信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

コストの削減

ここでは文書を電子化してペーパレス化するメリットについて紹介します。スペースや人件費にかかるコスト、どれだけ削減できるかを解説。また、紙やプリンターに実際どのぐらいのコストがかかるかを説明しています。

文書保管スペース費が削減できる

文書の電子化がもたらすコスト削減で一番目に見えやすいのが、文書を保管するスペースにかかる費用です。モノクロ文書の場合、電子化するとCD1枚に約10,000ページ以上を記録することができます。一般的な5cmほどのバインダーに換算すると、約30~40冊となります。これは、1メートル幅以上のキャビネットが必要な計算です。それをいくつも抱えているとなると、スペース費用としては無視することのできないものとなります。

会社全体で文書の電子化を進めた結果、月間数百万円分のスペース費用の節約を実現したという事例も。膨大な書類を管理する必要がある企業ほど、メリットが大きいと言えます。

資料送付に伴う費用が削減できる

書類をコピーするのにかかる費用、そして送付にかかる封筒代や切手代…電子化した場合、紙の文書を配布するのに伴うさまざまな費用が不要になります。電子化した文書なら、社内のサーバーへの格納や電子メールで送付することで、距離や人数を限定せずに配布できます。

文書の電子化によって離れた拠点間での情報共有が当たり前になれば、従来まで旅費や宿泊費をかけて行なっていた出張会議や打ち合わせの回数が、必要最小限になっていくという改革にもつながっていくかもしれません。

人件費が節約できる

会社員がオフィスで書類を探している1日の平均時間は、1人10分~20分と言われています。書類をスキャニングし電子化することで、この時間を1日平均10分減らすことができれば、相当なコスト節約となります。

仮に、1人の社員の人件費を2,000円/時として考えてみましょう。1分あたりなら33円になりますから、10分で330円払っている計算になります。1日でみると330円の節約にすぎませんが、月に20日間出勤するとしたら、6,600円。20人の会社ならひと月あたり合計で132,000円になります。それを一年間、12ヶ月と考えたら、約150万円!かなりの大金になります。

オフィスで必要書類を探すことは、容易でない場合も考えられます。整理や管理が行き届いていても、目的の書類に辿りつくまで必要以上に時間がかかることも。最近の書類であれば、覚えていることも多く比較的簡単に見つけることができますが、かなり過去にさかのぼる資料や、似たような案件が並ぶ書類では、手間も時間もかかります。社内資料なのでファイルはしてあるものの、目次や詳細が書いてあるケースはほとんどないでしょう。電子化された文書であれば、こうした手間もなく容易に検索でき、目当ての書類を即座に見つけることができます。

オフィスで書類を探す手間もさることながら、必要書類をファイリングする手間はさらに多くの時間を費やします。ファイルする書類をコピーしたり、パンチで穴を開けたりなど、一連の作業だけでも5分くらいの時間がかかります。書類の数が多い場合、あるいは内容別に書類や資料をファイルする場合などはさらに手間がかかります。これらの作業に加え、書類を誰でも閲覧できるようにしっかり管理することも大切。仕事内容や日付別など保管管理も簡単ではありません。書類によっては機密書類、重要書類なども存在しますので、そうなると保管場所やセキュリティ面にもコストがかかります。

在宅勤務を可能にし、経費が削減できる

会社員は、会社に出社して仕事をするというのが一般的な勤務形態ですが、業務内容によってはインターネットやモバイルツールを使って、場所を選ばずどこでも仕事ができる業種もあります。こうした業種の社員は勤務形態を在宅勤務にすることで、経費の削減につながります。

会社勤務から在宅勤務に移行した場合に削減できる経費としては、通勤による交通費、オフィス内での電気や空調などの光熱費、固定電話やファクシミリの通信費などが考えられます。制服のある会社では、制服の支給する必要がなくなりコストカットに。また、在宅によって会社の備品を使うことも減るため、文具や事務用品などにかかる費用も減少。机や椅子使用頻度が減るので、修繕費や買い換えにかかるコストも抑えられます。さらには、会社に出勤する社員を減らすことで、オフィススペースのコンパクト化も可能となり、賃料や駐車場代などの経費も大幅にカットすることができます。

社員によっては育児や介護の問題を抱えている人もいますが、在宅勤務であれば優秀な人材を確保できるため、新たな人材を雇用する費用も不要となります。

在宅勤務は、社内ルールの整備や連絡方法、仕事への評価などさまざまな取り決めが必要になりますが、経費の削減に大きな効果が期待できます。

複合機や紙にかかる費用とは

複合機をカウンター料金で使用した場合の料金相場は以下の通りになります。

毎月5000枚印刷するとしたら、モノクロで10,000~15,000円、フルカラーだと75,000~125,000円ほど必要です。さらに紙代や複合機のリース代もかかるので、毎月かかるコストはかなり膨大になります。

オフィスでよく見られる複合機はほとんどがリース。会社の規模や業種、使用量によって機種が異なり、リース料金にも幅があります。利用頻度の高いオフィスでもっとも導入されている複合機で月額10,000〜20,000円とされており、年間にすると120,000〜240,000円となります。

複合機をリースすると、リース会社と保守契約を結ぶことが一般的ですが、守契約には「キット保守契約」と「カウンター保守契約」に大別されます。

キット保守契約

修理費はかからないものの、インク(トナー)がなくなると実費購入する契約。カウンター保守契約は、修理費もインク代もかからない代わりに、印刷枚数に応じて保守料金がかかる契約です。

カウンター保守契約

印刷ミスや余計なコピーはすぐにコスト増大にはね返ってきます。こうした保守契約を結ばないケースもありますが、インク(トナー)がなくなると実費購入となり、トラブル時には修理費がかかって割高になります。

いずれにしてもリース代に加えて紙代と保守料金がかかり、使用量が多いオフィスではそれだけコストも大きくなります。

文書電子化サービス業者

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