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機密保持が徹底されているか

文書の電子化を依頼するにふさわしい業者のセキュリティ体制について解説しています。

そのセキュリティ管理では危険です!

スキャニングを依頼する文書は、あなたの会社の情報資産です。なかには個人情報や営業機密など、漏洩や紛失の許されないものも含まれる場合が少なくありません。

したがって文書電子化サービス業者の選定にあっては、信頼できるセキュリティ管理が行なわれている会社かどうかは必ず押さえておくべきポイントです。

具体的には、こんな業者は要注意です。

書類を渡すと、ただ受け取って、封筒のまま持ち帰ろうとする

セキュリティ管理意識の高い業者は、受け取った内容を確認し、預り証を発行するなど、授受確認を行ないます。

預かる情報の重要度によってはジュラルミンケースなどに入れ、より注意して運搬します。

逆に機密性の低い書類の場合、宅配便などを利用することもありますが、専用便を使うなど、安心度の高い手段が用意されています。

いろいろな場所でスキャニング作業を行なっている

スキャニングや入力といったデータ処理のサービスを行なっている業界では、作業をより低コストの外部業者(あるいは個人)へ再委託するケースがあります。これはセキュリティ管理と言う観点では、危険きわまりない状態と考えてください。

スキャニング作業を行なっている場所への輸送途中やスキャニング作業中に書類を紛失しても、責任をとってもらうことはできないでしょう。

またスキャンしたデータを自社の管理外のパソコンで処理しているとしたら、ウイルスやWinnyなどによる情報漏洩のリスクや対策をどう考えているのかと問いたくなります。

信頼できる文書電子化サービス業者というのは、お客様から書類を預かり、スキャニングをして、データを納品/書類を返却するまで、セキュリティを確保するための厳密なルール・管理体制のもとにサービスを行なっています。

レベルの高い業者の場合、監視カメラの設置、IDカードによる入退室のセキュリティシステム、社員への教育など、あらゆる面から顧客のデータを守るための体制づくりを行なっています。

各業者のセキュリティへの体制を評価するのに最もわかりやすい目安が、プライバシーマークやISMSに代表されるセキュリティ管理に関連する公的な認証の取得状況です。

取得している業者は、その旨をHPに掲載していますので、調べてみるといいでしょう。

 
文書の電子化サービス選びガイド