検索性の向上

文書を電子化して検索性がどう向上するのかをまとめてみました。

検索性の向上から得られるメリット

検索性が向上することにより、具体的には「業務の効率化」と「コスト削減」の2つのメリットを得ることができます。

業務の効率化

• 担当者が不在でも必要な情報を簡単に見つけることができる
  特定の情報の担当者が不在でも、ファイル名や作成日、キーワードなどを入力することで、速やかに必要な情報を見つけることができます。

• 外部からの問い合わせに迅速に対応することができる
  社内の誰もが必要な情報を速やかに見つけることができるため、外部からの問い合わせに対し、誰でも迅速に対応することができます。

コスト削減

紙媒体で情報管理をしている会社では、1日の業務の中で文書検索に割く時間が、社員1人あたり平均10～20分と言われています。文書を電子化することで、これら時間コストが1～2分程度に短縮できる可能性があります。

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紙媒体だと文書をすぐに探せない

企業の資料室では、紙の資料で部屋が埋め尽くされているところが多いかもしれません。そんな資料室からほしい情報を見つけ出すのはとても困難。見つけたとしても、相当な時間を費やしてしまうでしょう。

紙の文書は増えれば増えるほど保管場所が必要になるので、資料室が別の拠点にあるという状況も考えられます。取りに行くとなるとそのための時間が必要。たったひとつの資料を見つけるために時間を費やしていては、非効率というほかありません。

電子化すると検索性が高くなる

今ある膨大な紙媒体を電子化すれば、パソコンから検索するだけで、必要な情報をいつでも取り出せるようになります。情報検索にかける時間が短縮されますし、情報を保管する部屋もいりません。

紛失・劣化するリスクも減らせる

電子化すればデータ化した書類をそのまま共有できるため、文書を物理的に持ち運ぶ必要性がなくなります。持ち運ぶ手間がなくなるだけでなく、紛失するリスクや必要なときに見つからないといったトラブル、紛失による情報流出のリスクも避けられるでしょう。

また、紙媒体の書類は時間と共に経年劣化します。文字が薄くなって読みにくくなったり、破れてしまったりする場合も。一旦電子化してしまえば、品質を保つことが可能です。

サービス業者が提供している検索・閲覧システム

文書電子化サービス業者では、主に以下のような検索・閲覧システムを提供しています。

電子帳票システム

従来、紙媒体によって管理されてきた情報を、ITシステムで活用できるよう変換するサービス。ホストコンピュータによる会計システム等によって作成されたデータも、パソコン内で紙媒体と同じように表示させることができます。

スキャニング

紙媒体の情報を電子化させるためには、最初に、情報そのものを紙媒体から電子媒体へとコピーする必要があります。このコピー作業のことを、スキャニングと言います。スキャニング後の紙の廃棄や外部への保管等も請け負う業者もあります。

データ変換

すでに電子化された情報管理システムを構築している会社でも、旧システムの中に保存されている情報を新システムに移行する際には、多くの作業を伴います。文書電子化サービス業者の中には、旧システムの情報を新システム下で使えるようデータ変換サービスを提供しているところもあります。

Web環境における文書管理

電子化された情報を社内のパソコン内で保管するのではなく、Web上で保管するサービスを提供している業者もあります。Web上で保管することで、キーワード入力による文書検索が可能になるなど検索機能が向上。なおかつ、ネット環境さえあれば社外でも情報を検索・閲覧することが可能です。

社内の情報システムがダウンするなど何らかの事故が生じた場合でも、社外の環境に移動すれば、速やかに情報の検索・閲覧が可能。業務への支障は最小限に抑えられます。

BPOサービス

情報の電子化を含め、各種情報の受付、点検、データ入力、印刷、発送、コールセンターでの対応など、電子化を含めた事務作業のプロセスをまとめて依頼できる業者もあります。

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検索性を向上させるためにチェックしたいポイント

電子化したデータはそのまま保存するのではなく、ファイル名の変更や、フォルダを作って整理することが大切です。検索性を高めることで業務の効率が向上します。

電子化導入の際に、検索性を高める3つのポイントを紹介します。

保存する文書やデータ形式を決める

紙媒体の文書を全て電子化するとサーバーに大きな負荷がかかるため、まずは電子化の優先度が高い文書の洗い出しを行います。保存期間が過ぎた文書や、既に廃止された規定などは除きましょう。

さらに、洗いだした文書に対する保存要件を把握しましょう。例として下記が挙げられます。

• データをいつまで保存するのか
• セキュリティ対策がどの程度必要か
• 保存形式はどのようにするか

文書ごとに要件が異なるため分類するのは大変ですが、細かく要件を分けることで後々検索しやすくなり、業務の効率化へと繋がります。

電子化する際のルール策定

検索性を向上させるには、電子化ルールを策定することが大切です。電子化ルールの策定にはファイル名の規約の決定や、圧縮率・最大サイズ・解像度のルールや基準、ファイル形式、OCR処理の有無などが挙げられます。

特にファイル名については、電子化したあとに想定される検索KWをどのように設定するかで効率性に差が生じるため、運用面を考慮して決める必要があるでしょう。

より探しやすくするために

電子化した文書を検索する方法として、「キーワード検索」と「全文検索」の2つの方法が挙げられます。データを探しやすくするためにも、それぞれの検索方法に適した文書媒体や、各々のメリット・デメリットを理解する必要があるでしょう。

キーワード検索とは

キーワード検索とは、電子文書の作成日・作成者・文書名・保存年などの固有項目をキーワードとしてデータベースに登録し、検索する際にそれらのキーワード・項目で絞り込めるようにする方法です。一つのキーワードだけでなく、複数のキーワードや条件を組み合わせて検索する「AND検索」（○○ AND □□）や「OR検索」（○○ OR □□）といった論理検索を組み合わせて、より検索性を高めることもできます。

データ容量が比較的小さいため検索速度を上げられるメリットがあるものの、反対に一つひとつの文書へメタ属性を付与する必要があり、手間がかかるというデメリットもあります。

キーワードを設定する際は、誰が・どういうときにこの文書を検索するのか、目的に合わせたキーワード設定を行うようにするようにしましょう。

全文検索とは

全文検索とは、電子文書内に含まれる全ての文字列を対象に、検索したいキーワード・文字列を入力して探す方法を指します。網羅性が高く、求めている内容を直接検索できる点がメリットです。しかし検索語の含まれる文書が多い場合、必要な情報になかなかたどり着けないというデメリットがあります。

全文検索の場合、全てのデータをテキスト登録する必要があるものの、近年はOCR技術の発展により、スキャナで読み取った画像をテキストデータ化できる技術が進んでいます。OCR技術を利用することで、よりスピーディに高精度の全文検索システムを利用できるようになっています。

それぞれの検索方法に適した書類

※参照元：データソリューション | 鈴与株式会社（https://www.suzuyo.co.jp/document/column/document-system.html）

保管先を決める

保管先についてのルールを決めておくことで、新たなデータ化の際もスムーズにデータ・フォルダの整理ができます。データを保管する階層や、各文書へのアクセス権の設定に関しての指定も、セキュリティ強化のために必要となるでしょう。

電子化したデータの保管先の候補としては、自社サーバーやHDD・データセンター・オンラインストレージ（クラウドストレージ）などがあります。自社サーバーはカスタマイズできる自由度がありますが、初期費用や運用にコストがかかるので慎重に検討してください。

文書/書類を電子化して検索性が向上した企業の体験談

ケース1：保険申込書を電子化して検索性向上

とある大手の保険業者A社では、契約後の照会業務の効率化が課題でした。保険申込書の契約内容や契約者の情報を正確に照会するには、原本の紙文書を参考にしなければいけなかったそうです。保険申込書の発生量は膨大なので、検索にかなりの時間がかかっていました。そのため、契約者からの問い合わせに迅速に回答できないほど効率が悪かったそうです。

紙文書の電子化を導入してからは、生産性が大幅に向上。照会業務を迅速に進められるようになったとともに、電子化文書をワークフローと連携させたことで審査業務の効率化にもつながりました。顧客へのサービスレベルに加え、評判も上がったそうです。

ケース2：毎日3時間かかっていた作業を劇的に短縮

中小の食品流通業者C社は、1日約300件の注文書をFAXで受信していました。FAX用紙は3人の担当者が顧客ごとにファイリングして保管していたそうです。この作業は毎日3時間もかかっていました。また月末には、ファイルを入れ替えて倉庫に保管する作業もあったそうです。そのため過去の注文に関する問い合わせがあると、倉庫で注文書を探さないといけない状況に。ファイリング作業や資料の検索に、大幅な時間を取られていたそうです。

しかし、注文書を電子化して保管するようにしたところ、3時間のファイリング業務と月末のファイルの入れ替え作業を廃止できました。検索時間も1件当たり30分ほど短縮できたようで、担当者や従業員は大いに喜んだそうです。

ケース3：多店舗で顧客対応のノウハウを共有

地方にある中堅企業。地域密着型の事業を推進すべく、店舗の数を急速に増やしたところ、各店舗内での情報共有には問題がなかったものの、店舗間における情報共有が希薄になっていきました。

経営者は、各店舗におけるさまざまなケースを共有し、全社的に顧客対応のノウハウを共有すべきと思案。各支店が蓄積してきた紙媒体の情報の文書電子化を導入し、それまでは支店内のみで共有されていた情報を、どの支店でも閲覧できるシステムとしました。

文書電子化システムにより、顧客対応のノウハウなどが全店で共有。顧客の満足度が高まったことで、売上増大にもつながりました。また、特定の店舗に偏りがちだった業務を、全店に均等に分散させることができるようになったため、社内業務全体が効率化しました。

ケース4：文書管理の手間とコストが大幅に削減

東京にある大手電機機器製造会社。大手企業ということもあり、取引から送られる書類の数は毎月8,000枚弱。年間になると、段ボール数十箱分もの量の書類が蓄積しました。書類の中身を確認しつつ、仕分けをしながら保管する作業は膨大。担当者の悲鳴が聞こえるような状況でした。

また、この膨大な書類の中から、特定の書類を探す作業も困難を極める状況。一枚の書類を探すために、10分以上のロスが生じることもありました。

現場社員の声を聞き、情報管理部門の責任者は文書の電子化を導入。結果、文書管理の手間が大幅に削減されたとともに、文書の保管スペースに生じていたコストも削減。情報管理に割かれる時間も大幅に減ったため、人的資源を別の業務に回すこともできるようになりました。

ケース5：電子化のおかげで業務効率が大幅に向上

ビルメンテナンス業務を営む中堅企業。長年、多くの建物を管理してきた経緯から、社内には古いものから新しいものまで、大量の図面が保管されていました。

建物の改修や補修を行う際には、該当する建物の図面コピーを用意しなければなりません。ところが、社内に蓄積された膨大な図面の中から、該当する建物の必要な図面を探すことは大変。作業の効率化のため、図面を始め全ての情報を電子化することにしました。

情報を電子化させた結果、図面を探し出す作業がほぼゼロに。加えて、現場にはタブレット端末を持参するだけで良くなったため、図面コピーを持ち歩く必要もなくなりました。情報の紛失などのリスクも軽減。業務は大幅に効率化されました。

ついでながら、情報を電子化したことにより、古くてかすんでいた情報がクリアになったという副産物も得られたそうです。

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