文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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サービス内容と価格は適正か

社内の文書の電子化を考える時、スキャニングの価格表をどう見ればいいかをアドバイスします。

スキャニング料金だけでは決められない

文書の電子化に伴う費用について、最も基本的になるのが「一枚あたりのスキャニング料金」です。

各社のサービス内容を見てみると、プライスリストの一番目立つところに「A4サイズ、白黒で300dpi 一枚5円~」といった基本料金が掲載されています。

たしかに何十万枚といった文書を電子化するとしたら、一枚あたりが1円の差でも合計で何十万円の差になるわけですから、発注側としては非常に気にかかるポイントです。

しかし、スキャニング以外の費用がオプションで発生することに注意してください。トータルにかかる費用を確認することが大切です。

文書をスキャンしただけでは、単に順番に意味不明の名前がついたファイルができるだけです。適切なファイル名をつけて、適切なフォルダわけをして、そこではじめて電子文書をシステムとして価値を持つようになります。

(あくまでも私個人の意見ですが、あまりにも一枚あたりの料金を強調する業者は、注意すべきです。コストが安いということは、裏返すと、情報漏洩への対策や納品データの検査工程などに、手間暇をかけていないことの裏返しかもしれないからです。)

付加サービスで、電子化する意味が倍増

そもそも文書を電子化する目的とは、なんでしょう。ただ単に文書をイメージデータにしてパソコンで閲覧できるようにすることではないはず。

電子化した文書をいかに活用し、会社のビジネスに役立てていくかに他なりません。

そこで利用したいのが、スキャニングに伴う様々な付加サービスです。代表的な付加サービスに、「透明テキスト付PDF」や「レイヤーPDF」の作成サービスがあります。

単にスキャニングしてもらっただけでは、単なる画像データですから、活用範囲がとても狭いものになってしまいます。画像の文字部分を文字情報としてテキストに変換し、透明な形で重ね合わせて一体化した「透明テキスト付PDF」やイメージとテキストを別々に確認する事を可能にした「レイヤーPDF」で納品してもらいましょう。すると、書いてある内容の検索やデータの再利用が可能になり、デジタル化のメリットをよりいっそう享受できるようになります。

より専門的なサービスの利用も検討しよう

1枚あたりのスキャニング料金だけで、業者を選定できない理由は他にもあります。たとえば門外不出の極めて機密性の高い文書の電子化には、客先の会社で作業をする出張スキャニングサービスを利用する必要があります。

また、紙の書類をデジタル化することをきっかけに、より効率的で戦略的な文書管理のシクミをつくりたいという場合は、単にいろんなスキャナーを保有しているとういうだけの業者では十分な対応を期待できません。

「文書情報管理士」や「文書情報管理士上級」といった文書管理のプロフェッショナルによるコンサルティングを提供してくれる業者を選ぶ必要があります。

 
文書の電子化サービス選びガイド