働き方改革とペーパーレス

ここでは日本の働き方改革と、現在オフィスで求められているペーパーレス化について紹介しています。

今の日本に必要な働き方改革とは

日本で2016年に始まった働き方改革。安倍内閣が「働き方改革実現推進室」をつくり、働き方の改革についての取り組みを提唱しました。2015年以前の日本の労働生産性は世界で22位。世界的に見て日本のオフィスワークにおける効率の悪さが指摘されています。日本の企業は長時間労働が問題になっているうえに生産性が低く、業務が非効率。日常的に行なわれている業務においてなにが非効率なのかを考え、改善していく必要があるのです。

オフィスワークに潜むムダ

たとえば会議で使用する資料の場合、毎回人数分の資料を印刷します。修正の必要が出て、再印刷することもあるでしょう。会議で使い終わった資料は収納スペースへファイリングします。一定期間保管されると必要がなくなり、シュレッダーにかけてから処分。ひとつの資料のために相当な時間が使われているのがわかります。

資料の中から情報を見つけ出すのにもかなり時間がかかります。資料の保管状態によっては、過去の会議の資料を探すのにやたら時間がかかることも。こうしてオフィスでは生産性の低い業務に時間を奪われてしまい、全体の効率が下がってしまっている可能性があるのです。

企業のペーパーレス化と代行サービス

ペーパーレス化によってデータの検索機能が使えるようになり、必要な資料がすぐ見つかるうえに処分の手間も省けます。これまでムダにしていた時間がなくなり、生産性の高い業務に時間を使えるようになるのです。

問題となってくるのは、誰がペーパーレス化を実施するのか。ただでさえ業務が忙しく長時間労働になりがちなのに、効率を良くするためとはいえ自分たちでペーパーレス化を行なうと業務時間が余計に圧迫されて、さらに苦しめられます。

そこで今注目されているのが、スキャニングの代行サービス。企業のペーパーレス化を他社に任せてしまうという考え方です。実際スキャニングサービスの代行を使用する企業が増えており、さまざまな業種に合わせたサービスを展開しています。

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