信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

検索性の向上

文書を電子化して検索性がどう向上するのかをまとめてみました。

紙媒体だと文書をすぐに探せない

企業の資料室では、紙の資料で部屋が埋め尽くされているところが多いかもしれません。そんな資料室からほしい情報を見つけ出すのはとても困難。見つけたとしても、相当な時間を費やしてしまうでしょう。

紙の文書は増えれば増えるほど保管場所が必要になるので、資料室が別の拠点にあるという状況も考えられます。取りに行くとなるとそのための時間が必要。たったひとつの資料を見つけるために時間を費やしていては、非効率というほかありません。

電子化にすると検索性が高くなる

今ある膨大な紙媒体を電子化すれば、パソコンから検索するだけで、必要な情報をいつでも取り出せるようになります。情報検索にかける時間が短縮されますし、情報を保管する部屋もいりません。

文書を電子化して検索性が向上した企業の体験談

ケース1:保険申込書を電子化して検索性向上

とある大手の保険業者A社では、契約後の照会業務の効率化が課題でした。保険申込書の契約内容や契約者の情報を正確に照会するには、原本の紙文書を参考にしなければいけなかったそうです。保険申込書の発生量は膨大なので、検索にかなりの時間がかかっていました。そのため、契約者からの問い合わせに迅速に回答できないほど効率が悪かったそうです。

紙文書の電子化を導入してからは、生産性が大幅に向上。照会業務を迅速に進められるようになったとともに、電子化文書をワークフローと連携させたことで審査業務の効率化にもつながりました。顧客へのサービスレベルに加え、評判も上がったそうです。

ケース2:毎日3時間かかっていた作業を劇的に短縮

中小の食品流通業者C社は、1日約300件の注文書をFAXで受信していました。FAX用紙は3人の担当者が顧客ごとにファイリングして保管していたそうです。この作業は毎日3時間もかかっていました。また月末には、ファイルを入れ替えて倉庫に保管する作業もあったそうです。そのため過去の注文に関する問い合わせがあると、倉庫で注文書を探さないといけない状況に。ファイリング作業や資料の検索に、大幅な時間を取られていたそうです。

しかし、注文書を電子化して保管するようにしたところ、3時間のファイリング業務と月末のファイルの入れ替え作業を廃止できました。検索時間も1件当たり30分ほど短縮できたようで、担当者や従業員は大いに喜んだそうです。

文書電子化サービス業者

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