業務の効率化

ペーパーレス化は、業務の効率を向上させる画期的な方法として注目されています。特に、オフィスのスペース削減や文書の検索・共有が簡単になる点はかなり大きなメリットといえるでしょう。

また、ペーパーレス化は環境にも優しい選択肢です。紙の使用量を減らすことで森林伐採を抑え、廃棄物の削減にもつながります。さらに、デジタル文書は災害時のリスクを軽減する手段としても注目されています。クラウドやバックアップシステムを活用することで、地震や火災などで文書を失うリスクを最小限に抑えることが可能です。

【職種別】業務効率化を図るペーパーレス導入方法

企業の総務部門担当者

総務部門は、企業がスムーズに運営されるように文書を管理する重要な役割を担っている部署です。

契約書や請求書、議事録など、日々の業務で発生する大量の紙文書を整理・保管する作業は、時間やコストがかかる大きな負担となっています。そのため、ペーパーレス化は、業務の効率を向上させる方法として引き続き注目されており、特に、オフィスのスペース削減や文書の検索・共有が簡単になる点で大きなメリットがあります。

気をつけたい点として、企業機密の漏洩問題があります。USBの使用が自由な企業では悪意をもって企業情報を盗むといった事例はあり、管理体制によってはペーパレス化を進めにくい環境も考えられるでしょう。

ペーパーレス化がうまくいかない理由

すでにペーパーレス化を導入した企業でも、次のような理由で課題が生じることがあります。

• 運用プロセスの不十分さ:電子化された文書を適切に整理・分類する仕組みが整っていないため、検索や共有に時間がかかる。
• 社員の抵抗感:紙文書に慣れた社員が新しいデジタルシステムの利用に抵抗を示すケースがある。
• システムの互換性不足:既存の業務システムや他部門との連携が不十分で、データの統合が難しい。
• セキュリティ対策の甘さ:デジタル化された文書が不正アクセスや情報漏えいのリスクにさらされることを懸念する。
• 適切なトレーニングの欠如:新システムの導入に際して十分な教育が行われない場合、従業員が新しい仕組みに適応するのが難しくなる。

総務部門での導入方法

1. 現状分析:現在の文書管理方法を見直し、どのようにペーパーレス化を進めるか計画します。
2. ステップバイステップの導入プロセス:

• 適切な文書管理システムの選定。
• 必要な文書をデジタル化し、専用システムに登録。
• 社内規程や業務フローの見直しを行い、デジタル対応に最適化。
• 社員向けのトレーニングを実施し、ペーパーレス化の利点を共有。
• 定期的に運用状況を見直し、改善を続けることでシステムの効果を最大化。

総務部門での導入事例

紙での保存を余儀なくされていた人事業務において、ペーパーレス化は急務であり難敵とも言えました。担当者をつけて電子化作業を進めるより、文書電子化サービスを利用することでコスト・時間において大きく軽減できると判断されています。

詳しい事例はこちらをご確認ください

人事部署の事例

法務部門担当者

法務部門における文書電子化の重要性は、業務効率の向上とコンプライアンスの強化にあります。契約書や規定文書、法律関連の資料をデジタル化することで、検索性や管理性が大幅に向上し、紙の文書を用いた従来の管理方法と比較して、作業の迅速化とミスの低減が期待できるでしょう。また、電子保存の活用により、必要な情報を迅速に取得できるため、法務業務全体の生産性が高まり、企業の競争力強化にも貢献します。

電子化のもう一つの大きな利点は、文書のバックアップ管理とセキュリティ対策の強化です。紙媒体では紛失や劣化のリスクがあるのに対し、適切なデジタルアーカイブシステムを導入することで、安全かつ効率的な管理が可能になります。特に、多くの企業がリモートワークを導入している現在、クラウドを活用した電子文書管理のニーズが高まっています。

主な課題

法務部門において文書電子化を進める際には、いくつかの重要な課題があります。最も大きな課題の一つは「e-文書法」の適用とその理解です。e-文書法は約250本の法律に関連する文書の電子保存を認めていますが、その適用範囲や具体的な要件は多岐にわたります。そのため、適切な運用が求められ、法的要件を満たすための詳細な確認作業が必要となります。

また、契約書や法的文書の電子保存には、法的効力の維持と適切な管理体制の構築が不可欠です。たとえば、電子署名やタイムスタンプの導入による真正性の確保、アクセス権限の適切な管理、データのバックアップ計画の策定など、技術的および運用上の対策を講じる必要があります。

さらに、電子文書管理においては、セキュリティ対策も大きな課題です。不正アクセスや改ざんを防ぐための多層的なセキュリティ措置を講じるとともに、従業員のコンプライアンス意識向上のための定期的な研修が求められます。

導入ガイド

電子文書管理の導入にあたっては、まず法的要件を確認し、適切なシステムを選定することが重要です。内閣官房 情報通信技術（IT）総合戦略室が提供する「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」を確認し、企業の業務内容に適合する電子保存方法を選択する必要があります。

また、各府省の主務省令を参照し、電子保存の具体的な要件を正確に把握することも重要です。適切なシステムを導入することで、以下の要件を満たすことが可能になります。

• 見読性：電子保存された文書が適切に表示・閲覧できること。
• 完全性：改ざんや削除が行われていないことを証明できること。
• 機密性：アクセス権限の管理が適切に行われ、情報が漏洩しないこと。
• 検索性：必要な文書を迅速に検索し、取り出せること。

さらに、AIを活用した契約書分析機能を導入することで、契約書の記載ミスや法務リスクを自動抽出し、業務効率を向上させることが可能です。

具体的なメリット

法務部門における文書電子化のメリットは多岐にわたります。まず、契約書や規定文書のデジタル管理により、法的リスクを低減できます。AIによる契約書分析を活用すれば、潜在的なリスクを早期に発見でき、未然にトラブルを防ぐことができます。

また、電子保存された文書には改ざん防止機能を付加することが可能であり、法的証拠能力を強化できます。電子署名やタイムスタンプを活用することで、文書の真正性を確保し、バージョン管理機能により変更履歴を正確に追跡することができます。

さらに、クラウドベースの文書管理システムを活用することで、場所や時間を問わずに法務対応が可能になり、業務のスピードと柔軟性が向上します。特に、リモートワークが普及している現在では、クラウド環境の活用が不可欠となっています。

法令ガイド

法務部門での電子文書管理において、コンプライアンスチェックリストを作成し、定期的に見直すことが重要です。

• e-文書法の4要件（見読性、完全性、機密性、検索性）を満たしているか。
• 電子保存対象文書が法令で定められた範囲内かを確認する。
• 電子署名法に基づく電子署名を適切に利用しているか。
• データのバックアップと災害対策が適切に行われているか。
• アクセス権限の管理と監査ログの保存が適切に行われているか。
• 定期的な社内研修を実施し、従業員のコンプライアンス意識を高めているか。

法務部門のDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めることで、業務効率の向上だけでなく、法的リスクの低減やコンプライアンスの強化も実現できます。適切な電子文書管理システムの導入と運用により、法務業務の質と速度を大幅に向上させることが可能となり、企業全体の競争力向上にも寄与します。

文書の電子化効率化される業務

文書の電子化で、どれだけ業務が効率化されるのかまとめてみました。

データの検索が簡単になる

スキャニングして電子化した文書に属性情報（検索のためのキーワード）をつけることで、すぐに文書を検索して閲覧できます。「膨大なファイルと格闘していたら、お目当ての書類を探し出すのに貴重な１日を費やしてしまった」というムダな時間の使い方がなくなります。

今や多くの企業が、社内連絡や社内データをデジタル化している時代です。文書の電子化はとても効率よく、今よりさらにコスト削減を試みている企業も少なくありません。

日本では、さまざまな法律によって紙文書の保管期間などが義務付けられていますが、手間やそのためのスペースを考えた時には効率がよいとはいえません。

電子化によって得られるメリットはとてもたくさんあります。例えば、データを電子化することで、必要な情報を探したい場合には「検索」機能を使うことができます。

「ファイル名順」「作成日順」「種類順」また、取り出したデータからさらにソート(並べ替え・整列)をかけることもでき、それらをボタンひとつで行うことができます。

紙文章の場合は、閉じてあるファイルを取り出してくるところからはじまり、お目当てのデータが見つかれなければ、ふたたび同じ作業を繰り返すことになります。

お客様に情報を届ける必要がある場合は、スピードが求められることでしょう。ボタンひとつで必要な情報を引き出し、お客様にも素早く対応ができるということは、顧客満足度にも繋がっていくということが最大のメリットではないでしょうか。

データの保管・再利用がしやすくなる

スキャニングしてOCRなどで電子データ化した文書は、パソコンを使って二次利用がしやすくなるのも魅力です。過去の文書を埋もれさせてしまうのでなく、貴重な資産として有効に再利用できるようになります。

また、紙のように持ち運ぶ必要がないので移動も楽ですし、どこでも情報の利用が可能。無駄が少なく、中身の濃いワークスタイルが実現できます。

データ共有で組織力が強化される

電子化された文書は、社内の全員がアクセスできるようになります。とくにメリットを発揮するのは、社内のメンバーが地理的・時間的に離れている場合です。たとえば、本社にある契約書を別の拠点にある支社が確認するというケースがあげられます。

文書が電子化されてサーバーに収められていれば、プロジェクトのメンバー全員がインターネットを介して、過去の文書や契約書などをリアルタイムに共有することができます。紙でやり取りするよりも、格段にスピードアップするはずです。

不慮の事故でも損失しない

文書の電子化は、作業のパフォーマンスが上がるだけでなく、社内共有がスムーズに行えるため、組織力＝チームワークの向上にも繋がります。さらに、紙文書と電子文書とでは、不慮の事故が起きた時にその違いは明確です。例えば紙文書の場合、火事や地震などの天災時には、頑丈なロッカーや金庫にでも保管していない限り、燃えたり破れたりと紛失してしまう確率がかなり高いと言えます。一方、電子文書の場合、バックアップを取っておけば、半永久的に保管しておくことが可能となります。バックアップの方法は以下にあげられます。

• 外付けHDD
• NAS
• ポータブルHDD
• 外付けSSD
• ブルーレイディスク/DVD
• USBメモリー

日ごろ使用している環境や目的、またファイルのサイズにあわせて、バックアップを行うとよいでしょう。バックアップを行う際、もっとも簡単にできる方法は必要なデータを、前述であげたメディアにコピーするという方法。もしもの火事や、天災だけにとどまらず、ファイルが破損してしまったり、うっかりデータを削除してしまったりした時にも、バックアップを取っておくことで安心して日々の業務に集中することができるのです。また、データを復活させる時には、メディアからパソコンに戻せば、今まで通りの情報の共有を行うことが可能になります。

コンプライアンスの強化がしやすい

コンプライアンスとは、企業などが法令や規則を守ることを指します。

企業が市場や顧客から信頼を守るために必要となるのが、コンプライアンスを徹底しながら業務を円滑に行っていくことです。コンプライアンスを行うまでの過程と対策は、いくつかありますが、その中の一つとして文書の電子化があげられます。紙文書による書類の場合、ファイル毎に分けて、鍵付きの書庫などに保管するのが一般的な取り扱い方法となります。書類から、業務に必要な事項を探す場合、厳重に管理された紙文書では、一つひとつ確認するための時間や労力が大きく、また、ファイルや書類を取り違えたと間違いも起こりやすく、手際よく作業を行えるとは言い難いものとなります。しかし、電子化された文章の場合は、しっかりと管理体制を行えば、業務の効率化を図ると同時にコンプライアンスの強化も徹底して行いやすくなります。ITメディアの発達により、些細な不祥事も広範囲に知れ渡る可能性も高い昨今。事業の大きさに関わらず、コンプライアンス順守は最重要課題です。これまで培った信頼を守るためにも、社内で統一した管理体制の元、業務を行うことが大切です。

文書/書類電子化で業務プロセスの改善と競争力が向上

文書というのは、そのほとんどが業務の流れに伴い発生するもので、文書を見直すと業務そのものの非効率性や無駄が見えてくることが少なくありません。すなわち、文書の電子化とは単純に紙を減らすことでなく、会社の業務プロセス、ひいては競争力につながる問題なのです。

これを契機に、文書管理の専門家のコンサルティングを受けて、業務の質と効率のアップを目指してみてはいかがでしょう。

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