文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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コストの削減

文書を電子化するメリットを、スペースや人にかかるコストの削減という面から説明します。

文書保管スペース費が削減できる

文書の電子化がもたらすコスト削減で一番目に見えやすいのが、文書を保管するスペースにかかる費用です。

モノクロの文章の場合、電子化すると、CD1枚に約10000ページ以上を記録することができます。一般的な5cmほどのバインダーに換算すると、約30から40冊となります。これは、1メートル幅以上のキャビネットが必要です。それがいくつも抱えているとなると、スペース費用としては無視することのできないものとなります。

会社全体で文書の電子化を進めた結果、月間数百万円分のスペース費用の節約を実現したという事例もあります。

資料送付に伴う費用が削減できる

書類をコピーするのにかかる費用、そして送付にかかる封筒代や切手代……紙の文書を配布するのに伴う様々な費用が不要になります。

電子化した文書なら、社内のサーバーに収めて、その旨を電子メールで、どの拠点にいる人へでも、何人に対してでも配布することができます。

さらに、文書の電子化によって離れた拠点間での情報共有が当たり前になれば、従来まで旅費や宿泊費をかけて行なっていた出張会議や打合の回数が、必要最小限になっていくという改革にもつながっていきます。

人件費が節約できる

会社員がオフィスで書類を探している時間は、1人1日平均10分~20分といわれています。書類をスキャニングし電子化することで、この時間を1日平均10分減らすことができれば、相当なコスト節約となります。

仮に、一人の社員の人件費を2,000円/時として考えてみましょう。1分あたりなら33円になりますから、10分で330円払っている計算になります。1日でみると330円の節約にすぎませんが、月に20日間出勤するとしたら、6,600円。20人の会社ならひと月あたり合計で132,000円になります。それを一年間、12ヶ月と考えたら、約150万円!かなりの大金になります。

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