文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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文書を電子化するメリット

文書を電子化するメリットを、業務効率のアップ、費用の削減、情報セキュリティという面から説明します。

メリットを受けるには、メリットを知ること

実際にスキャニングを発注する前に、「文書を電子化することに伴うメリット」をもう一度確認してみることをお勧めします。メリットを知ったうえで、電子化に取り組んだほうが、電子化のメリットをもっと活用できるからです。

まずは、「業務の効率化」という面について。キーワードで検索して、欲しい情報がスピーディに取り出せたり。社内で一番企画書づくりの得意な人のデータを、みんなが利用して自分の担当クライアントに提出できたり……。文章の電子化によって、仕事を劇的にクオリティアップさせることが可能になります。

次が「コストの削減」。保管スペースが不要になるというほかにも、通信費や人件費といった点でも、節約ができます。自社にあてはめて、社内にあるどの文書の電子化が有効かを考えてみてはいかがでしょう。

しめくくりに、電子化文書のセキュリティについても解説しています。電子化された文書を自在に活用して、「業務の効率化」や「コストの削減」を達成するために、セキュリティの知識は必須です。「データを漏らさないセキュリティ」はもちろん、それと並んで重要な「データを守るセキュリティ」についても知っておいてください。

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