信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
公式HPを見る
スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
公式HPを見る
コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
公式HPを見る

文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

文書電子化サービスの選び方ガイド » 文書を電子化するメリット

文書を電子化するメリット

実際にスキャニングを発注する前に、「文書の電子化に伴うメリット」をもう一度確認することをお勧めします。それを知ったうえで電子化に取り組んだほうが、電子化のメリットをもっと活用できるからです。ここでは文書を電子化するメリットを、業務効率のアップ、費用の削減、情報セキュリティの面から説明します。

最大のメリットとして業務の効率化ができる

文書を電子化することの最大のメリットは、検索性の向上やデータの共有によって業務効率化を図れる点です。

電子化された文書は、パソコンのキーワード検索などで一瞬にして情報を探し出せるようになり、時間のロスを軽減させるほか、顧客の要望にスピーディーに応えられるようになることで、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。

また、電子化されたデータは、パソコンでの二次利用がしやすくなるというメリットもあり、過去の情報を有効な資産として再利用することも可能です。

そして、その情報をバックアップしておくことで、不慮の事故によって失われる可能性も低く、半永久的に活用し続けることもできます。

このような電子化された文書はプロジェクトメンバー全員が共有することができ、全ての支社で同時に同じ情報を閲覧可能。

また、管理体制を整えることによって、紙媒体の資料よりもコンプライアンスの徹底もしやすくなる点もメリットです。

業務効率化のカギは検索性の向上

電子文書が業務効率化のために最も活用できる点は、検索性の良さです。資料を探すために数時間もの時間を使ってしまうこともありますが、その点、文書を電子化すれば、パソコンから簡単に情報を見つけられるようになります。

資料を探すための時間を省くことができ、更なる業務効率化とコストカットを図れるようになるでしょう。

実際に文書電子化を導入した企業の事例によると、毎日3時間を費やしていたファイリング作業を廃止できた、サービスレベル向上で顧客からの評判が上がった、などの声が見られます。

大幅なコストの削減が可能

文書の電子化はコストの削減にも大きな役割を果たしています。最も分かりやすい点としては、大量の文書を保管するためのスペース費用を削減できるという点で、企業によっては1か月で100万円ほどのコスト削減に成功することもあるそうです。

そして、もちろん、資料自体にかかるコストも削減することが可能で、資料の送付費用、複合機や紙、印刷代などを全てカットできる点は大きなメリットと言えます。

さらに、紙媒体の資料を作成しないことで、人件費の削減にも繋がるでしょう。

紙媒体の資料には作成のための時間が必要であり、作成された文書を閲覧するためには探すための時間が必要です電子化された文書であれば、検索するだけで情報の閲覧が可能で、作成のための時間もかかりません。その上、在宅勤務も可能となることで、更なる人件費と経費の削減が実現します。

保管スペースが不要になる以外にも、通信費や人件費など諸経費も、節約ができます。自社にあてはめて、社内にあるどの文書の電子化が有効かを考えてみてはいかがでしょう。

文書を電子化すればセキュリティも強化できる

紙の資料は入手すれば誰でも閲覧や複製が可能な状態となりますが、電子化された文書は、セキュリティ対策によってその中身を強力に保護することが可能です。

例えば、暗号化やパスワード設定を施しておけば、ファイルを入手できたとしても中身を見ることはできません。その上で、アクセス制限を設定しておけば、さらに強固なセキュリティ体制を整えることができるでしょう。

また、文書内の情報を保護するという点では、セキュリティリスク以外の点でもメリットがあります。長期間の保管による紙の劣化や散逸などを防ぎ、文書内の情報を現状のままで保管可能です。

バックアップデータをデータセンターなどに保管すれば、不慮の事故によるデータ消失のリスクにも対応します。

電子化された文書を自在に活用して、「業務の効率化」や「コストの削減」を達成するために、セキュリティの知識は必須です。「データを漏らさないセキュリティ」はもちろん、それと並んで重要な「データを守るセキュリティ」についても知っておいてください。

文書を電子化した時に考えられるデメリット

文書の電子化には様々なメリットがありますが、電子化ならではのデメリットも無いわけではありません。

デメリットとして考えられることは3つあり、紙から電子媒体になったことによる視認性の低下、導入のために金銭的、時間的コストが発生すること、インターネット回線の不具合により資料の閲覧ができなくなる可能性があることです。

ただし、視認性の低下は人間の慣れによる問題なので、電子文書に慣れてしまえば徐々に解決していく問題です。その他のデメリットについても、電子化を代理で行う業者を利用する、万が一の事態に備えてバックアップを取っておくなどで対応可能。

業者に委託するとコストが必要になると思われるかもしれませんが、自社内で電子化する人的コストを考えれば、業者に委託することも一考に値します。もちろん、業者による電子化であれば、完成した文書の品質も確実でしょう。

これまで紙で見ていたものを急にデジタルに切り替えると、なかなか目が慣れずに最初は読みにくさを感じるかもしれません。会社の文書を思い切って電子化する前に、一度どのようなデメリットがあるのか確認しておきましょう。

文書を電子化するときの注意点

文書を電子化すれば、資料の検索性アップによって、業務の効率化が図れます。ですが、そのメリットが享受できるのは、文書電子化が成功した場合です。

電子化を成功させるためには注意しなければならないポイントがあり、使用するデバイスを確認してデータ形式を選択すること、データのセキュリティ設定を行うこと、検索用の単語に表記ゆれがないように気を付けることなどが挙げられます。

BCP対策の文書電子化で得られるメリット

BCP対策とは「事業継続計画」のことで、災害などの緊急事態の際、スムーズに経営を復旧できるようにするための対策を図ることです。

クラウド上に重要なデータを保存しておき、緊急事態の際の文書紛失や損傷に備えられる文書の電子化は、非常に有効なBCP対策と言えます。

ですが、メリットはそれだけに留まらず、業務効率化やコストの削減にも貢献してくれるでしょう。

文書電子化サービス業者

↑