文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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セキュリティの強化

文書を電子化した時に期待されるセキュリティ上のメリットについて説明します。

情報漏洩を防止する

個人情報や機密情報の管理など、企業の情報管理に対する意識は、ここ近年非常に高まってきています。こうした中で、文書を電子化した際に、情報が流出しないようにするセキュリティ対策の重要性が叫ばれています。

実は電子化されたデータというのは、容易にコピーすることができるようになりますから、セキュリティ的にはリスクが膨らむという面があります。

しかし、見方を変えると、最新のセキュリティ技術できちんと対策を施すことにより、紙の文書よりも、格段にガードを築くことができるのです。

紙の文書は、現物を手にすれば、誰でもすぐに内容を確認(盗み見)することができます。一方、電子化された情報(ファイル)は、暗号化やパスワード設定を施しておけば、盗み見や持ち出しをしたとしても、容易に内容を知ったり、利用することはできません。

さらに、アクセス権限を設定することで、特定の人(部長クラス以上だけ、担当部署のメンバーだけなど)以外が閲覧できないようにするといった、より高度な運用も可能になります。

様々なリスクに対抗する

文書の電子化は、セキュリティのリスク以外にも様々な外的脅威への対抗策となります。

ひとつは、紙であるがゆえの「劣化や散逸などの防止」です。紙の文書は、時間経過に伴う劣化を防ぐことはできません。また、閲覧のために持ち出した後、元の場所に戻さない散逸ということもありがちです。

ふたつめは、災害時などの事業継続計画(BCP)の鍵になってくれるという点です。電子化された文書すなわちデジタルデータは、複製やバックアップが容易になります。バックアップデータを信頼性の高い場所(遠方のデータセンターなど)に保管しておけば、不慮の情報消失を未然に防ぐことができます。

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