文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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文書の電子化業者を比較

文書の電子化サービスを提供している主な業者をピックアップし、ランキング形式で紹介します。今回は、サービス業者としての地力を重視し、次のポイントで比較しました。

  • スキャニング技術
    デジタルデータを、求められる品質・形式・スピードで作成してくれるか。
  • 機密保持
    預けた文書(個人情報、機密情報)を安全に取り扱うためのセキュリティ体制ができているか。
  • 文書管理コンサル力
    業務の効率化に繋がる文書管理を提案してくれるか。
  • 実績
    これまでにどんな実績(契約件数、業界など)があるか。

※3段階で評価。(A=優れている、B=普通、C=もう一歩)

文書の電子化サービス業者ランキング

第1位
株式会社
ジェイ・アイ・エム

株式会社ジェイ・アイ・エム
価格:A4・1枚あたり5円~
技術 A ・高速処理スキャナや図面スキャナなど、多数のスキャナを所有。電子化専用のチームを構成し、対応にあたる。
・OCR(文字認識)化、電子認証、タイムスタンプなど、高度な付加サービスを提供する。
機密保持 A ★プライバシーマークあり、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)認証あり
・機密管理が最もシビアな、金融庁の個人情報保護に関するガイドラインに適合したセキュリティ体制で作業を実施している。
コンサル力 A ・社員全員が文書情報管理士(※1)の資格を保有。さらに全国で70名ほどしかいない上級文書情報管理士(※1)が4名所属している。
・会社の現状を分析した上で、必要書類の精査や文書管理規定の見直し、効率的な情報共有システムの提案などを行う。
実績 A ・官公庁や、証券会社、税理事務所など、特に機密性の高い書類の取り扱い実績が豊富。
・毎月1,800万枚以上の書類をスキャニングする。
第2位
株式会社 宏和
株式会社宏和
価格:HPに記載なし
技術 A ・保存状態のよくない昔の書類も、濃度調整をするなどきめ細かく対応してくれる。
機密保持 A ★プライバシーマークあり
・作業、データ入力作業は、入退室管理されたセキュリティルーム内で行なう。
・書類の受渡しに、運送会社は使用しない。
コンサル力 B ・電子化ファイリングA級(※2)の資格所有者が2名在籍。
実績 A ・大企業から中小企業、官公庁まで、200社を超える企業のスキャニング実績がある。
第3位
ACCEA
ACCEA
価格:A4・1枚あたり5円~
技術 B ・電子署名、タイムスタンプなど、高度なスキャンデータの作成にも対応している。
機密保持 A ★プライバシーマークあり、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)認証あり。
・各店舗内にはICカードにより入室を管理。作業状況は24時間録画されている。
コンサル力 B ・文書情報管理士の資格所有者が6名在籍。
実績 A ・東京23区を中心に11店舗を展開している。
第4位
株式会社 うるる
株式会社うるる
価格:A4・1枚あたり5.8円~
技術 B ・スキャニングマシンとスキャニングソフトに、独自の改良を施し使用している。
機密保持 B ★プライバシーマークあり
・在宅ワーカーやを活用している点が、多少不安。
コンサル力 B ・文書情報管理士(※1)の資格所有者が2名在籍
実績 A ・2004年から1800社以上約6000件の電子化作業をしている。
第5位
株式会社 ジュライ
株式会社ジュライ
価格:A4・1枚あたり5円~
技術 B ・両面原稿と片面原稿が混在している場合は、スキャニング時に白紙ページを自動削除してくれるなど、サービスはきめ細かい 
機密保持 B ・常に原稿の所在地が分かる『ココセコム位置情報端末』を利用。重要原稿は、社員が直接引き取る。
コンサル力 - ・HPに記載なし。
実績 - ・HPに記載なし。
第6位
株式会社 エステー
株式会社エステー
価格:A4・1枚あたり3円~
 
技術 B ・スキャンとOCR(文字認識)化を基本セットとして提供している。
・用紙のサイズは混在にも対応。
機密保持 - ・HPに記載なし。
・NTTの関連会社が株主のため、機密管理への意識は高いのでは?と推測はできる。
コンサル力 - ・HPに記載なし。
実績 B ・大学関係を中心に実績がある。
※文書電子化業務を停止したようです
第7位
株式会社
プロセス・マネジメント

株式会社プロセスマネジメント
価格:A4・1枚あたり5円~
技術 C ・A4サイズ以下が対象のため、大判の図面などは依頼できない。
機密保持 B ・原稿やデータの受け渡しは、社員が直接来てくれる。
・指紋認証のセキュリティ環境で作業をしている。
コンサル力 - ・HPに記載なし。
実績 - ・HPに記載なし。

※1:文書情報管理士、上級文書情報管理士
日本画像情報マネジメント協会が認定する、電子化文書のマネジメントシステム構築のための知識・スキルを持った文書管理のエキスパート。
上級は、グローバルに通用するドキュメントイメージング業界の資格である「CompTIA CDIA+」試験に合格する必要があり、かなりの難関資格。

※2:電子ファイリングA級
日本経営協会が運営する、オフィスの電子化ファイリングシステムの企画・立案・導入・推進に関する管理と実務指導力の検定。

高水準の文書電子化を実現してくれる会社

7つの会社のなかで、私がジェイ・アイ・アムを選んだのは、スキャニング作業から書類管理のコンサルティングまで、一貫して対応してくれる、文書電子化のエキスパートといえる会社だからです。

多様な書類に対応できる、スキャニング技術の高さ

文書の電子化におすすめの企業ジェイ・アイ・エムジェイ・アイ・エムでは、高速スキャナや図面用スキャナなど、書類の種類や用途に応じた様々なスキャナを駆使し、文書の電子化が行われます。

そのため、取り込みの画質を保ちながら1ヶ月に1,800万枚以上の文書を電子化するといった、スピーディな対応が可能です。

また、人為的ミスやスキャニング漏れを発生させないよう、複数台のスキャナーでの画像同時取り込み、何重もの取り込み後検査など、徹底した管理体制で文書電子化が行われています。

OCR(文字認識)、電子認証、タイムスタンプなど、付加サービスも充実しており、e-電子法への対応を考える企業にも最適といえるでしょう。

情報漏えいや紛失を防ぐ、セキュリティ意識の高さ

機密書類の電子化を依頼する際、重要となってくるのがセキリュティ意識の高さ。

ジェイ・アイ・エムでは、プライバシーマークの認証取得はもちろん、国内で最もシビアな条件といわれている、金融庁の機密保持ガイドラインに適応したセキュリティ体制を構築しています。

  • 社屋の全フロアへ監視カメラを導入、作業ルームへの入退室管理は特に厳密に行なう。
  • データの輸送に社内の専用車を使用。
  • スキャニング作業の過程で、どのスタッフが関わったのか記録に残す。
  • 24時間体制で、警備会社・警察・消防との連携をとる。

…といったように、ワークフロー全体で機密保持に対する意識の高さが伺えます。

また、契約書など社外に持ち出しできないものについては、専門スタッフチームと専用スキャナを出張させての対応が可能。つまり、企業それぞれの状況に合わせ、セキュリティ対策を行ってくれるのです。

電子化後の書類管理まで相談できる、コンサルティング力の高さ

社員全員が日本画像情報マネジメント協会認定の文書情報管理士の資格を保持。さらに国内で約70名程度しかいない、上級文書情報管理士の有資格者も4名所属しているなど、まさに文書管理のエキスパート集団といえます。

文書の電子化後も、文書管理に精通した専門家が、企業の立場に立って、最適な管理方法を提案をしてくれます。

文書管理規定の見直しから、社内全体での情報共有化、書類検索の時間削減など、企業が持つ書類管理の問題を全て解決するよう、コンサルティングしてくれるのです。

電子化は、戦略的な情報システムをつくる絶好の機会。社内基盤の確立のための、より付加価値の高いサービスが期待できる業者として、非常に優れているといえるでしょう。

<<問合せや見積もりは、ジェイ・アイ・エムのHPからできます>>

 
文書の電子化サービス選びガイド