうち、
品質検査/セキュリティ管理が明確な3社をおすすめとしてピックアップ。
・プライバシーマークを取得
・ISO9001認証を取得
・文書情報管理士の在籍
・品質検査/セキュリティ管理が明確
【品質検査/セキュリティ管理が明確であると判断した要素】
下記の通り、公式HPで「品質管理/検査」「セキュリティ」について具体的に明記していた企業から選定しています。
◎ジェイ・アイ・エム:品質面では「工程管理システムを活用」「目視検査と画像検査ツールによる品質管理」「検査用プログラムを用いた品質検査」「品質管理部門の検査員による最終検査」など。セキュリティ面では「警備会社と連動した24時間365日稼動の入退室管理システム導入」「IC/IDカードで入退出管理」「社屋内各区画に監視用カメラ設置」「作業ログを監視」など。
◎雲紙舎:品質面では「作業開始前に専門のディレクターが工程を細かく策定」「各工程ごとに、専門スタッフ(スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ)を配置」など。セキュリティ面では「ネットワーク入り口にUTMを設置」「各パソコンへのセキュリティソフト」「ログ管理」「従業員への教育」「サイバーリスク保険の加入」など。
◎双光エシックス:品質面では「厳格な検査システムを導入」「品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと原資料を突き合わせ、漏れ/重複の有無、画像の傾き/汚れをチェックする」など。セキュリティ面では「24時間セキュリティ監視の耐火書庫で厳重に保管する」など。

文書電子化サービス業者

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