文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

HOME » 文書電子化サービス選びのポイント » スキャニング技術は確かか

スキャニング技術は確かか

文書を電子化するメリットを、スペースや人にかかるコストの削減という面から説明します。

電子化の機材と工程をチェックしよう

スキャニングサービスの品質を支える基盤は、いうまでもなくスキャニング技術です。

スキャニング技術の低い業者を選ぶと、命取り。せっかく納品されたウン千枚(あるときはウン万枚)分のイメージデータを確認してみたら「不鮮明だったり、一部が折れていたりでとても使い物にならない!」などということに……。

スキャニングをしてくれる業者を見てみると、「一枚あたりの値段」や「納品スピード」を売りにする業者が目につきます。しかし、スキャニング技術のしっかりした業者を見極めることが何よりも大切!なぜなら、高品質なスキャニングデータと電子文書管理ができれば、コストや時間はいくらでも取り返すことができるからです。

このページでは、業者のスキャニング力の三つの評価方法をお教えします。

その1 ちゃんとした「前準備」ができること

ホッチキスやクリップ止めされた普通の書類。背表紙をつけて製本がされた書籍タイプの書類。いろいろな付箋やタグがついた書類・・・これらをスキャナにかけることができる状態にするには、一枚ずつバラバラにしなくてはいけません。

また、折れ曲がりや破損があったら、広げたり、ちょっとした修繕をしたりしなくては、きれいにスキャンできません。

こうした「前準備」(スキャン終了後には元に戻すことも)を丁寧にしてくれるのが信頼できるスキャニングの専門業者といえます。

その2 スキャナを使い分けられること

スキャニング作業は単純作業ではありません。スキャニングする紙の書類は、最も身近なA4の書類から、大判の図面といったものまで、いろいろなサイズがあります。また文字情報が多い事務書類か、絵や細かい線の多い地図・図面かという文書の性質の違いにも対応する必要があります。

サイズや性質の異なる書類を高品質なイメージデータにするには、スキャナの使い分けが重要になります。いわゆる事務書類などを自動送りでスキャニングしていく「高速処理スキャナ」、建物や機械の設計図などの画像をきめ細かくイメージ化する「図面スキャナ」、1枚1枚の紙に解体できない書籍や、袋とじされた契約書をスキャニングする「ブックスキャナ」など、多種多様なスキャナを保有し、あなたの原稿に最適なスキャニングをしてくれる業者を探しましょう。

その3  品質チェックに抜かりないこと

スキャンして出来上がったデータ(ファイル)を、そのまま納品してくるような業者は話になりません。しっかりとした工程管理のもとに原稿の受け取りからスキャン、データの納品までを行なっているかを確認しましょう。

スキャニングしたデータをきちんと検査し、NGなら再スキャンへ……こうした品質管理体制が基本的な作業手順として確立されていなくては、安定して高品質なスキャニングデータをつくることは困難です。

 
文書の電子化サービス選びガイド