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電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは

正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」とよびます。

法律の内容を簡単に説明すると、国税関係の帳簿書類を電子データで保存しても良いというもの。以前は国税関係の帳簿書類の保管は紙で行われていました。
しかし、紙保管では保管期間が7年と長いこともあり、「印刷や保存に必要な費用がかさむ」「紙書類を保管するためのスペースや整理が必要」というデメリットは大きいものでした。

そこで国税庁は1998年に電子帳簿保存法を施行し、一定の帳簿書類を電子データ保管しても良いことにしたのです。
紙での保管から電子データの保管に移行できるようになったことで、「保管スペースをとられない」「紙保管で必要だったファイルや什器を購入しなくて良い」「欲しい情報を探すときも電子データならすぐに見つけられる」といったメリットを得られました。セキュリティ面さえクリアできれば保管の安全性も確保でき、火災や水害などで書類を紛失することもありません。

電帳法スキャナ保存(電帳法4条3項)とは

既存の紙書類などをスキャンし読み取りデータを保管することで、国税関係書類(スキャナ保存が認められたもののみ)の保存義務を果たしたことになります。

なお、電帳法4条1項では電子データ保存について示されており、該当する帳簿や書類を作成段階から電子保存することが可能。ただし一貫して電子計算機を使用するなどの詳細な条件もあります。

電子保存の対象となる書類と保存方法

電子帳簿保存法で定められた対象書類とその保存方法は以下のように大きく分類できます。また、各帳簿や書類によって保存要件も細かく定められています。

国税関係帳簿…「電子データ保存(電子データのみ作成)」

仕訳帳や総勘定元帳、補助簿などのその他の帳簿は国税関係帳簿として電子データ保存が認められています。

保存要件

国税関係帳簿を電子データで保存する場合、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。
たとえば

など、国税庁が定めるすべての要件を満たす必要があります。

国税関係書類…「電子データ保存」が可能な書類

決算関係書類(賃借対照表や損益計算書、棚卸表など)や自己が作成する取引関係書類(見積書や契約書、請求書、領収書など)は電子データ保存が認められています。そのため、紙書類を用意する必要はなく、電子データのみの作成で問題ありません。

保存要件

電子データ保存が可能な国税関係書類に関しても、真実性の確保と可視性の確保が求められます。ただし満たすべき要件は国税関係帳簿と比べて少なく、たとえば

などの一部の要件を満たす必要があります。

国税関係書類…「スキャナ保存」が必要な書類

取引関係書類のうち相手方から受領した見積書や契約書、請求書、領収書などは紙書類をスキャンして保存する必要があります。スキャン保存したのち原本は廃棄します。

保存要件

国税関係書類のうちスキャナ保存するものについて、重要書類と一般書類とに区分したうえで要件が設定されています。

資金や物の流れに直結または連動する書類は重要書類として扱われます。

電子取引…「電子データ保存」

EDI取引やインターネット取引、電子メール取引、クラウド取引などは電子データ保存で対応します。

保存要件

電子取引は電子データでの保存が可能ですが、電子取引における送信側・受信側ともに保存義務があります。なお、データのうち取引情報のみを自ら入力することは認められておらず、授受したデータをそのまま自社サーバやクラウドサービスに保存する必要があります。

電子帳簿保存法の適用を受ける方法

電子帳簿保存法適用を受けるためには、所轄の税務署長の事前承認を得なくてはなりません。承認申請所は国税庁の公式ホームページからダウンロードできますが、電子データ保存・スキャナ保存それぞれに承認申請書が用意されているため注意しましょう。
提出は郵送または直接窓口へ持参することが可能です。

電子データの原本性の確保が重視される理由

電子帳簿保存法により、さまざまな書類が電子データ保存やスキャン保存ができるようになりました。そこで原本性の確保、つまり「そのデータが本物であり、書類作成後の不正がないこと」を示すことは重要です。

とくに係争対策において、原本性の確保されないデータでは、「このデータは内容を証拠隠蔽されたのではないか」「改ざんや捏造されたものではないのか」と疑われてしまいます。原本性を確保できないことで、たとえ真実が異なる場合でも係争において不利に働く可能性があるのです。
そのため、電子データやスキャンデータの原本性の確保は重視すべきポイントといえるでしょう。

参考:国税庁HP「電子帳簿保存法関係」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm

参考:OBC「<令和3年度版・電⼦帳簿保存法>電⼦データ保存・スキャナ保存・電⼦取引の要件まとめ」
https://www.obc.co.jp/360/list/post144

電子帳簿保存法の改正

2020年12月21日に電子帳簿保存法の改正が閣議決定され、2021年3月31日に公布、2022年1月1日に施行されます。

要件が緩和された背景

電子帳簿保存法は、紙文書の印刷・保存の手間を削減することで業務効率化やコスト削減を実現する法律ではありましたが、税務署による事前承認や資料が煩雑など足枷が多く、本格導入に踏み切る企業は多くありませんでした。

そのため、時代のニーズに即した内容へ抜本的な見直しが行われ、より多くの企業が導入できるよう要件の大幅な緩和がなされたのです。

改正ポイント

事前承認制度の廃止

タイムスタンプ要件の緩和

適正事務処理要件の廃止

検索要件の緩和

規制に関わるペナルティ

要件の大幅な緩和によって、今後導入企業が増えると予想されますが、それに併せて不正行為に対するペナルティも強化されています。

具体的には、電子データの改竄・隠蔽および不正な申告をした場合、通常かされる重加算税に10%が加重されるようになり、各企業の不正防止対策がより重要となることを覚えておきましょう。

参考:国税庁 「電子帳簿保存法が改正されました」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

参考:DocuSign 「【2022年1月施行予定】電子帳簿保存法改正のポイントを解説」
https://www.docusign.jp/blog/electronic-ledger-storage-law-amendment-planned-in-2022

参考:TeamSpirit 「【2022年1月施行開始】電子帳簿保存法改正の4つのポイントと注意点」
https://www.teamspirit.com/ja-jp/backoffice-navi/electronic-book-storage-act.html

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