信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

コストの削減

ここでは文書を電子化してペーパレス化するメリットについて紹介します。スペースや人件費にかかるコスト、どれだけ削減できるかを解説。また、紙やプリンターに実際どのぐらいのコストがかかるかを説明しています。

文書保管スペース費が削減できる

文書の電子化がもたらすコスト削減で一番目に見えやすいのが、文書を保管するスペースにかかる費用です。モノクロ文書の場合、電子化するとCD1枚に約10,000ページ以上を記録することができます。一般的な5cmほどのバインダーに換算すると、約30~40冊となります。これは、1メートル幅以上のキャビネットが必要な計算です。それをいくつも抱えているとなると、スペース費用としては無視することのできないものとなります。

会社全体で文書の電子化を進めた結果、月間数百万円分のスペース費用の節約を実現したという事例も。膨大な書類を管理する必要がある企業ほど、メリットが大きいと言えます。

資料送付に伴う費用が削減できる

書類をコピーするのにかかる費用、そして送付にかかる封筒代や切手代…電子化した場合、紙の文書を配布するのに伴うさまざまな費用が不要になります。電子化した文書なら、社内のサーバーへの格納や電子メールで送付することで、距離や人数を限定せずに配布できます。

文書の電子化によって離れた拠点間での情報共有が当たり前になれば、従来まで旅費や宿泊費をかけて行なっていた出張会議や打ち合わせの回数が、必要最小限になっていくという改革にもつながっていくかもしれません。

人件費が節約できる

会社員がオフィスで書類を探している1日の平均時間は、1人10分~20分と言われています。書類をスキャニングし電子化することで、この時間を1日平均10分減らすことができれば、相当なコスト節約となります。

仮に、1人の社員の人件費を2,000円/時として考えてみましょう。1分あたりなら33円になりますから、10分で330円払っている計算になります。1日でみると330円の節約にすぎませんが、月に20日間出勤するとしたら、6,600円。20人の会社ならひと月あたり合計で132,000円になります。それを一年間、12ヶ月と考えたら、約150万円!かなりの大金になります。

複合機や紙にかかる費用とは

複合機をカウンター料金で使用した場合の料金相場は以下の通りになります。

毎月5000枚印刷するとしたら、モノクロで10,000~15,000円、フルカラーだと75,000~125,000円ほど必要です。さらに紙代や複合機のリース代もかかるので、毎月かかるコストはかなり膨大になります。

文書電子化サービス業者

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