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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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文書を電子化するときに気をつけるポイントを大公開!

文書を電子化する時に覚えておきたい注意点や、文書電子化を成功させるためのポイントについてご紹介しています。

電子化する際のトラブルについて

文書電子化は業務効率を向上させるために有効ですが、文書を電子化するためにはいくつかの注意点が存在します。電子化された後の様々な状況を想定して、それらのトラブルが発生しないような文書電子化を進めなければなりません。

文書電子化で発生するトラブルとしては、次のようなものが挙げられます。

これらのトラブルが発生すると、電子化された文書はとても使いにくいものとなり、文書電子化のメリットは失われてしまいます。

それでは、これらのトラブルが発生しないようにするためには、どのように対策をすれば良いのでしょうか。

使用するデバイスの確認

文書を電子化するということは、今まで紙で見ていた文書を、様々なデバイスを通して見ることになる、ということです。

現代では電子化された資料を見るためのデバイスも多様化してきているため、資料を閲覧する社員が所持しているデバイスで、問題なく閲覧できるデータ形式を選ばなければなりません。

例えば、資料を見るためのデバイスとして考えられるものは、通常のデスクトップパソコン、ノート型パソコンの他に、スマートフォン、タブレットも挙げられるでしょう。

ワード、エクセル、パワーポイントなどで見られるデータ形式は一般的なものですが、スマートフォンやタブレットであれば、アプリがインストールされていなければ見られません。様々なデバイスで閲覧する可能性があることを考えると、最も適切なデータ形式は「PDF」でしょう。

デバイスを問わず閲覧できるデータ形式について

電子化した文書をどのデバイスでも閲覧できるようにするためには、データ形式としてPDFが頻繁に用いられます。

ですが、PDFには向かないタイプの文書もあるので、その文書の特性に適したデータ形式を選択しながら、様々なデバイスで閲覧できるようにしなければなりません。

文書の特徴と、その特徴に適しているデータ形式は、次のようになります。

データのセキュリティを設定

文書の電子化を行うと、紙に印刷された資料ではなく、データとして存在する資料になります。データとして存在する資料は、手に取れば誰でも見られる紙の資料とは異なり、データにアクセスできる人しか見ることができません。

その点ではセキュリティレベルは向上したと考えられますが、適切なセキュリティ設定が行われていない場合、紙の資料よりも秘匿性が低いものとなってしまいます。

例えば、データとなった資料をメールで添付する時には、パスワードを設定して、外部の人間から見られないようにする必要があります。また、クラウドにデータを保管する場合は、クラウドにアクセスすれば誰でも資料の閲覧が可能な状態となるため、ファイルにアクセス権限を設定しなければなりません。

有効なセキュリティ対策について

文書を電子化した際に徹底しておきたいセキュリティ対策ですが、具体的にどのような方法で対策していけば良いのでしょうか。代表的な方法をいくつか挙げてみましょう。

電子化された文書のセキュリティ対策には様々なものがありますが、これらを複合的に組み合わせていけば、セキュリティレベルはかなり向上します。

検索用単語の表記ゆれ

紙の文書を電子化することの最大のメリットは、検索性が高くなることです。ですが、検索用単語の表記にゆれがあると、検索結果に表示されなくなることがあるため、表記ゆれには注意が必要でしょう。

例えば、片仮名と平仮名の表記ゆれ、アルファベットと日本語の表記ゆれ、送り仮名の違い、旧漢字の使用、日付の表記方法の違いなどによって、どの単語を入力すれば検索結果に表示されるのか、分からなくなってしまうことがあります。

検索用単語の表記ゆれをなくすためには、タイトルを統一化するなど、ルールを決めることが大切です。そして、ルールを決めたら、資料を閲覧する社員が検索で困らないように、しっかりと共有しておくことも必要となります。

検索をよりスムーズにする方法

文書電子化の使い勝手の良さは、検索性にかかっていると言っても過言ではありません。検索性を高めるための方法は、タイトルの統一化、ルールの設定なども大切ですが、次のような方法も考えられます。

電子化に伴うトラブルを回避するために

文書を電子化する手順

文書電子化には、定石ともなる一定の手順があります。それら手順の中でも特に重要な2点について確認しておきましょう。

何を文書化するのかを洗い出す

やみくもに何でもかんでも電子化する必要はありません。電子化したほうが良いものを事前に洗い出し、優先順位を決めたうえで電子化を試みましょう。具体的には、たとえば次のようなものを優先的に文書化していきます。

すべての文書に保存期間を設定する

洗い出しと並行し、すべての文書に保存期間を設定してください。保存年数を法定で決められた文書はもちろんですが、その他の社内文書においても、かならず保存期間を設定します。

文書には、企業の営みのプロセスが詳細に記載されています。電子化されて多くの社員が閲覧できる状態となることで、これら機密情報が外部に漏洩されないとも限りません。すべての文書に保存期間を設定し、期限が訪れたら速やかに破棄するようにしてください。

電子署名やタイムスタンプの必要性

文書電子化によって生じうるリスクの一つに、文書の改ざんがあります。紙ベースで文書を保管していたときには、社員は容易に文書を改ざんすることはできませんでしたが、電子化することで改ざんのリスクは一気に高まります。このリスクを回避するための手段が、電子署名とタイムスタンプです。

社内の機密文書はもとより、特に法令で保存を定められた文書については、ぜったいに改ざんリスクに晒してはいけません。電子署名とタイムスタンプは、文書電子化を行う上で必須事項となっています。

起こりやすいトラブルとその防止策

文書電子化の初心者が陥りがちなトラブル、および、それらトラブルへの対応策についてまとめました。

文書を上手にスキャンできない

文書電子化を試みた初心者がもっとも陥るトラブルが、「文書を上手にスキャンできない」というもの。読み込んだはずの文字が一部見えなくなっていたり、などのトラブルです。

対応策としては、まず元の紙の状態を確認してみましょう。折れ目がついていたり、クリップがはさまっていたり、付箋が貼ってあったりした場合、スキャンによる文字読み込みが阻害され、不正確な文字等で電子化されてしまいます。

スキャンに時間がかかり過ぎる

次に多いトラブルが、「スキャンに時間がかかり過ぎる」というもの。1枚1枚のスキャンにかかる時間が長く、すべての文書を電子化するまでに途方もない時間が想定されてしまう、というトラブルです。

このトラブルの原因の大半は、解像度の高さ。読み込みの解像度が高ければ高いほど、スキャンに要する時間は長くなります。文書の種類にもよりますが、それほどに高い解像度が必要かどうかを適宜判断しスキャンするようにしてください。

なお、文書の種類によっては解像度に関する細かい規定がある場合があります。事前に確認しておきましょう。

文書化された文字が読めない

原紙に折れ目や付箋等が確認できないにも関わらず、文書化された文字が読みにくくなってしまう、というトラブルがあります。こちらのトラブルの原因の大半も、解像度にあるようです。

解像度が低すぎないかどうか、改めてチェックしてみてください。繊細な文字等をスキャンする場合には、あらかじめ解像度を上げておくようにしたほうが良いでしょう。

スキャンに漏れがあった

電子化する文書の枚数が膨大になると、場合によってはスキャン漏れが生じる恐れがあります。作業を行なった当人はすべてスキャンしたつもりになっているので、次にその文書を使うときまで、スキャン漏れに気づくことはありません。とても厄介な事態です。

スキャン漏れを防ぐためには、電子化をした後のチェックフローを作っておくことが大事。各文書に番号を振るなどして、フローにしたがって正確にチェックするようにしてください。

文書電子化を成功させるためのポイントは?

文書電子化を成功させるためには、ご紹介したように様々な注意点が存在します。大量にある紙の資料を電子化できれば、検索性もアップして、業務効率も向上することは間違いありません。ですが、それは電子化が成功した場合の話です。

電子化された文書で業務がスムーズに遂行するためには、これらの注意点を把握しておくことも必要ですが、信頼できるスキャニング業者を選ぶことも大切です。

誠実な業者であれば、電子化する際の注意点についても考慮して、文書電子化が成功するようにしっかりと導いてくれるでしょう。

文書電子化サービス業者

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