文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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業務の効率化

文書を電子化することで業務効率がどう変るのかをまとめてみました。

データの検索と再利用が可能になる

スキャニングして電子化した文書に属性情報(検索のためのキーワード)をつけることにより、すぐに検索し、閲覧することができます。「膨大なファイルと格闘していたら、お目当ての書類を探し出すのに貴重な1日を費やしてしまった」などということはなくなります。

また、スキャニングして、OCRなどでデジタルデータ化した文書は、パソコンを使って編集がしやすくなるのも魅力です。過去の文書を埋もれさせてしまうのでなく、貴重な資産として有効に再利用できるようになります

データ共有で組織力が強化される

電子化された文書は、社内の全員がアクセスできるようになります。

特にメリットを発揮するのは、社内のメンバーが地理的、時間的に離れている場合です。例えば、グローバル化の進展に伴い、日本と海外の拠点で協業しながら製品を開発するというケースがあげられます。

文書が電子化されてサーバーに収められていれば、開発プロジェクトのメンバー全員がインターネットを介して、最新の企画書や設計図などをリアルタイムに共有することができます。紙でやり取りするよりも、製品開発は格段にスピードアップするはずです。

業務フローを革新できる

文書を電子化しようとすると、「そもそも社内にどんな文書があるのか」をあらためて整理することになります。

文書というのは、そのほとんどが業務の流れに伴い発生するものです。ですから、文書を見直すと、業務そのものの非効率や無駄が見えてくることが少なくありません。

文書の電子化とは、単に紙を減らすことでなく、会社の業務プロセス、ひいては競争力につながる問題なのです。

これを契機に、文書管理の専門家のコンサルティングを受けて、業務の質と効率のアップを目指してみてはいかがでしょう。

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