信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

文書電子化サービス業者を比較

文書電子化でおすすめの業者を5つピックアップし、品質・セキュリティ・サービス面それぞれの重要項目を比較。品質は文書情報管理士がいるかどうか、セキュリティはPマークとISO27001を取得しているかどうか、サービスは出張対応、e-文書法準拠かどうかを○-で比較してみました。スキャニングで業務効率化を図りたい方は、必見です。

会社名 品質 セキュリティ サービス
文書情報管理士 Pマーク ISO27001 出張対応 e-文書法準拠
ジェイ・アイ・エム
(価格/A4・1枚あたり5円~)

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社員全員
宏和
(価格/不明)

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うるるBPO
(価格/A4・1枚あたり4円~)

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営業のみ
大塚商会
(価格/A4・1枚あたり5円~)

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数名
アクセア
(価格/A4・1枚あたり7円~)

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数名

ジェイ・アイ・エム

価格/A4・1枚あたり5円~

品質 文書情報管理士
社員全員
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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宏和

価格/不明

品質 文書情報管理士
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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うるるBPO

価格/A4・1枚あたり4円~

品質 文書情報管理士
営業のみ
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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大塚商会

価格/A4・1枚あたり5円~

品質 文書情報管理士
数名
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張対応
e-文書法準拠

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アクセア

価格/A4・1枚あたり7円~

品質 文書情報管理士
数名
セキュリティ Pマーク
ISO27001
サービス 出張サービス
e-文書法準拠

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文書電子化5業者の特徴を総まとめ

上記で比較した文書電子化5業者の特徴やスキャン価格などをまとめています。

ジェイ・アイ・エム

ジェイ・アイ・エム公式HP
引用元:ジェイ・アイ・エム公式HP
(https://www.jim.co.jp/)

膨大な資料のスピーディーな処理が得意
毎月スキャン最大100万枚と業界屈指

価格:A4・1枚あたり5円~

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スキャン品質
  • 創業50年で培ったノウハウで、スキャニング実績は毎月最大100万枚に上る
  • 文書をお預かりしてから成果物の納品までの工程管理をしっかり行なっている
  • ジェイ・アイ・エムの社員は全員、文書情報管理士の資格保有者で、企業のコンサルティングが可能
  • 図面スキャナやブックスキャナなどがあり、機器類が充実
セキュリティ面
  • PマークとISO27001の両方を取得している
  • 社員のIC・IDカードで各所の入退室を把握でき、警備会社と連携して監視用カメラで入退出管理をしている
  • 資料の受け取りや製品の納品は社員が対応する専用便で行なっている
  • 社員に対しての意識教育を徹底している
サービス内容
  • 出張によるスキャニングにも難なく対応
  • e-文書法の対応ができるうえに、外部セミナーで講師をしている専門家も在籍
  • 自社で開発した文書管理システム「i-Search Web(アイサーチウェブ)」を提供している

宏和

宏和公式HP
引用元:宏和公式HP
(http://scanning.jp/)

創業53年を迎えた老舗
企業ごとに最適なスキャンプランを提供

価格:公式サイトに記載なし

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スキャン品質
  • A4サイズの会議資料なら、1社との契約にあたり1ヶ月で2万枚の対応した実績あり
  • A0サイズや図面をスキャニングできる設備あり
セキュリティ面
  • Pマークを取得している
  • スキャニングやデータ入力などは、入退室を管理しているセキュリティルーム内で作業している
  • 書類やデータの受け渡しは自社の社員による専用便で行なっている
サービス内容
  • 200社以上の企業の電子化に対応したノウハウを活かし、最適な電子化の提案をしてくれる
  • 企業に出向いてスキャニングする出張サービスを実施している
  • 電子化した書類を、企業が保有している文書管理システムに登録するサポートを行なっている

うるるBPO

うるるBPO公式HP
引用元:うるるBPO公式HP
(https://www.uluru-bpo.jp/)

平成26年の創立ながら実績は豊富
ノウハウを駆使しBPO導入をサポート

価格:A4・1枚あたり4円~

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スキャン品質
  • 営業担当者は文書情報管理士の資格を持っている
  • 業務用スキャナと大型スキャナを保有している
セキュリティ面
  • PマークとISO27001の両方を取得している
サービス内容
  • 文書を電子化することで保全性や検索性の向上など、業務効率化に関する提案をしている
  • 機密性が高い文書の電子化を希望する際は、特別に出張サービスを行なっている
  • e-文書法に対応していて、文書情報管理士から安全な電子化プランを提案してもらえる

大塚商会

大塚商会公式HP
引用元:大塚商会公式HP
(https://www.otsuka-shokai.co.jp/)

安心・安全・スピーディーがモットー
メディア露出も多い有名企業

価格:A4・1枚あたり5円~

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スキャン品質
  • さまざまな書類やサイズに対応していることから、スキャナ機器の充実さがうかがえる
セキュリティ面
  • Pマークを取得している
サービス内容
  • 多数の企業と取り引きした実績があり、これまで培ったノウハウをもとに最適な電子化プランを提案できる
  • スキャナを持ち込んで対応する出張サービスあり
  • e-文書法に対応しているだけでなく、導入コンサルティングも実施している
  • 簡単に検索ができる文書管理ソフト「ViaDoc(バイアドック)」の導入を提案している

アクセア

アクセア公式HP
引用元:アクセア公式HP
(http://www.accea.co.jp/)

文書の電子化に加えコピー・出力など
幅広いサービスを展開

価格:A4・1枚あたり7円~

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スキャン品質
  • ブックタイプならA3サイズまでだが、図面サイズも対応できることから、スキャナ機器の充実さがうかがえる
セキュリティ面
  • PマークとISO27001の両方を取得している
  • 各店舗ともICカードを持つ社員の入退出ログが記録でき、作業風景も24時間体制で録画されている
サービス内容
  • 社外に持ち出せない書類の電子化は、出張サービスで対応可能

文書電子化業者を探す際に見るべきポイント

企業にとって大切に扱うべき書類を電子化してもらうなら、信頼できるサービス業者を選びたいですよね。評判の良い業者のなかから、依頼する前に押さえておきたいポイントをまとめました。

ポイント1 スキャニングの品質

依頼から納品まで、万が一にもミスが起こると困ります。大事なのは、書類を預けてから成果物の納品までの工程を管理するシステムがあるかどうか。それが整っていれば、品質の心配はいりません。

文書に関する電子保存の方法を理解していることを表す資格があります。それが文書情報管理士です。この資格を持った社員は技術力が高く、品質を保証してくれると見て問題ありません。

社員がどれだけ優秀でも、実際に文書を電子化するのは機器類です。図面スキャナやブックスキャナなど、さまざまな電子化に対応できるだけの機器を取りそろえているところを選びましょう。

大量に文書の電子化をしなければならない時、スピーディーな対応をしてくれる業者が良いですよね。とはいえ、いくら速くても質が伴っていなければ意味がありません。ひとつの指標となるのが、スキャン実績。それが高いほど信頼性が高い会社と言え、クオリティーも保証してくれるでしょう。

ポイント2 セキュリティ面

適切に個人情報を取り扱えるところだけに付与されるプライバシーマーク(Pマーク)。そして、情報の機密性や安全性が確保されていることを示すISO27001を取得しているかどうかは良い基準になります。

大切な文書を預けるので、トラブルを防ぐために社員の入退室管理ができていると安心です。また、警備会社と連携して監視カメラを設置しているかどうかも、あわせて確認しておきましょう。

文書のお預かりや製品の受け渡しを輸送で行なう際、一般の運送業者とは別で会社独自の専用便があると不安なく預けられます。

社員1人ひとりに対して、文書の取り扱い方をきちんと教育しているかどうかもセキュリティ面で見ると非常に重要です。公式サイトに明記されているかチェックしておいてください。

ポイント3 サービス内容

「業務改善を図りたい」「キャビネットスペースをなくしたい」など、文書の電子化を依頼する理由は企業によってさまざまです。企業が抱えている悩みに対して的確な対応策を提案してくれる電子化サービス業者もあります。電子化だけでなく業務全体の見直しをしたいなら、提案力(コンサルティング力)に目を向けるのもおすすめです。

時には社外に持ち出せない資料の電子化をお願いすることもあるでしょう。そんな時には出張対応してくれる業者もあるので、ぜひチェックしてみてください。

原本保存が義務づけられている帳票といった書類を「電子化して保存して良い」と容認された法律が、e-文書法です。ただ、容認されているなかにも守るべきルールがいくつかあるため、公式サイトにe-文書法に対応できると記載されている業者にお願いしましょう。

せっかく電子化するのなら、文書を管理できるシステムについても案内してくれると助かりますよね。業者によっては自社開発のシステムを提供しているところや、すでに保有している文書管理システムへの登録を代行してくれるところもあります。

文書電子化サービス業者

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