信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

業務の効率化

文書の電子化で、どれだけ業務が効率化されるのかまとめてみました。

データの検索が簡単になる

スキャニングして電子化した文書に属性情報(検索のためのキーワード)をつけることで、すぐに文書を検索して閲覧できます。「膨大なファイルと格闘していたら、お目当ての書類を探し出すのに貴重な1日を費やしてしまった」というムダな時間の使い方がなくなります。

今や多くの企業が、社内連絡や社内データをデジタル化している時代です。文書の電子化はとても効率よく、今よりさらにコスト削減を試みている企業も少なくありません。

日本では、さまざまな法律によって紙文書の保管期間などが義務付けられていますが、手間やそのためのスペースを考えた時には効率がよいとはいえません。

電子化によって得られるメリットはとてもたくさんあります。例えば、データを電子化することで、必要な情報を探したい場合には「検索」機能を使うことができます。

「ファイル名順」「作成日順」「種類順」また、取り出したデータからさらにソート(並べ替え・整列)をかけることもでき、それらをボタンひとつで行うことができます。

紙文章の場合は、閉じてあるファイルを取り出してくるところからはじまり、お目当てのデータが見つかれなければ、ふたたび同じ作業を繰り返すことになります。

お客様に情報を届ける必要がある場合は、スピードが求められることでしょう。ボタンひとつで必要な情報を引き出し、お客様にも素早く対応ができるということは、顧客満足度にも繋がっていくということが最大のメリットではないでしょうか。

データの保管・再利用がしやすくなる

スキャニングしてOCRなどで電子データ化した文書は、パソコンを使って二次利用がしやすくなるのも魅力です。過去の文書を埋もれさせてしまうのでなく、貴重な資産として有効に再利用できるようになります。

また、紙のように持ち運ぶ必要がないので移動も楽ですし、どこでも情報の利用が可能。無駄が少なく、中身の濃いワークスタイルが実現できます。

データ共有で組織力が強化される

電子化された文書は、社内の全員がアクセスできるようになります。とくにメリットを発揮するのは、社内のメンバーが地理的・時間的に離れている場合です。たとえば、本社にある契約書を別の拠点にある支社が確認するというケースがあげられます。

文書が電子化されてサーバーに収められていれば、プロジェクトのメンバー全員がインターネットを介して、過去の文書や契約書などをリアルタイムに共有することができます。紙でやり取りするよりも、格段にスピードアップするはずです。

不慮の事故でも損失しない

文書の電子化は、作業のパフォーマンスが上がるだけでなく、社内共有がスムーズに行えるため、組織力=チームワークの向上にも繋がります。さらに、紙文書と電子文書とでは、不慮の事故が起きた時にその違いは明確です。例えば紙文書の場合、火事や地震などの天災時には、頑丈なロッカーや金庫にでも保管していない限り、燃えたり破れたりと紛失してしまう確率がかなり高いと言えます。一方、電子文書の場合、バックアップを取っておけば、半永久的に保管しておくことが可能となります。バックアップの方法は以下にあげられます。

日ごろ使用している環境や目的、またファイルのサイズにあわせて、バックアップを行うとよいでしょう。バックアップを行う際、もっとも簡単にできる方法は必要なデータを、前述であげたメディアにコピーするという方法。もしもの火事や、天災だけにとどまらず、ファイルが破損してしまったり、うっかりデータを削除してしまったりした時にも、バックアップを取っておくことで安心して日々の業務に集中することができるのです。また、データを復活させる時には、メディアからパソコンに戻せば、今まで通りの情報の共有を行うことが可能になります。

コンプライアンスの強化がしやすい

コンプライアンスとは、企業などが法令や規則を守ることを指します。

企業が市場や顧客から信頼を守るために必要となるのが、コンプライアンスを徹底しながら業務を円滑に行っていくことです。コンプライアンスを行うまでの過程と対策は、いくつかありますが、その中の一つとして文書の電子化があげられます。紙文書による書類の場合、ファイル毎に分けて、鍵付きの書庫などに保管するのが一般的な取り扱い方法となります。書類から、業務に必要な事項を探す場合、厳重に管理された紙文書では、一つひとつ確認するための時間や労力が大きく、また、ファイルや書類を取り違えたと間違いも起こりやすく、手際よく作業を行えるとは言い難いものとなります。しかし、電子化された文章の場合は、しっかりと管理体制を行えば、業務の効率化を図ると同時にコンプライアンスの強化も徹底して行いやすくなります。ITメディアの発達により、些細な不祥事も広範囲に知れ渡る可能性も高い昨今。事業の大きさに関わらず、コンプライアンス順守は最重要課題です。これまで培った信頼を守るためにも、社内で統一した管理体制の元、業務を行うことが大切です。

文書電子化で業務プロセスの改善と競争力の向上が

文書というのは、そのほとんどが業務の流れに伴い発生するもので、文書を見直すと業務そのものの非効率性や無駄が見えてくることが少なくありません。すなわち、文書の電子化とは単純に紙を減らすことでなく、会社の業務プロセス、ひいては競争力につながる問題なのです。

これを契機に、文書管理の専門家のコンサルティングを受けて、業務の質と効率のアップを目指してみてはいかがでしょう。

文書電子化サービス業者

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